Kv. 17.11.2008 § 254                                                                                                Liite 1, asia

 

Talousarvion noudattamista koskevat määräykset

 

1.            Sitovuus

 

1.1.        Kaupunginvaltuuston sitovasti päättämät kohdat talousarviossa

 

Kaupunginvaltuustoon nähden sitovia ovat talousarviokirjassa rasteroinnilla ilmaistut määrärahat ja tuloarviot tai netto. Lisäksi kaupunginvaltuustoon nähden sitovia ovat toimielinten kriittiset menestystekijät, näiden arviointikriteerit/mittarit ja mittareiden tavoitearvot sekä muut mahdollisesti kaupunginvaltuuston erikseen (KV)-merkinnällä sitoviksi hyväksymät tavoitteet.

 

Kaupunginvaltuusto päättää tilaliikelaitoksen investointiosassa olevien hankkeiden kustannusarvioista ja toteuttamisaikatauluista, jos hanke on uudisrakennushanke tai yli 2 milj. euron peruskorjaushanke. 1-2 milj. euron peruskorjaushankkeen kustannusarviosta ja toteuttamisaikataulusta päättää kaupunginhallitus. Alle 1 milj. euron peruskorjaushankkeista päättää tilaliikelaitoksen johtokunta. Hyväksytyn hankkeen toteuttamiseen voidaan käyttää rahavaroja talousarviovuonna kustannusarvion ja aikataulun puitteissa tehokkaan ja taloudellisen toteutuksen edellyttämällä tavalla. Hyväksyttävinä kustannuksina otetaan huomioon myös indeksinousu hankkeen käyttöönottoon saakka sekä kustannusarvion puitteissa suoritetut takuukorjaukset käyttöönoton jälkeen takuuajan puitteissa. Hankkeiden toteutumisesta ja kustannuksista on esitettävä selvitykset valtuustolle ennen talousarviovuoden päättymistä jälkikäteen hyväksyttäviksi.

 

Toimielimen käyttötalousosan määrärahat ja investointiosan määrärahat ovat erikseen sitovia. Määrärahan säästöä käyttötalousosassa ei voida käyttää ilman kaupunginhallituksen lupaa investointiosan määrärahan ylityksen katteena tai päinvastoin.

 

1.2.        Toimielimen sisäinen sitovuus

 

Lautakunnan, johtokunnan tai muun samassa asemassa olevan toimielimen on määriteltävä, minkä tasoisia tavoitteita, mittareita sekä määrärahoja ja tuloarvioita koskevat asiat on tuotava toimielimen päätettäväksi.

 

2.           Muutokset talousarvioon

 

Kaupunginvaltuuston hyväksymää määrärahaa saadaan ao. toimielimen päätöksellä ilman kaupunginvaltuuston erillistä päätöstä ylittää tulojen ylittymistä tai uusia tuloja vastaavalla määrällä, mikäli samanaikaisesti toteutuvat seuraavat edellytykset:

* tulot ovat valtionosuuksia, EU-rahoitusta, sponsorituloja tai ulkopuoliseen tilaukseen perustuvia tuloja,

* menon lisäys tulee täysin katetuksi tulojen lisäyksellä ja tulon kertyminen on varmaa

* ylittyvillä tuloilla ja menoilla on suora, perusteltu syy-yhteys

 

Lisäksi ao. toimielimen edellytetään pitävän luetteloa edellä olevan mukaisesti tehdyistä päätöksistä.

 

3.           Toimielimen sisäiset nettoyksiköt

 

Kaupunginhallitus vahvistaa toimielimen tulosaluetasoiset nettoyksiköt käsitellessään talousarviota. Lautakunta tai muu samassa asemassa oleva toimielin voi määrätä jonkin tulosalueensa alaisen toimintayksikön sisäiseksi nettoyksiköksi. Nettoyksikön menot ja tulot sisältyvät toimielimen kokonaismäärärahaan ja ‑tuloarvioon. Nettoyksikköä sitoo toimielimen suhteen nettomenojen tai -tulojen määrä.

 

Toimielimen tulee sisäisen nettoyksikön osalta

 

* hyväksyä tavoitteet ja nettotulos ja seurattava tavoitteiden toteutumista sekä kokonaismenojen ja -tulojen avulla neton toteutumista

 

* kattaa nettomenojen ylitys säästöillä muista määrärahoistaan sekä nettotulojen alitus muiden tulojensa ylityksillä

 

Nettoyksikön nettomenojen säästö otetaan huomioon toimielimen muiden menojen ylitysten ja nettotulon ylitys muiden tulojen alituksen katteena. Nettoyksikön nettotulojen ylitystä ei ilman kaupunginvaltuuston päätöstä saa käyttää toimielimen kaupunginvaltuustoon nähden sitovan toimintakulun - määrärahan ylityksen katteena.

 

Sisäiselle nettoyksikölle tehtävät määrärahan keskeiset siirrot toteutetaan sisäisinä tulokirjauksina.

