Tulosaluejohtaja Sari Ahonen, hallintojohtaja Antti Perälä, kotihoidon johtaja Anne Rauhala ja palvelupäällikkö Taina Kaila ja it-suunnittelupäällikkö Mika Lempinen 4.11.2009:    

Sosiaali- ja terveystoimi yhdistyivät vuoden 2009 alussa.  Vanhuspalveluiden osalta yhdistyminen aiheutti useitakin muutoksia organisaatiossa ja toimintatavoissa ja suurimmat muutokset tapahtuivat kotihoidossa.

Tärkeänä apuvälineenä asiakkaiden kokonaisvaltaisen palvelun ja hoidon seurannassa on yhteinen asiakastietojärjestelmä. Yhteiseen asiakastietojärjestelmään eli Pegasos järjestelmään siirryttiin 1.1.2009 alkaen. Yhteisen järjestelmän merkittävin etu on asiakas-/potilasturvallisuus ja asiakkaan kokonaisvaltaisen hoidon ja palvelun suunnittelu ja toteuttaminen.

Tällä hetkellä Pegasos järjestelmään kirjataan hoitotyön tapahtumia ja asiakaskäynnin aikana havaittuja poikkeamia asiakkaan voinnissa, olosuhteissa ja sosiaalisessa ympäristössä. Hoitotyön kirjaamista tekevät tällä hetkellä sairaanhoitajat ja suurin osa lähihoitajista. Lisäksi jokainen käynti tulee tilastoida, jolloin jokaisella työntekijällä tulee olla valmius tilastointiin ja hänellä tulee olla väline siihen.

Jotta kotihoidossa saavutettaisiin optimaalinen tehokkuusaste, tulisi toimistotiloissa tapahtuvaa asiakastietojärjestelmän käyttöä minimoida. Tästä syystä on tarkoituksenmukaista ottaa käyttöön asiakastietojärjestelmään integroitu mobiiliratkaisu.

Tavoitteena on lisätä asiakastyöaikaa (välitön asiakastyö). Mobiilin avulla voidaan kerätä toimintatietoja ja asiakkaisiin kohdistuvia palvelutietoja. Tarkoituksena on, että työntekijät ovat työpisteissä mahdollisimman vähän kirjaamassa päivän aikana tapahtuneita palvelutapahtumia. Näin ollen asiakastapahtumia voidaan kirjata jo asiakkaan luona. Mobiililaitteesta riippuen voidaan kaikki asiakastietojärjestelmään vietävät tiedot (kirjaukset, laboratoriotilaukset, lähetteet, lääkekorttiuusinnat yms.) tallentaa asiakkaan luona.

Mobiilijärjestelmän yksi tärkeimmistä ominaisuuksista on hoitotyön kirjaamisen ja tilastoinnin lisäksi työntekijöiden työpäivän sisällöllinen seuranta. Tällä tavalla pystytään todentamaan työntekijän välittömän työajan osuutta koko työpäivän pituudessa. Näin ollen työnjohto pystyy paremmin resurssien hallintaan ja toiminnan suunnitteluun.

Asiakastyöajan seurannalla varmistetaan, että jokaisen asiakkaan palvelu- ja hoitosuunnitelmaan sovittu aika ja sisältö toteutuu. Näin myös asiakkaiden laskut tarkentuvat oikeisiin maksuluokkiin.

Sosiaali- ja terveystoimen It-johtoryhmä puoltaa kotihoidon ja tehostetun palveluasumisen mobiilihankintaa.

Kotihoidon mobiilin toteutus ja toimintaympäristön vaatimuksia

Kotihoidon mobiilijärjestelmän tulee olla käytössä keväällä 2010. Projekti tarvitsee projektipäällikön ja projektisihteerin, joiden tehtävänä on välittömästi käynnistää perustietojärjestelmään integroitavan mobiilijärjestelmän hankinta yhteistyössä kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskuksen kanssa. Järjestelmä tulee hankkia kokonaispalveluna, johon sisältyy mm. järjestelmän käyttöönotto, integraatiot, käyttöpalvelu, tukipalvelut sekä lisenssit ylläpitoineen.

Projektityöntekijät palkataan tilapäisillä palkkaamisluvilla 1.12.2009 - 30.6.2010. Palkkakustannukset projektityöntekijöiden palkkaamisesta on 51.000 €.

Ratkaisun tulee mahdollistaa tietojen reaaliaikainen kirjaaminen perustietojärjestelmään kännykästä tai pienlaitteesta, johon on liitetty palvelun vaatimat tietoturvaominaisuudet. Järjestelmän sanomaliikenne tulee olla salattu, varmentein tunnistettu ja sovellus hyödyntää RFID –tekniikkaa erilaisissa käyttötilanteissa.

Järjestelmään tulee sisältyä tuotannonohjaus –sovellus ja integraatio henkilöstöhallinnan järjestelmään työaika- ja työvuorotietojen siirtämiseksi. Tämän osion käyttäjäkuntana toimivat ensisijaisesti henkilöt, jotka suunnittelevat päivittäiset asiakaskäynnit, esimiehet, sairaanhoitajat sekä pääkäyttäjät. Ratkaisu mahdollistaa palvelutuotannon ohjauksen merkittävän tehostamisen, koska tiedot palvelutilanteista ovat reaaliaikaisesti nähtävissä sovelluksen resursoinnin suunnitteluun ja ohjaukseen liittyvässä osiossa ja tiedot ovat automaattisesti siirrettävissä edelleen.

