Kaupunkiympäristön palvelukokonaisuus, vs. jätehuoltoasiamies Pirjo Rinne, 8.2.2022:

Hankinnan tausta

Lounais-Suomen jätehuoltopoliittinen ohjelma on Lounais-Suomen jätehuoltolautakunnan, Lounais-Suomen Jätehuolto Oy:n sekä näiden osakaskuntien yhteinen näkemys siitä, millaisin periaattein jätehuoltoa kehitetään sekä jätteiden määrää vähennetään. Ohjelmassa esitetään, miten jätehuolto on järjestetty Lounais-Suomen Jätehuolto Oy:n osakaskunnissa sekä asetetaan tavoitteet ohjelmakaudelle. Uuden ohjelmakauden 2023–2028 valmistelu, johon on tarkoitus osallistaa laajasti kuntia, asukkaita, LSJH:ta ja muita alueellisia jätehuollon asiantuntijoita, aloitettiin syksyllä 2021. Ohjelman sisältöä on tarkoitus työstää neljässä erillisessä teematyöryhmässä, jotka koostuvat kunkin teeman asiantuntijoista. Ryhmien on tarkoitus työskennellä tiiviissä aikataulussa maalis-huhtikuussa 2022, jolloin jokainen teemaryhmä tapaa noin kaksi kertaa työpajassa, jonka kesto on korkeintaan puoli päivää kerrallaan. Työpajatyöskentely toteutetaan lähtökohtaisesti sähköisesti esimerkiksi Teamsillä. Lisäksi teemaryhmien jäsenet voivat työstää asioita sähköisellä työskentelyalustalla tarvittaessa ennen työpajoja ja niiden välissä. Lounais-Suomen jätehuoltolautakunta on vastuussa ohjelman valmistelusta ja seurannasta. Lautakunta kuuluu vastuukuntansa Turun kaupungin organisaatioon ja sen alaiset työntekijät kuuluvat kaupunkiympäristön palvelukokonaisuuden luvat ja valvonta -palvelualueeseen.

Hankinnan tarkoituksena on hankkia asiantuntija-apua ohjelmatyön työpajojen suunnitteluun ja niiden vetämiseen sekä parhaiden työskentelytapojen valintaan ja prosessin luotsaamiseen niin, että ryhmien asiantuntijoilta saadaan prosessin kannalta olennaista tietoa ja työpanosta.

Turun kaupunki on kilpailuttanut Muotoilumenetelmien ja asiakaslähtöisen kehittämisen asiantuntijapalvelut -puitejärjestelyn (dnro 6925-2018).

Turun kaupungin kaupunkiympäristön palvelukokonaisuuden luvat ja valvonta -palvelualue (Lounais-Suomen jätehuoltolautakunta) on pyytänyt puitejärjestelyyn perustuvalla minikilpailutuksella tarjouksia Jätehuollon ohjelmatyön työpajojen fasilitoinnin hankinnasta jätehuoltolautakunnan alaisten työntekijöiden käyttöön. Sopimuskausi kattaa maalis-toukokuun 2022 ja lisäksi mahdollisesti käyttöön otettavan option työpajakokonaisuuden jälkeen vuoden 2022 aikana toteutettavasta konsultointiavusta ohjelmaluonnoksen laadintaan. Option käytöstä ja aikataulusta sovitaan tilaajan ja tarjoajan kesken sopimuskauden aikana.

Tarjouspyyntö lähetettiin 20.12.2020 Cloudia-kilpailutusjärjestelmän kautta kaikille niille sopimustoimittajille, joilla on sopimus puitejärjestelyn osalta.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Hankinnasta ei esitetty lisätietokysymyksiä annettuun määräaikaan mennessä.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 18.1.2022 klo 12.00 mennessä seuraavilta palveluntuottajilta: LINK Design and Development Oy, Oy Design studio Muotohiomo Ab.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kahdessa vaiheessa: 1) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 2) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa arvioidaan läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin hinnan ja laadun pisteytyksen mukaisesti. Vertailuhinta muodostettiin kertomalla vastuullisen konsultin ja mahdollisten muiden tarjottujen konsulttien tuntihinnat työhön arvioidulla tuntimäärällä ja laskemalla nämä yhteen. Halvin tarjottu kokonaishinta sai vertailussa enimmäispisteet 60. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostui suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 60). Laadun enimmäispisteet olivat 40. Tilaajan asiantuntijaryhmä arvioi ja pisteytti toteuttamissuunnitelman. Toteuttamissuunnitelma arvioitiin seuraavien asioiden perusteella:

o työpajakokonaisuuden vetämisen työskentelymenetelmät ja sisällöt,

o työskentelyyn käytettävän sähköisen työalustan ominaisuudet,

o fasilitoinnin suorittavat asiantuntijat ja heidän osaamisensa ja

o teemaryhmien työpajojen tuotosten yhteenveto ja raportointi.

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

Toimivalta  

Turun kaupungin hallintosäännön 69 §:n mukaan kaupunginhallitus ja lautakunta päättävät hankinnoista talousarvion puitteissa ja päättävät alaistensa viranhaltijoiden hankintavaltuudet. Tällä tarkoitetaan oikeutta tehdä hankintapäätös ja solmia sitoumus kaupungin puolesta. Lounais-Suomen jätehuoltolautakunnan päätöksen (Lounais-Suomen jätehuoltolautakunta 18.01.2018 § 7) mukaan valvontajohtajan hankintavaltuudeksi on määrätty enintään 30 000 euroa.

Valvontajohtaja Leena Salmelainen:

PäätösPäätän edellä esitetyin perustein, että jätehuollon ohjelmatyön työpajojen fasilitoinnin hankinnan palveluntuottajaksi maalis-toukokuun 2022 ajalle valitaan Oy Design studio Muotohiomo Ab tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankinnan kustannukset kohdistetaan Lounais-Suomen jätehuoltolautakunnan kustannuspaikkaan.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Leena Salmelainen

valvontajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: vs. jätehuoltoasiamies Pirjo Rinne, p. 040 1827527