Liite 1
VALMIUSSUUNNITELMA
Viestintä:
Poikkeusolojen viestintää koskevat samat periaatteet kuin normaaliolojen viestintää: avoimuus, aktiivisuus ja luotettavuus. Poikkeusoloissa tarve saada tietoa korostuu, joten tiedottamisen nopeuteen ja aktiivisuuteen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Tämä ei saa johtaa huolimattomuuteen eikä virheellisen tiedon julkistamiseen.
Palveluiden sujuva uudelleenjärjestely edellyttää nopeasti reagoivaa sisäistä viestintää ja tiedottamista yhteistyökumppaneille.
Henkilökunta informoi havaitsemistaan poikkeustilanteista heti esimiehilleen ja esimiehet nuorisopalvelujohtajalle ja johtoryhmälle.
Sisäisen ja ulkoisen viestinnän toimenpiteet ja työkalut valitaan sen mukaan, kuinka merkittäväksi / vakavaksi tapahtuma arvioidaan. Kaikissa tapauksissa varaudutaan vastaamaan median kysymyksiin ja tiedotetaan tapahtumasta tarpeen mukaan ajantasaisesti henkilökunnalle intranetissä ja tarvittaessa sähköpostilla sekä työpaikkakokouksissa.
Viestinnän perusjärjestelmänä käytetään normaaliolojen viestijärjestelmää, sitä tarpeellisilta osin täydentäen.
Poikkeusolojen viestinnän tavoitteena on pitää nuorisopalveluiden työntekijät ja yhteistyökumppanit jatkuvasti tietoisina tilanteesta. Samalla halutaan varmistaa, että julkisuudessa syntyy oikea mielikuva tilanteesta ja nuorisopalveluiden näkemys tilanteen syistä, seurauksista ja toimenpiteiden oikeellisuudesta tulee riittävän selkeästi esille.
Nuorisopalveluita koskevissa tilanteissa ulkoisille yhteistyökumppaneille ja medialle tiedottamisesta vastaa nuorisopalvelujohtaja. Viestintätoimenpiteet hoidetaan yhdessä viestinnänsuunnittelijan kanssa, joka avustaa tiedotusmateriaalin tuottamisessa ja toimittamisessa eteenpäin. Erilaisissa onnettomuustilanteissa tiedotusvastuu kuuluu pelastustöistä vastaavalle viranomaiselle.
UHKAKUVA:SÄHKÖKATKOS
| VAIKUTTAVUUSJAKSO | ||
| PÄIVÄ / TAI LYHYEMPI AIKA | VIIKKO | KUUKAUSI |
1.HALLINTO- JA TUKIPALVELUT | Tapauskohtainen arviointi. | Hallinto- ja tukipalveluita voidaan antaa ainoastaan rajoitetusti. | Hallinto- ja tukipalveluita ei voida antaa. Ohjeistus vapaa-aikatoimialan johtajalta. |
2.NUORTEN TYÖPAJA FENDARI | Tapauskohtainen arviointi. Toiminta mahdollisimman normaalia. Kynttilöitä ei saa käyttää. Taskulamput hankittu 1 / työtila. Patteriradio hankittu Fendariin. Jollei muilla kommunikaatiovälineillä saa tarvittaessa yhteyttä minnekään, kuunnellaan radiota. | Toiminta keskeytetään ko.tilassa. Pyritään järjestämään korvaavaa toimintaa muualla. Ohjeistus nuorisopalvelujohtajalta. | Pyritään järjestämään korvaavaa toimintaa muualla. Ohjeistus nuorisopalvelujohtajalta. |
3.LEIRIALUEET | Tapauskohtainen arviointi. Tarvittaessa nuorisotoimi organisoi evakuoinnin. | Leirivuorot perutaan. | Leirivuorot perutaan. |
