Nuorisotoimenjohtaja Annina Lehtiö-Vainio ja osastopäällikkö Ritva Jykelä:

Nuorisotoimen voimassa olevan johtosäännön (kv 12.3.2007 § 50) mukaan nuorisolautakunta päättää nuorisotoimen organisaatiosta ja antaa toimintasäännöllä tai erillisillä päätöksillä tarvittavat määräykset vastuualueiden ja yksiköiden tehtävistä ja toimivallasta.

Nuorisolautakunta on käsitellyt nuorisotoimen palvelukokonaisuuksien ja organisaation kehittämistä 28.4.2011 § 57. Sopimusohjaus sekä palvelujen ja organisaation kehittäminen olivat aiheina nuorisolautakunnan talousseminaareissa 3 - 4.6.2010 ja 10.5.2011 sekä talousarviokokouksissa 31.8.2011 § 112 ja 13.9.2011 § 118. Sopimusjärjestelmästä ja Strategisesta palvelusopimuksesta (SPS) hyväksyttiin ehdotukset kaupunginhallitukselle 27.10.2011 § 125. Samassa kokouksessa § 126 päätettiin ehdotuksesta uudeksi johtosäännöksi. Lokakuussa 2010 käynnistettiin nuorisotoimen palvelujen ja organisaation kehittämishanke, jota on työstetty sekä eri organisaatioyksiköiden edustajista kootussa kehittämisryhmässä että johtoryhmässä. Luonnoksia palvelukokonaisuuksista ja vastuualueista on esitelty nuorisotoimen esimiehille 17.3.2011 ja 21.9.2011. Nuorisotoimen yhteistyöelimessä on käsitelty tilannekatsaus nuorisotoimen kehittämisestä sekä talousarvion aikataulut ja sopimusohjaus 30.5.2011 ja uusi organisaatio –luonnos 5.9.2011.

Palvelujen ja organisaation kehittämishanke

Nuorisotoimen organisaation kehittämishankkeen tavoitteena oli luoda suuntaviivat organisaation kehittämiselle siten, että uusi organisaatio huomioisi aiempaa paremmin asiakastarpeet, tukisi sopimusohjausmalliin siirtymistä sekä parantaisi toiminnan tehokkuutta ja resurssien kohdentamista. Työ toteutettiin joulukuun 2010 – syyskuun 2011 välisenä aikana Nuorisotoimen avainhenkilöiden sekä PwC:n asiantuntijoiden yhteistyönä.

Kehittämishankkeen alkuvaiheessa haastateltiin sekä nuorisotoimen edustajia että keskeisten yhteistyötahojen edustajia. Organisaation osalta tavoitteiksi asetettiin seuraavat:

·turhien tasojen välttäminen, selkeä rakenne ja vastuusuhteet

·tukipalvelujen ja hallinnon keskittäminen

·ydintoimintojen painottaminen – nuorten palvelut tärkeimmäksi

·resurssien joustava käyttö ja uudelleen suuntaaminen asiakaslähtöisesti.

Kehittämistyön lopputuloksena muodostettiin luonnos uudesta organisaatiorakenteesta, jossa sisällöntuotanto, palvelut sekä hallinto- ja tukipalvelut on järjestetty erillisiksi vastuualueiksi. Uusi organisaatio soveltuu myös talouden ja toiminnan ohjaukseen sopimuksilla. Viestintä ja ”yhteistyö” toteutetaan tiimimäisesti, jolloin siihen sisältyville tehtäväalueille määritellään tiimien vetäjät. Lisäksi muodostettiin tavoitteet uudelle organisaatiolle, kehityspolku uuden organisaation käyttöönotolle ja toimenpidesuunnitelma vuodelle 2011.

Uusi organisaatio

Nuorisoasiainkeskusta johtaa nuorisotoimenjohtaja.

Organisaatioehdotuksessa nuorisotoimenjohtajan alaisuudessa ovat seuraavat neljä vastuualuetta:

·Lasten ja nuorten kasvun tukeminen ja nuorten aikuisuuden vahvistaminen, joka vastaa nuorisotyön ja -politiikan strategisesta suunnittelusta, ohjauksesta, seurannasta ja arvioinnista,

·Kasvatuksellisen ohjaus ja sosiaalinen vahvistaminen, joka vastaa nuorisotyön operatiivisesta toteuttamisesta palvelukokonaisuuksissa,

·tukipalvelut ja

·hallintopalvelut.

Viestintä – ja ”yhteistyö” –tehtävät hoidetaan tiimimäisesti niin, että nimetään tiimin vetäjät, jotka huolehtivat oman tiiminsä tehtävien suunnittelusta ja toteuttamisen koordinoinnista. Tiimien vastuuhenkilöt ja jäsenet hoitavat toimintasäännössä tai tehtäväkuvauksissa määriteltyjä tehtäviään palvelukokonaisuuksien, tukipalveluiden tai hallintopalvelujen yksiköissä. Tiimimäisesti hoidettavia tehtäväkokonaisuuksia olisivat seuraavat;

·viestintä ja markkinointi,

·osallistaminen ja kuuleminen,

·nuorisotiedotus ja –neuvonta,

·verkkonuorisopalvelut,

·seudulliset nuorisopalvelut.

