Henkilöstöpäällikkö Maaria Palomäki 24.9.2009:

Henkilöstökeskus on julkaissut Jotissa hallintokuntien työvoimaseurantaraportit tammi- heinäkuulta ja tammi-elokuulta. Seurannassa on otettu huomioon kaikki kaupungin sisäiset ja ulkoiset henkilöstön siirtymät. Lisäksi seurantaan on merkitty talkoovapaiden määrä. Seuranta sisältää myös sairauspoissaoloseurannan, tiedon sijaistusprosentista, työpanoksesta sekä kirjanpidon mukaiset tiedot palkoista, palveluiden ostoon sekä työvoimavuokraukseen käytetyt eurot.

Liite 1Työvoimaseuranta tammi-heinäkuu

Liite 2Työvoimaseuranta tammi-elokuu

Termeistä    

Työvoimaseurannassa käytetään termiä ”työvoima”. Työvoiman määrä saadaan, kun tietyn ajanjakson kaikkien palveluksessa olevien henkilöiden palvelussuhteiden kalenteripäivät lasketaan yhteen ja luvusta vähennetään palkattomien poissaolojen kalenteripäivät. Luku sisältää näin ollen henkilöstön palkalliset kalenteripäivät. Tämä luku jaetaan tarkastelujakson kalenteripäivillä ja saatu luku = työvoima, joka tarkoittaa keskimääristä henkilöjaksojen lukumäärää.

Työpanos = Työvoima, josta vähennetään palkalliset poissaolot.

Sairauspoissaoloprosentti = luvussa huomioidaan sairauspoissaolot täydellä palkalla ja osapalkalla

Sijaistusprosentti = luvussa huomioidaan sijaiset, mutta ei yötyö- eikä arkipyhähyvittäjiä

Palveluiden ostot = sisältävät menokohdat 05 ja 06 yhteensä

Työvoimanvuokraus = sisältää menokohdan 0532 (sisältyy osana myös em. kohtaan 05 ja 06 yhteensä)

Palkat kirjanpidon mukaan = sisältää menokohdan 01.

Tammi- heinäkuun raportti

Sosiaali- ja terveystoimen työvoiman muutos on tarkastelujaksolla ollut +61,8. Edellisessä seurannassa muutos oli + 66,1 (tammi- kesäkuu). Tämä luku sisältää henkilökunnan ulkoisen ja sisäisen siirtymisen sekä talkoovapaat. Mikäli talkoovapaita ei oteta huomioon, mutta siirrot otetaan, luku on 20,6.

Lisäksi seurantatietojen pohjalta voidaan todeta, että

- sairauspoissaoloprosentti on laskenut (v. 2008/  5,5 % ja v. 2009/  5,2 %)

- sijaistusprosentti on laskenut (v. 2008/ 64,3 % ja v. 2009/ 63,9 %)

- työpanos (kaikki poissaolot huomioitu) on noussut 4798,9:sta 4842,5:een

- palkkamenot kirjanpidon mukaan ovat tarkastelujaksolla nousseet 3,3 %

- työvoiman vuokraus on noussut 54,5 %

Tammi- elokuun raportti

Työvoiman muutos tarkastelujaksolla on ollut 46,8. Mikäli talkoovapaita ei oteta huomioon, mutta siirrot otetaan, luku on -0,5.

- sairauspoissaoloprosentti on laskenut (v. 2008/  5,3 % ja v. 2009/  5,1 %)

- sijaistusprosentti on laskenut (v. 2008/ 64,4 % ja v. 2009/ 63,1 %)

- työpanos (kaikki poissaolot huomioitu) on noussut 4792,3:sta 4797,7:ään

- palkkamenot kirjanpidon mukaan ovat tarkastelujaksolla nousseet 3,5 %

- työvoiman vuokraus on noussut 42,8 %

Ulkopuolisella rahoituksella palkatun henkilökunnan määrä

Työvoimaseurantaraportista ei ilmene kokonaisuudessaan ulkopuolisella rahoituksella palkatun työvoiman määrää, koska sitä ei ole tähän asti viety palkanlaskentajärjestelmään. Tarvittaessa tieto on saatu manuaalisesti työsopimuksista. Henkilöstöjohtajan 18.9.2009 tekemän päätöksen mukaisesti palkanlaskentajärjestelmään tullaan jatkossa viemään tieto niistä henkilöistä, joiden palkkaamiseen saadaan kokonaisuudessaan (100 %) ulkopuolinen rahoitus. Tämä parantaa seurantaa jatkossa, joskin vertailuvuoden 2008 tiedot pitää edelleen laskea käsin.

Yhteenveto

Alkuvuoden työvoimaseurantaraporttien perusteella on ennustettavissa, että mikäli työvoiman käyttö loppuvuoden aikana pysyy samanlaisena kuin alkuvuonna, koko vuotta koskeva seuranta tullee osoittamaan työvoiman laskua edelliseen vuoteen verrattuna jonkin verran (sisäiset ja ulkoiset siirtymät huomioon ottaen).

Seurannan kehittämisestä

Keskushallinnon henkilöstön vastuualue vastaa keskitettyjen henkilöstöseurantojen tuottamisesta. Nämä raportit tulee käsitellä lautakunnissa. Tavoitteena tulee olla, että seurannasta on hyötyä johdolle ja päätöksentekijöille. Seurannassa tulee hyödyntää tehokkaasti valmiita tietojärjestelmiä, jotta manuaalisen tiedon tuottaminen voidaan minimoida.

Suurimman ongelman raportointiin kuluvana vuonna on aiheuttanut 1.1.2009 tapahtunut organisaatiomuutos, mistä syystä kuluvaa ja edellistä kalenterivuotta koskevien vertailukelpoisten raporttien tuottaminen ei ole ollut mahdollista. Peruspalvelulautakunta kiinnitti asiaan huomiota kokouksessaan 26.8.2009.

Toimintayksiköiden ja tulosalueiden tietotarpeita varten mm. kaikki työvoimaseurantaraportit on syyskuussa tallennettu yhteiskäytössä olevalle levyasemalle, josta löytyvät myös yksityiskohtaiset raporttien lukuohjeet.

Viraston johto on käsitellyt raportoinnissa olevia ongelmia ja yhteistyössä henkilöstön vastuualueen kanssa pyrkii löytämään tavan selkeiden, vertailukelpoisten ja havainnollisten raporttien aikaansaamiseksi.

Vs. peruspalvelujohtaja Riitta Liuksa:

EhdotusPeruspalvelulautakunta päättää merkitä asian tiedoksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.