KAUPUNGINHALLITUKSEN ANTAMAT STRATEGISTEN SOPIMUSTEN NOUDATTAMISTA JA TÄYTÄNTÖÖNPANOA KOSKEVAT MÄÄRÄYKSET
1.Strategia ja sopimusohjaus
Kaupunkistrategiaa täydentävät strategiset ohjelmat ovat Hyvinvointi ja aktiivisuus sekä Kilpailukyky ja kestävä kasvu -ohjelma. Strategisten ohjelmien raportointi perustuu toimialojen strategisten sopimusten tavoitteiden, toimenpiteiden sekä kehittämishankkeiden seurantaan kokonaisuutena. Strategiset ohjelmat raportoidaan osana strategian vuosiraporttia ensimmäisen kerran tilinpäätösaikataulussa keväällä 2016.
Strategia jalkautuu toimintaan sopimusohjauksen sekä kehittämismallin kautta. Toimialojen strategisissa ja operatiivisissa sopimuksissa strategiset linjaukset tarkentuvat tavoitteiksi ja toimenpiteiksi, joita viedään eteenpäin sekä projektimuotoisesti että osana normaalia operatiivista johtamista.
Sovitut strategiset kehittämishankkeet ja uudet kehittämisideat kanavoidaan jatkossa kaupunkitason kehittämismallin kautta. Kehittämismallin tarkoituksena on varmistaa, että toteutukseen etenevien ideoiden ja aloitteiden hyödyt ovat tunnistettavissa ja todennettavissa ja että kaupungin resursseja käytetään strategisten linjausten mukaisiin kehittämiskohteisiin huomioiden erityisesti taloudelliset reunaehdot sekä yhtenevyys kaupungin toimintamalliuudistukseen.
2. Tavoitteiden ja toimenpiteiden sitovuus
Kaupunginvaltuusto antaa talousarvion noudattamista koskevat määräykset siitä, miten talousarvio ja sen perustelut sitovat kaupungin viranomaisia. Kaupunginhallitus antaa määräykset, siitä miten strategisiin sopimuksiin kirjatut sitovat tavoitteet ja toimenpiteen sitovat kaupungin viranomaisia.
Näillä ohjeilla määrätään siitä, miten strategisissa sopimuksissa asetetut tavoitteet ja toimenpiteen sitovat kaupungin viranomaisia kaupunginhallitukseen nähden.
Kaupunginhallitukseen nähden sitovat tavoitteet
Kaupunginhallitukseen nähden sitovia ovat kaikki strategiseen sopimukseen kirjatut toimielimen tavoitteet (sekä kaupunginvaltuustoon nähden sitovat että kaupunginhallitukseen nähden sitovat tavoitteet) lukuun ottamatta tiedoksi annettavia tietoja, joita ovat toiminnan kuvaus, toimintaympäristön muutostekijät, toimialan tunnusluvut ja muut kaupunkitason ohjausasiakirjat.
Kaupunginhallitukseen nähden sitovat investoinnit
Infrapalvelujen investointihankkeet
Kaupunginhallitukseen nähden sitovia ovat kaikki Strategisten maankäytön hankkeiden investointiprojektien vuositason rahoitus. Koontinimikkeiden osalta sitova on nimikkeen yhteissumma.
Jos strategisten maankäytön hankkeiden tai koontinimikkeiden vuositason rahoitus ylittyy 20 prosenttia tai kohdekohtainen kustannusarvio muuttuu, edellyttää muutos aina kaupunginhallituksen hyväksymisen.
Johtokuntaan nähden sitovia ovat koontinimikkeiden alla olevat projektinimet.
Tilapalvelujen investointihankkeet:
Kaupunginhallitukseen nähden sitovia ovat nimetyt investointihankkeet ja niiden vuositason rahoitus. Lisäksi sitova on Tilapalvelujen koontinimikkeen ”Pienet hankkeet” kokonaissumma.
Jos nimettyjen investointihankkeiden tai koontinimikkeen ”Pienet hankkeet” vuositason rahoitus ylittyy 20 prosenttia tai kohdekohtainen kustannusarvio ylittyy, edellyttää muutos aina kaupunginhallituksen hyväksymisen.
Johtokuntaan nähden sitovia ovat koontinimikkeen ”Pienet hankkeet” alla olevat projektinimet.
Johtokunnan päätöksellä voidaan lisätä tila- ja infrapalvelujen investointiohjelmaan uusia hankkeita, joiden vuositason kustannusarvio alittaa 200.000 euroa, jos kaupunginvaltuustoon nähden sitova investointien kokonaissumma ei ylity. Uudet hankkeet, joiden vuositason rahoitus ylittää 200.000 euroa, tuodaan kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi.
Investointien raportointi
Hankkeiden kustannusarvio- ja aikataulumuutokset sekä vaikutukset vuositason rahoitukseen raportoidaan ja tuodaan kaupunginhallitukselle osavuosikatsausten ja tilinpäätöksen yhteydessä.
3.Toiminnan ja talouden seuranta
3.1 Osavuosikatsaukset toiminnan ja talouden kehittymisestä
Kaupunginvaltuustolle, kaupunginhallitukselle ja tarkastuslautakunnalle annetaan osavuosikatsaukset toiminnan ja talouden kehittymisestä kolme kertaa vuodessa tilikauden aikana. Neljäs toiminnan ja talouden toteutumisesta annettava raportti on tilinpäätös
Osavuosikatsauksissa raportoidaan arviot kaupunginvaltuuston sitoviksi vahvistamien tavoitteiden ja talousarviolausekkeiden toteutumisesta tilikaudella.
