Erityisasiantuntija Ritva Jykelä:

Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston vuonna 2017 antaman tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimista koskevan yleisohjeen mukaan on kunnan toimintakertomuksessa annettava tietoja, selonteko, sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä keskeisistä johtopäätöksistä. Selonteko edellyttää konsernitason arviointia merkittävimpien toimintaprosessien valvonnasta, mahdollisista epäkohdista ja kehittämistoimista sekä yllä luetelluista sisäisen valvonnan osa-alueista. Kuntalaki(410/2015) määrittelee, että kaupunginhallitus vastaa kaupungin sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta kaupunginvaltuuston hyväksymien perusteiden pohjalta. Turun kaupunginhallituksen 7.9.2015 § 367 päättämän Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan ohjeen mukaan kukin lautakunta vastaa oman vastuualueensa osalta sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan menettelytapojen hyväksymisestä ja niiden toimeenpanon valvonnasta. Voimassa olevan hallintosäännön (kv 29.5.2017 § 105, 29.1.2018 § 8) 75 §:n mukaan kunkin toimielimen johtava viranomainen on vastuussa sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Sisäisen valvonnan avulla pyritään varmistamaan:

-       tiedon tuloksellisuus ja tehokkuus,

-       tiedon oikeellisuus ja riittävyys,

-       resurssien tehokas käyttö,

-       omaisuuden turva sekä

-       lakien, sääntöjen ja ohjeiden noudattaminen.

Vapaa-aikatoimialan itsearviointi on toteutettu sisäisen tarkastuksen suosittelemalla taulukolla, jolloin on arvioitu johtamistapa ja valvontakulttuuri, riskienhallinta, valvontatoimenpiteet, raportointi ja tiedonvälitys sekä seuranta. Toimiala tekee vuosittain riskien arvioinnin kaupungin yhtenäisillä työkaluilla(riskimatriisi, analyysilomake, koontitaulukko). Toimialan johtoryhmä hyväksyi 16.5.2018 päivitetyn riskienhallintasuunnitelman, jossa määritellään toimialan merkittävimmät riskit. Näistä kahden riskin(uhkaava- ja väkivaltatilanne sekä sähkön ym. häiriö) osalta kuvattiin palvelualueen toimenpiteet eri vaiheissa. Toimialan selonteossa on käytetty taustamateriaalina itsearvioinnin ja riskienhallintasuunnitelman lisäksi sisäisen tarkastuksen raportteja. Vuonna 2018 toimialaan kohdennettiin yksi(1) sisäinen tarkastus ja yksi (1) jälkitarkastus.

Vapaa-aikatoimialan monitahoinen organisaatio(kolme lautakuntaa ja viisi palvelualuetta hallinnon lisäksi) lisää yhtenäisen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan varmistamisen haasteellisuutta. Toimialan sisäisen valvonnan toteuttamisen tila vaihtelee tyydyttävästä hyvään. Se toteutui hyvin seuraavissa: arvojen ja toimintaperiaatteiden määrittely, tavoitteiden asettaminen ja johtaminen kaupungin ohjelmista, tavoitteiden seuranta, henkilöstösuunnitelman laadinta ja noudattaminen, riskienhallintasuunnitelman hyväksyminen ja päivittäminen sekä tavoitteiden ja talouden järjestelmällinen seuranta. Sisäistä valvontaa kehitettiin laatimalla hallinnon järjestämispäätös, jossa määriteltiin esim. hallinnon toimivallat ja tehtävät sekä päättämällä käteiskassojen esimiehet ja käteiskassojen seurannan vastuuhenkilöt. Kuluvan vuoden aikana tullaan kehittämään suunnittelun ja seurannan aikatauluja(vuosikello) sekä tarkistetaan vastuun- ja tehtävänjakoa.

Liite 1Vapaa-aikatoimialan selonteko sisäisen valvonnan järjestämistä sekä arvio merkittävistä riskeistä, epävarmuustekijäistä ja muista toiminnan kehittymiseen vaikuttavista seikoista 2018

Oheismateriaali 1Vapaa-aikatoimialan riskienhallintasuunnitelma, päivitetty 16.5.2018

Toimialajohtaja Minna Sartes:

EhdotusLiikuntalautakunta päättää hyväksyä liitteen 1 mukaisen toimialan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteon vuodelta 2018.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.