Hallintojohtaja Antti Perälä, vs. resurssijohtaja Heikki Silpola, tutkimus- ja kehitysjohtaja Päivi Sannola ja henkilöstöpäällikkö Maaria Palomäki 15.3.2010:

Hallintojaoston 15.12.2009 § 329 tekemän päätöksen mukaisesti hallintokuntien tulee arvioida toiminnan/palvelun muutokset ja niiden vaikutukset työvoiman käyttöön ja menoihin vuosina 2010 – 2012. Peruspalvelulautakunta käsitteli kokouksessaan 17.2.2010 § 52 sosiaali- ja terveystoimen tulosalueiden arviot. Hallintopalveluiden osalta asian valmistelu yhdistettiin samanaikaisesti työn alla olevan keskushallinnon kansliapäällikön 26.1.2010 päiväämän ohjeen käsittelyyn.

Kansliapäällikön ohjeen mukaan hallintokuntien tulee käydä läpi hallintotehtävät sekä niissä työskentelevien henkilötyövuosimäärät sekä arvioida kaupunginhallituksen asettaman hallinnon keventämistavoitteen toteuttamiseksi. Ohjeen mukaan ”hallinnolla” tarkoitetaan toimintaa, jonka tarkoituksena on mahdollistaa tai tukea hallintokunnan varsinaista, ulkoiseen asiakkaaseen kohdistuvaa toimintaa. Kyseessä ovat näin ollen kaupungin sisäiset tehtävät eri organisaatiotasoilla käsittäen esimerkiksi päätöksenteon valmistelun ja päätösten toimeenpanon, sihteeritehtävät, taloushallinnon, henkilöstöhallinnon, tietohallinnon sekä projektihallinnon. Tarkastelun tueksi hallintokunnille lähetettiin keskushallinnon henkilöstön vastuualueen tekemä hallintohenkilöstön listaus.

Kansliapäällikön ohjeessa todetaan edelleen seuraavaa:

”Hallintoon käytettävien voimavarojen vähentämistavoite sisältyy kaupunginvaltuuston vuoden 2010 talousarvion yhteydessä päättämään henkilöstömitoitusta ja hallintoa koskeviin sitoviin tavoitteisiin. Tavoitteiden mukaan kaupungin teettämien henkilötyövuosien määrän tulee vuosina 2009–2012 vähetä 200.lla vuodessa. Eläköitymisen tilalle hallintoon ja pääsääntöisesti tukipalveluihin sekä tuottajaliikelaitoksiin ei palkata ulkopuolista henkilöstöä.”

Edelleen ohjeessa todetaan: ”Lähtökohtana on, että jokainen hallintotehtävistä vapautuva vakanssi johtaa ilman painavaa perustetta henkilötyövuoden vähenemiseen kaupungin organisaatiossa riippumatta siitä tuleeko yksittäinen vapautuva vakanssi täytettäväksi. Vapaana olevat, täytettävät vakanssit täytetään sisältä sisäisin siirroin ilman ulkoista rekrytointia ottaen huomioon kunnallisista viranhaltijoista annetun lain määräykset.

Lisäksi kaupunginhallitus päätti 7.12.2009 § 647 edellyttää koko kaupungin osalta, että

- kaupungin hallintokunnat ja laitokset määrittelevät ja arvioivat asiakaslähtöisesti hallintoprosessinsa tavoitteena 15 %:n vähennys hallintotyöhön käytettävässä henkilöstötyövuosimäärässä vuoden 2012 loppuun mennessä

- henkilöstötyövuosien vähentämissuunnitelma tehdään sektorista vastaavalle apulaiskaupunginjohtajalle raportoiden keskushallinnon tukemana ja koordinoimana 30.3.2010 mennessä,

- henkilöstötyövuosien vähentäminen toteutetaan hyödyntämällä vakanssien vapautumista esim. eläkkeelle siirtymisten yhteydessä, jolloin vapautuvat vakanssit jätetään täyttämättä tai täytetään vuosina 2010–2012 sisäisin siirroin siten, että näin vapautuvia vakansseja ei täytetä ulkoisella haulla ja että

- ulkoista hakua voidaan hallinnollisten vakanssien täyttämisessä käyttää vain erityisen painavin perustein kaupunginjohtajan luvalla kunnallisista viranhaltijoista annettu laki huomioon ottaen.”

