Joukkoliikennepalvelujohtaja Sirpa Korte, seudullisen joukkoliikenteen kehittämispäällikkö Topias Pihlava ja strategisen hankinnan projektipäällikkö Jere Lumikko 11.6.2021:

Taustaa

Kaupunginhallitus päätti 3.4.2017 § 145, että kaupunkiin toteutetaan pilottihankkeena kaupunkipyöräjärjestelmä ja että hankinnan toteutuksesta ja järjestelmän käyttöönotosta vastaa CIVITAS ECCENTRIC -hanke. Hanke kilpailutti kaupunkipyöräjärjestelmän syksyllä 2017 (3911–2017). Sopimus nykyisen toimittajan kanssa päättyy 30.9.2021 (kh 1.3.2021 § 102).

Kaupunginhallitus päätti uuden kaupunkipyöräjärjestelmän periaatteista 10.5.2021 § 222. Samalla kaupunginhallitus valtuutti kaupunkiympäristölautakunnan päättämään kaupunkipyöräjärjestelmän tarkemmista periaatteista sekä kilpailuttamaan kaupunkipyöräjärjestelmän ja päättämään kaupunkipyöräjärjestelmän lipputuotteista. Lisäksi kaupunginhallitus päätti, että määrärahavaraukset tarkennetaan kilpailutuksen jälkeen. Kaupunginhallituksen päätös on tämän esityksen oheismateriaalina.

Uuden kaupunkipyöräjärjestelmän valintakriteerit:

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on esitetty hankinnan ehdottomat vaatimukset. Alla on kuvattu uuden järjestelmän keskeiset kriteerit:

Brändi:

Uuden järjestelmän myötä nykyinen Föli-fillarit brändi ja väritys säilyy nykyisellään.

Sopimuskausi:

Sopimuskausi alkaa 1.5.2022 (tavoite), ja sopimus on määräaikaisena voimassa 30.4.2026 asti. Sopimuksen voimaantulo edellyttää molempien Sopijapuolten allekirjoitusta. Määräaikaisena sopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista. 

Hankinnan optiona on kaksi kahden (2) vuoden optiokautta (2 + 2 vuotta). 

Ensimmäinen optiokausi 1.5.2026–30.4.2028 tulee voimaan Palveluntuottajan kanssa alkuperäisin ehdoin, mikäli Tilaaja päättää jatkaa sopimuskautta. Option käyttöönotossa on kyse Tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta. Päätös sopimuksen jatkamisesta (optio) tehdään kolme kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Optiokaudelle tehdään erillinen sopimus.

Toinen optiokausi 1.5.2028–30.4.2030 tulee voimaan Palveluntuottajan kanssa alkuperäisin ehdoin, mikäli Tilaaja päättää jatkaa sopimuskautta. Toisen optiokauden käyttöönotossa on kyse Tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta. Päätös sopimuksen jatkamisesta (optio) tehdään viimeistään kolme kuukautta ennen ensimmäisen optiosopimuskauden päättymistä. Toiselle optiokaudelle tehdään erillinen sopimus.

Järjestelmän ympärivuotisuus

Tarjouspyynnössä pyydetään hinnat kesäkaudelle ja talvikaudelle optiona. Talvikauden käyttöönotosta päätetään hankintapäätöksen yhteydessä.

Kaupunkipyöräjärjestelmän laajuus

Tarjouspyynnössä pyydetään vertailuhinnat 700 pyörän ja 70 aseman laajuisesta järjestelmästä. Tarjouspyyntö on laadittu siten, että tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään, vaan tarkka palvelun tilausmäärä annetaan hankintapäätöksen yhteydessä. Tällöin tilausmäärä voidaan sovittaa budjettiin sopivaksi.

Asiakaspalvelu

Asiakaspalvelu on uudessa tarjouspyynnössä sisällytetty uuden järjestelmän palvelusopimukseen. Se takaa asiakkaille saumattomimman asiakaspalvelun virhetilanteissa sekä mahdollistaa laajemman aukioloajan kuin kaupungin omassa asiakaspalvelussa. Asiakaspalveluajat ovat arkisin 7–21 ja viikonloppuisin sekä pyhäpäivisin 10–21.

