Yleishallinto, hallintojohtaja Antti Perälä 16.2.2009:

 

Sosiaalikeskuksessa on käsitelty kaupungin logistista toimintamallia ja edellytetty jatkosuunnittelussa huomioon otettavaksi seuraavia asioita:

 

·Ateriapalvelujen uudelleen järjestely

·Avopalvelun asiakaskuljetukset

·Rahahuolto

·Etäpisteiden palvelut

·Sosiaalitoimen laitosten erityispiirteet varastoinnin ja hankintojen suhteen

·Selvitys siirtyvistä henkilöistä ja kalustosta

 

Terveyslautakunta käsitteli Turun kaupungin logistista toimintamallia kokouksessaan 29.4.2009. Lautakunta edellytti, että ennen päätöksen toimeenpanoa, on tehtävä jakelujärjestelmän osalta lisäselvitykset kaupunkitasoisesti seuraavista asioista:

·hallintokuntien palvelutarpeista, palvelun tasosta ja erityispiirteistä mm. lääkejakelu, näytteiden kuljettaminen laboratorioon, lähettipalvelu osa varsinaista toimintaa

·jakelujärjestelmästä

·vakioreiteistä aikatauluineen

·kaluston käytöstä

·asiakas- ja potilaskuljetuksista

·matkapalvelukeskuksen toiminnasta

·postin jakelusta, mm. posti pitää hakea työpisteistä

 

Hankinta- ja logistiikkakeskus on antanut vaadittuihin selvityksiin seuraavan lausunnon:

 

”Turun kaupungin sosiaalikeskus on antanut lausunnon Turun kaupungin logistisesta toimintamallista 23.04.2008 ja edellyttänyt seuraavia asioita huomioon otettavaksi jatkosuunnittelussa. Alla on eritelty lisäselvitystarpeet ja toimenpiteet joita on suoritettu.

 

1. Ateriapalvelujen uudelleen järjestely

ØTukipalveluateriat on kilpailutettu ja uusi toimintamalli otetaan käyttöön 02.03.2009 alkaen.

 

2. Avopalvelun asiakaskuljetukset

ØKäyty läpi erilaiset tarpeet yhteisissä tapaamisissa 19.12.2008 ja 29.01.2009, seuraava tapaaminen 26.02. Kartoitettu saunapalveluiden piirissä oleva henkilömäärä (265 asiakasta). Saunapalvelua suoritetaan Portsassa (maanantaisin ja keskiviikkoisin), Mäntyrinteessä (maanantaisin ja tiistaisin), Lehmusvalkamassa (maanantaisin), Kerttulissa (tiistaisin), Paattisilla (torstaisin) ja Runosmäessä (perjantaisin). Selvitetty myös päivittäiset dementiakuljetukset (Ruusukortteli, Seikonkatu, Lehmusvalkama, Tammikoti, Kotikunnas ja Folkhälsan), joissa toimintaa 5 päivää viikossa. Jatkossa myös selvitettävä mahdollisuudet laajentaa toimintaa ”7/24” periaatteella. Päiväsairaalakuljetukset ovat olleet terveystoimen hoidettavana ja nämä tulemme reitittämään uudella reittiohjelmalla uudelleen viikon 8 aikana. Lisäksi on erilaista kerhotoimintaa (mm. sävelkerho), joiden kuljetukset jatkuvat normaalisti. Seuraavassa tapaamisessa täsmennetään vielä yksityiskohtia ja varmistetaan toiminnan keskeytymätön jatko 01.04.2009 alkaen.

 

3. Rahahuolto

ØRahahuollon osalta on talouskeskuksen laskentapäällikön vetämä koko kaupungin kattava selvitys tekeillä. Siihen työhön on myös hankinta- ja logistiikkakeskus osallistunut. Tarkoituksena on määrittää kokonaisuus ja sen jälkeen hyödyntää kaupungin tulevaa jakeluverkostoa kuljetusten suorittamisessa. Kuljetusten osalta varmistetaan erityisesti turvallisuustekijät. Tähän kuljetustyöhön valitaan sopivimmat ja ammattitaitoisemmat kuljettajat. Myös ammattitaidon ylläpidon suhteen tullaan järjestämään erikoiskoulutusta mahdollisten ongelmatapausten varalle.

