Kaupunkiympäristö, toimitilojen rakennuttaminen, arkkitehti Mari Virtanen, Konsernihallinto, kaupunginjuristi Mikael Sunell 3.3.2025:

Hankinnan tausta

Kaupungintalokorttelin perusparannuksen laajennettu hanke hyväksyttiin kaupunginvaltuustossa 13.5.2024 § 66. Laajennettu hanke sisälsi seitsemän rakennuksen korjauksen, yhden uudisrakennuksen sekä kaupungintalon piha-alueen uudistamisen. Kaupunkiympäristölautakunta päätti hankkeen suunnittelijoiden ja urakoitsijoiden valintakriteereistä ja hankkeen käynnistämistä 21.5.2024 § 201.

Hankintamenettely

Hankinnassa on kysymys yhteistoiminnallisesta rakennusurakasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta). Hankintamenettelynä on käytetty kilpailullista neuvottelumenettelyä. Menettelyssä neuvotteluihin osallistuvat tarjoajat valittiin osallistumispyyntöön vastauksina annettujen osallistumishakemusten perusteella. Neuvottelujen jälkeen kyseiset tarjoajat antoivat tarjouksensa vastauksena lopulliseen tarjouspyyntöön.

Hankintaa koskeva alkuperäinen osallistumisilmoitus lähetettiin julkaistavaksi 27.5.2024. Kolme tarjoajaa jätti osallistumishakemuksensa määräaikaan 7.8.2024 klo 12.00 mennessä. Osallistumishakemusten käsittelyn yhteydessä hankintayksikkö totesi osallistumispyynnön soveltuvuus- ja vähimmäisvaatimusten olleen epäselviä tavalla, joka vaarantaa potentiaalisten tarjoajien tasavertaisen kohtelun. Tästä syystä hankintamenettely keskeytettiin kaupunkiympäristölautakunnan päätöksellä 10.9.2024 § 324. Hankinnan kohteesta käynnistettiin erillisellä päätöksellä uusi hankintamenettely.

Hankintayksikkö tarkensi osallistumispyyntöaineistoa muutoksin, jotka eivät olennaisesti muuttaneet alkuperäisen osallistumispyynnön tarjoajaksi valinnan kriteerejä. Tarkennukset kohdistuivat pääosin soveltuvuusvaatimuksina kysyttyjen referenssikohteiden rakennussuojeluvaatimuksiin sekä tarkensivat ryhmittymänä tarjoamisen ja voimavara-alihankkijoiden käyttöön liittyviä menettelyitä. Kaupunkiympäristölautakunta päätti 17.9.2024 § 335 käynnistää hankinnan uudelleen.

Uusi osallistumisilmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 30.9.2024 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Osallistumispyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi 1.10.2024 Haahtela PRIS -palvelussa osoitteessa https://pris.haahtela.fi/Julkaisu/Public_Hankinnat.asp.

Osallistumisilmoituksesta esitettyihin lisätietokysymyksiin vastattiin annettuun määräaikaan mennessä.

Osallistumishakemuksen jätön määräaikaan 31.10.2024 klo 12.00 mennessä osallistumishakemuksen jätti 3 kpl osallistujia, ryhmittymät Laamo-LPR, NCC Suomi Oy ja CAS-ryhmä. Kaikki osallistumishakemukset todettiin osallistumisilmoituksen mukaisiksi ja ryhmittymät valittiin tarjoajiksi neuvotteluvaiheeseen. Kaupunkiympäristölautakunta päätti 19.11.2024 § 425 ehdokkaiden valinnasta neuvotteluvaiheeseen.

Neuvottelukutsu toimitettiin sähköpostitse tarjoajille 13.11.2024. Neuvottelukutsun yhteydessä tarjoajille toimitettiin myös alustava tarjouspyyntöaineisto. Alustava tarjouspyyntöaineisto oli sisällöltään sama kuin osallistumisilmoituksen liitteenä aiemmin toimitettu, eikä aineistoon tehty hankintayksikön toimesta muutoksia ennen neuvotteluja.

Neuvottelutyöpajat järjestettiin Turussa 26.11.-4.12.2024. Kunkin tarjoajan kanssa järjestettiin kaksi neuvottelutyöpajapäivää. Jokaiseen neuvottelutyöpajapäivään oli varattu 5 tuntia aikaa. Ensimmäisissä työpajapäivissä käsiteltiin tarjoajien kommentteja alustavan tarjouspyynnön kaupallisiin asiakirjoihin sekä toimeksiannon tehtäväsisältöihin. Toisissa työpajapäivissä hankintayksikkö tarkensi hankkeen teknistä sisältöä ja tarjosi tarjoajille mahdollisuuden esittää kysymyksiä ja näkemyksiä hankkeen teknisistä ratkaisuista.

