Lautakunnilta on pyydetty lausuntoa luonnoksesta Tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeeksi 30.5.2014 mennessä. Alla olevassa tekstissä kerrotaan tarkemmin valmistelutyöstä ja keskeisimmät muutokset.

Apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen 8.5.2014:

Tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohje kuvaa tilahankkeiden tarveselvityksen ja hankesuunnitelman sisällön sekä laadintaprosessien periaatteet, vastuut ja menettelytavat. Voimassa oleva tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohje on hyväksytty kaupunginvaltuustossa 7.3.2011 § 61. Ohje koskee kaikkia Turun kaupungin tilahankkeita ja soveltuvin osin kaupunkikonsernin tilahankkeita.

Kaupunginjohtaja asetti päätöksellään (Kj § 111, 8.5.2013) työryhmän, jonka tehtävänä oli tarveselvitys ja hankesuunnitteluohjeiden päivittäminen uutta organisaatiomallia vastaavaksi. Päätöksessä tarkennettiin toimeksiantoa seuraavasti:

-  Ohjeen tulee vastata uutta organisaatiorakennetta.

-  Parannetaan tilaprosessin kokonaisuuden hallintaa ja ohjausta.

-  Strategisten tavoitteiden parempi toteuttaminen siten, että tilatarpeen harkinta tehdään nykyistä aikaisemmin palvelun järjestämistapaan perustuen.

-  Tiloissa tuotettavan palvelun järjestämistapapäätös huomioidaan osana tilahankkeen valmistelua.   

Asettamispäätöksen mukaisesti työryhmään ovat kuuluneet puheenjohtajana vs. tilajohtaja Tuomas Koskiniemi sekä jäseninä tilacontroller Johanna Aarnio, tilapalveluiden johtaja Martti Kuitunen, suunnittelupäällikkö Tapio Alapaattikoski ja johtaja Tuomas Heikkinen. Lisäksi ryhmä on kutsunut kokouksiinsa t

Tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeen päivityksen tarkoituksena on selkeyttää tilaprosessia ja tilahankkeisiin osallistuvien osapuolten roolijakoa. Uudistettu ohjeistus korvaa aiemman 7.3.2011 § 61 hyväksytyn tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeen.

Yleistä tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeesta

Tilahankkeiden tarveselvitys ja hankesuunnitelma ovat päätösasiakirjoja, jotka sisältävät olennaisimpia tilahanketta koskevia tietoja kuten; palveluverkkoja koskevat tiedot, perusteet tilan hankinnalle, vaihtoehtoiset ratkaisumallit, yhteiskäyttömahdollisuudet, hankkeen nimi ja sijainti, tilaohjelma, ajoitus, kustannusarvio, rakennuspaikka, käyttökustannukset, vapautuvien tilojen käyttöselvitys ja muita erikseen hankekohtaisesti yksilöitäviä selvityksiä.

Ohjeen keskeisimmät muutokset aiempaan verrattuna  

Päivitysprosessissa tehdyt keskeisimmät uudistukset ovat hankkeen valmistelun painopisteen siirto hankkeen alkuvaiheeseen, tarveselvityksen merkityksen painottaminen ja tilaprosessin kokonaiskoordinoinnin kohdentaminen konsernihallinnon strategisen tilojen ohjauksen vastuualueelle.

Aiemmin hankkeiden valmistelun painopiste on ollut hankkeen tekniseen toteutukseen painottuvassa hankesuunnittelussa. Jatkossa tilahankkeiden ohjaus aloitetaan jo tarpeiden määrittelyvaiheessa, jolloin kustannusohjauksen mahdollisuuden ovat suurimmat. Tämä tarkoittaa sitä, että tarveselvityksen roolia korostetaan merkittävästi aiemmasta ja tarveselvitykset laaditaan entistä laajempina. Suurista tilahankkeista laaditut tarveselvitykset saatetaan kaupunginhallituksen käsiteltäväksi.

