Tilapalvelujohtaja Leevi Luoto ja toimitilapäällikkö Pauliina Karjalainen 10.1.2024:

Tausta

Museon kokoelmakeskus

Tarveselvitys 2020:

Turun museokeskus kokoaa yhteen Turun kaupungin omistamat museot. Se toimii myös alueellisena keskusmuseona, Varsinais-Suomen alueellisena vastuumuseona, jatkaen entisen Turun maakuntamuseon toimintaa alueellisella taidemuseotehtävällä täydennettynä. Museokeskuksen toiminta-ajatuksena on huolehtia kulttuuri- ja taideperinnön säilymisestä ja välittämisestä nykyisille sekä tuleville sukupolville Varsinais-Suomen alueella. Museokeskus kokoaa ja ylläpitää esine-, valokuva-, arkisto- ja taidekokoelmia sekä tukee kulttuuriympäristön säilymistä. Konservointiyksikkö vastaa kokoelmien turvallisesta säilyttämisestä kaupungin tarjoamien resurssien puitteissa. Museokeskuksen kokoelmat ovat laajat, monipuoliset ja kulttuurihistoriallisesti arvokkaat. Kokoelmien säilyttämisvastuu ulottuu pitkälle tulevaisuuteen.

Nykytilanteessa museokeskuksen kokoelmat on hajasijoitettu useaan eri tilaan eri puolille kaupunkia. Osa tiloista on ahtaita, olosuhteiltaan ja turvallisuusjärjestelmiltään riskialttiita ja osaan tiloista kohdistuu merkittäviä käyttötarkoituksen muutospaineita.

Tarveselvityksessä on kartoitettu toteutustapoja ja niiden kustannuksia.

Vertailun perusteella kaupunginhallituksen kaupunkikehitysjaostolle ehdotettiin, että se hyväksyy tehdyn tarveselvityksen ja puoltaa hankkeen toteuttamista vuokrahankkeena.

Kaupunkikehitysjaosto on kokouksessaan 30.11.2020 § 65 päättänyt esityksen mukaan.

Kaupunginarkiston päätearkisto

Kaupunginhallitus päätti hyväksyä Turun kaupungin toimistojen tilatarveselvityksen kokouksessaan 1.10.2019 § 337. Hankesuunnitteluun siirryttiin tarveselvityksen perusteella esitetyn mallin mukaan. Toiminnot suunnitellaan sijoitettavaksi kaupungintalon pihapiiriin sekä Yliopistonkatu 27a tiloihin. Kumpikaan kohde ei sisällä laajoja arkistotiloja, vaan kaupungin arkistoratkaisu tuli tarkasteltavaksi omana kokonaisuutena.

Kaupungin arkistokäytäntöjen laajemmassa tarkastelussa ja käynnissä olleessa kehitystyössä tuotiin esille tarve perustaa kaupungille asianmukainen ja keskitetty päätearkisto. Osa kaupunginarkiston tiloista ei ole määräysten mukaisia, ja arkistotilat sijaitsevat useassa kiinteistössä. Kaupunginarkiston tiloissa säilytetään pysyvästi arkistolain mukaan säilytettäväksi määrättyjä asiakirjoja. Lisäksi kaupunginarkiston tiloissa säilytetään ja käsitellään tilapäisesti muuta arkistoaineistoa ennen digitointia ja/tai hävittämistä. Digitointi ja sähköinen arkistointi ei poista säilytystarvetta, koska digitoidun aineiston hävittämiseen tarvitaan kansallisarkiston lupa, joka on aina tapauskohtainen. Uusi päätearkistoyksikkö päätettiin toteuttaa lähtökohtaisesti vuokrakohteena.

