Nuorisopalvelupäällikkö Toni Ekroos:

Turun kaupungin vapaa-aikatoimialan nuorisopalvelut aloitti vuosikellonsa

mukaisesti alkuvuonna 2020 valmistelutyön strategian päivitystä varten. Korona-pandemian aiheuttama poikkeustilanne aiheutti merkittäviä muutoksia nuorisopalvelujen sekä turkulaisten nuorten toimintaympäristössä. Näiden muutosten tunnistamiseksi ja toimintaympäristön tilannekuvan selkeyttämiseksi nuorisopalvelut toteutti Humap Consultation oy:n johdolla toimintaympäristön päivitysprosessin toukokuussa 2020 (nuorisotoimenjohtajan päätös diaarinumero 5184-2020).

Toimintaympäristön päivitystyö tehtiin ”Tulevaisuustyön” nimellä ja siinä käytiin digitaalisen alustan avulla laajaa keskustelua nuorisotyön tavoitteista ja poikkeustilan havainnoista eri tahojen kesken. Prosessi oli erittäin onnistunut ja se tuotti paljon materiaalia strategiatyön jatkoksi mutta osoitti myös laaja-alaisen keskustelun hyödyllisyyden. Koska kevään kokemukset yhteisestä kehittämisestä ja keskustelusta olivat hyviä ja koska koronapandemian poikkeusolojen jatko aiheutti epävarmuutta, nuorisopalvelut pyysi tarjousta tuesta strategian jalkauttamiseen.

Prosessin suunnittelun ja toteutuksen tueksi nuorisopalvelut on pyytänyt ehdotuksia kahdelta taholta, joilla molemmilla on hyvä tuntemus nuorisopalveluista organisaationa sekä selkeä ymmärrys nuorisopalveluiden tulevaisuuden suunnasta:

Humap Consultation Oy

Gofore Finland Oyj

Tarjousta pyydettiin strategian konkretisoimiseen toiminnaksi (ml. uudet ideat, kokeilut, tavoitteet ja mittarit).

Lisäksi edellytettiin, että työ tehdään osallistamalla koko organisaatio tiimeittäin ja työssä huomioidaan tiukkeneva taloustilanne, kumppanuusyhteistyön syventäminen sekä nuorten vahvempi osallistaminen toimintasuunnitelmien luomisessa. Strategian jalkauttamistyössä haluttiin soveltaa oppivaa strategia-ajattelua ja syventää tämän menetelmän käytäntöjä.

Strategian jalkauttamistyön aikatauluksi asetettiin elo-joulukuu 2020.

Ehdotuksen jättivät sekä Humap Consultation Oy että Gofore Finland Oyj. Kumpikin ehdotus täytti riittävältä osin nuorisopalvelujen työlle asettamat vaatimukset.

Humap Consultation Oy:n tarjouksen yhteenveto sekä hinta

Suunnittelu ja yhteiskehittely

·        Kokonaisuuden vaiheittainen yhteiskehittely asiakkaan kanssa

o   5 x 160 € (1h kehittämistyö) = 800 €

o   Sisältää arvion ohjausryhmän kanssa työskentelyyn käytettävästä ajasta

Digitaalinen fasilitointi ja konsultointi

·        Digitaalinen fasilitointi 7:ssa vaiheessa (ks. s. 4) kahden konsultin ohjauksessa 7 x 600 € = 4 200 €

·        Kehittämistilaisuudet johdon ja esimiesten kanssa

o   Sisältää johtoryhmätyöpajat 2 x 1,5h (á 349 €) ja esimiestyöpajat 3 x 2h (á 349 €) 1 047 € + 2 094 € = 3 141 €

·        Howspace-digialustan rakentaminen ja lisenssi osallistujille (organisaation sisäiset ja ulkoiset osallistujat) elokuu-joulukuun ajaksi 2020 = 2 000 €

YHTEENSÄ 10 141 € Arvonlisä (24 %) lisätään hintaan

Gofore Finland Oyj:n tarjouksen yhteenveto ja hinta:

Työmääräarvio suunnitelman mukaisten vaiheiden 1-2 läpiviemiseksi

o   Vaihe 1. “muutoksen roadmap” 2htp, sisältää 4-6 h workshopin johtoryhmän kanssa

o   Vaihe 2. “esihenkilöiden valmennus” 8 htp

o   Tuntihinta ylimenevälle työlle 230 € + alv. Ylimenevä työaika laskutetaan tuntiveloitteisesti. Ylimenevästä työstä sovitaan erikseen asiakkaan kanssa.

YHTEENSÄ työvaiheiden 1 ja 2 läpivienti 7600 € + alv

Kummassakin tarjouksessa työn suoritustapa on osallistava ja yhteisöllinen ja työprosessi on suunniteltu siten, että nuorisopalvelujen organisaation ymmärrys strategian painopisteistä ja kyky niiden käytännön toteuttamiseen vahvistuu. Kumpikin taho on lisäksi toiminut nuorisopalveluiden strategiatyön tukena, joten nuorisopalvelut on organisaationa ja tulevaisuuden päämääriltään tuttu. Tämä myös näkyi positiivisella tavalla kummassakin tarjouksessa.

Gofore Oyj:n tarjouksen työtuntiarvio oli matalampi ja tarjous oli hinnaltaan siten myös halvempi. Humap Consultation Oy:n tarjous oli työtunneiltaan laajempi ja hintavampi mutta sisälsi digitaalinen työskentelyalusta käytön, joka mahdollistaa nopean ja joustavan työskentelyn isojenkin henkilömäärien kanssa. Tästä oli nuorisopalveluilla myös hyviä kokemuksia kevään työskentelyn aikana.

Humap Consultation Oy:n tarjous erottuu edukseen käytettävissä olevan sähköisen alustan ja tekoälyn yhdistämisellä, joka mahdollistaa kuulla ja osallistaa suuremman lukumäärän sidosryhmiä ja nuoria. Tekoäly mahdollistaa myös saadun laajan tietomäärän tehokkaan käsittelyn. Epävarmassa tilanteessa etätyöskentelyn varmistaminen on myös tärkeä peruste.

Ehdotus:

Nuorisopalvelut päättää hankkia toimintaympäristöanalyysin päivittämisessä tarvittavan tukipalvelun Humap Consultation Oy:ltä hintaan 10 141 € (alv 0 %).

Liite 1Gofore Finland Oyj:n tarjous

Liite 2Humap Consultation Oy:n tarjous

Nuorisopalvelujohtaja Annina Lehtiö-Vainio:

PäätösPäätin, että nuorisopalvelujen toimintaympäristön päivityksessä tarvittava tukipalvelu hankintaan Humap Consultation Oy:ltä yllä olevan esityksen mukaisesti hintaan   10 141 € (alv 0 %). Kustannukset maksetaan kustannuspaikalta 25002.