Tarveselvitysten yhteydessä arvioidaan ennen hankesuunnittelun käynnistämistä vaihtoehtoiset tavat palvelun järjestämiseksi, jolloin tarveselvityksen hyväksymisen yhteydessä arvioidaan myös palvelunjärjestämistapapäätöksen vaikutukset tulevaan tilatarpeeseen.

Kokonaiskoordinaation parantamiseksi konsernihallinnon Strateginen tilojen ohjaus -vastuualue ottaa kokonaisvastuun tarveselvitys- ja hankesuunnitteluprosessin koordinoinnista. Käyttäjätoimialalla on tarveselvityksen tekninen valmisteluvastuu yhteistyössä Strateginen tilojen ohjaus -vastuualueen ja Kiinteistötoimialan tilapalveluiden kanssa. Strateginen tilojen ohjaus -vastuualue koordinoi tarvesuunnitelman valmistelua ja tilaa hyväksytyn tarveselvityksen perusteella Kiinteistötoimialan tilapalveluilta hankesuunnitelman.

Tilatarpeen ilmeneminen ja prosessit

Tilantarpeen ilmetessä toimiala ottaa yhteyden Strateginen tilojen ohjaus -vastuualueeseen tarpeen arvioimiseksi. Tarveselvitysten käynnistäminen käsitellään aina kaupunginhallituksen päätösvallassa olevien ja tarvittaessa myös muiden hankkeiden osalta kaupungin johtoryhmässä. Menettelyllä informoidaan kaupungin johtoa käynnistyvistä tilahankkeista, haetaan linjauksia tarveselvityksen laadinnalle ja tilaratkaisuihin vaikuttavia synergiahyötyjä muilta toimialoilta.

Tilajohtaja käynnistää tarveselvityksen laadinnan. Tarveselvityksessä tehtävien selvitysten laajuus ja muoto määräytyvät hankkeen arvioidun koon perusteella. Tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeessa hankkeille on määritetty niiden laajuuteen nähden tarkoituksenmukaisimmat läpivientiprosessit. Konsernihallintoa koskevissa hankkeissa noudatetaan soveltuvin osin tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjetta kuitenkin siten, että kaupunginjohtaja hyväksyy toimialojen lauta- ja johtokunnan päätösvaltatasoa vastaavan tarveselvityksen.

Tarveselvitys

Tarveselvityksen tavoite on selvittää hankkeen tilatarve (perustelut tilatarpeelle, tilojen laajuus ja tilojen laatu), vaihtoehtoiset ratkaisutavat ja niiden kustannukset sekä eri vaihtoehdot palvelun järjestämiselle. Tarveselvityksen kokoamisesta vastaa Strateginen tilojen ohjaus -vastuualue. Toimialat vastaavat itse selvityksen laadinnasta yhdessä Kiinteistötoimialan tilapalveluiden ja Strateginen tilojen ohjauksen kanssa tilahallinnon matriisissa.

Päätösvalta tarveselvityksen osalta kohdentuu tilahankkeen arvon mukaan siten, että:

- toimialajohtaja hyväksyy tarveselvityksen, kun vuosivuokra on alle 100.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on enintään 1 miljoonaa euroa,

- toimialan lauta- tai johtokunta hyväksyy tarveselvityksen, kun vuosivuokra on enintään 200.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on enintään 2 miljoonaa euroa,

- kaupungin johto arvioi koordinoivasti tilajohtajan esittelystä lauta- tai johtokunnan hyväksymän tarveselvityksen ja kaupunginjohtaja voi saattaa sen edelleen kaupunginhallituksen käsiteltäväksi, mikäli tilatarpeen koordinointi muiden toimialojen kanssa tai muut painavat syyt sitä edellyttävät,

- konsernihallinnon osalta kaupunginjohtaja hyväksyy tarveselvityksen, kun vuosivuokra on enintään 200.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on enintään 2 miljoonaa euroa,

- kaupunginhallitus hyväksyy kaikissa tapauksissa tarveselvityksen, kun vuosivuokra on yli 200 000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on yli 2 miljoonaa euroa,

- kaupunginhallituksessa hyväksyttävien hankkeiden osalta hankkeessa asianosainen toimialan lauta- tai johtokunta hyväksyy aina tarveselvityksen toimialajohtajan esittelystä omalta osaltaan ja esittää sen hyväksymistä edelleen kaupunginhallitukselle.  

