Kaupunkiympäristö, kaavoituspäällikkö Paula Keskikastari ja konserninhallinto, hankintapalvelut, projektipäällikkö Pekka Lång 2.12.2022:

Taustaa

Kaavoituksen nykyinen, voimassa oleva puitejärjestelysopimus päättyy 31.3.2023. Vuoden 2022 talousarvion mukaisiin toiminnan tavoitteisiin, pormestariohjelman toimenpiteisiin, sisältyy tavoite, että kaavoituksen puitesopimuskonsultit kilpailutetaan vuonna 2022. Tavoitteena on uuden sopimuskauden alku saumattomasti vanhan sopimuskauden umpeutuessa. Puitejärjestelysopimus nopeuttaa huomattavasti konsulttitöiden tilaamista ja siten osaltaan mahdollistaa sen, että vähintään 40 % kaavoitusohjelman kaavahankkeista valmistellaan kumppanuus- / konsulttityönä.

Hankinnan käynnistäminen

Kaavoitus on pyytämässä tarjouksia suunnittelu- ja asiantuntijapalveluiden puitejärjestelysopimuksesta ajalle 1.4.2023 (tavoite) – 31.3.2025. Tämän jälkeen sopimusta voidaan tilaajan erillisellä päätöksellä jatkaa ajalle 1.4.2025-31.3.2027 (optio). Puitejärjestely koskee seitsemää suunnittelutoimialaa (SKOL ry:n toimialaryhmittely ja -määritelmät), jotka ovat:

Saatujen tarjousten pohjalta tehdään puitejärjestely. Puitejärjestelyyn valitaan kullakin suunnittelutoimialalla neljästä kahdeksaan (4–8) palveluntuottajaa, jollei kelpoisuusehdot täyttäviä tarjoajia ja hyväksyttäviä tarjouksia ole vähemmän.

Yhdyskuntasuunnittelu ja kaavoitus -toimialalla valitaan kahdeksan (8) palveluntuottajaa, joista neljän (4) palveluntuottajan referenssit painottuvat vaativiin keskustan täydennysrakentamiskohteisiin ja neljä (4) palveluntuottajaa, joiden referenssit painottuvat laajoja ympäristövaikutuksia aiheuttaviin kohteisiin.

Kaavoituksen viitesuunnitelmat ja havainnollistaminen -toimialalla valitaan kuusi (6) palveluntuottajaa.

Suunnittelutoimialoilta 3–5 (Rakennushistorialliset selvitykset, Melu- ja tärinäselvitykset ja Hulevesiselvitykset ja -suunnitelmat) valitaan kullekin toimialalle neljä (4) palveluntuottajaa. Suunnittelutoimialoilta 6–7 (Luonto- ja kasvillisuusselvitykset ja Liikennesuunnittelu ja liikenneselvitykset) valitaan kullekin toimialalle kuusi (6) palveluntuottajaa.

Hankekohtaiset toimeksiannot minikilpailutetaan toimialakohtaisesti, kun suunnittelun tai asiantuntijapalvelun arvo ylittää 60.000 euroa (alv 0 %). Tällöin päätöksen perusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus (hinta ja yrityksen erityisosaaminen).

Tilaaja pidättää itsellään oikeuden kilpailuttaa hankkeet myös julkisesti tai toimia kaupungin oman hankintaohjeen mukaisesti pienhankinnoissa, sitoutumatta puitejärjestelyyn kaikissa hankkeissa.

Kilpailutuksen tavoitteena on saada palveluntuottajiksi sekä pieniä kapea-alaisia korkean ammattitaidon omaavia yrityksiä että suuria monialaisia yrityksiä.

Markkinakartoitus/tietopyyntö julkaistiin 27.9.2022 HILMA | Hankinnat sivulla. Määräaikaan 7.10.2022 saatiin seitsemäntoista (17) tietopyyntövastausta eri toimijoilta.

Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo huomioiden kaikkien puitejärjestelyn keston ajaksi suunniteltujen hankintasopimusten kokonaisarvo on sitoumuksetta noin 2.000.000 euroa (alv 0 %). Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään.

Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä.

Tarjoukset vertaillaan ja valitaan puitejärjestelyyn toimialakohtaisesti. Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Arviointiperusteina ovat palvelun hinta ja laatu. Osa-alueissa 1, 2 ja 7 hinnan painoarvo on 40 % ja laadun painoarvo 60 %. Osa-alueissa 3 – 6 hinnan painoarvo on 45 % ja laadun 55 %. Palveluntuottajan tulee tarjouksessaan ilmoittaa eri henkilöryhmien tuntiveloitushinta. Hintojen on sisällettävä kaikki kulut ja erityiset korvaukset.

Sopimushinnat ovat kiinteitä 31.3.2025 asti. Kiinteän hinnoittelujakson jälkeen Palveluntuottajalla on oikeus esittää sopimushintojen tarkistamista perustellusta syystä yleistä kustannuskehitystä vastaavasti optiokaudelle, jolloin tarkistetut sopimushinnat ovat voimassa 1.4.2025-31.3.2027.

Liite 1                                   Tarjouspyyntö

Oheismateriaali 1               Puitejärjestelyn sisäinen ohjeistus

Kaupunkiympäristöjohtaja Christina Hovi:

Ehdotus        Kaupunkiympäristölautakunta päättää että:

- kaavoituksen puitejärjestelysopimuksen kilpailutus voidaan käynnistää edellä kuvatuin taloudellisin ja teknisin minimivaatimuksin ja liitteen 1 mukaisesti,

- hankinnassa käytetään avointa menettelyä,

- maankäyttöjohtaja oikeutetaan tekemään tarjouspyyntöön tarvittaessa teknisluonteisia muutoksia ja lisäyksiä ja allekirjoittamaan tarjouspyyntö ja

- pöytäkirja tämän asian kohdalta tarkastetaan heti.