 

 

4.           Määrärahan, tuloarvion ja tavoitteiden toteutumisen seuranta

 

4.1.        Seuranta- ja raportointivastuu

 

Kaupunginhallituksen osaltaan sekä muiden toimielinten osaltaan on talousarviovuoden aikana jatkuvasti seurattava alaistensa tulosalueiden ja toimintayksiköiden tuottamien palvelujen kysyntää, tavoitteiden toteutumista, toimintaa sekä taloudenpitoa, annettava niille tarvittavia ohjeita ja määräyksiä sekä huolehdittava seurannan järjestämisestä niiden alaisessa organisaatiossa.

 

Talousarvioon merkittyjen tavoitteiden sekä numeeristen mittariarvojen ja tunnuslukujen toteutumista on seurattava niiden sitovuudesta riippumatta.

 

Kaupunginhallitukselle on toimitettava tavoitteiden toteutumista sekä toimintaa ja taloutta koskevat seurantatiedot ja arviot sen määrääminä aikoina noudattaen keskushallinnon antamia toimenpideohjeita.

 

Lautakuntien on raportoitava kaupunginhallitukselle myös siitä, miten ne tulevat toiminnassaan ottamaan huomioon kaupunginvaltuuston talousarvioon hyväksymät tekstilisäykset.

 

Seurannan perustana on hyväksytty talousarvio perusteluineen.

 

4.2.        Toiminnan ja talouden kehittymisen raportointi kaupunginvaltuustolle, kaupunginhallitukselle ja tarkastuslautakunnalle

 

Kaupunginvaltuuston vuodelle 2009 sitoviksi hyväksymien kriittisten menestystekijöiden, näiden arviointikriteerien/mittarien ja mittareiden tavoitearvojen, muiden tavoitteiden sekä talouden tasapainottamiseen tähtäävien toimenpiteiden toteuttamisesta tulee raportoida talousarviovuoden aikana kaksi kertaa. Toteutumisraportit tehdään maaliskuun ja heinäkuun lopun tilanteen mukaan. Samassa yhteydessä laaditaan tilikauden talouden toteutumisennusteet. Marraskuussa annetaan kaupunginhallitukselle vielä ylimääräinen talouden toteutumisen ennuste. Tilikauden 1.1.-31.12.2009 lopullinen toiminnan ja talouden toteutuma raportoidaan tasekirjaan liitettynä.

 

Toiminnan ja talouden seurantaraportit tulee tuoda kaupunginhallituksen käsittelyyn kuuden viikon sisällä raportointikauden päättymisestä ja raportointiin tulee sisällyttää lautakuntien selvitykset sekä kaupunginjohtajan ja apulaiskaupunginjohtajien niiden johdosta antamat lausunnot, mikäli raportti lautakunnan osalta poikkeaa kaupunginvaltuuston vahvistamasta talousarviosta ja taloussuunnitelmasta.

 

Maailmantalouden kriisistä johtuen 1. toteutumisennuste maaliskuun tilanteen mukaan raportoidaan kuitenkin kaupunginhallitukselle talouden ennusteen osalta virkamiesvalmisteluna huhtikuun 20. päivään mennessä.

 

4.3.        Toiminnan ja talouden kehittymisen raportointi lauta- ja johtokunnille sekä apulaiskaupunginjohtajille

 

Virastot ja laitokset raportoivat omalle lautakunnalleen ja virastopäälliköt apulaiskaupunginjohtajalle talouden ja toiminnan kehittymisestä sekä työvoiman käytöstä kuukausittain.

 

Apulaiskaupunginjohtajien tulee arvioida jatkuvasti oman sektorinsa talousarvion toteutumista ja esittää niiden pohjalta tarvittaessa toimenpiteet talousarviossa pysymiseksi.

 

5.           Henkilöstön palkkaamiseen liittyvät määräykset

 

Henkilökuntaa voidaan palkata vain talousarvion määrärahan, nettomäärärahan tai sitovan tulostavoitteen sekä kaupunginhallituksen hallintojaoston hyväksymän työvoiman käytön tavoitetason puitteissa.

 

5.1         Periaatteet henkilöstön määrälle asetettavien tavoitetasojen määrittämisessä

 

Kaupungin henkilöstön määrän ohjaamiseksi kaupunginhallituksen hallintojaosto päättää 31.1.2009 mennessä hallintokuntakohtaisista työvoimankäytön tavoitetasoista kaupunginvaltuuston asettamien tavoitteiden pohjalta ja tavoitetasojen toteutumisen seurantatavasta.