Kaupunkipyörän käyttöönotto ja käytön maksaminen

Uudessa kaupunkipyöräpalvelussa vaaditaan palveluntarjoajan toimittama mobiilisovellus, jolla pyörien käyttö on mahdollista. Sovellukseen tulee kirjautua seudullisen joukkoliikenteen tunnuksilla rajapinnan kautta. Sovelluksen kautta tulee olla mahdollista käyttää Fölin kausikorttia pyörien käyttöön kuten tähänkin asti. Palveluntarjoajan tulee käyttää seudullisen joukkoliikenteen rajapintaa kausikorttimatkojen matkustusoikeuden varmistamiseksi. Lisäksi vaaditaan avoin lippu- ja käyttörajapinta kolmansille osapuolille. Optiona pyydetään tarjoukset lähimaksuominaisuudesta pyöriin, jolla pyörän saisi käyttöön lähimaksulla, kuten joukkoliikenteessä.

Palveluntarjoajan tulee sisällyttää tarjoukseensa maksuliikenne eli maksujen veloitukset ja tilittää kuukausittain lipputulot lyhentämättömänä kaupungille Lisäksi myynnit sekä pyörien käyttö tulee raportoida koneluettavassa muodossa reaaliaikaisesti rajapinnan kautta kaupungille.

Asemien tasapainotus

Tarjouspyynnössä pyydetään hinnat kahdelle eri palvelutason asemalle, korkean tasapainotuksen sekä matalan tasapainotuksen asemille. Näin asemien tasapainotusta voidaan joustavammin muuttaa käyttömäärien muuttuessa ja tarvittaessa muodostaa enemmän asemia pienemmällä palvelutasolla, jotta saadaan tiheämpi asemaverkosto.

Sähköavusteisuus kaupunkipyörissä

Kilpailutuksessa pyydetään koko järjestelmä sähköpyörinä. Lisäksi pyydetään pakollisena vaatimuksena hinta tavalliselle pyörälle. Hintojen vertailu tehdään tarjotuilla sähköpyörien hinnoilla. Näin Tilaajalle jää mahdollisuus valita hankintapäätöksen yhteydessä hankitaanko koko järjestelmä sähköisenä vai pelkästään osa siitä.

Pyörien käytön sujuvuuteen panostaminen

Jotta pyörien käyttö lisääntyisi, panostetaan uudessa järjestelmässä kaupunkipyörien houkuttelevuuden lisääntymiseen:

- nykyjärjestelmässä ongelmaksi muodostuneiden pyörien käyttöönoton ja palautuksien ongelmien ratkaisemiseksi vähennetään integraatioiden määrää ja pyydetään toimittajan mobiilisovellus sekä lipunmyynti. Näin palveluntuottaja voi olla paremmin vastuussa järjestelmän teknisestä toimivuudesta,

- sopimukseen lisätään palvelun laatua, käytettävyyttä ja sanktioita koskevia kohtia,

- palvelusta laaditaan tarjouspyyntöön yksityiskohtainen palvelukuvaus, ja

- lisätään pyörä- ja asemamäärää.

Hankinnoilla työllistäminen

Työllisyyspalveluiden kanssa käytyjen keskustelujen perusteella kilpailutukseen ehdotetaan palveluntuottajalle vaatimukseksi velvoite työllistää 2 pitkäaikaistyötöntä. Velvoite tukee kaupungin työvoimapoliittisten tavoitteiden tavoitteita.

Työllisyyspalveluiden kanssa käytyjen keskustelujen perusteella pyörien tasapainotus voisi olla toimiva toimintamalli, mutta pyörien korjaus ja huolto saattaisi muodostua haasteelliseksi eteenkin pyörissä olevan elektroniikan vuoksi. Työllisyyspalveluiden hoidettavaksi tulisi operatiivisen puolen lisäksi pyörien järjestelmätason asiat sekä laaja asiakaspalvelun hoitaminen, jolloin työllisyyspalveluihin tarvittaisiin uudenlaista osaamista ja tähän liittyvää toiminnallista organisointia. Vastuukysymykset palveluntuottajan ja työllisyyspalveluiden välillä saattaisivat aiheuttaa ylimääräisiä riitatilanteita, kun kolmas osapuoli kunnostaisi pyöriä josta toinen osapuoli on velvollinen huolehtimaan tietyllä palvelutasolla.

Esitetään, että järjestelmä tilataan kaupunkipyörätoimittajalta kokonaisuutena, sillä kun hankinta on kokonaispalveluna samalta toimittajalta, tämä pystyy hoitamaan keräilyn, korjauksen yms. saumattomasti, ja vastuukysymykset ovat selkeämmät. Sopimuksessa on ehto työllistää pitkäaikaistyöttömiä, jolloin kaupunki edistää tällä hankinnalla työllisyyttä Turussa. 

