Asia palautettiin 11.11.2009 § 465.

Vs. peruspalvelujohtaja Riitta Liuksa, henkilöstöpäällikkö Maaria Palomäki ja resurssijohtaja Max Lönnqvist 16.11.2009:

Kaupunginhallituksen hallintojaosto käsitteli kokouksessaan 15.9.2009 § 242 suunnitelmaa henkilöstöasioiden uudelleen organisoimiseksi Turun kaupungissa. Hallintojaosto päätti merkitä tiedoksi henkilöstöhallinnon palvelukeskusprojektin loppuraportin sekä lähettää sen lausunnolle hallintokunnille sekä yhteistoimintamenettelyyn.

Oheismateriaali 1Kaupunginhallituksen hallintojaoston päätös 15.9.2009 § 242

Oheismateriaali 2Projektin loppuraportti 26.3.2009

Oheismateriaali 3Net Effect Oy:n raportti 25.3.2009

Asiakirjoista ilmenee, että henkilöstöhallinnon palvelukeskushankkeen tavoitteena on kokonaisuus, palvelukeskus, missä osaaminen ja resurssit on yhdistetty laadullisesti korkeatasoiseksi ja tehokkaaksi toimintakokonaisuudeksi. Palvelukeskuksen on tarkoitus tuottaa prosessipohjaisia henkilöstöhallinnon palveluja kaupungin muille yksiköille. Toiminta on asiakaslähtöistä ja asiakkaiden kanssa laaditaan sopimukset tarjottavista palveluista ja palvelutason laadun määrittelystä.

Projekti on esittänyt henkilöstöasioiden hoidon uudistamiseksi uutta toimintamallia, jossa vahvistettaisiin kaupungin johdon ja virastojen johdon tukea henkilöstöhallinnollisissa tehtävissä ja keskitettäisiin henkilöstöhallinnollisia avaintoimintoja.

Henkilöstöasioiden vastuualueen toimintaa on tarkoitus uudistaa uuden toimintamallin mukaan tiimirakenteella. Tiimit muodostettaisiin seuraavasti:

1) Strategiatiimi, joka toimii mm. kaupungin ylimmän johdon sekä toimialajohdon avustamisessa henkilöstöstrategisissa asioissa. Tiimille kuuluu myös työhyvinvoinnin ja osaamisen kehittäminen ja konsultointi hallintokunnissa

2) Rekrytointitiimi, joka vastaa rekrytointiprosessiin sujuvuudesta ja kaupunginlinjausten toteutumisesta,

3) Palvelusuhdetiimi, jonka tehtäviin tulisi palvelusaikalaskennat, neuvonta palvelussuhde- ja eläkeasioissa sekä työtodistukset

4) Tietojärjestelmätiimi vastaa henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien omistuksesta ja pääkäytöstä, sekä

5) Toimistopalvelutiimi. 

Henkilöstön vastuualueen henkilökuntamääräksi on suunniteltu yhteensä 57 työntekijää. Näistä 36 siirtyisi raportin mukaan hallintokunnista vakansseineen ja määrärahoineen erillisen selvitystyön perustella. Tästä määrästä 14 siirtyisi SoTe:sta. Henkilöstön vastuualueella työskentelee nyt 20 henkilöä, ja lisäksi siellä on yksi avoin vakanssi, jota esitetään täytettäväksi.

Raportin mukaan tarkoituksena on, että henkilöstön vastuualue ei laskuta antamastaan palvelusta hallintokuntia. Raportissa todetaan lisäksi, että ”selkeä tiimijako kuitenkin mahdollistaa sen, että palvelut voidaan myöhem­min muuttaa maksullisiksi – varsinkin jos niitä haluavat hyödyntää kaupunkiemon ulkopuoliset yksiköt”.

Henkilöstöhallinnon uudelleen organisointi lisää kustannuksia yhden vakanssin verran. Taloudellisia säästöjä on odotettavissa vasta pidemmällä aikavälillä. Toimitilan järjestäminen aiheuttaa lisäkustannuksia, koska vapautuvien tilojen kustannuksista ei heti päästä eroon. Uuden toimintamallin käyttöönottoaikatauluun vaikuttaa oleellisesti uuden sähköisen rekrytointijärjestelmän käyttöönotto. Raportin mukaan henkilöstön vastuualueen toimitilan tulisi sijaita keskushallinnon yhteydessä Yliopistonkadulla ja että uuteen toimintamalliin voidaan siirtyä vaiheittain.

Henkilöstöhallinnon palvelukeskushankkeen projektipäällikkö Esko Pohjanen ja projektisihteeri Kari Valtonen esittelivät SoTe:n laajennetun johtoryhmän kokouksessa palvelukeskushanketta. Projektipäällikkö Pohjanen korosti sitä, että hankkeella tavoitellaan koko kaupungin etua. Tällaista etua voidaan saada, kun olemassa olevaa osaamista hyödynnetään tehokkaasti. Sähköinen rekrytointijärjestelmä, jota paraikaa ollaan ottamassa käyttöön SoTe:ssa, ei edellytä toimintojen keskittämistä. Johtoryhmä kävi lähetekeskustelun asiasta annettavan valmistelun pohjaksi.

Henkilöstöhallinnon palvelukeskushankkeen loppuraportin ja siihen liittyvän NetEffectin raportin perusteella esitämme seuraavansisältöisen lausunnon antamista hallintojaostolle:

Hankkeen perustavoitteet, osaamisen ja resurssien yhdistäminen, toiminnan laadun ja asiakaslähtöisen toiminnan korostaminen ovat niitä elementtejä, joihin tänä päivänä tulee kaikessa toiminnassa ja toimintoja uudelleen organisoitaessa kiinnittää huomiota. Nämä tavoitteet toteutunevat eri tavoin esitetyn uuden toimintamallin eri toiminnoissa (tiimeissä). Tästä syystä on tarkasteltava erikseen jokaista tiimiä.