Arkiston tulee sijaita Turun kaupungin rajojen sisäpuolella ja hyvien kulkuyhteyksien ja julkisen liikenteen äärellä. Tilojen toteutuksessa tulee noudattaa voimassa olevia rakentamista koskevia asetuksia sekä Kansallisarkiston määräyksiä ja ohjeita arkistotiloista 1.3.2013, AL/19699/07.01.01.00/2012. Tilojen tulee täyttää liikuntaesteisyyttä koskevat viranomaismääräykset ja Turun kaupungin liikuntaesteisyyttä koskevat suunnitteluohjeet.

Kaupunginhallitus on esittänyt 7.12.2020 § 551 kaupunginvaltuustolle, että se päättää seuraavaa:

”Päätearkiston ja potilastietoarkiston hankekuvaus hyväksytään, hanke toteutetaan vuokrahankkeena, hankekuvauksen mukaiset kohteen kattovuokrahinnaksi asetetaan enintään 500.000 e/vuosi (alv 0 %) ja kilpailutusasiakirjat ja tarjousten vertailuperusteet saatetaan kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi ennen tarjouskilpailun käynnistämistä.”

Kaupunginvaltuusto päätti kokouksessaan 14.12.2020 § 215 hyväksyä esityksen.

Vuokrahankkeen kilpailutus

Hankittavan rakennuskokonaisuuden arvioitu kokonaispinta-ala on 11.500-13.908 m²​ riippuen tarjottavista / tarjottavasta rakennuskokonaisuudesta ilman lisäosaa.

Tarjouksen sai jättää yhteenliittymä, jossa on mukana useampi toimija. Niin että tarjoajan valinnan jälkeen sopimus/ sopimukset kehitysvaiheesta ja siitä eteenpäin kirjoitetaan erikseen jokaisen toimijan kanssa, mikäli valituksi tulee vaihtoehto, jossa toteuttavaksi tulee kaksi erillistä rakennusta. Tarjousprosessin mukaisten neuvotteluiden jälkeen tarjoajat jättivät lopulliset tarjouksensa. Valintaperuste hankinnalle on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.

Yhdistelmärakennuksen tiloissa tulee työskentelemään normaalioloissa 57-70 henkilöä / työpäivä.

Museokeskuksen kokoelmatilat ja päätearkiston tilat kilpailutettiin hankintalain mukaisena neuvottelumenettelynä ajalla 28.12.2021-31.5.2022.

Lopullisia tarjouksia saatiin kaksi.

Kaupunginhallitus päätti 29.8.2022 § 362 kansliapäällikön esityksen mukaan hylätä toisen saapuneista tarjouksista, koska siitä puuttui tarjouspyynnössä vaadittuja tietoja ja sen katsottiin olevan alihintainen.

Hylätyn tarjouksen antanut yritys teki 21.9.2022 kaupunginhallituksen päätöksestä oikaisuvaatimuksen ja valituksen markkinaoikeudelle.

Käsittelyn jälkeen Markkinaoikeus on päättänyt (19.5.2023, 238/2023) seuraavaa:

”Markkinaoikeus kumoaa Turun kaupungin kaupunginhallituksen 29.8.2022 tekemän hankintapäätöksen § 362. Markkinaoikeus kieltää Turun kaupunkia tekemästä hankintasopimusta kyseisen päätöksen perusteella tai panemasta sitä muutoin täytäntöön.”

Markkinaoikeuden päätöksen perusteluiden mukaan kaupunki ei onnistunut tarjouspyyntömateriaalilla riittävän selkeästi ilmaisemaan, mitä tarjoajalta edellytetään. Markkinaoikeus on siis kumonnut kaupunginhallituksen hankintapäätöksen, kieltänyt Turun kaupunkia panemasta hankintaa täytäntöön ja määrännyt hankinnan keskeytettäväksi.

Kaupunginhallitus on päätöksellään 29.5.2023 § 207 päättänyt tyytyä markkinaoikeuden päätökseen ja käynnistää kilpailutuksen uudelleen.