4. Etäpisteiden palvelut

ØEsimerkiksi Paattisten huoltokodin osalta palvelutarjontaa voidaan parantaa erityisesti käyntitiheyksien suhteen. Tämä hoidetaan myös vakiojakelureitistön avulla, johon kuuluu myös muiden hallintokuntien etäpisteitä. Etäpisteiden logistiikka tullaan muutenkin hoitamaan erityistarpeet huomioiden yhdistelyillä ja keskittämällä.

 

5. Sosiaalitoimen laitosten erityispiirteet varastoinnin ja hankintojen suhteen

Ø01.01.2009 lähtien on otettu käyttöön WebHansan varastotilaussovellus. Tämä mahdollistaa tilaamisen sähköisellä tilauslomakkeella ja näin vapauttaa aikaa tilaamisesta varsinaisten tehtävien hoitamiseen. Tilaajien ei tarvitse miettiä tai etsiä tuotteen hankintapaikkaa vaan ainoastaan määritellä tarve. Toiminta on ollut 01.01.2009 lähtien käytössä esimerkiksi kaikissa vanhainkodeissa. Kokemukset ovat olleet erittäin positiivisia ja käyttöä laajennetaan koordinoidusti, jotta myös varmistettaisiin kuljetusten synkronointi tilauksiin. Maaliskuun aikana vielä täsmennetään aikataulut (tilaus/toimitusrytmi) ja toiminta otetaan kokonaisuudessaan käyttöön 01.04.2009 sosiaali- ja terveystoimen osalta. Seuraavassa vaiheessa käynnistetään ”pilotit” joilla pyritään mahdollisimman nopeasti siirtymään sellaiseen toimintatapaan, jossa logistiikkaorganisaatio toteuttaa täydennyksen ilman, että hoitohenkilökunnan tarvitsee tilata itse mitään.

 

6. Selvitys siirtyvistä henkilöistä ja kalustosta

ØSiirtyvä henkilöt on määritetty nimike, virka/työsuhde, vakanssinumero, vakinainen/määräaikainen/sijainen tasolla

ØSiirrettävä kalusto on määritetty ajoneuvokohtaisesti

 

Turun kaupungin terveystoimi on antanut lausunnon Turun kaupungin logistisesta toimintamallista 22.04.2008 (4246-2008) ja edellyttänyt seuraavia asioita huomioon otettavaksi jatkosuunnittelussa. Alla on eritelty lisäselvitystarpeet ja toimenpiteet joita on suoritettu

 

1. Hallintokuntien palvelutarpeet, palvelun tasosta ja erityispiirteistä

ØEri hallintokuntien kuljetustarpeista tehtiin kysely yhteistyössä HALO -projektiryhmän kanssa syksyllä 2008. Kyselyn perusteella saatiin käsitys siitä miten eri hallintokunnissa, liikelaitoksissa ja itse jakelupisteissä toimitaan. Kyselyn perusteella voitiin myös todeta päällekkäisten toimintojen määrä kaupunkitasoisesti. Esimerkiksi samassa osoitteessa käydään kaupungin omalla kalustolla useamman kerran päivässä eri (tai jopa saman) hallintokunnan tai liikelaitoksen toimesta. Palvelutasotarpeita on täsmennetty tämän jälkeen ja niitä tullaan edelleen täsmentämään logistisen toimintamallin käyttöönoton myötä. Sosiaali- ja terveystoimen osalta palvelutarpeet on määritetty sillä laajuudella, että keskitetty logistinen toimintamalli voidaan käynnistää koko laajuudessa 01.04.2009 alkaen. On selvää, että toiminnan alettua tullaan päivittämään ja täsmentämään yksityiskohtia jatkuvasti muuttuvia tarpeita vastaaviksi.

2. Jakelujärjestelmä ja vakioreitit aikatauluineen

ØJakelujärjestelmä perustuu laadittaviin vakioreitteihin, jotka aikataulutetaan ja synkronoidaan tilaustoimintaan varastovalikoiman suhteen. Vakioreittien avulla saavutetaan huomattavasti nykyistä kustannustehokkaampi toiminta. Samalla myös huolehditaan kestävän kehityksen periaatteista kaupungin strategian mukaisesti. Vakioreitit laaditaan sitä tarkoitusta varten hankitulla ohjelmalla (ArcLogistics). Tällä samalla ohjelmalla laaditaan myös reitit esimerkiksi saunakuljetuksiin, dementiakuljetuksiin ja päiväsairaalaan. Päiväkotien kuljetusreitit tullaan myös kartoittamaan ohjelmalla. Ohjelman koulutuksiin on osallistunut sosiaali- ja terveystoimen osalta työnjohtaja Mika Ajalin ja ajojärjestelijä Lassi Lehtonen. Ohjelmaa ei vielä ole asennettu muualle kuin logistiikkapäällikön PC:hen. Vakioreittien lopullinen määrä varmistuu maaliskuun alkupuolella. Reitit testataan ja koeajetaan ennen käyttöönottoa 01.04.2009.

