Palvelutuotantojohtaja Riitta Liuksa ja vs. toimistopäällikkö Ritva-Liisa Riitakorpi:

Turussa on ollut käytössä vanha keskuskoneympäristössä toimiva merkkipohjainen tietojärjestelmä, joka on sekä teknisesti että sovelluksena vanhentunut. Vanha käyttöympäristö on erittäin kallis ja sovelluksen ylläpito samoin sekä lisäksi liian haavoittuvainen. Uuteen tietojärjestelmään siirtymiselle ei ollut vaihtoehtoa. Uuteen järjestelmään siirtymistä on valmisteltu vuodesta 2007 lähtien ns. Tikka- projektina. Vastaava järjestelmä on käytössä mm. Espoossa, Tampereella ja Oulussa. Jokaisella kaupungilla on kuitenkin käytössään järjestelmästä jossain määrin oma sovellutuksensa. Uuteen järjestelmään siirtymistä on edeltänyt mittava koulutus, jonka kertauskoulutuksena siirrettiin vanhasta järjestelmästä asiakastietoja uuteen järjestelmään. Uusi järjestelmä otettiin rinnakkaiskäyttöön joulukuun puolessa välissä.

Suunnitelmana oli, että sosiaalityön tulosalueella siirrytään kokonaisuudessa uuden järjestelmän käyttöön 1.1.2009 lukien. Käyttöönotto ei onnistunut suunnitelmien mukaan ja siirryimme tammikuun alussa käyttämään vanhaa perhehuollon ohjelmaa. Uusi järjestelmä otettiin uudelleen käyttöön 12.1.2009. Tämän jälkeen järjestelmän toimivuutta on parannettu eri toimenpitein. Mm. palvelin on vaihdettu ja uusi toimivampi ohjelmaversio on otettu käyttöön.

Siirtyminen uuteen järjestelmään suunniteltiin huolella. Järjestelmän käyttöönotossa ilmenneet puutteet johtuvat useasta eri tekijästä. Järjestelmän vaihtoon liittyvään siirtymäaikaan pyrittiin varautumaan jo ennakolta em. koulutusten lisäksi. Tammikuussa 2009 toimeentulotukihakemuksia käsittelemään palkattiin 5 tilapäistä etuuskäsittelijää ja resurssien hallinnan vastuualueelta siirtyi yksi kanslisti etuuskäsittelyyn auttamaan laskujen käsittelyssä.

Muita syitä hakemusten käsittelyn viivästymiseen ovat:

• uuteen ohjelmaan totuttautumisen vaikeus
• kahden järjestelmän päällekkäiskäyttö
• vuodenvaihteen arkipyhät
• järjestelmien käyttöön liittyvät tekniset ongelmat
• sairas- ja vuosilomat helmi- maaliskuussa (vuosilomia ei suositeltu pidettäviksi käyttöönottoprosessin aikana)
• pätevien sijaisten puute
• uusien hakemusten merkittävä kasvu

Asiakassuunnitelmien tarkistus on saatettu ajoittaa kuukausien päähän, joten maksatukseen tarvittavat tiedot joudutaan tarkistamaan toistaiseksi myös vanhasta järjestelmästä. Uusien asiakassuunnitelmien tarkistuksen myötä tiedot tallentuvat kaikki uuteen järjestelmään, jolloin kaksoiskäytöstä päästään luopumaan. Tarkistukset ovat tehty lähes kokonaan kesään mennessä.

Uusien asiakkaiden toimeentulohakemuksia on tullut vuonna 2008 keskimäärin 9 päivässä vanhojen asiakkaiden hakemusten lisäksi. Helmikuussa 2009 uusia hakemuksia on tullut keskimäärin 12.4 päivässä ja maaliskuussa 14.3 päivässä. Tällaisten hakemusten käsittely edellyttää laajaa selvitystyötä. Kaiken kaikkiaan hakemuksia tulee kuukaudessa lähes 4000. Toimeentulotukea saaneita talouksia oli tammi-helmikuussa 2008 5.565 ja vuonna 2009 vastaavasti 5.355.

Etuuskäsittelijöistä, joita on yhteensä 34, 20 -24 henkilöä, käsittelee toimeentulotuen jatkohakemuksia. Käytössä 1.1 – 31.3 olleiden tilapäisten palkkaamislupien työntekijöiden työpanos on kohdistunut myös ohjelman muutosten myötä tulleiden lisätehtävien suorittamiseen esim. asiakkuuksien kirjaamiseen, laskujen käsittelyyn ja postitukseen.

Pitkittyneet käsittelyajat ovat vaikuttaneet puhelinsarjan ruuhkautumiseen. Puhelinsarjassa vastataan asiakaspuheluihin ja normaalisti puhelinsarjassa on työskennellyt viisi työntekijää nyt ajoittain jopa seitsemän. Tehtävät helpottuvat kevään myötä, kun siirrytään yhteen järjestelmään. Myös sijaisten järjestelmän käyttöön perehdyttäminen yleisesti on vienyt perustyöstä aikaisempaa enemmän voimavaroja.

Liite 1Toimeentulohakemusten käsittelyajat tammi – maaliskuussa 2008 ja 2009

Toimeentulotukiasioiden käsittelyn saattamiseksi lain edellyttämälle tasolle on ryhdytty seuraaviin toimenpiteisiin:

1. Ajalle 1.1. – 31.3.2009 on palkattu 5 tilapäistä etuuskäsittelijää ja ajalle 1.4.2009 -31.4.2009 10 tilapäistä etuuskäsittelijää, jotta muodostunut ruuhka saadaan purettua. Lisäksi opiskelijoiden toimeentulotukihakemusten käsittelyyn palkataan 1 etuuskäsittelijä ajalle 1.5 -31.8.2009 ja 2 etuuskäsittelijää ajalle 1.6 – 31.7.2009.
2. Palvelunumeron aukioloa supistetaan klo 9-15 (nyt 8.30 -16), jotta henkilöstölle jää aikaa etuuskäsittelyn muihin tehtäviin.
3. Pitkäaikaisille asiakkaille tehdään mikäli mahdollista 3 kuukauden toimeentulotukipäätökset. Tällä tavoin saadaan hakemusten määrää vähennettyä.
4. Uusien asiakkaiden jako aikuis- ja lapsiperheisiin, jotta asiakasjako on samanlainen kuin etuuskäsittelyssä tällä hetkellä.
5. Tietojärjestelmään liittyvät toimenpiteet. Sovellustoimittajan kanssa sovitaan kehittämishankkeiden toteutuksesta.
6. Tieto hakemusten käsittelyajoista laitetaan nettiin päivittäin.
7. Väliaikaisesti alueiden ja päivystyksen sosiaalityöntekijät ja toimistosihteerit osallistuvat hakemusten käsittelyyn.
8. Järjestelmän pääkäyttäjät osallistuvat uusien työntekijöiden perehdytykseen.

Palvelutuotantojohtaja Riitta Liuksa:

EhdotusPeruspalvelulautakunta päättää merkitä tiedokseen selvityksen toimeentulotuen käsittelyajoista ja hyväksyy omalta osaltaan tehdyt toimenpiteet ja suunnitelman käsittelyaikojen saattamisesta lainmukaiselle tasolle. Lisäksi lautakunta edellyttää, että 29.4.2009 kokouksessa esitetään selvitys tehdyistä toimenpiteistä ja niiden vaikutuksista.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.