Uusi organisaatio vahvistaa nuorisotyön sisällöntuotantoa, jolloin suunnittelu on kaupungin ja nuorisotoimen strategisten linjausten mukaista ja suunnitelmien toteutumista palvelutuotannossa tuetaan, seurataan, arvioidaan ja raportoidaan. Nuorisotyöhön sisältyy nuorten omaehtoinen toiminta, nuorten kasvatuksellinen ohjaus sekä kulttuurinen, monikulttuurinen, kansainvälinen, liikunnallinen ja luova nuorisotoiminta. Nuorten palvelujen pääkohderyhmäksi on määritelty 7 – 18 –vuotiaat. Lisäksi järjestetään kohdennettuja, yksilöllisiä nuorisotyön palveluja rajatuille ja/tai erityistä tukea tarvitseville nuorille. Palvelukokonaisuudet vastaavat sisällöntuotannon suunnitelmien toteuttamisesta joustavasti, tehokkaasti ja asiakaslähtöisesti. Nuorille on alueellisia, helposti saavutettavia vapaa-ajan lähipalveluja, jotka toteutetaan nuorisotaloilla, kouluissa ja nuorten kokoontumispaikoilla. Keskitettyinä palveluina tarjotaan mm. media-, musiikki-, käden taidot-, skeitti-, teatteri- ja ruotsinkielistä, moottorihalli- ja leirialuetoimintaa. Seikkailupuisto on erikoistunut lasten ja perheiden vapaa-ajan toimintaan. Yksilöllistä neuvontaa, tukea ja ohjausta toteutetaan palvelupisteissä ja työpajatoiminnassa. Sosiaalisen median palveluita (Habbo-hotelli, aloitekanava, Pointti –sivut, Facebook jne.) kehitetään aktiivisesti. Yhteistyötä hyödynnetään toteuttamalla paikallisia, seudullisia tai valtakunnallisia palveluita kumppaneiden kanssa. Nuorisolain edellyttämää nuorten osallistamista ja kuulemista sekä viestintää ja markkinointia kehitetään vuorovaikutuksessa nuorten, kumppaneiden, vanhempien ja perheiden kanssa.

Vastuualueiden johtajina toimivien viranhaltijoiden vastuut ja tehtävät

Kunkin vastuualueen johtaja mahdollistaa, että muiden vastuualueiden johtajat voivat keskittyä hoitamaan omia tehtäviään mahdollisimman tehokkaasti.

Vastuualueen johtajana toimiva viranhaltija vastaa oman vastuualueensa osalta

·Johtamisesta, kehittämisestä ja valvomisesta sekä on vastuussa toiminnastaan nuorisotoimenjohtajalle,

·Toiminnasta ja taloudesta,

·Nuorisolautakunnalle esiteltävien asioiden valmistelusta ja lautakunnan päätösten täytäntöönpanosta,

·Määrärahojen käytön ja tulojen kertymisen valvonnasta sekä talous- ja toimintaraporttien avulla arvioinnista, vastaavatko toteutuneet menot ja tulot sekä mittarit sopimuksia ja suunnitelmia.

·että laskut ja muut tiliasiakirjat tarkistetaan ja hyväksytään taloussäännön ja muiden annettujen määräysten ja ohjeiden mukaisesti,

·Päättää valtuuksiensa rajoissa hankinnoista ja sopimuksista,

·Yhteistoiminnan toteuttamisesta, sekä

·Suorittaa muut nuorisotoimenjohtajan antamat tehtävät.

Lisäksi kullekin vastuualueen johtajalle kuuluvat seuraavat erilliset tehtävät:

Lasten ja nuorten kasvun tukeminen sekä nuorten aikuisuuden vahvistaminen – vastuualueen johtaja(”palvelujohtaja”) vastaa

·Nuorisotyön ja -politiikan strategisesta suunnittelusta, ohjauksesta, seurannasta ja arvioinnista,

·Kaupungin ja nuorisotoimen strategisten linjausten, ohjelmien ja sopimusten mukaisesta suunnittelusta sekä tukee, seuraa, arvioi ja raportoi suunnitelmien toteutumisen palvelutuotannossa.

•Nuorten kasvun tukemisen ja aikuisuuden vahvistamiseen liittyvien tarpeiden tunnistamisesta ja kuvaamisesta,

•Toiminnan kehittämisestä yhteistyössä nuorisotoimenjohtajan ja palvelutuotantojohtajan kanssa,

•Yhteistyöstä muiden hallintokuntien ja kumppanien kanssa,

•Ennakoinnista ja nopeasta reagoinnista tarpeiden muutoksiin,

•Palvelu- ja kumppanuussopimusten valmistelusta, laadinnasta, seurannasta ja arvioinnista. Suunnittelu ja toteutus tehdään yhdessä palvelutuotannon vastuuhenkilön ja kumppaneiden kanssa.