Mobiillisovelluksen käyttäjäkuntana on koko kotihoidon ja tehostettujen palvelutalojen henkilökunta. Järjestelmän tulisi hyödyntää standardeja mobiililaitteiden tekniikoita, joita esim. valtaosa nykyisin valmistettavista matkapuhelimista tukee. Tällöin voidaan hyödyntää yhtä päätelaitetta erillis- tai erikoislaitteiden sijasta.

Yhteenveto odotettavissa olevista hyödyistä

Kotihoidon mobiilikäytön hyödyt ovat seuraavat:

·         välitön asiakastyöaika lisääntyy

·         työajan käytön tehostuminen

·         kiinteiden työasemien tarve vähenee

·         asiakasasioiden hoito nopeutuu, ei kaksinkertaista kirjaamista

·         asiakkaiden tiedot reaaliajassa

·         asiakastyön turvallisuus ja laatu paranee

·         asiakaslaskutus perustuu todelliseen palvelun määrään

·         työnjohto pystyy paremmin resurssien hallintaan ja toiminnan suunnitteluun

·         kännykkäsovelluksella työntekijöillä käytössään kännykkä

·         henkilökortit kaikille työntekijöille

·         teknologian hyötykäytöllä pystytään vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin vanhusten kotihoidossa

Ikääntymispoliittisen strategian mukaisesti vanhustenhuollossa tullaan toteuttamaan palvelurakenteen muutos avohoitopainotteiseksi. Tämä edellyttää henkilöstöresurssin lisäystä kotihoitoon. Ikääntymispoliittisen strategian toteuttaminen kaupunginvaltuuston päätöksen mukaisesti edellyttäisi jo vuodelle 2010 henkilöstölisäyksiä. Ottamalla käyttöön mobiilijärjestelmä pystytään henkilöstölisäysten tarvetta vähentämään kahdeksalla työntekijällä vuosittain.

Nordic Healthcare Group on tehnyt Investointilaskelman mobiilijärjestelmän hankinnasta kotihoitoon. Ko. yrityksen analyysin perusteella mobiilijärjestelmä tulee kannattavaksi jo suhteellisen pienellä toiminnan tehostumisella. Analyysin perusteella jo kahden käynnin lisäys kuukausittain työntekijäkohtaiseen työmäärään saa investoinnin kannattavaksi. Kotihoidon tavoitteena on lisätä kullekin työntekijälle viikottain ainakin yksi käynti järjestelmän käytön myötä vapautuvalla työajalla. Lisäksi on huomioitava se, että ilman mobiililaitehankintaa työntekijöiden työpäivän sisällön seuranta muodostuu mahdottomaksi tai erittäin vaikeaksi, joka on omiaan aiheuttamaan työn tehottomuutta.

Ikääntymispoliittisen ohjelman mukaisesti kotihoidon asiakasrakennetta tullaan muuttamaan siten, että painopiste siirtyy 1. palveluluokasta 2. ja 3. palveluluokkiin. Mikäli tällä saadaan aikaan se, että asiakas pärjää kotonaan aiempaa pidempään ennen mahdollista siirtymistään ympärivuorokautisen hoidon yksikköön, on kustannussäästöpotentiaali merkittävä.

Liite 1                                    Nordic Healthcare Groupin investointilaskelma

Esitämme, että kotihoidon ja tehostetun palveluasumisen henkilöstön käyttöön hankitaan Pegasos tietojärjestelmään integroitu mobiiliratkaisu ja hankintamenettely kilpailutuksineen käynnistetään välittömästi.

Vs. palvelutuotantojohtaja Anne Santalahti:

EhdotusPeruspalvelulautakunta oikeuttaa sosiaali- ja terveysviraston kilpailuttamaan kotihoidon ja tehostetun palveluasumisen käyttöön Pegasos tietojärjestelmään integroitu mobiiliratkaisu yhdessä hankinta- ja logistiikkakeskuksen kanssa edellä esitettyjen linjausten mukaisesti.

Lisäksi peruspalvelulautakunta päättää, että käyttöönottoprojekti alkaa 1.12.2009 ja projektiin saadaan palkata projektipäällikkö ja projektisihteeri, joiden palkkakustannuksiin on budjetissa varauduttu.

PäätösPeruspalvelulautakunta päätti oikeuttaa sosiaali- ja terveysviraston käynnistämään kilpailuttamismenettelyn kotihoidon ja tehostetun palveluasumisen käyttöön Pegasos tietojärjestelmään integroidun mobiiliratkaisun yhdessä hankinta- ja logistiikkakeskuksen kanssa edellä esitettyjen linjausten mukaisesti.

Lisäksi peruspalvelulautakunta päätti, että käyttöönottoprojekti alkaa 1.12.2009 ja projektiin saadaan palkata projektipäällikkö ja projektisihteeri, joiden palkkakustannuksiin on budjetissa varauduttu.

Asian esitteli kokouksessa tulosaluejohtaja Sari Ahonen.