4.LÄHIPALVELUT | Tapauskohtainen arviointi. Toiminta mahdollisimman normaalia. Kynttilöitä ei saa käyttää. Taskulamput ja patteriradiot hankittu, 1 / tila. Jollei muilla kommunikaatiovälineillä saa tarvittaessa yhteyttä minnekään, kuunnellaan radiota. | Tapauskohtainen arviointi. Nuorisotiloja voidaan sulkea ja työntekijöitä siirretään toisiin tiloihin. Ohjeistus nuorisopalvelujohtajalta. | Pyritään järjestämään korvaavaa toimintaa muualla. Ohjeistus nuorisopalvelujohtajalta. |
5.AAMU- JA ILTAPÄIVÄTOIMINTA | Tapauskohtainen arviointi. Toiminta mahdollisimman normaalia. Lasten kanssa sisällä, jos valo riittää. Muuten ulkona. Kynttilöitä ei saa käyttää. Taskulamput ja patteriradiot hankittu tiloihin, 1 / tila. Jollei muilla kommunikaatiovälineillä saa tarvittaessa yhteyttä minnekään, kuunnellaan radiota. | Jos sähkökatkos on paikallinen, hoidetaan IPPE-lasten ja ohjaajien kuljetus toiseen tilaan. Mikäli sähkökatkos on laaja, toimintaa ei järjestetä usean päivän sähkökatkostilanteissa. | Toimintaa ei järjestetä sähkökatkon pitkittyessä, mikäli ei löydy korvaavaa tilaa muualta. |
6.SKEITTIHALLI | Tapauskohtainen arviointi. Toiminta mahdollisimman normaalia. Kynttilöitä ei saa käyttää. Taskulamppu ja patteriradio hankittu tilaan. Jollei muilla kommunikaatiovälineillä saa tarvittaessa yhteyttä minnekään, kuunnellaan radiota. | Toiminta keskeytetään. Ohjeistus nuorisopalvelujohtajalta. | Toiminta keskeytetään. Ohjeistus nuorisopalvelujohtajalta. |
7.SEIKKAILUPUISTO | Tapauskohtainen arviointi. Toiminta mahdollisimman normaalia. Kynttilöitä ei saa käyttää. Taskulamput hankittu, 1 / toimitila. Patteriradio hankittu Seikkailupuistoon. Jollei muilla kommunikaatiovälineillä saa tarvittaessa yhteyttä minnekään, kuunnellaan radiota. | Toiminta keskeytetään. Ohjeistus nuorisopalvelujohtajalta. | Toiminta keskeytetään. Ohjeistus nuorisopalvelujohtajalta. |
8.NUORTEN TAIDE- JA TOIMINTATALO VIMMA | Tapauskohtainen arviointi. Toiminta mahdollisimman normaalia. Kynttilöitä ei saa käyttää. Taskulamput hankittu, 1 / kerros. Patteriradio hankittu Vimmaan. Jollei muilla kommunikaatiovälineillä saa tarvittaessa yhteyttä minnekään, kuunnellaan radiota. | Toiminta keskeytetään. Ohjeistus nuorisopalvelujohtajalta. | Toiminta keskeytetään. Ohjeistus nuorisopalvelujohtajalta. |
UHKAKUVA: TILAT KÄYTTÖKELVOTTOMAT
| VAIKUTTAVUUSJAKSO | ||
| PÄIVÄ / TAI LYHYEMPI AIKA | VIIKKO | KUUKAUSI / PIDEMPI AIKA |
1.HALLINTO- JA TUKIPALVELUT | Ydintoiminnat pyritään järjestämään muissa toimipisteissä. | Ydintoiminnat pyritään järjestämään muissa toimipisteissä. | Ydintoiminnat pyritään järjestämään muissa toimipisteissä. Etätyön mahdollisuus? |