Kansliapäällikön ohjeen mukaan työvoiman vähennys tulee toteuttaa

-          työprosesseja yksinkertaistamalla,

-          toimintoja yhdistelemällä hallintokuntien sisällä sekä niiden kesken

-          erityisesti käytössä olevien ja käyttöön otettavien tietojärjestelmien nykyistä tehokkaammalla hyödyntämisellä.

-          hallintohenkilöstön sisäisen liikkuvuuden lisäämisellä

-          rajaamalla tiukasti ulkoista rekrytointia hallintotehtäviin, jotta henkilöstön luonnollinen poistuma saadaan hyödynnettyä mahdollisimman hyvin.

Todettakoon ensiksi, että tarkastelun tueksi hallintokunnalle toimitettua listaa hallintohenkilöstöstä (ajopäivä 30.9.2010) ei ole voitu käyttää arviointityön pohjana. Listalla on lukuisia vakansseja, jotka eivät kuulu siihen, koska niiden tehtävät eivät vastaa kansliapäällikön ohjeessa kuvattua ”hallinnon” määritelmää. Tällaisia vakansseja on yhteensä 158 kpl. Toisaalta listalta puuttuu vakansseja, joiden tehtävät ovat pääasiassa hallinnollisia (esim. ylihoitajat).

Toisen, henkilöstön vastuualueen ajaman raportin mukaan hallintopalveluiden henkilöstöstä laskennallisen eläkeiän saavuttaa v. 2010 yksi henkilö, v. 2011 kolme henkilöä ja v. 2012  13 henkilöä. Tässä raportissa on mukana virastopäällikön kanslian, yleishallinnon, resurssien hallinnan (talous- ja henkilöstöhallinto, tilat ja tekninen huolto), tutkimus- ja kehitysyksikön sekä palvelutuotannon hallinnon henkilöstö. Halutessaan henkilö voi jatkaa työelämässä yli laskennallisen eläkeikänsä, joten em. tiedot eivät ole käyttökelpoisia tämän suunnitelman laadinnassa. Eläkkeelle jääminen ja muusta syystä tapahtuva henkilöstöresurssin poistuminen antaa mahdollisuuksia työjärjestelyjen tekemiseen, mutta suunnitelmia ei voi rakentaa niiden varaan.

Laadittaessa arviota hallintopalveluiden henkilöstön työvoiman määrän kehittymisestä tulee ottaa huomioon hallintokunnassa ja kaupunkitasolla kaavaillut työ- ja toimintatapojen muutokset. Toisaalta tulee arvioida hallintopalvelujen tuottamien palveluiden vaikutus tulosalueiden henkilöstön määrän kehittymiseen. Keskeisimpinä keinoina työvoiman vähentämiseksi/ työvoiman määrän kasvun hillitsemiseksi tullaan hallintopalveluiden eri vastuualueilla konkreettisina toimenpiteinä toteuttamaan seuraavaa:

Yleishallinnon vastuualueella olevia toimintoja on yhdistetty ja tehostettu jo ennen sosiaali- ja terveystoimen yhdistymistä. Mm. eläköityneen tai muihin tehtäviin siirtyneiden henkilöiden vakansseja ei ole täytetty. Keskeisimmät toiminnan/palvelun muutokset ja vaikutukset työvoimaan ja menoihin liittyvät virastopalveluihin, toimistopalveluihin ja arkistoon.

Virastopalveluiden muutokset liittyvät olennaisesti viraston uuteen toimitilaan. Vasta tällöin voidaan arvioida henkilöstön tarve toiminnoittain. Myös sähköisen asioinnin tehostaminen antaa mahdollisuuden toimintojen tehostamiseen.

