Strateginen hankinta, Jari Suistovaara 26.3.2020:

Turun kaupungin Strateginen hankinta pyysi Kaupunkiympäristötoimialan Pysäköinninvalvonnan toimeksiannosta uudelleen tarjouksia uusien pysäköintimaksuautomaattien hankinnoista ajalle 1.4.2020 (tavoite) – 31.3.2022. Hankinta sisältää myös korttimaksujen välityspalvelut. Uutta tarjouspyyntöä tarkennettiin vertailukelpoiseksi lähinnä laatupisteiden sekä taustajärjestelmän, dataliittymien ja korttimaksujen välityspalvelun osalta, kun aiempi kilpailutus jouduttiin keskeyttämään toimialajohtajan päätöksellä 10.12.2019 § 78. Kaupunkiympäristölautakunta on hyväksynyt tarjouspyynnön 15.10.2019 § 395.

Laitteiden hankkimisen sopimuskausi on 1.4.2020 (tavoite) – 31.3.2022. Määräaikaisena sopimus päättyy ilman irtisanomista. Laitehankinnoissa on sopimuskauden jälkeen mahdollisuus Tilaajan optiokauteen. Optiossa (ajalle 1.4.2022 – 31.3.2024) on kyse Tilaajan oikeudesta, ei velvollisuudesta. Optio astuu voimaan vain, mikäli Tilaaja päättää jatkaa sopimuskautta. Päätös sopimuksen mahdollisesta jatkamisesta (optio) tehdään erikseen ennen sopimuskauden päättymistä. Mahdolliselle optiokaudelle tehdään myös erilliset sopimukset.

Laitteiden taustajärjestelmän, korttimaksujen välityspalvelun, ylläpidon ja päivitysten osalta sopimuskausi on 4 vuotta (1.4.2020 – 31.3.2024), jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana molemminpuolisella 6 kuukauden irtisanomisajalla

Maksuautomaatit ostetaan omaksi paikalleen asennettuna. Tarkoitus on hankkia niitä jo alkuvuoden 2020 aikana noin 50 kpl ja loppuvuoden aikana saman verran korvaamaan nykyisiä vanhentuneita laitteita. Näiden lisäksi niitä voidaan hankkia mahdollisesti vielä lisää puitesopimuskauden aikana.

Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, arviolta noin 650.000 – 1.000.000 euroa (alv 0 %) koko 2 vuoden sopimuskaudella. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että avoimella menettelyllä suoritetussa kilpailutuksessa valitaan yksi kokonaistaloudellisesti edullisin toimittaja, vertailuperusteina hinta 80 % ja laatu 20 %. Laitteiden osalta vertailun painotuksina on käytetty tiedossa olevia ensimmäisen vaiheen hankintamääriä ja niiden käytöstä tuona aikana koituvia maksuja.

Tarjouspyyntö julkaistiin Cloudian Tarjouspalvelu.fi -portaalissa, hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin määräaikaan 3.3.2020 mennessä. Määräaikaan mennessä saatiin kolme tarjousta.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Kaikki tarjoajat täyttävät tarjoajille asetetut kelpoisuusvaatimukset. Tilaajavastuu- ja muut kelpoisuustiedot on tarkistettu tarjousasiakirjojen lisäksi tilaajavastuu.fi -palvelusta.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta tuotteilta tarjouspyynnössä edellytettiin.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 79 § 1 momentin mukaan ennen tarjousten valintaa hankintayksikön on tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen.

Kaikki tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu ja tarjousten valinta

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä ja toimittajaksi valitaan yksi kokonaistaloudellisesti edullisin tarjoaja. Edullisuutta laskettaessa käytetään tarjouspyynnössä mainittuja painotuksia hankittavien laitteiden määrissä (pisteet 80 % hinta ja 20 % laatu).

Vertailuhinnaltaan halvin on Laatukilpi Oy, kokonaishintaan 654.232 euroa (alv 0 %). Laatukilpi Oy:ltä pyydettiin hankintalain 96 §:n mukainen selvitys poikkeuksellisen halvoista hinnoista välityspalvelujen osalta. Saadun selvityksen mukaan tarjouksen hinnoissa ei ole virhettä tai puutteellisuuksia, minkä perusteella hankintayksikkö on katsonut, ettei hankintayksikölle synny velvollisuutta hylätä Laatukilpi Oy:n tarjousta. Laatukilpi Oy on ilmoittanut, että tarjouksen yksikköhinnat ovat liike- ja ammattisalaisuuksia eikä niitä saa julkaista.

Kokonaistaloudellisuuden laatupisteiden arviointia vaativan manuaalisen pisteytyksen suorittivat pysäköinninvalvonnan asiantuntijat. Muut hinta- ja laatupisteet saatiin kilpailutusjärjestelmästä. Tarjoajat ja kokonaispisteet ovat seuraavat:

Kaikki tarjoajat ilmoittivat aloittavansa toimitukset halutussa ajassa sopimuksen allekirjoituksesta. Toimitus- ja asennusaikataulut tarkennetaan sopimuskumppanin kanssa erikseen.

Toimittajaksi esitetään valittavaksi kokonaistaloudellisesti edullisin toimittaja Laatukilpi Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Liite 1                                  Pisteytystaulukko

Liite 2                                  Tarjousten avauspöytäkirja

Liite 3                                  Vertailutaulukko (salassa pidettävä, Julkl 24 §:n 1 mom 20-kohta)

Toimialajohtaja Christina Hovi:

Ehdotus        Kaupunkiympäristölautakunta päättää:

-kokonaistaloudellisesti edullisin tarjoaja Laatukilpi Oy valitaan pysäköintimaksuautomaattien ja niiden taustajärjestelmien toimittajaksi ajalle 1.4.2020 (tavoite) – 31.3.2022 + 2 vuoden optio ja ylläpitokausi,

- että kaupunkiympäristötoimialan toimialajohtaja oikeutetaan allekirjoittamaan ja tekemään laitehankinta- ja ylläpitosopimuksen lisäksi mahdollinen sopimus optiokaudelle, ja

- että pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan ja hyväksytään heti.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankintayksikkö tulee myös vaatimaan hankintamenettelyä koskevat rikosrekisteriotteet valitulta toimittajalta pakollisten poissulkemisperusteiden tarkistamiseksi ennen sopimusten tekoa. Rikosrekisteriotteet vaaditaan sekä yrityksestä että sen johtohenkilöstöstä.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Jari Suistovaara, p. 050 587 0443.