Kasvatuksellisen ohjaus ja sosiaalinen vahvistaminen –vastuualueen johtaja(”palvelutuotantojohtaja”) vastaa

·Nuorisotyön operatiivisesta toteuttamisesta,

·Vastuualueen henkilöstön esimiehenä toimimisesta,

•Nuorisotoimen ydinpalvelukokonaisuuksista ja palvelutuotantosopimukseen sisältyvien palvelujen toteuttamisesta joustavasti, tehokkaasti ja asiakaslähtöisesti

•että palvelukokonaisuuksien vastuuhenkilöiden kanssa laaditaan ehdotukset taloussuunnitelmaksi, toiminnallisiksi - ja tulostavoitteiksi sekä toiminnan seurannan raportiksi ja vuosikertomukseksi

•että palveluille asetettavat tavoitteet ja mittarit eivät ole ristiriidassa nuorisolautakunnan hyväksymien sopimusten ja suunnitelmien kanssa,

·Toimivaltaisen viranomaisen käteiskassaoikeuksista ja -vastuista tekemien päätösten toimeenpanosta ja yksiköiden käteiskassatoiminnan valvomisesta,

•Henkilöstön sijoittumisesta yksiköihin ja varahenkilöjärjestelyistä,

•Tulosalueen henkilöstön tehtävistä niiltä osin kuin toimintasäännössä ei ole määrätty,

•Toiminnallisesta yhteistyöstä nuorisotoimenjohtajan, ”palvelujohtajan” ja muun johtoryhmän kanssa sekä palveluja toteuttavien yhteistyökumppanien kanssa.

Tukipalvelut –vastuualueen johtaja vastaa

·Vastuualueen henkilöstön esimiehenä toimimisesta,

·että yksiköiden vastuuhenkilöiden kanssa laaditaan ehdotukset taloussuunnitelmaksi, toiminnallisiksi - ja tulostavoitteiksi sekä toiminnan seurannan raportiksi ja vuosikertomukseksi

·että yksiköille asetettavat tavoitteet ja mittarit eivät ole ristiriidassa nuorisolautakunnan hyväksymien sopimusten ja suunnitelmien kanssa,

·Toimivaltaisen viranomaisen käteiskassaoikeuksista ja -vastuista tekemien päätösten toimeenpanosta ja yksiköiden käteiskassatoiminnan valvomisesta,

·Henkilöstön sijoittumisesta yksiköihin ja varahenkilöjärjestelyistä,

·Tulosalueen henkilöstön tehtävistä niiltä osin kuin toimintasäännössä ei ole määrätty,

·Kansalaistoiminnan tukemisesta ja leirialueista,

·Tilahallinnosta sekä nuorisotilojen ja leirialueiden kunnossapidosta, siihen liittyvästä yhteistyöstä sekä niihin liittyvien suunnitelmien valmistelusta,

·Irtaimistokirjanpidosta,

·Tietohallinnosta ja tietoturva-asioista,

·Riskienhallinnasta,

·Yhteistyöstä muun johtoryhmän kanssa ja oman vastuualueen tehtävien osalta keskushallinnon ja muiden hallintokuntien kanssa,

Hallintopalvelut.- vastuualueen johtaja vastaa

·Hallinnollisen rakenteen rationalisoinnista ja kustannustehokkuuden varmistamisesta,

·Päätöksenteon ja johdon tukemisesta ja avustamisesta,

·Henkilöstöhallinnosta,

·Talouden ja toiminnan koordinoinnista,

·Hankkeiden suunnittelun, valmistelun, toteutumisen ja seurannan koordinoinnista,

·Vastuualueen henkilöstön esimiehenä toimimisesta,

·että yksiköiden vastuuhenkilöiden kanssa laaditaan ehdotukset taloussuunnitelmaksi, toiminnallisiksi - ja tulostavoitteiksi sekä toiminnan seurannan raportiksi ja vuosikertomukseksi

·että yksiköille asetettavat tavoitteet ja mittarit eivät ole ristiriidassa nuorisolautakunnan hyväksymien sopimusten ja suunnitelmien kanssa,

·Toimivaltaisen viranomaisen käteiskassaoikeuksista ja -vastuista tekemien päätösten toimeenpanosta ja yksiköiden käteiskassatoiminnan valvomisesta,

·Yhteistyöstä muun johtoryhmän kanssa ja oman vastuualueen tehtävien osalta keskushallinnon ja muiden hallintokuntien kanssa.

Kun nuorisolautakunta on hyväksynyt nuorisotoimen organisaatiomallin, nuorisoasiainkeskuksessa valmistellaan uusi toimintasääntö, jossa kuvataan vastuualueiden ja palvelukokonaisuuksien toimivallat, vastuut ja tehtävät. Uuteen organisaatioon liittyvät tehtäväjärjestelyt hoidetaan useammassa vaiheessa aloittaen sopimusohjauksen edellyttämistä tehtävistä. Osa tehtävämuutoksista saattaa toteutua vasta silloin, kun jokin virka tai toimi jää avoimeksi.

Liite1                                  Ehdotus nuorisotoimen uudeksi organisaatioksi