Joukkoliikennepalvelujohtaja Sirpa Korte, seudullisen joukkoliikenteen kehittämispäällikkö Topias Pihlava, lakimies Sanni-Sofia Nieminen ja hankintapalveluiden projektipäällikkö Jere Lumikko 14.9.2021:

Hankinnan tausta

Kaupunginhallitus päätti 10.5.2021 § 222 uuden kaupunkipyöräjärjestelmän periaatteista sekä valtuutti kaupunkiympäristölautakunnan päättämään kaupunkipyöräjärjestelmän tarkemmista periaatteista sekä kilpailuttamaan kaupunkipyöräjärjestelmän ja päättämään kaupunkipyöräjärjestelmän lipputuotteista. Kaupunkiympäristölautakunta käynnisti 22.6.2021 § 254 uuden kaupunkipyöräjärjestelmän hankinnan.

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia kaupunkipyöräjärjestelmän hankintaan Turun kaupungin ja optiona Kaarinan kaupungin, Liedon kunnan, Raision kaupungin, Naantalin kaupungin ja Ruskon kunnan käyttöön ajalle 1.5.2022 (tavoite)–30.4.2026, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin kahdella (2) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella.

Hankinnassa on kysymys julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot ylittävästä EU-hankinnasta.

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 2.7.2021 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 11.8.2021. Hankinnasta julkaistiin korjausilmoitukset 7.7.2021 ja 11.8.2021.

Tarjouspyynnössä, sen liitteissä ja ESPD-lomakkeella kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo on noin 5.000.000 euroa. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden toimijan kanssa siten, että vertailtava kokonaisuus valitaan etusijajärjestyksessä:

1.Sähköavusteiset pyörät

2.Sähköavusteisten ja tavallisten pyörien yhdistelmä

3.Tavalliset pyörät

Tarjous saatiin määräaikaan 26.8.2021 klo 11.00 mennessä seuraavalta palveluntuottajalta: Donkey Republic.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Donkey Republic on vakuuttanut täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseen tarjoajan tarjous. Tarjous tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Tarjouspyynnön liitteessä 2 (tekninen erittely) mainostilan kokovaatimus on molemmille sivuille 0,2 m2 sekä 0,04 m2 etukorissa. Arvioinnissa todettiin, että Donkey Republicin tarjoama polkupyörä ei täytä tarjouspyynnön vaatimusta mainostilan koosta. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastamisen myötä tarjouskilpailussa ei ole saatu yhtään tarjouspyynnön mukaista tarjousta.

Neuvottelumenettelyyn siirtyminen

Hankintalain 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 34 § 3 momentin mukaan hankintayksikkö voi valita neuvottelumenettelyn, jos avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä on saatu vain tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä, tai jos tarjouksia ei voida hyväksyä. Uutta hankintailmoitusta ei tarvitse julkaista, jos neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät 79–92 §:n mukaisesti asetetut vähimmäisedellytykset ja jotka ovat edeltävässä menettelyssä tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen.

Koska tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastamisen yhteydessä on todettu, ettei hankintayksikkö ole saanut yhtään tarjouspyynnön mukaista tarjousta, täyttyy hankintalain 34 §:n 3 momentin edellytykset neuvottelumenettelyn siirtymisessä tilanteessa, jossa avoimessa menettelyssä on saatu vain tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä.

Uutta hankintailmoitusta ei tulla julkaisemaan, koska neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät hankintalain 79–92 §:ien mukaisesti asetetut vähimmäisedellytykset ja jotka ovat edeltävässä avoimessa menettelyssä tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen. Donkey Republic on täyttänyt kaikki hankintalain 79–92 §:ien mukaiset vähimmäisedellytykset ja sen tarjous on ollut tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukainen.

Alustavan tarjouksen perusteella käynnistetään neuvottelut tarjoajan kanssa tai mikäli tarjous on sellaisenaan hyväksyttävä, voidaan sen perusteella tehdä hankintapäätös.

Kaupunkiympäristöjohtaja Christina Hovi:

Ehdotus         Kaupunkiympäristölautakunta päättää, että:

- Donkey Republicin tarjous suljetaan tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana,

- kaupunkipyöräjärjestelmän hankinnassa siirrytään neuvottelumenettelyyn Donkey Republicin kanssa hankintalain 34 §:n 3 momentin nojalla uutta hankintailmoitusta julkaisematta, ja

- pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan ja hyväksytään heti.