Toimistopalveluiden osalta kaupungin tasolla on keskitetty palveluiden tuottamista hankinta- ja logistiikkakeskukseen. Toiminnan tehostamista näiltä osin jatketaan. Sosiaali- ja terveystoimen vaihteet yhdistettiin vuoden 2009 aikana yhdeksi toiminnoksi. Vuoden 2009 aikana uusittiin myös puhelinvaihdejärjestelmä. Järjestelmän käyttöönoton loppuunsaattaminen tehostaa puhelunvälitystoimintaa ja tällöin voidaan arvioida resurssitarve uudelleen.

Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilytys, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto. Sosiaali- ja terveystoimen arkisto muodostuu kahdesta eri toimipisteestä. Arkiston toiminta perustuu monelta osin käytössä oleviin järjestelmiin, joskin perinteinen asiakirjamateriaalin käsittely on suurin osa arkiston toimintoja. Tietojärjestelmien hyväksikäyttö on helpottanut henkilökunnan työtä ja poistanut työvoiman lisätarvetta. Tietojärjestelmien hyväksikäyttöä jatketaan edelleen. Myös arkistotoiminnan keskeinen tehostamiskeino liittyy toimitiloihin. Kaksi erillistä laajaa arkistoa sitoo henkilökuntaa enemmän kuin yhdessä tilassa toimiva arkisto. Toimitilat joudutaan ratkaisemaan lähiaikoina. Mäntymäessä sijaitsevan arkiston vuokrasopimus on päättymässä 31.12.2013.

Resurssien hallinnassa SAP – järjestelmän käyttöönotto (v. 2010 lopussa – 2012) tullee vapauttamaan työvoimaa muuhun käyttöön. Nykyisten töiden loputtua eläkkeelle jäämisen johdosta tai muusta syystä vapautuvia vakansseja voidaan tuolloin täyttää sisäisin siirroin. ESS:n käyttöönotto (itsenäiskäyttöjärjestelmä) ei vaikuta työvoiman määrään sosiaali- ja terveystoimessa, mutta se on jo vähentänyt ja vähentää jatkossakin huomattavasti tallennustyötä TAPAKE:ssa.

Työhyvinvointisuunnitelman (Peruspalvelujohtajan päätös 16.2.2010 § 3) toteuttamisella kaikilla organisaation tasoilla voidaan vaikuttaa työvoiman määrään. Erityisesti sairauspoissaolojen vähentyminen näkyy sijaisten tarpeen vähentymisenä. Uudelleensijoitustoiminnan tehostaminen näkyy VARHE- maksujen vähentymisenä.

Sairauspoissaolon johdosta vuonna 2008 palkattiin sosiaali- ja terveystoimeen sijaisia yhteensä 174,7 henkilötyövuosina laskettuna. Sairauspoissaolojen vähentyminen kahden seuraavan vuoden aikana 30 henkilötyövuotta molempina vuosina säästää palkkakustannuksia 1,14 M€/v. Säästöksi on laskettava myös se työmäärä, minkä esimiehet ja rekrytoijat käyttävät sijaisten hakemiseen ja palvelussuhteiden sopimiseen. Lisäksi säästöksi voidaan lukea työssä viihtyvyyden ja työmotivaation kasvaminen sekä jaksamisen ja työhyvinvoinnin lisääntymisen myötä syntyvä tehokkuuden ja tuloksellisuuden lisääntyminen. Turku on mukana HDD- hankkeessa, jonka tarkoituksena on löytää uusia toimintatapoja sairauspoissaoloriskien hallintaan. Työterveyshuollon toteuttamilla henkilökunnan ikäryhmätarkastuksilla ja tulosten pohjalta annetulla ohjeistuksella voidaan vaikuttaa ennakoivasti terveysriskeihin.