2.NUORTEN TYÖPAJA FENDARI | Pyritään järjestämään korvaavaa toimintaa muualla. | Pyritään järjestämään korvaavaa toimintaa muualla. | Pyritään järjestämään korvaavaa toimintaa muualla. |
3.LEIRIALUEET | Toimintaa ei järjestetä. Vuorot perutaan. | Toimintaa ei järjestetä. Vuorot perutaan. | Toimintaa ei järjestetä. Vuorot perutaan. |
4.LÄHIPALVELUT | Toimintaa ulkona tai muissa tiloissa. Järjestövuorot perutaan vuokrattavista tiloista. | Toimintaa ulkona tai muissa tiloissa. Järjestövuorot perutaan vuokrattavista tiloista. | Pyritään järjestämään korvaava tila toiminnoille tai tila suljetaan ja työntekijät siirretään muihin tiloihin. |
5.AAMU- JA ILTAPÄIVÄTOIMINTA | Toimintaa ulkona tai muissa tiloissa. Lasten vanhemmille informoidaan muutoksista. | Korvaavat tilat toiminnalle. | Korvaavat tilat toiminnalle. |
6.SKEITTIHALLI | Toiminta siirretään mahdollisuuksien mukaan muihin skeittipaikkoihin. | Toiminta siirretään mahdollisuuksien mukaan muihin skeittipaikkoihin. | Toiminta siirretään mahdollisuuksien mukaan muihin skeittipaikkoihin. |
7.SEIKKAILUPUISTO | Toimintaa ulkona tai muissa tiloissa. | Toiminnat mahdollisuuksien mukaan muissa tiloissa tai ulkona. | Toiminnat mahdollisuuksien mukaan muissa tiloissa tai ulkona. |
8.NUORTEN TAIDE- JA TOIMINTATALO VIMMA | Toiminnat mahdollisuuksien mukaan muissa tiloissa tai ulkona. | Toiminnat mahdollisuuksien mukaan muissa tiloissa tai ulkona. | Toiminnat mahdollisuuksien mukaan muissa tiloissa tai ulkona. |
UHKAKUVA: TIETOLIIKENNE EI TOIMI / TIETOJÄRJESTELMÄT EIVÄT OLE KÄYTETTÄVISSÄ
| VAIKUTTAVUUSJAKSO | ||
| PÄIVÄ/ TAI LYHYEMPI AIKA | VIIKKO | KUUKAUSI |
1.HALLINTO- JA TUKIPALVELUT | Tehdään niitä töitä, joita voidaan tehdä ilman tietojärjestelmiä. Pyritään järjestämään toimivat työskentelymahdollisuudet muualla. | Tehdään niitä töitä, joita voidaan tehdä ilman tietojärjestelmiä. Pyritään järjestämään toimivat työskentelymahdollisuudet muualla. | Pyydetään ohjeistusta IT-toiminnasta ja / tai keskushallinnolta. |
2.NUORTEN TYÖPAJA FENDARI | Ei vaikutusta ydintoimintaan. | Tietoliikennettä vaativat tehtävät hoidetaan muissa tiloissa / muilla tavoilla. | Tietoliikennettä vaativat tehtävät hoidetaan muissa tiloissa / muilla tavoilla. |
3.LEIRIALUEET | Ei vaikutusta ydintoimintaan. | Varaus- ja laskutusjärjestelmä hoidetaan manuaalisesti. | Varaus- ja laskutusjärjestelmä hoidetaan manuaalisesti. |
4.LÄHIPALVELUT | Ei vaikutusta ydintoimintaan. | Ei vaikutusta ydintoimintaan. Varaus- ja laskutusjärjestelmä hoidetaan manuaalisesti. | Ei vaikutusta ydintoimintaan. Varaus- ja laskutusjärjestelmä hoidetaan manuaalisesti. |
5.AAMU- JA ILTAPÄIVÄTOIMINTA | Ei vaikutusta ydintoimintaan. | Ei vaikutusta ydintoimintaan. | Ei vaikutusta ydintoimintaan. |
6.SKEITTIHALLI | Ei vaikutusta ydintoimintaan. | Ei vaikutusta ydintoimintaan. | Ei vaikutusta ydintoimintaan. |
