Erityisasiantuntija Ritva Jykelä:

Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston vuonna 2019 päivittämän tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimista koskevan yleisohjeen mukaan on kunnan toimintakertomuksessa annettava selonteko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä keskeisistä johtopäätöksistä. Selonteon valmistelussa kukin lautakunta ja sen alainen toimialajohto kokoavat oman vastuualueensa tiedot. Kuntalaki (410/2015) määrittelee, että kaupunginhallitus vastaa kaupungin sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta kaupunginvaltuuston hyväksymien perusteiden pohjalta. Voimassa olevan hallintosäännön (kv 29.5.2017 § 105, 29.1.2018 § 8) mukaan kunkin toimielimen johtava viranomainen on vastuussa sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Turun kaupunginhallituksen 7.9.2015 § 367 hyväksymän Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan ohjeen mukaan lautakunta vastaa oman vastuualueensa osalta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelytapojen hyväksymisestä ja niiden toimeenpanon valvonnasta. Sisäisen valvonnan avulla pyritään varmistamaan tiedon tuloksellisuus ja tehokkuus, tiedon oikeellisuus ja riittävyys, resurssien tehokas käyttö, omaisuuden turva sekä lakien, sääntöjen ja ohjeiden noudattaminen.

Vapaa-aikatoimialan itsearviointi vuodelta 2019 on toteutettu palvelualueittain sisäisen tarkastuksen suosittelemalla taulukolla käymällä läpi johtamistapa ja valvontakulttuuri, riskienhallinta, valvontatoimenpiteet, raportointi ja tiedonvälitys sekä seuranta. Toimiala tekee vuosittain riskien arvioinnin kaupungin yhtenäisillä työkaluilla (riskimatriisi, analyysilomake, koontitaulukko). Toimialan johtoryhmä hyväksyi 12.6.2019 palvelualueiden riskien arvioinnin materiaaleista kootun riskienhallintasuunnitelman.  Kolme merkittävintä riskiä ovat: 1) Henkilöriskit, joiden seurauksia mm. henkilöstövaje ja palvelujen heikentyminen,  2) Toiminnalliset riskit/Tilaresurssit, jolloin tilat, kalusteet ja välineet eivät vastaa asiakkaiden tarpeita ja  eivät ole turvallisia tai toimimattomat, riittämättömät ja ahtaat tilat vaikeuttavat henkilöstön rekrytointia ja työssä olevien sitoutumista, 3) Toiminnalliset riskit/ Tekninen infrastruktuuri, kun lämmön-, sähkön- , veden- ja ilmastoinnin häiriöt sekä kemikaalivuodot heikentävät tilojen käytettävyyttä, aiheuttavat  palveluihin keskeytyksiä tai tilojen käyttökiellon, asiakkaiden tai työntekijöiden sairastumisen tai loukkaantumisen sekä kiinteistön, kaluston ja/tai kulttuuriperinnön tärveltymisen. Edellä mainittujen lisäksi selonteossa huomioitiin kaksi sisäisen tarkastuksen kaikkiin toimialoihin kohdistunutta raporttia.

Arvioinnin perusteella vapaa-aikatoimialan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tila on tyydyttävä. Toimialan monitahoinen organisaatio, kolme lautakuntaa ja viisi palvelualuetta lisäävät sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan haasteellisuutta. Palvelualueiden arvioiden mukaan sisäisen valvonnan toteuttamisen tila vaihteli eri osa-alueissa hyvästä tyydyttävään. Se toteutui hyvin seuraavissa: tavoitteiden asettaminen ja johtaminen kaupungin ohjelmista, tavoitteiden seuranta, organisaatiorakenne, henkilöstösuunnitelman laadinta ja noudattaminen, riskienhallintasuunnitelman hyväksyminen ja päivittäminen sekä tavoitteiden ja talouden järjestelmällinen seuranta. Kehittämis- ja päivittämistarpeita on muun muassa sopimusten hallinnassa, prosessikuvauksissa sekä päivittäisvalvonnassa.

Vapaa-aikatoimialan kehittämistyö toimialan yhtenäisten käytäntöjen ja toimintamallien varmistamiseksi jatkui. Organisaatioita päivitettiin ja selkeytettiin vuosina 2018 – 2019 kirjastopalveluissa, liikuntapalveluissa ja nuorisopalveluissa. Kehittämisprojekteja toteutettiin kaupungille hyväksytyn kehittämismallin mukaisesti. Vuoden 2020 ja tulevien taloussuunnitelmavuosien aikana mm. kuvataan ja päivitetään keskeisiä prosesseja esim. LEAN -kehittämisprojektien yhteydessä.

Liite 1Vapaa-aikatoimialan selonteko sisäisen valvonnan järjestämistä sekä arvio merkittävistä riskeistä, epävarmuustekijäistä ja muista toiminnan kehittymiseen vaikuttavista seikoista 2019

Oheismateriaali 1Vapaa-aikatoimialan riskienhallintasuunnitelma, päivitetty 12.6.2019

Toimialajohtaja Minna Sartes:

EhdotusLiikuntalautakunta päättää hyväksyä liitteen 1 mukaisen toimialan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteon vuodelta 2019.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.