Uudelleensijoitustoiminnan tehostaminen vaikuttaa VARHE- maksuihin. Vuonna 2009 sosiaali- ja terveystoimessa maksettiin VARHE- maksuja n. 2,7 M€. Mikäli 40 henkilölle/vuosi kohdistetaan räätälöityjä uudelleensijoitustoimenpiteitä = työkokeiluja, joilla tuetaan työhön paluuta sairausloman jälkeen, edesautetaan osatyökyvyttömyyseläkkeiden järjestelyissä ja vältetään siten työkyvyttömyyseläke/ määräaikainen kuntoutustuki, nettosäästöä arvioidaan syntyvän n. 240.000 €/vuosi. Näissä työkokeiluissa hyödynnetään KEVA.n ja Turun kaupungin rahoitusta uudelleensijoitustoimintaan. Uudelleensijoitus, jolla vältetään ennenaikainen eläköityminen, vaikuttaa kolmen vuoden ajan VARHE- maksuihin.

Tutkimus- ja kehitysyksikkö tuottaa palveluja, joiden avulla tehostetaan sosiaali- ja terveystoimen toimintaa ja palveluja. Keskeisenä kehittämisen kohteena on ollut sosiaali- ja terveystoimen yhdistymisen myötä uuden johtamisjärjestelmän eli sopimusohjausmallin luominen. Peruspalvelujohtajan johdolla on kehitetty sopimusohjausjärjestelmää, sen sisältöä ja prosessia. Tavoitteena on vastata paremmin asukkaiden palvelutarpeeseen ja kohdistaa resurssit kysynnän mukaan. Palvelusopimusten laatimisen kautta toiminta tulee läpinäkyvämmäksi ja tätä kautta myös mahdollisuudet vaikuttaa toimintaan, palveluiden kohdentumiseen ja laatuun paranevat.

Raportoinnin kehittäminen niin sopimusohjauksen kuin operatiivisen toiminnan mittareiden ja tekemisten osalta on oleellinen edellytys myös sopimusohjauksen seurannan mahdollistamiseksi. Yksikön haasteena on osaamisen kasvattaminen vastaamaan uusi osaamisen tarpeita, esimerkiksi tietoteknisiä haasteita. Projektien hallinnointia on tehostettu mm. organisoinnin ja projektiohjeistuksen myötä.

Tietotekniikan mahdollisuuksia kartoitetaan aktiivisesti. Esimerkkinä mainittakoon erilaiset sähköiset asioinnin muodot ja mobiiliratkaisut, jotka ovat työn alla. Niiden avulla pyritään toimintaa tehostamaan, laatua parantamaan ja luomaan asiakkaille uusia palvelukanavia.

Tutkimus- ja kehitysyksikkö on mukana kehittämässä yksiköiden toimintaa mm. tietojohtamisen, laatutyön ja prosessien hallinnan keinoin. Kehittämistyöhön tietoa kerätään erilaisin asiakas- ja henkilöstötyytyväisyyskyselyin ja tuottamalla tilasto- ja tutkimustietoa. Perusosaamisen taso pyritään pitämään korkeana.

Tutkimus- ja kehitysyksikön vastuualueella on toimintoja yhdistetty, tehtäviä jaettu uudelleen ja toimintatapoja virtaviivaistettu niin, että vakanssi on voitu jättää täyttämättä äitiysloman ja muihin tehtäviin siirtyneiden henkilöiden osalta. Tulevaisuuden resurssitarpeet riippuvat siitä, miten paljon halutaan ja tarvitaan tukea muutosprosessien ja muiden kehittämisten toteuttamiseen.

Peruspalvelujohtaja Riitta Liuksa:

EhdotusPeruspalvelulautakunta päättää antaa selostusosassa kerrotun selvityksen kaupunginhallituksen hallintojaostolle sekä apulaiskaupunginjohtaja Maija Kytälle hallintopalveluiden toiminnan/palveluiden muutoksista ja niiden vaikutuksista työvoimaan ja menoihin vuosina 2010 – 2012.

PäätösPeruspalvelulautakunta palautti asian yksimielisesti.