7.SEIKKAILUPUISTO | Ei vaikutusta ydintoimintaan. Tehdään niitä töitä mitä voidaan tehdä ilman tietojärjestelmiä. | Ei vaikutusta ydintoimintaan. Tehdään niitä töitä mitä voidaan tehdä ilman tietojärjestelmiä. | Pyydetään ohjeistusta IT-toiminnasta. |
8.NUORTEN TAIDE- JA TOIMINTATALO VIMMA | Tehdään niitä töitä mitä voidaan tehdä ilman tietojärjestelmiä. Varausjärjestelmä pois käytöstä. | Tehdään niitä töitä mitä voidaan tehdä ilman tietojärjestelmiä. Varausjärjestelmä pois käytöstä. | Pyydetään ohjeistusta IT-toiminnasta. |
UHKAKUVA: HENKILÖKUNTA VAIN OSITTAIN KÄYTETTÄVISSÄ
| VAIKUTTAVUUSJAKSO | ||
| PÄIVÄ/ TAI LYHYEMPI AIKA | VIIKKO | KUUKAUSI |
1.HALLINTO- JA TUKIPALVELUT | Työtehtävät jaetaan tehtävistä riippuen paikalla olevien työntekijöiden kesken. | Työtehtävät jaetaan tehtävistä riippuen paikalla olevien työntekijöiden kesken. | Työtehtävät jaetaan tehtävistä riippuen paikalla olevien työntekijöiden kesken. Lisäksi hallinto- ja henkilöstöasioiden hoito varmistetaan tarvittavin sijaisjärjestelyin vapaa-aikatoimialan sisällä. |
2.NUORTEN TYÖPAJA FENDARI | Työtehtävät jaetaan tehtävistä riippuen paikalla olevien työntekijöiden kesken. | Työtehtävät jaetaan tehtävistä riippuen paikalla olevien työntekijöiden kesken. | Työtehtävät jaetaan tehtävistä riippuen paikalla olevien työntekijöiden kesken. Tarvittaessa hoidetaan sijaisjärjestelyin. |
3.LEIRIALUEET | Ei vaikutusta ydintoimintaan. | Ei vaikutusta ydintoimintaan. | Hoidetaan sijaisjärjestelyin. Tarvittaessa henkilöstövajaus hoidetaan ostopalveluna. |
4.LÄHIPALVELUT | Jos henkilökuntaa ei ole riittävästi, nuorisotiloja voidaan sulkea ja työntekijöitä siirretään toisiin tiloihin. | Jos henkilökuntaa ei ole riittävästi, nuorisotiloja voidaan sulkea ja työntekijöitä siirretään toisiin tiloihin. | Jos henkilökuntaa ei ole riittävästi, nuorisotiloja voidaan sulkea ja työntekijöitä siirretään toisiin tiloihin. |
5.AAMU- JA ILTAPÄIVÄTOIMINTA | Hoidetaan sijaisjärjestelyin. | Hoidetaan sijaisjärjestelyin. | Hoidetaan sijaisjärjestelyin. Tarvittaessa yhdistetään kerhoja ja/tai henkilöstövajaus hoidetaan ostopalveluna. |
6.SKEITTIHALLI | Tila suljettuna. | Tila suljettuna. | Hoidetaan sijaisjärjestelyin. |
7.SEIKKAILUPUISTO | Työtehtävät jaetaan tehtävistä riippuen paikalla olevien työntekijöiden kesken. | Työtehtävät jaetaan tehtävistä riippuen paikalla olevien työntekijöiden kesken. | Työtehtävät jaetaan tehtävistä riippuen paikalla olevien työntekijöiden kesken. Tarvittaessa hoidetaan sijaisjärjestelyin. |
8.NUORTEN TAIDE- JA TOIMINTATALO VIMMA | Työtehtävät jaetaan tehtävistä riippuen paikalla olevien työntekijöiden kesken. | Työtehtävät jaetaan tehtävistä riippuen paikalla olevien työntekijöiden kesken. | Työtehtävät jaetaan tehtävistä riippuen paikalla olevien työntekijöiden kesken. Tarvittaessa hoidetaan sijaisjärjestelyin. |