Ensimmäinen osavuosikatsaus laaditaan raportointijaksolta 1.1. - 31.3.2016.
-Osavuosikatsaus, joka annetaan toukokuussa sisältää talouden katsauksen sekä talous ja henkilöstötavoitteiden toteutumisennusteen
Toinen osavuosikatsaus laaditaan raportointijaksolta 1.1. - 30.6.2016.
-Osavuosikatsaus, joka annetaan elokuussa sisältää toiminnan ja talouden katsauksen sekä ennusteen strategisten (toiminnallisten), taloudellisten ja henkilöstötavoitteiden toteutumisesta.
Kolmas osavuosikatsaus laaditaan raportointiajalta 1.1. - 30.9.2016.
-Osavuosikatsaus, joka annetaan marraskuussa sisältää talouden katsauksen sekä talous- ja henkilöstötavoitteiden toteutumisennusteen
Tilinpäätös laaditaan tilikaudelta, joka on kalenterivuosi.
-Tilinpäätös sisältää toimintakertomuksen sekä kaupungin ja konsernin tilinpäätöslaskelmat sekä talousarvion toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisvertailut.
Ensimmäinen ja kolmas osavuosikatsaus tulee tuoda kaupunginhallituksen käsittelyyn viiden viikon sisällä raportointikauden päättymisestä. Toinen osavuosikatsaus tulee tuoda kaupunginhallituksen käsittelyyn yhdeksän viikon sisällä raportointikauden päättymisestä. Kaupunginhallitus laatii tilinpäätöksen tilikautta seuraavan maaliskuun loppuun mennessä.
3.2 Strategisiin sopimuksiin sisältyvien tavoitteiden ja toimenpiteiden seuranta
Osavuosikatsausten yhteydessä kerätään myös toimielimien strategisista sopimuksista kaupunginhallitukseen nähden sitovien strategisten, taloudellisten ja henkilöstötavoitteiden toteutumistiedot ja toteutumisennusteet. Ensimmäisen ja kolmannen osavuosikatsauksen yhteydessä kaupunginhallitukselle raportoidaan taloudellisten tavoitteiden toteutumisennusteet tiliryhmätasoisesti ja annetaan selvitys sisäisten ja ulkoisten toimintamenojen poikkeamista (pl. liikelaitokset). Lisäksi raportoidaan kiinteistöliikelaitoksen investointiohjelmien toteutuminen kohdekohtaisesti. Kolmannen osavuosikatsauksen yhteydessä raportoidaan käynnistetyt hankkeet, joiden arvioidaan siirtyvän seuraavan vuoden puolelle. Toisen osavuosikatsauksen yhteydessä kaupunginhallitukselle raportoidaan strategisissa sopimuksissa vahvistettujen strategisten tavoitteiden toteutuminen ja taloudellisen tavoitteiden toteutuminen tiliryhmäkohtaisesti sekä annetaan selvitys sisäisten ja ulkoisten toimintamenojen poikkeamista (pl. liikelaitokset). Strategisiin sopimuksiin sisältyvät tiedoksi annettavat tunnusluvut raportoidaan tilinpäätöksen yhteydessä. Kaupungin yhteiset henkilöstön hyvinvointi ja työelämän laatuun liittyvät tavoitteet raportoidaan Henkilöstö voimavarana -ohjelman seurannan yhteydessä.
3.3 Kuukausiraportointi toiminnan ja talouden kehittymisestä
Toimielinten tulee jatkuvasti arvioida oman toimialansa talouden ja toiminnan toteutumista ja esittää kaupunginhallitukselle niiden pohjalta välittömästi tai osavuosikatsausten yhteydessä toimenpiteet talousarviossa pysymiseksi.
Toimialajohtajat ja liikelaitosjohtajat raportoivat toiminnan ja talouden kehittymisestä kuukausiraportein omalle lautakunnalleen tai johtokunnalleen. Raportoitavat tavoitteet sisältyvät toimialan operatiivisiin sopimuksiin.
Toimialajohtajan ja liikelaitosjohtajan tulee erikseen annettavan aikataulun ja ohjeen mukaisesti raportoida toimialansa toiminnasta ja taloudesta kaupunginjohtajalle sekä huolehtia siitä, että kaupunginjohtajalla on valvontaa varten riittävät tiedot toimialan toiminnasta.
4.Henkilöstön palkkaamiseen liittyvät määräykset
Henkilökuntaa voidaan palkata vain talousarvion määrärahan ja työvoiman käytölle asetetun henkilötyövoimamäärän puitteissa.
Kaupunginjohtajan luvalla työvoiman käytölle asetettu htv määrä voidaan ylittää, jos ylitystarve johtuu kokonaan (100 %) ulkopuolisella rahoituksella palkattavan työvoiman määrän lisääntymisestä tai henkilökuntaa palkkaamalla saatavat ulkoiset tulot ovat vähintäänkin yhtä suuret kuin mitä palkkauksesta (palkka, sivukulut ja muut henkilöstöstä aiheutuvat kustannukset, esim. työvälineet, työtilat jne.) aiheutuvat kustannukset ovat.
Kaupunginjohtaja antaa erilliset ohjeet henkilöstön rekrytoinnista.