Selkeimmin tavoiteltavat hyödyt tullevat näkymään palvelussuhdetiimin työskentelyssä, jos tarkastellaan hyötyjä koko kaupungin kannalta. Tarkoituksena on yhdistää osaaminen ja resurssit. Palvelussuhdeasiat, kuten eläkeneuvonta, työtodistukset ja palveluaikalaskennat, voidaan SoTe:n näkemyksen mukaan hoitaa keskitetysti. Etenkin pienissä hallintokunnissa toiminnan jatkuvuutta on vaikea turvata asian hallitsevan henkilön poissaolosta johtuen esim. äkillisissä sairaustapauksissa.

Tällä hetkellä sosiaali- ja terveystoimella on oma Rekry- yksikkö, jossa työskentelee 7 henkilöä. Yksikkö keskittyy rekrytoinnissa sijaishankintaan. Tällä hetkellä vielä esimiesten työstä kuluu kohtuuttomasti aikaa sijaisten hankintaan, mutta tilanteeseen tuonee apua uusi järjestelmä. Turun kaupunki teki keväällä 2008 rekrytointijärjestelmän hankintapäätöksen ja järjestelmää ollaan nyt ottamassa käyttöön SoTe:n eri tulosalueilla. Järjestelmän käyttö ei vaadi toiminnan keskittämistä. Voimavarojen keskittämisellä voidaan ehkä kuitenkin saavuttaa jotain enemmän kuin nykyisellä toimintamallilla. Rekrytointi tulee nostaa keskeiseksi kehitettäväksi hankkeeksi Turussa, koska osaavista työntekijöistä vallitsee kilpailutilanne Turun ja sen naapurikuntien sekä Turun ja muiden isojen kaupunkien kesken. Turun rekrytoinnin tulisi saada lisää näkyvyyttä. Sote:n Rekry- yksikkö osallistuu aktiivisesti erilaisiin messutapahtumiin ja toiminnan esittelyihin eri oppilaitoksissa. Näiden lisäksi tarvittaisiin kuitenkin vielä lisäpanostuksia esim. Turun kaupungin julkikuvan luomiseen. Mikäli suunnitelma rekrytointitiimin muodostamisesta ja sen toiminnasta toteutuu loppuraportin mukaisesti, toiminnan näkyvyyttä lisäisi se, että Rekry- yksikkö toimisi esim. Turku- pisteen yhteydessä.  

Rekrytointi nähdään SoTe:ssa osana johtamista ja työpaikan imagon luomista. Sosiaali- ja terveystoimi katsoo, että rekrytoinnin osalta hallintokunnan intressit ovat niin suuret että ei voida puoltaa kokonaan keskitettyä ratkaisua. Työvoiman saanti erityisesti sosiaali- ja terveyspalveluissa on vaikeutunut ja tästä syystä rekrytointia ei voi kokonaan ulkoistaa edes kaupungin sisäiseen toimintayksikköön.

Loppuraportti sisältää suunnitelman henkilöstöasiantuntijoiden (sisäiset konsultit) nimeämisestä. Tältä osin esitystä pidetään hyvänä uudistuksena. Järjestelmä vastaa taloushallinnon controller- toimintaa. Strategiatiimiin kuuluvina he toimisivat johdon tukena ja tekisivät yhteistyötä hallintokuntien kanssa. Kaavaillulla toimintamallilla saavutettaneen Turku- konsernin sisällä henkilöstötyön yhtenäistämistä mm. palvelussuhdeasioiden käsittelyssä ja työhyvinvoinnin kehittämiseen liittyvissä hankkeissa. Lisäksi henkilöstövoimavarojen suunnittelussa voitaneen nykyistä paremmin ottaa huomioon koko kaupungin henkilöstöä koskevat suunnitelmat, tarpeet ja resurssit.

Sosiaali- ja terveystoimen kannalta kahden Personec-FK:n pääkäyttäjän siirtyminen keskushallinnon yhteyteen heikentäisi suuren hallintokunnan toimintaedellytyksiä. Tulosalueiden ja esimiesten tukeminen johtamisessa ajantasaisten ja oikeiden palvelussuhdetietojen avulla on keskeisessä asemassa. Lisäksi voimavaroja tarvitaan uusien järjestelmien (ESS, Populus ja mahdollisesti toiminnan- ja talouden ohjausjärjestelmä) käyttöönotossa ja erityisesti kentän tarpeiden välittämisessä suunnitteluvaiheessa.

Lopuksi todettakoon, että kaikkien loppuraportin pohjalta toteutettavien muutosten ajankohta tulee harkita tarkoin. Lisäksi tulee ottaa huomioon muut kaavailuissa olevat muutokset, jotta vältytään turhilta henkilöstön siirroilta. Tällainen on esim. varhaiskasvatuksen mahdollinen siirto opetustoimeen koska se vaikuttaa myös hallintohenkilöstön asemaan. Ennen kuin mistään laajamittaisesta henkilöstöhallinnon keskittämishankkeesta tehdään päätöksiä, tulisi arvioida muut Turun kaupungissa viime vuosien aikana toteutetut keskittämishankkeet, mitä hyötyjä keskittämisellä on saavutettu ja mikä on ollut niiden vaikutus toiminnan laatuun/ kustannuksiin. Varsinkin suurten hallintokuntien osalta muutos näkyy helposti palvelun heikkenemisenä tai heikompana saatavuutena.

Vs. peruspalvelujohtaja Riitta Liuksa:

EhdotusPeruspalvelulautakunta päättää antaa kaupunginhallituksen hallintojaostolle selostusosassa mainitun lausunnon.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.