Neuvottelujen jälkeen hankintayksikkö tarkensi ja selkeytti tarjouspyynnön sisältöä vähäisin teknisluontoisin muutoksin neuvotteluissa esiin nousseiden havaintojen pohjalta. Tarkennuksen kohdistuivat esimerkiksi tarjousten hinnoitteluperiaatteisiin ja arviointiin sekä toimeksiannon tehtäväsisältöön ja suunnittelukäytäntöihin. Lisäksi lopulliseen tarjouspyyntöön lisättiin liiteasiakirjoina hankintaprosessin aikana valmistuneita teknisiä lähtötietoja, kuten täydennetyt rakennushistoriaselvitykset. Lopullisen tarjouspyynnön allekirjoitti kaupunkirakentamisjohtaja 17.12.2024 ja se julkaistiin tarjoajille liitteineen samana päivänä Haahtelan PRIS-järjestelmän kautta.

Esitettyihin lisätietokysymyksiin vastattiin annettuun määräaikaan mennessä.

Hankintayksikkö vastaanotti määräaikaan 31.1.2025 klo 12.00 mennessä tarjoukset kaikilta kolmelta tarjoajaksi valitulta ryhmittymältä:

Laamo-LPR

Rakennustoimisto Laamo Oy, KFS Finland Oy, LPR-Arkkitehdit Oy, Nomaji maisema-arkkitehdit Oy, Insinööritoimisto Pohjatekniikka Oy, Ideastructura Oy, Granlund Oy, Sitowise Oy, Gravicon Oy

NCC Suomi Oy

NCC Suomi Oy, Sigge Arkkitehdit Oy, Maanpää GEO Oy, Sweco Finland Oy, Blääni Oy, Rejlers Finland Oy, Promethor Oy

CAS-ryhmä

Consti Korjausrakentaminen Oy, Arco Architecture Company Oy, Maisema-arkkitehdit Ruokonen Oy, Sipti Oy, Sweco Finland Oy, Blääni Oy, Akukon Oy

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus ja arviointi

Tarjoukset arvioitiin tarjouspyynnön mukaisin arviointiperustein kokonaispainoarvolla 70 % laatu ja 30 % hinta.

Tarjousten käsittely suoritettiin kahden kuoren menettelynä, jossa tarjousten laatuarviointi suoritettiin ensin valmiiksi ennen hintatarjousten avaamista. Ennen laatuarvioinnin suorittamista tarkistettiin, että laatutarjoukset on annettu tarjouspyynnön vaatimusten mukaisesti. Kaikki laatutarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

Laatuarvioinnin jälkeen hintatarjoukset avattiin 18.2.2025. Hankintayksikkö pyysi Laamo-LPR -ryhmittymältä lisäselvitystä arviointiperusteen 1.2 Konsultoinnin kattohinta muita tarjoajia korkeammasta hinnoittelusta. Tarjoajan työmääräarviostaan ja hinnoitteluperiaatteistaan antaman lisäselvityksen pohjalta hankintayksikkö totesi tarjouksen vastaavan sisällöltään tarjouspyyntöä ja ottavan työmääräarviossaan hankkeen haastavan luonteen huomioon. Kaikki hintatarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi.

Tarjousten arvioinnin lopputuloksena saatiin seuraavat kokonaispisteet:

Arviointiperusteet, arviointiin osallistunut arviointiryhmä, tarjousten arviointi ja pisteytys on esitetty kokonaisuudessaan liitteenä olevassa perustelumuistiossa.

Kuten edellä on todettu, kaupungintalokorttelin perusparannuksen laajennettu hanke hyväksyttiin kaupunginvaltuustossa 13.5.2024 § 66. Laajennetun hankkeen kokonaiskustannukset tilaajan hankintoineen ja riskivarauksineen ovat 30,5-34,5 M€, josta hankkeen arvioidut kustannukset ilman tilaajan riskivarauksia ovat yhteensä n. 25 M€ (alv 0 %). Tarjouksen yhteydessä ehdokkaat tekivät kustannusanalyysin tilaajan tavoitehintalaskelman ja muiden asiakirjojen perusteella. Hintatarjouksessa ehdokkaat antoivat suunnittelu- ja konsulttipalkkioiden hinnat sekä projektinjohtourakoitsijan toteutusvaiheen palkkion tavoitehintaurakkaan sidottuna prosenttina. Kaikkien ehdokkaiden kustannusennusteet kokonaiskustannuksista pysyivät investointimäärärahan sisällä. Hankkeen urakkahinta määritellään suunnitteluvaiheen lopuksi. Rakentamisen aloittamisen hyväksymispäätös haetaan suunnitteluvaiheen lopussa ennen rakentamisen aloittamista kaupunginhallitukselta, mikäli vahvistettava kustannusarvio on sama tai alempi kuin kaupunkivaltuustossa päätetty. Suunnittelu ja rakentaminen tapahtuu 2025–2028 aikana.

Liite 1                                  Avauspöytäkirja 31.1.2025

Liite 2                                  Perustelumuistio

Kaupunkiympäristöjohtaja Christina Hovi:

Ehdotus        Kaupunkiympäristölautakunta päättää, että:

- yhteistoimintaurakan palveluntuottajaksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antanut Laamo-LPR -ryhmittymä,

- kaupunkirakentamisjohtaja valtuutetaan hankintapäätöksen odotusajan jälkeen allekirjoittamaan hankkeen yhteistoimintasopimus, suunnittelusopimukset sekä projektinjohtourakoitsijan kehitysvaiheen sopimus, ja

- pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan heti.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.