UHKAKUVA: VESIHUOLLON HÄIRIINTYMINEN
| VAIKUTTAVUUSJAKSO | ||
| PÄIVÄ/ TAI LYHYEMPI AIKA | VIIKKO | KUUKAUSI |
1.HALLINTO- JA TUKIPALVELUT | Tapauskohtainen arviointi. Tiedossa oleviin vesikatkoksiin tulee varautua. Äkillisen katkoksen jatkuessa usean tunnin ajan, palvelua ei tarjota. | Hallinto- ja tukipalveluita ei voida antaa ko. tiloissa. | Hallinto- ja tukipalveluita ei voida antaa ko. tiloissa. |
2.NUORTEN TYÖPAJA FENDARI | Tapauskohtainen arviointi. Tiedossa oleviin vesikatkoksiin tulee varautua. Äkillisen katkoksen jatkuessa usean tunnin ajan, palvelua ei tarjota. | Toiminta keskeytettävä ko. tilassa ja järjestetään korvaavaa toimintaa muualla. | Toiminta keskeytettävä ko. tilassa ja järjestetään korvaavaa toimintaa muualla. |
3.LEIRIALUEET | Tapauskohtainen arviointi. Tiedossa oleviin vesikatkoksiin tulee varautua. Äkillisen katkoksen jatkuessa usean tunnin ajan, palvelua ei tarjota. Ahtelassa vedensaanti varmistetaan aggregaatin avulla. | Toiminta keskeytettävä paitsi Ahtelassa, jossa toiminta arvioidaan viikkokohtaisesti.
| Toiminta keskeytettävä ko. tilassa ja järjestetään mahdollisuuksien mukaan korvaavaa toimintaa muualla. |
4.LÄHIPALVELUT | Tapauskohtainen arviointi. Tiedossa oleviin vesikatkoksiin tulee varautua. Äkillisen katkoksen jatkuessa usean tunnin ajan, palvelua ei tarjota. | Nuorisotiloja voidaan sulkea ja työntekijöitä siirretään toisiin tiloihin. | Toiminta keskeytettävä ko. tilassa ja järjestetään korvaavaa toimintaa muualla. |
5.AAMU- JA ILTAPÄIVÄTOIMINTA | Tapauskohtainen arviointi. Tiedossa oleviin vesikatkoksiin tulee varautua. Äkillisen katkoksen jatkuessa usean tunnin ajan, palvelua ei tarjota. | Tila suljetaan ja toiminta siirretään muihin tiloihin. | Toiminta keskeytettävä ko. tilassa ja järjestetään korvaavaa toimintaa muualla. |
6.SKEITTIHALLI | Tapauskohtainen arviointi. Tiedossa oleviin vesikatkoksiin tulee varautua. Äkillisen katkoksen jatkuessa usean tunnin ajan, palvelua ei tarjota. | Toiminta keskeytettävä. | Toiminta keskeytettävä ko. tilassa ja järjestetään korvaavaa toimintaa muualla. |
7.SEIKKAILUPUISTO | Tapauskohtainen arviointi. Tiedossa oleviin vesikatkoksiin tulee varautua. Äkillisen katkoksen jatkuessa usean tunnin ajan, palvelua ei tarjota. | Tila suljetaan ja toiminta siirretään muihin tiloihin. | Toiminta keskeytettävä ko. tilassa ja järjestetään korvaavaa toimintaa muualla. |
8.NUORTEN TAIDE- JA TOIMINTATALO VIMMA | Tapauskohtainen arviointi. Tiedossa oleviin vesikatkoksiin tulee varautua. Äkillisen katkoksen jatkuessa usean tunnin ajan, palvelua ei tarjota. | Tila suljetaan ja toiminta siirretään muihin tiloihin. | Toiminta keskeytettävä ko. tilassa ja järjestetään korvaavaa toimintaa muualla. |
