Tutkimus- ja kehitysyksikkö, suunnittelupäällikkö Ossi Niininen, projektipäällikkö Rami Aaltonen, projektisuunnittelija Mari Siimar ja tutkimus- ja kehitysjohtaja Päivi Sannola 3.11.2009:

Turun sosiaali- ja terveystoimen strategisen johtamisen ja tiedonhallinnan kehittämishankkeella (SoTe-tieto) kehitettiin sosiaali- ja terveystoimen johtamisjärjestelmää, johtamisen välineitä, palvelutuotannon dokumentointia ja raportointia sekä palvelutuotantoa tukevia ratkaisuja. Hanke sai STM:ltä sosiaalialan kehittämisohjelmasta 42 % valtionavun 1.2.2007-31.10.2009.

Hanke tuki osaltaan sosiaali- ja terveystoimen yhdistymisprosessia. Tavoitteena oli sosiaali- ja terveystoimen strategista johtamista tukevan tiedon määrittely eri johtamisen tasoilla sekä päätöksentekoprosessien mallintaminen. Konkreettisena lopputuloksena on syntynyt mm. pilottiversio johdon portaalista vanhuspalveluiden tulosalueen osalta tietojohtamisen välineenä. Hankkeen tuloksissa pyrittiin yleistettävyyteen ja levitettävyyteen.

Hankesuunnitelmassa toteutus tiivistettiin kolmeen osioon:

1. päätöksentekoprosessien kehittäminen
2. sosiaali- ja terveystoimen johtamista tukevan tiedon määrittely
3. tekninen osio, jossa määritellään tietovarastoratkaisua ja johdon portaalin kehittäminen

Hankkeen toteutuminen suhteessa hankesuunnitelmaan

1. Johtamisjärjestelmän ja sopimusohjauksen kehittäminen

SoTe-tieto osallistui yhdistyvän sosiaali- ja terveystoimen johtamisjärjestelmän kehittämiseen korkeakoulujen kanssa tehtävällä yhteistyöllä. Sopimusohjausta koskevan työvaiheen tuloksena syntyi Turun kauppakorkeakoulun raportti ”Ehdotus sopimusohjausmalliksi”. Sosiaali- ja terveystoimen yhdistymishankkeen pääkonsulttina toimi Net Effect Oy joka arvioi korkeakoulujen esityksen. Esitystä sopimusohjausmalliksi hyödynnettiin työryhmätyöskentelyvaiheesta alkaen sopimusmallin kehittämisessä. Sopimusohjauksen kehittämisen työpajoihin ja ryhmätyöskentelyyn osallistuivat sosiaali- ja terveystointen johtoryhmät ja joukko johdon asiantuntijoita. Raporttijulkaisu on saatavissa internetistä. Sopimusohjauksen vuosikello viimeisteltiin sopimusmallin valmistuttua.

Prosessiorganisaation tavoitteiden täsmentämisessä menetelmänä käytettiin tulevaisuustyöskentelyä. Maaliskuussa 2008 pidettiin tulevaisuustyöpaja ja syyskuussa tehtiin sidosryhmille osoitettu Delfoi-kysely. Toisen työpajan jälkeen tulevaisuuden tutkimuskeskus teki työstä loppuraportin.  

2. Johtamista tukevan tiedon määrittely

Sopimusohjauksen ja sopimusten seurannan edellyttämä tieto määritellään tarkemmin aina sopimussisältöjen valmistuessa. Sopimusten seurannan edellyttämän tiedon saannin varmistaminen ja hyödynnettävyyden kehittäminen on yksi SoTe-tiedon päätehtävistä.

Tulosaluejohdon tietotarvekartoitushaastattelut (18 kpl) vietiin loppuun vuoden 2008 lopulla. Raakamateriaali ja yhteenveto on STM:n SoTe-tiedolle asettaman levittämisvelvoitteen mukaisesti KuntaIT:n TotIT-hankkeen ja Sosiaali- ja terveyspalvelujen tietojohtamisen kehittämishankkeen (Soster) käytettävissä. Turussa tehtiin kuntakohtaiset yhteenvedot, ylikunnalliset (Tampere) yhteenvedot teki KuntaIT. Prosessin yhteydessä toteutettiin myös joitakin tulosyksikkötason tietotarvekartoitushaastatteluja. Haastatteluun sovellettiin tulosaluetasolla käytettyä KuntaIT:n haastattelulomaketta. 

Yhteenvetovaihetta seurasi tarkempi tietotarveanalyysi ja mittaristotyö, joka on osa Sote-tiedossa suunniteltua tietojohtamisen viitekehystä ja jalkauttamismallia (malli esitellään raportissa).

Analyysivaiheessa tietotarpeita tarkennettiin ja mallinnettiin käyttäjäryhmittäin. Tietojen saatavuus tarkistettiin nykyisistä perusjärjestelmistä. Haastatteluissa esille tulleet kehittämisehdotukset analysoitiin ja mahdollisuuksien mukaan niiden toteuttaminen aikataulutettiin.