Päivittynyt tarve ja perustelut

Markkinaolosuhteet ovat kansainvälisen tilanteen muututtua muuttuneet merkittävästi siitä, kun hanke on päätetty toteuttaa vuokrahankkeena. Nykytilanteessa rakennus- ja ylläpitokustannusten arviointi on entistä vaikeampaa ja toteutettaessa museokeskuksen kokoelmakeskuksen ja kaupunginarkiston päätearkiston tarvitsemat tilat vuokrahankkeena, siirtää vuokranantaja kaikki riskit kustannusten noususta tilaajalle.

Mikäli hanke toteutetaan omana hankkeena, on riski kustannusten noususta edelleen Turun kaupungilla, mutta kaupunki omistamansa kiinteistöosakeyhtiön kautta myös vastaavasti hyötyy kustannusten oletettavasta laskusta.

Kun arvioidaan rakentamis- ja ylläpitokustannuksia rakennuksen koko elinkaaren aikana ja verrataan niitä arvioituihin vuokrakustannuksiin, tulee hankintahinta maksetuksi vuokranantajalle n. 15…20 vuoden aikana. Tarvittavat tilat ovat luonteeltaan erityistiloja, jotka toteutetaan tiettyyn tarkoitukseen ja niihin rakennetaan säilytettävälle ja arkistoitavalle materiaalille sekä esineistölle ja niiden käsittelylle sekä restauroinnille vaaditut erityisolosuhteet. Tilatarpeen ollessa pysyvä ja käyttöikätavoitteena ollessa hyvin pitkä ja pysyvä on tilojen toteuttaminen omana hankkeena kokonaistaloudellisesti edullisempaa.

Valmisteltaessa vuokrahanketta, on tarvittavat tilat ja niiden erityisvaatimukset määritelty hyvin tarkasti. Kaikki kerätty tieto ja määrittelyt pystytään hyödyntämään täysimääräisesti myös toteutettaessa tilat itse rakennuttaen siten, että niistä on hyötyä sekä hankesuunnittelu- että toteutusvaiheessa. Vuokrahankkeen valmisteluvaiheessa tehty työ tulee nopeuttamaan hankkeen kokonaisläpimenoaikaa.

Hankesuunnitteluvaiheessa uutena selvitettävänä asiana tulee sijaintitarkastelut, josta päätetään hankesuunnitelman hyväksymisen yhteydessä.

Jotta tilojen toteuttamista voidaan edistää omana, hankkeena kaupunginarkiston päätearkiston osalta tulee muuttaa kaupunginvaltuuston tekemä päätös 14.12.2020 § 215 siltä osin, kuin se koskee hankkeen toteuttamista vuokrahankkeena. Museon kokoelmakeskuksen osalta tulee muuttaa kaupunkikehitysjaoston 30.11.2020 § 65 tekemä päätös siltä osin, kuin se koskee hankeen toteuttamista vuokrahankkeena.

Kaupunginvaltuusto on 13.2.2023 § 31 hyväksynyt päivitetyn hankesuunnitteluohjeen, jonka mukaan päätöksen hankesuunnittelun käynnistämisestä tekee tilapalvelujohtaja. Koska hankkeen hankintamallista on aikaisempia päätöksiä, tuodaan hankesuunnittelun käynnistyspäätös kaupunginhallitukselle päätettäväksi.

Kaupunginhallituksen ehdotus​

Kaupunginvaltuusto päättää aiemmin tehtyjä päätöksiä muuttaen, että museon kokoelmakeskuksen tilat ja kaupunginarkiston päätearkiston tilat toteutetaan kaupungin omistaman kiinteistöosakeyhtiön lukuun ja että hankesuunnittelu käynnistetään.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Kaupunginhallituksen ehdotus​

Kaupunginvaltuusto päättää aiemmin tehtyjä päätöksiä muuttaen, että museon kokoelmakeskuksen tilat ja kaupunginarkiston päätearkiston tilat toteutetaan kaupungin omistaman kiinteistöosakeyhtiön lukuun ja että hankesuunnittelu käynnistetään.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.