Valintakriteerit

Hankinnalle on kuvattu minimivaatimukset tarjouspyynnössä, jotka kaikkien tarjoajien tulee vähintään täyttää.

Hankinnan kohteen valintakriteereinä on sopimuskauden ajalta halvin hinta 75% sekä laatu 25%. Laatukriteereinä on toimitusaika sekä pyörän käyttöönoton ja palautuksen nopeus.

Kilpailutuksen aikataulu

Uusi toimittaja tarvitsee sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen vähintään 6 kuukautta aikaa uuden järjestelmän toimittamiseen ja käyttöönottoon. Kilpailu käynnistetään välittömästi päätöksen jälkeen, jolloin kilpailu olisi avoinna kesän ajan. Elokuussa olisi kysymyksiin vastaukset, tarjousten jättöaika sekä pyörätestitilaisuus. Syyskuussa hankintapäätös ja lokakuussa sopimuksen allekirjoitus.

Järjestelmän tavoitteellinen käyttöönottoajankohta on 2.5.2022 tai viimeistään 1.7.2022. Aloitusajankohta riippuu mm. kilpailutuksen käynnistysajankohdasta ja pyörien toimitusajoista.

Yhteenveto

- nykyisen pyöräjärjestelmän osalt a säilytetään kaupunk ipyörien Föli-fillarit-brändi,

- palveluhankinnan sopimuskausi on 4 + 2 + 2 vuoden (kaksi kahden vuoden mittaista optiota),

- tarjouksia vertaillaan 700 sähköpyörän ja 70 aseman laajuisena. Lisäksi pyydetään hinta tavalliselle pyörälle. Tarkka asemien ja pyörien määrä päätetään tarjousten saamisen jälkeen,

- järjestelmä mahdollistaa asemattoman, asemallisen ja näiden hybridimallin käytön. Lähtökohtana pidetään asemallista järjestelmää, jossa lisätään asemamäärää matalan prioriteetin tasapainotusasemilla,

- hinnat pyydetään kesäkaudelle sekä talvikaudelle optiona 75% pyörämäärällä,

- asiakaspalvelu sisällytetään palveluhankintaan, ja

- palveluhankintaan kuuluu toimittajan mobiilisovellus, Fölin kausikortilla pyörien käyttö, rajapinta kolmansille osapuolille sekä lähimaksuominaisuus optiona.

Liite 1Tarjouspyyntö

Oheismateriaali 1Pyöräasemien alustava sijoittelu

Oheismateriaali 2Kaupunkipyörät 2018–2021

Oheismateriaali 3Kaupunkipyöräjärjestelmien vertailu suhteessa asukaslukuun

Oheismateriaali 415 minuutin ja 30 minuutin pyöräilyvyöhykkeet Turussa

Oheismateriaali 5Kaupunginhallituksen päätös 10.5.2021 § 222

Kaupunkiympäristöjohtaja Christina Hovi:

EhdotusKaupunkiympäristölautakunta päättää:

- hyväksyä kilpailun käynnistämisen avoimena menettelynä liitteinä 1-2 olevien tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti,

- että joukkoliikennepalvelujohtaja oikeutetaan tekemään tarpeellisia muutoksia tarjouspyyntöasiakirjoihin,

- hankinnan kohteen valintakriteereinä on halvin hinta 75% sekä laatu 25%, ja

- että pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan ja hyväksytään heti.

PäätösAsia pantiin pöydälle Mannin Helinin kannattamana tekemästä ehdotuksesta yksimielisesti.

Pöydältä 15.6.2021 § 234

PäätösKaupunkiympäristölautakunta päätti:

- hyväksyä kilpailun käynnistämisen avoimena menettelynä liitteinä 1-2 olevien tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti,

- että joukkoliikennepalvelujohtaja oikeutetaan tekemään tarpeellisia muutoksia tarjouspyyntöasiakirjoihin,

- hankinnan kohteen valintakriteereinä on halvin hinta 75% sekä laatu 25%, ja

- että pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan ja hyväksytään heti.

- että tilaaja varaa oikeuden hankkia tarjotut pyörät tavallisina, sähköavusteisina tai niiden yhdistelmänä.

Päätös tehtiin esitteliän muutetusta päätösehdotuksesta yksimielisesti.