3. Tekninen osio

Teknisessä osiossa tehtiin käsitetyön pilotti vanhustenhuollon kotihoidosta. Pilotoinnin tuloksena syntynyt käsitemalli otettiin tietomallinnuksen pohjaksi. Yhteistyötä tehdään konsulttiyritys Cerionin kanssa. Marraskuussa 2008 käynnistyi kotihoidon tekninen pilotti, joka oli kestoltaan 6 kk.

Teknisessä pilotissa

1. testattiin tietovaraston tietomallin luomista käsitemallin pohjalta
2. määriteltiin tietojen siirrot tietovarastoon, tiedon puhdistus jne. (ETL-prosessien määrittely)
3. tuotettiin raportteja tietovaraston tiedoista

Teknisen pilotin ulkoisena auditoijana/arvioijana käytettiin Turun yliopiston informaatioteknologian laitosta. Arviointityö sisältyi korkeakoulujen kanssa tehtyyn tutkimussopimukseen. Arvioinnissa kiinnitettiin huomiota tekniseen toteutukseen ja kehittämiskohtiin siinä, arvioitiin oman/ostettavan työn rajauksia ja sitä, miten tehtyä työtä laajennetaan kokonaisratkaisuun.

Kotihoidon teknisen pilotin toteutuksen jälkeen arvioitiin toimintamallin sopivuutta tietovaraston mallintamiseen ja laajentamiseen sykleittäin koko sosiaali- ja terveystoimen alueelle. Pilotin aikana luotiin hyvät käytännöt sosiaali- ja terveystoimen tietovaraston rakentamiseen.

Teknisellä pilotilla varmennettiin käsitetyön ja tietomallinnuksen sopivuus, minkä pohjalta työtä laajennettiin vanhuspalveluiden ympärivuorokautiseen hoitoon ja koko muulle vanhuspalveluiden tulosalueelle.

Tietovarasto tulee ensimmäisessä vaiheessa vanhuspalveluiden tulosalueelle. Vakioraportoinnin tavoitteena on niiden automatisoiminen siinä määrin kuin se tässä tilanteessa on mahdollista. Vanhuspalveluiden tulosalueen osalta raportoinnin toteutuksen ensimmäinen ympäristö valmistuu vuoden 2009 lopussa.

Laajennus muille tulosalueille toteutetaan sykleittäin. Tarvekartoitus, mittaristotyö, käsitetyö ja tekninen toteutus ajoitetaan etenemään lomittain/päällekkäin. Oletuksena on, että työmäärä ja vaadittava työaika laskevat seuraavissa sykleissä, kun toimintaperiaatteet ja -mallit on määritelty valmiiksi.

Tietojärjestelmien tietosisältöjen kartoittamista jatketaan johdon tietotarpeiden (sopimusohjaustarpeet) selviämisen myötä.

Liite 1SoTe-tieto hankkeen loppuraportti

Yhteenveto ja johtopäätökset

Tulosyksikköjen kanssa työskenneltäessä nousi esille tosiasia, että tietojohtamisen näkökulma yksinään on liian kapea lähestymistapa koko yksikön ohjauksen ja johtamisen kehittämisessä. Ympärivuorokautisen hoidon tulosyksikön kanssa työskentelyssä tehtiinkin heti alusta yhteistyötä laadunhallinnan asiantuntijan kanssa ja hoitotyön mittarityöryhmässä osaamisen johtamisen asiantuntijoiden kanssa. Osaamisen johtamisen asiantuntijoita käytettiin myös käsitemallinnustyössä hoitotyön tulosaluekohtaisen mallin kuvaamisessa. 

Hankkeen tavoitteet ovat toteutuneet tietojohtamisen integroinnin ja toiminnan raportoinnin, seurannan ja dokumentoinnin parantamisen näkökulmasta. Myös johtamisen päätöksenteon tietotarpeita on selvennetty vanhusten tulosalueen osalta. Hankkeen tulokset, toimintamallit ja mallinnukset ovat organisaation sisäisesti muiden tulosalueiden ja organisaation ulkopuolella vastaavan johtamistason hyödynnettävissä.

Tutkimus- ja kehitysyksikössä on tavoitteena luoda sosiaali- ja terveystoimeen kokonaisvaltainen ja systemaattinen tulosyksikön johtamisen kehittämisen menetelmä. Tässä mallissa tietojohtamisen ja osaamisen näkökulmat on yhdistetty laatutyön viitekehykseen, jolloin ne tukevat toinen toisiaan.

Vs. peruspalvelujohtaja Riitta Liuksa:

EhdotusPeruspalvelulautakunta merkitsee tiedoksi Turun sosiaali- ja terveystoimen strategisen johtamisen ja tiedonhallinnan kehittämishankkeen (SoTe-tieto) loppuraportin.

PäätösAsia pantiin pöydälle puheenjohtajan ehdotuksesta yksimielisesti.

Pöydältä 11.11.2009 § 451.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.