 

5.2.        Uuden henkilökunnan palkkaaminen

 

Vakinaista henkilökuntaa palkattaessa on aina selvitettävä tehtävien tarkoituksenmukaisuus ja välttämättömyys kaupungin palvelutoiminnan kannalta. Lisäksi on selvitettävä onko vaihtoehtoista tapaa hoitaa em. tehtävät ja mitä kustannuksia näiden tehtävien hoitamisesta aiheutuu. Virastopäälliköt vastaavat em. selvitysten virastokohtaisesta toteuttamistavasta. Sektorijohto raportoi sektorinsa osalta virastokohtaisista menettelytavoista kaupunginhallituksen hallintojaostolle.

 

Ennen henkilön palkkaamista vakinaisesti kuukausipalkkaiseen työsopimussuhteiseen toimeen on aina ensin selvitettävä, onko kaupungin palveluksessa sellainen uudelleensijoitusta tarvitseva henkilö, joka voidaan ottaa ko. toimeen.

 

5.2.1.     Määräaikaisen henkilökunnan palkkaaminen

 

Määräaikaisen henkilökunnan palkkaamisessa on otettava huomioon seuraavaa:

-      määräaikaisella palvelussuhteella tulee olla työsopimuslain 1 luvun 3 §:n tai kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 2 luvun 3 §:n mukaiset perusteet, jonka perusteen tulee ilmetä työsopimuksesta tai viranhoitomääräyksestä

-      palkkaamispäätöksen tulee koskea koko määräaikaisen tehtävän kestoaikaa, jotta vältytään välittömästi toisiaan seuraavien työsopimusten ketjutukselta

-      samaa henkilöä ei saa ilman kaupunginhallituksen hallintojaoston lupaa palkata yhteen tai useampaan välittömästi toisiaan seuraavaan määräaikaiseen ylimääräiseen palvelussuhteeseen samankaltaisiin tehtäviin pidemmäksi kuin yhteensä kahden vuoden määräajaksi. Osa-aikaeläkejärjestelyyn perustuen hallintokunta voi ilman em. lupamenettelyä palkata määräaikaisen ylimääräisen henkilön tekemään sitä työaikaa, joka jää omassa virassaan/toimessaan osa-aikaiseksi siirtyneen henkilön täydestä säännöllisestä työajasta.

-      lyhytaikaiset sijaisuudet tulee pyrkiä hoitamaan ensisijaisesti sisäisin työjärjestelyin.

 

5.3         Määrärahan siirto terveydellisiin syihin liittyvän uudelleensijoituksen yhteydessä

 

Kaupunginhallituksen hallintojaosto voi päättää terveydellisistä syistä uudelleensijoitettavalle perustettuun henkilökohtaiseen vakanssiin tarvittavan määrärahan siirtämisestä hallintokunnasta toiseen.

6.           Muut määräykset

 

6.1.        Liittyminen yhteisön jäseneksi

 

Kaupunki voi liittyä jäseneksi yhdistykseen tai yhteisöön kaupunginhallituksen päätöksellä.

 

6.2.        Määrärahojen siirrot ja käyttöluvat

 

Joidenkin määrärahojen yhteydessä on merkintä (Kv), (Kh) (Kj), (Pj), (Oj), (Hj) tai (Tj) , jolloin määrärahaa saadaan käyttää tai sitoa vain, jos asianomaiselta taholta on ennakolta saatu lupa. Lupapäätöksen yhteydessä tulee päättää määrärahan tai sen osan siirtämisestä sitä pyytävän toimielimen tai yksikön tilille tai menon kirjaamisesta ao. tilille.

 

6.3.        Valtionosuudet

 

Tuloslaskelman rahoitusosaan kuuluvien tehtäväkohtaisten opetus- ja kulttuuritoimen sekä sosiaali- ja terveydenhuollon valtionosuuksien määrittelyä, budjetointia ja seurantaa varten tarvittavat tiedot hallintokuntien tulee antaa pyydetyssä muodossa valtion viranomaisille ja kaupungin keskushallinnolle. Näiden valtionosuuksien budjetoinnista ja seurannasta vastaa keskushallinto.

 

Taloussuunnitelmassa toteutettavaksi hyväksyttyjen, tiloihin liittyvien investointihankkeiden valtionosuuden anomisesta, budjetoinnista ja toteutumisen seurannasta vastaa ao. hallintokunta yhdessä tilaliikelaitoksen kanssa.

 

Muiden valtionosuuksien ja avustuksien, joita saadaan eri tehtävien hoitamisesta ja jotka budjetoidaan toimielinten käyttötalousosan tulotileille, anomisesta, budjetoinnista ja toteutumisen seurannasta vastaa ao. hallintokunta.

 

6.4         Työsuojelu ja -turvallisuus, yleinen valmius

 

Työsuojeluun tai -turvallisuuteen tai yleisen toimintavalmiuden turvaamiseen liittyvät korjaustoimet, hankinnat ja muut toimenpiteet on osana tavanomaista vuotuista toimintaa toteutettava toimielinten käyttöön myönnetyillä määrärahoilla. Työsuojelua ja ‑turvallisuutta on tällöin pidettävä erityisenä perusteluna asian kiireellisyydelle.