Projektisuunnittelija Heidi Metsälä, 9.10.2020:

Turun kaupungin ympäristönsuojelu on pyytänyt tarjouksia RannikkoLIFE-hankerahoituksella (CoastNet LIFE - LIFE17/NAT/FI/000544) toteutettavien Ruissalon luontoa esittelevien opastusvideoiden tuotannosta.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään sopimus yhden palveluntuottajan kanssa.

Kyseessä on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) kynnysarvot alittava ns. pienhankinta, josta tarjouspyyntö lähetettiin sähköpostitse 11 videontuottajalle.

Hankinnasta esitettiin yksi kysymys koskien tarjouspyynnön saajien määrää. Vastaus lähetettiin kaikille tarjouspyynnön saaneille.

Annettuun määräaikaan 7.9.2020 klo 12.00 mennessä tarjous saatiin viideltä (5) tarjoajalta, joille tarjouspyyntö lähetettiin: Brave Teddy Oy, Kari Media Group Oy, Kuvastaja Oy, Lennart Media Oy Ab ja OneTake Productions Oy.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että osatarjouksia ei hyväksytä ja että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Tarjoukset arvioitiin kolmessa vaiheessa:

1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi
2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi
3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Tarjoukset arvioitiin ja pisteytettiin Turun kaupungin ympäristönsuojelun henkilöstön muodostamassa neljän hengen raadissa.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitettiin tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnissa todettiin kaikkien tarjoajien täyttävän tässä hankintamenettelyssä tarjoajien kelpoisuudelle asetetut vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Tarjoukset arvioitiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Tarjouspyynnössä (s.3-4) vaadittiin, että tarjouksesta tulee selvitä tarjotun työpanoksen tuntihinta. Lisäksi tarjouspyynnössä (s.7) todettiin, että tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään.

Arvioinnissa todettiin, että kahdelta (2) tarjoajalta, Kuvastaja Oy:lta ja OneTake Productions Oy:lta, puuttui tarjouspyynnössä edellytetty ilmoitus työpanoksen tuntihinnasta. Koska tuntihinta on keskeinen arviointiperuste, hintapisteitä ei voitu laskea kyseisille tarjoajille. Kuvastaja Oy:n ja OneTake Productions Oy:n tarjoukset hylätään tarjouspyyntöä vastaamattomina.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Valintaperusteeksi ilmoitettiin kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että vertailuperusteina käytetään hintaa ja laatua seuraavasti:

Hinnan painoarvo on 40 % ja laadun 60 %. Enimmäispistemäärä on 100 pistettä.

Hintaa (kokonaispisteet 40 pistettä) arvioitiin seuraavasti. 

Vertailussa halvin tarjottu kokonaistyöpanokseen (kokonaiskustannukset/työtunnit yhteensä €/h) perustuva tuntihinta sai 20 pistettä. Muut tarjoukset saivat hintapisteitä seuraavasti: halvin hinta/tarjoajan hinta* maksimipisteet 20 p.

Vertailussa halvin tarjottu kokonaishinta sai 20 pistettä. Muut tarjoukset saivat hintapisteitä seuraavasti: halvin hinta/tarjoajan hinta* maksimipisteet 20 p.

Laatua (kokonaispisteet 60 pistettä) arvioitiin seuraavasti.

Luovan idean tyylillinen soveltuvuus, 0-30 pistettä

• Luovan idean kuvailu ja mood board
• Tarjoukseen liitetyn videon (tai videoiden) tyyli ja laatu

Tyylin lisäksi arvioitiin tuotannollisia seikkoja kuten kuvan laatua ja äänen laatua.

Tekijöiden kuvaus ja referenssit, 0-15 pistettä

• Tekijöiden kuvaus ja referenssit enintään kolmesta (3) tarjouspyyntöä vastaavasta toimeksiannosta

Arvioinnissa painotettiin erityisesti luontotietämystä, -harrastuneisuutta ja luontokuvauskokemusta.

Projektisuunnitelma, 0-15 pistettä

• Projektin toteuttamisen periaatteet ja projektin rakenne (toimenpiteiden sisältö, aikataulu ja vaiheistus sekä tehtävään esitettyjen henkilöresurssien kohdentaminen)

Parhaat pisteet tarjousten vertailussa sai Brave Teddy Oy. Tarjousten vertailu esitetään erillisellä liitteellä (Liite 1).

Liite 1Tarjousten vertailutaulukko

Ehdotan, että Ruissalon opastusvideoiden tuotannosta solmitaan sopimus Brave Teddy Oy:n kanssa tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

PäätösPäätin, että Ruissalon opastusvideoiden tuotannosta solmitaan sopimus Brave Teddy Oy:n kanssa tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä vaan vasta erikseen tehtävillä kirjallisilla sopimuksilla.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 vuorokauden kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen tiedoksi.

Olli-Pekka Mäki

ympäristönsuojelupäällikkö

Oikaisvaatimusohje on päätöksen liitteenä