UHKAKUVA: KAUKOLÄMMÖN TOIMITUSHÄIRIÖ
| VAIKUTTAVUUSJAKSO | ||
| PÄIVÄ/ TAI LYHYEMPI AIKA | VIIKKO | KUUKAUSI |
1.HALLINTO- JA TUKIPALVELUT | Ei vaikutusta ydintoimintaan. | Pyritään järjestämään korvaava lämmitysjärjestelmä. Muuten hallinto- ja tukipalveluita ei voida antaa ko. tiloissa kylmänä vuodenaikana. | Pyritään järjestämään korvaava lämmitysjärjestelmä. Muuten hallinto- ja tukipalveluita ei voida antaa ko. tiloissa, jolloin on löydettävä korvaava tila kylmänä vuodenaikana. |
2.NUORTEN TYÖPAJA FENDARI | Ei vaikutusta ydintoimintaan. | Pyritään järjestämään korvaava lämmitysjärjestelmä. Muuten toimintaa ei voida toteuttaa ko. tiloissa kylmänä vuodenaikana. Järjestetään korvaavaa toimintaa muualla. | Toiminta keskeytettävä ko. tilassa ja järjestetään korvaavaa toimintaa muualla kylmänä vuodenaikana. |
3.LEIRIALUEET | Ei vaikutusta ydintoimintaan. | Ei vaikutusta ydintoimintaan. | Ei vaikutusta ydintoimintaan. |
4.LÄHIPALVELUT | Ei vaikutusta ydintoimintaan. | Pyritään järjestämään korvaava lämmitysjärjestelmä. Muuten toimintaa ei voida toteuttaa ko. tiloissa kylmänä vuodenaikana. | Tila suljetaan ja toiminta siirretään muihin tiloihin kylmänä vuodenaikana. |
5.AAMU- JA ILTAPÄIVÄTOIMINTA | Ei vaikutusta ydintoimintaan. | Pyritään järjestämään korvaava lämmitysjärjestelmä. Muuten toimintaa ei voida toteuttaa ko. tiloissa kylmänä vuodenaikana. | Tila suljetaan ja toiminta siirretään muihin tiloihin kylmänä vuodenaikana. |
6.SKEITTIHALLI | Ei vaikutusta ydintoimintaan. | Ei vaikutusta ydintoimintaan. | Ei vaikutusta ydintoimintaan. |
7.SEIKKAILUPUISTO | Ei vaikutusta ydintoimintaan. | Pyritään järjestämään korvaava lämmitysjärjestelmä. Muuten toimintaa ei voida toteuttaa ko. tiloissa kylmänä vuodenaikana. | Tila suljetaan ja toiminta siirretään muihin tiloihin kylmänä vuodenaikana. |
8.NUORTEN TAIDE- JA TOIMINTATALO VIMMA | Ei vaikutusta ydintoimintaan. | Pyritään järjestämään korvaava lämmitysjärjestelmä. Muuten toimintaa ei voida toteuttaa ko. tiloissa kylmänä vuodenaikana. | Toiminta keskeytettävä ko. tilassa ja järjestetään korvaavaa toimintaa muualla kylmänä vuodenaikana. |
UHKAKUVA: PANDEMIA TAI MUU LAAJA-ALAINEN TARTUNTATAUTITILANNE: Priorisoidaan toiminnot ja jatketaan toimintaa töissä olevan henkilökunnan kesken. Odotetaan ohjeistusta terveydenhuollosta.
UHKAKUVA: PÄIVITTÄISTAVARAJAKELUN HÄIRIÖ: Vimman kahvila kiinni, jos häiriö jatkuu viikon tai kauemmin. Ohjeistetaan aamu- ja iltapäivätoiminnan asiakkaiden huoltajia tilanteen mukaan esim. eväistä.
UHKAKUVA: MYRSKY: Nuorisotoimi evakuoi tarvittaessa leirialueiden asiakkaat suojaan. Lapset ja nuoret pidetään sisätiloissa myrskyn ajan.
UHKAKUVA: ASEELLINEN VÄLIKOHTAUS: Ks. Allianssin kriisityöryhmän valtakunnallinen suunnitelma.