Konsernihallinto, yhteiset palvelut, lakipalvelut, lakimies Henna Puska 5.4.2022:

Tietopyyntö ja asian tausta

Turun kaupunki on vastaanottanut 18.2.2022 tietopyynnön, jossa pyydetään tietoa koko Turun lupa- ja rakennusvalvontayksikön henkilöstön koulutuksesta, kokemuksesta, tehtävästä, tutkinnosta/diplomista, työpaikoista ja ansioista. Lisäksi tietopyynnössä todetaan, että mukaan voidaan liittää myös maininta henkilön saamista rangaistuksista.

Tietopyynnön tekijälle on vastattu 23.2.2022, ettei Turun kaupungilla ole hallussaan laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 5 §:ssä (jäljempänä julkisuuslaki) tarkoitettua asiakirjaa tai järjestelmää, josta olisi kattavasti saatavilla kaikki pyydetyt tiedot. Tiedoista oli kuitenkin mahdollista koostaa tulosteet Turun kaupunkiympäristön palvelukokonaisuuden rakennusvalvonnan vastuualueen henkilöstöstä. Tulosteista löytyvät työnantajan henkilöstöjärjestelmään tallennetut henkilön koulutus-, tutkinto-, ja työuratiedot. 

Tietopyynnön tekijää huomautettiin, että tulosteissa on ne tiedot, jotka on tallennettu työnantajan henkilöstöjärjestelmään, eikä tiedot ole kattavia. Mahdollista on, että kaikilta työntekijöiltä ei löydy työnantajan järjestelmään tallennettuna tutkinto- ja/tai koulutustietoa ja myös järjestelmään tallennetuista työuratiedoista saattaa puuttua tietoja työntekijän työkokemuksesta. Lisäksi tietopyynnön tekijälle kerrottiin, ettei työnantajan järjestelmissä ole tietoa työntekijän mahdollisesti saamista rangaistuksista.

Tietopyyntö kohdistui osaan työnantajan pitämään henkilörekisteriin, eikä sähköinen luovutus ollut mahdollinen. Tietopyynnön tekijälle varattiin mahdollisuus saapua tutustumaan edellä mainittuihin tietoihin osoitteeseen Olavintie 2, 20700 Turku.

Tietopyynnön tekijä on tutustunut asiakirjoihin 1.3.2022. Edelleen tietopyynnön tekijä on esittänyt 29.3.2022 täsmennetyn tietopyynnön, jolla hän pyytää Turun rakennusvalvonnan henkilökunnan tutkintotietoja nähtäväksi. Tietopyynnön tekijän mukaan Turun rakennusvalvonnan henkilökunnan koulutukseen liittyvissä asiakirjoissa ”tutkinto”-kohta oli monessa tapauksessa tyhjä.

Tietopyynnön tekijälle kerrottiin 30.3.2022 lähetetyssä vastauksessa, ettei puuttuvia tutkintotietoja voida toimittaa, koska kaupungilla ei ole asiakirjaa, joka sisältäisi pyydetyt tiedot. Samalla tietopyynnön tekijältä tiedusteltiin, haluaako hän saattaa asian viranomaisen ratkaistavaksi ja saada asiasta valituskelpoisen päätöksen.  

Sovellettava lainsäädäntö

Asiakirjat, joita 18.2.2022 tehty tietopyyntö ja 29.3.2022 täsmennetty tietopyyntö koskevat, on käyty läpi ottaen huomioon julkisuuslaissa jäljempänä mainitut säännökset.

Julkisuuslain 5 §:n mukaan viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta, ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun toimivalle toimeksiantotehtävän suorittamista varten.

Julkisuuslain 14 §:n mukaan viranomaisen asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on, jollei saman lain 15 §:n 3 momentissa tai muualla laissa toisin säädetä. Asia on käsiteltävä viivytyksettä, ja tieto julkisesta asiakirjasta on annettava mahdollisimman pian, kuitenkin viimeistään kahden viikon kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai jos muu niihin rinnastettava syy aiheuttaa sen, että asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai muutoin tavanomaista suuremman työmäärän, asia on ratkaistava ja tieto julkisesta asiakirjasta annettava viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön.

Julkisuuslain 16 §:n mukaan viranomaisen asiakirjan sisällöstä annetaan tieto suullisesti taikka antamalla asiakirja viranomaisen luona nähtäväksi ja jäljennettäväksi tai kuunneltavaksi tai antamalla siitä kopio tai tuloste. Tieto asiakirjan julkisesta sisällöstä on annettava pyydetyllä tavalla, jollei pyynnön noudattaminen asiakirjojen suuren määrän tai asiakirjan kopioinnin vaikeuden tai muun niihin verrattavan syyn vuoksi aiheuta kohtuutonta haittaa virkatoiminnalle.

Julkisuuslain 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja. 

Asian arviointi

Turun kaupunki on varannut tietopyynnön tekijälle mahdollisuuden tulla katsomaan rakennusvalvonnan henkilöstön tutkinto- ja työuratietoja, jotka ovat olleet työnantajan HR-järjestelmässä. Työnantajan HR-järjestelmästä löytyvät tiedot eivät kuitenkaan ole kattavia, vaan niistä voi puuttua esimerkiksi tutkintotietoja ja kohdat voivat olla tämän vuoksi tyhjiä. Puuttuvia tutkintotietoja ei voida toimittaa, sillä kaupungilla ei ole asiakirjaa, joka sisältäisi edellä mainitut tiedot. Kaupungilla ei ole velvollisuutta eikä myöskään mahdollista koostaa kyseessä olevia tietoja sisältävää asiakirjaa, koska kaupungin HR-järjestelmässä ei ole näitä tietoja. Tietopyyntö on tällöin kohdistunut sellaiseen tietoon, josta viranomaisella ei ole olemassa viranomaisen asiakirjaa.

Ylimpien laillisuusvalvojien ratkaisukäytännössä on katsottu, että kirjallinen ja valituskelpoinen päätös tehdään myös silloin, kun viranomaisella ei ole siltä pyydettyä tietoa tai pyydetty asiakirja ei viranomaisen mielestä ole julkisuuslain tarkoittama asiakirja.

Toimivalta

Kaupunkiympäristöjohtaja johtaa kaupunkiympäristön palvelukokonaisuutta. Turun kaupungin hallintosäännön 45 §:n 15. kohdan mukaan palvelujohtaja päättää viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa tarkoitetun asiakirjan antamisesta. Hallintosäännön mukaan toimivallan siirtoa ja määrittelyä koskevat päätökset löytyvät ao. pykälän kohdalta tai hallinnonjärjestämispäätöksistä. Kaupunkiympäristöjohtaja on delegoinut toimivallan hallintojohtajalle kaupunkiympäristön palvelukokonaisuuden hallinnon järjestämispäätöksellä (29.11.2021 § 181.) Kaupunkiympäristön palvelukokonaisuuden hallinnon järjestämispäätöksen 41.2 §:n 5. kohdan mukaan hallintojohtaja päättää julkisuuslaissa tarkoitetun asiakirjan antamisesta.

Hallintojohtaja Harri Lehtinen:

PäätösPäätin, että pyydettyjä Turun rakennusvalvonnan henkilöstön tutkintotietoja ei voida luovuttaa, koska viranomaisella ei ole olemassa asiakirjaa, joka sisältäisi pyydetyt tiedot. 

Harri Lehtinen

hallintojohtaja

Valitusosoitus on päätöksen liitteenä.