 

3. Kaluston käyttö

ØSosiaali- ja terveystoimen osalta ajoneuvoja esitetään siirrettäväksi 58 kpl. Kaupunkitasoisesti hankinta- ja logistiikkakeskukselle esitetään siirrettäväksi kokonaisuudessaan 182 ajoneuvoa 01.04.2009 alkaen. Tällä varmistetaan, että ajoneuvot ovat tarkoituksenmukaisessa käytössä ja myös ajoneuvojen käyttösuhdetta saadaan parannettua. Päällekkäisyyksien poistamisten johdosta voidaan myös hoitaa enemmän toimeksiantoja omana työnä. Henkilökuntaa ei kuitenkaan tulla lisäämään, vaan mahdolliset lisäresurssitarpeet hoidetaan töiden uudelleenjärjestelyn myötä. Vapautuvasta ajoneuvokalustosta tullaan luopumaan heti kun se on sopimusteknisesti mahdollista.

 

4. Asiakas- ja potilaskuljetukset

ØAsiakas- ja potilaskuljetukset hoidetaan keskitetysti. Kaikki toimeksiannot osoitetaan ajojärjestelijöille. Heidän tehtävänään on varmistaa ensimmäiseksi oman kaluston tilanne, jolla kuljetustarve ensisijaisesti täytetään. Mikäli oma kalusto on kaikki käytössä ajojärjestelijät huolehtivat siitä, että kuljetustarve tulee hoidettua kustannustehokkaimman sopimuskumppanin toimesta. Säännölliset asiakaskuljetukset hoidetaan myös reittiohjelman avulla.

 

5. Matkapalvelukeskuksen toiminta

ØHankinta- ja logistiikkakeskus seuraa aktiivisesti, mikäli matkapalvelukeskuksen kehittämisen suhteen tapahtuu jotain olennaista.

 

6. Postin jakelu

ØTurun kaupungin postitoiminnan kehittämisen suhteen on hankinta- ja logistiikkakeskus yhteistyössä eri hallintokuntien ja liikelaitosten kanssa aloittanut selvitystyön toimintatapojen yhtenäistämiseksi ja selkeyttämiseksi. Tavoitteena on 1)poistaa päällekkäisiä toimintoja, 2) yksinkertaistaa sopimusdokumentointia, 3) keskittää sopimusten hallinnointi, 4) ottaa käyttöön oikeat maksutavat, 5) vähentää sopimusnumeroiden määrää, 6) saada oikeat laskutukseen oikeat yksikkötiedot, 7) nopeuttaa muutosreagointia esimerkiksi uusien tuotekonseptien suhteen. Selvitetään myös sisäisen postin osalta parhaan mahdollisen toimintatavan käyttöönotto kaupunkitasoisesti. Tässä vaiheessa sosiaali- ja terveystoimen postitoiminnan parissa työskenteleviä henkilöitä ei esitetä siirtyväksi hankinta- ja logistiikkakeskukseen. Asiaan palataan kun koko kaupunkia kattava selvitystyö on valmistunut.

 

Hankinta- ja logistiikkakeskus on osaltaan suorittanut kaikki edellytetyt lisäselvitykset niiltä osin kuin se on ollut resursoinnin ja toimivallan suhteen mahdollista. Toiminnan siirtyessä kokonaisvaltaisesti hankinta- ja logistiikkakeskukseen toimintaa tullaan kehittämään edelleen tiiviissä yhteistyössä sosiaali- ja terveysviraston kanssa. Toiminnan varmistamiseksi laaditaan myös palvelutuotantosopimus, jossa yksityiskohtaisesti määritellään velvoitteet ja vastuut.”

 

Hankinta- ja logistiikkakeskuksen lausunnon lisäksi on syytä todeta, että hankinta- ja logistiikkakeskus ei tule laskuttamaan kaupungin omana työnä tehdystä työstä kaupungin hallintokuntia. Määrärahasiirrot sekä siirtyvien henkilöiden määrittely on osittain vielä kesken.

 

Peruspalvelujohtaja Markku Suokas:

 

Ehdotus       Peruspalvelulautakunta merkitsee hankinta- ja logistiikkakeskuksen antaman selvityksen tiedokseen.