Hankesuunnitelma

Tarveselvityksen pohjalta laadittava hankesuunnittelu on voimassa olevan ohjeen mukaan Strateginen tilojen ohjaus -vastuualueen (ent. tilakeskus) vastuulla. Päivitetyssä ohjeessa varsinaisten hankesuunnitelmien tekninen laadintavastuu siirretään Kiinteistötoimialan tilapalveluille.

Hankesuunnittelun tavoitteena on antaa valmiudet investointipäätöksen tekemiselle ja hankkeen jatkosuunnittelulle. Hankesuunnitelmassa on jatkossa tarkoitus käsitellä harvempia toteutusvaihtoehtoja, mikä mahdollistaa vaihtoehtojen perusteellisemmat selvitykset mm. kustannusten oikeellisuuden varmistamiseksi.

Tilajohtaja lähettää hankesuunnitelman hankkeen asianosaiselle lauta- tai johtokunnalle, joka hyväksyy osaltaan hankesuunnitelman ja sitoutuu samalla hankkeesta aiheutuviin kustannuksiin.

Päätösvalta hankesuunnitelman hyväksymisen osalta kohdentuu tilahankkeen arvon mukaan siten, että:

- tilajohtaja hyväksyy hankesuunnitelman, kun vuosivuokra on alle 100.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on alle 1 miljoona euroa,

- kaupunginhallitus hyväksyy hankesuunnitelman, kun vuosivuokra on 100.000 – 300.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on 1 - 3 miljoonaa euroa,

- kaupunginvaltuusto hyväksyy hankesuunnitelman, kun vuosivuokra on yli 300.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on yli 3 miljoonaa euroa.

Mikäli hankesuunnitelmassa on tutkittu useampia vaihtoehtoja, päätösvaltainen toimielin määräytyy sen mukaisesti, mitä tilahankkeen korkein kynnysarvo edellyttää.

Hankesuunnitelman kustannuksiin lasketaan aiemmasta poiketen sekä hankkeeseen liittyvät talonrakentamiskustannukset että hankkeen toteuttamisen vaatimat infrastruktuurin investointikustannukset.  

Rahoitusosuudet  

Rahoitusosuuksien hakeminen siirretään konsernihallinnon vastuulta toimialoille. Työllisyysperusteisten hankkeiden rahoitusosuudet hakee jatkossa Kiinteistötoimialan tilapalvelut.

Muutokset säännöstöihin

Päivitetyn tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeen mukaiset muutokset koskien tarveselvitysten sekä hankesuunnitelmien hyväksynnän päätösvaltaa, tehdään tarvittavin osin voimassa olevaan Turun kaupungin hallintosääntöön, kaupunginhallituksen johtosääntöön ja toimialojen johtosääntöihin.

Oheismateriaali                  Luonnos tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeesta

Liikuntapaikkapäällikkö Marjaana Risku:

Liikuntapalvelukeskus näkee tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeiden painottumista prosessin alkuvaiheeseen oikeansuuntaisena. Prosessin muuttaminen mahdollistaa hankkeisiin puuttumisen aiemmassa vaiheessa. Lisäksi on hyvä, että ”pienten hankkeiden” (vuosivuokra alle 30 000 € tai kustannusarvio alle 100 000 €) ja ”muiden hankkeiden” (vuosivuokra alle 100 000 € tai kustannusarvio alle 1 milj. €.) prosessi kulkee kevennettyä väylää.

Tarveselvitys- ja hankesuunnitteluprosessi itsessään on monimutkaisempi kuin aiemmin. Prosessissa korostuu konsernihallinnon strategisen tilojen ohjauksen vastuualueen johtajan sekä kaupungin johdon rooli ja vuoropuhelu. Tämä edellyttää näiltä tahoilta kaikkien tilojen syvällistä tuntemista ja asiantuntemusta eri palvelualueiden toiminnasta.

Liikuntapalvelukeskus haluaa kiinnittää huomiota seuraaviin asioihin:

Ohjeessa mainitaan, että strategisen tilojen ohjauksen -vastuualueella on kokonaisvastuu tarveselvitys- ja hankesuunnitteluprosessin koordinoinnista. Kuitenkin ohjeessa toisaalta mainitaan, että käyttäjätoimialalla on tarveselvityksen tekninen valmisteluvastuu yhteistyössä strategisen tilojen ohjauksen ja kiinteistötoimialan kanssa. Tämä hajautettu vastuu tuntuu lähtökohtaisesti haastavalta.

Toimialan tulee kuvata tarve ja arvioida vaihtoehtoiset toimintatavat jo ennen kuin tarveselvitysprosessi on alkanut. Tämä on hyvä asia, mutta käytännössä aloittaa jo osin tarveselvityksen osa-alueiden jonkin asteista valmistelua.

Tarpeen synnyttyä prosessi alkaa tilan tarpeen arvioinnilla.  Toimialajohtajan ja konsernihallinnon hallintoryhmän johtaja ilmoittavat tarpeesta tilajohtajalle. Tilajohtaja arvioi tarpeen ja esittelee sen tarvittaessa kaupungin johtoryhmälle. Vasta tämän jälkeen tilajohtaja käynnistää tarveselvityksen. Liikuntapalvelukeskus esittää huolensa tarveselvitys- ja hankesuunnittelun etenemisestä aikataulullisesti riittävän nopeasti. Tarveselvitys- ja hankesuunnitteluprosessissa vaaditaan entiseen verrattuna enemmän päätöksiä ja hankkeita arvioidaan useaan otteeseen prosessin aikana. Tarkkuus on hankkeissa hyvä asia, mutta prosessin tulisi kulkea jouhevasti, jotta hankkeet pysyvät niille asetetussa aikaraameissa. Aikataulujen asettaminen prosessille ja niiden noudattaminen on tärkeää myös, sillä tilahanke hyväksytään talousarvion investointiohjelmaan vasta kun tarveselvitys- ja hankesuunnitelma on hyväksytty, ainoana poikkeuksena hankkeet, joihin haetaan rahoitusosuuksia. Taloussuunnitelmavuosien investointiohjelmaan pääsy edellyttää sekin tarveselvityksen hyväksymistä.

Liikuntapalvelukeskus haluaa myös muistuttaa, että käyttäjäkokemus ja palvelualueen asiantuntemus tulee huomioitua riittävästi prosessin edetessä. On myös tärkeää, että asiantuntijalautakunnat ja asianomaiset palvelualueet ovat ajan tasalla ja saavat informaatiota suunnitteluprosessin etenemisestä.

Liikuntapalvelukeskus esittää, että liikuntalautakunta antaa lausuntonaan:

Liikuntalautakunta haluaa tuoda esiin huolen tarveselvitys- ja hankesuunnitteluprosessin sujuvasta etenemisestä. Ohjeet kuvaavat monipolvisen prosessin, joka parhaimmillaan johtaa hyvään johtopäätökseen. Vaarana kuitenkin on, että suunnitteluaikataulut venyvät ja hankkeet hidastuvat.

Liikuntalautakunta haluaa korostaa asianomaisen toimialan tiedonsaantimahdollisuutta kaikissa prosessin vaiheissa. Lisäksi liikuntalautakunta haluaa varmistua, että käyttäjänäkökulmaa kuullaan ja arvostetaan prosessin kaikissa vaiheissa.

Muilta osin liikuntalautakunnalla ei ole ohjeistukseen huomautettavaa.

Toimialajohtaja Minna Sartes:

EhdotusLiikuntalautakunta päättää antaa em. lausunnon luonnokseen tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeeksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.