Toimitilapäällikkö Pauliina Karjalainen, toimitilojen rakennuttamispäällikkö Anne Antola, ylläpitopäällikkö Soile Viiri 14.12.2023:

Taustaa

Tilahankkeiden hankesuunnitteluohje on perinteisesti kuvannut tilahankkeiden tarveselvityksen ja hankesuunnitelman sisällön sekä laadintaprosessien periaatteet, vastuut ja menettelytavat. Voimassa oleva tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohje on hyväksytty kaupunginvaltuustossa 13.2.2023 § 31. Ohje koskee kaikkia Turun kaupungin tilahankkeita.

Tehdyn päätöksen keskeisimmät muutokset kohdistuvat tilahankeprosessin sujuvoittamiseen ja päätösvaltarajoihin. Ohjeen päivittämisellä tavoiteltiin selkeämpää prosessia, vaikuttavampaa yhteistyötä sekä tilahankkeen nopeampaa läpimenoaikaa.

Päivitykset ohjeeseen

Hankesuunnitteluohjeen päivitykseen esitetään seuraavia muutoksia osin 23.1.2023 päivätyn ja 13.2.2023 § 31 kaupunginvaltuuston päättämän ohjeen seuraavien osuuksien kohdalta: 1 tilahankkeiden hankesuunnittelun lähtökohdat, 2 Tilahankeprosessien tyypit ja päätösvaltarajat, 7 Urakkamuodon valinta ja 8 Kustannusarvio ja investointiohjelman laatiminen.

Päivitetty ohje koskee kaikkia yli 100.000 euron investointeina toteutettavia tilahankkeita. Muutoksia ohjeeseen tehtiin seuraaviin osuuksiin:

Pienet hankkeet

Pienellä hankkeella tarkoitetaan tilahanketta, jonka arvo on 0,1 M€ - 3 M€.

Pienet hankkeet ovat luonteeltaan lähtökohtaisesti teknisiä korjaushankkeita, mutta voivat sisältää myös toiminnallisia muutoksia ja uudis- ja lisärakentamista. Pienistä hankkeista laaditaan hankekortti.

Pienet hankkeet toteutetaan ns. pienet hankkeet koontilistan kautta. Lista valmistellaan tilapalveluyksikön ja rakennuttajayksikön yhteistyössä. Pienten hankkeiden lista laaditaan aina vuodeksi kerrallaan ja sen hyväksyy kansliapäällikkö. Yksittäisistä listan kohteista ei tehdä erillispäätöksiä. Listaa voidaan talousarviovuoden aikana päivittää kansliapäällikön päätöksellä.

Pieniä investointeja varten varataan vuosittain määräraha talousarviossa. Tilapalveluyksikkö tekee esityksen määrärahan suuruudesta vuosittain talousarviokäsittelyn yhteydessä.

Urakkamuodon valinta

Integroitu projektitoimitus IPT (allianssi tai yhteistoimintaurakka)

Integroidussa projektitoimituksessa tilaaja muodostaa toimittajajoukon/palveluntuottajien kanssa yhteisen tiimin, joka sitoutuu suunnittelemaan ja toteuttamaan haastavan hankkeen. Mallissa suunnitelmat, lopullinen budjetti ja aikataulu laaditaan yhteistyössä. Mallissa mahdolliset kustannusten säästö- ja ylitykset jaetaan ennalta sovitun prosenttijaon mukaan.

Yhteistoimintaurakka

Yksi integroidun projektitoimituksen muoto on yhteistoimintaurakka. Yhteistoimintaurakassa päätoteuttajan kanssa tehdään ensin suunnitteluvaiheen (=kehitysvaihe) ajaksi KSE-pohjainen konsulttisopimus ja toteutusvaiheessa projektinjohtourakkamalliin perustuva urakkasopimus. Urakoitsijan ryhmittymäänsä valitsemien suunnittelusta vastaavien konsulttien kanssa tehdään normaalit KSE pohjaiset konsulttisopimukset. Urakoitsija osallistuu suunnittelun ohjaukseen ja tuo suunnitteluvaiheeseen oman rakentamisen asiantuntijaosaamisensa suunnitteluratkaisujen valintaan.

Yhteistoimintaurakkamuotoisissa toteutuksissa tulee päätöksenteossa ilmoittaa aina hankkeen kokonaiskustannukset, sisältäen mm. tavoitehinta, riskivaraukset, mahdolliset bonuspoolit ja tilaajan riskivaraukset ja erillishankinnat. Hankkeen investointimäärärahasta päätetään hankesuunnitelman hyväksymisen yhteydessä esittämällä kustannusarvion vaihteluväli.

Kehitysvaiheen sisältävissä hankkeissa hankkeen suunnitelmat täsmentyvät kehitysvaiheessa. Hankkeen lopullinen kustannusarvio tarkentuu kehitys vaiheen päätteeksi. Mikäli hankesuunnitelmavaiheessa päätetyssä kustannusarvion vaihteluvälissä ei tulla kehitysvaiheen jälkeen pysymään, huomioiden mahdolliset indeksikorjauksen muutokset viedään hanke uudelleen päätöksentekoon.

Allianssi

Toinen keskeinen integroidun projektitoimituksen muoto on allianssi. Allianssin käyttöä suositaan laajoissa, merkittävissä ja monimutkaisissa hankkeissa. Allianssin käyttö on kuitenkin prosessi- ja resurssinäkökulmasta raskas malli ja tämä tulee huomioida projektiin ryhtyessä.

Allianssimallin pohjalla on oltava tarkkaan määritelty tarve ja tilaajan tavoitteet. Näin ollen ennen allianssimallin käynnistämistä tulee kaupungilla olla lähtökohtaisesti hankesuunnitelma tarkoituksenmukaisessa laajuudessa hyväksyttynä. Allianssissa hankesuunnitelmaa kehitetään ja kustannuksia täsmennetään.

Kehitysvaiheen sisältävissä hankkeissa hankesuunnitelma täsmentyy kehitysvaiheessa. Hankkeen lopullinen kustannusarvio vahvistetaan kehitysvaiheen päätteeksi ja investointipäätös tehdään vasta silloin. Tarvittaessa tehdään indeksikorjaus ennen toteutusvaiheeseen siirtymistä.​

Allianssi hankkeissa kohteen investointimäärärahoja voidaan käyttää jo hankintavaiheen ja hankekonsortion muodostamisen jälkeen hankkeen eteenpäin viemiseen ja hankesuunnitteluun (kehitysvaiheen kustannuksiin).​

Allianssi toteutuksissa tulee päätöksenteossa ilmoittaa aina hankkeen kokonaiskustannukset, sisältäen mm. tavoitehinta, allianssin riskivaraukset, mahdolliset bonuspoolit ja tilaajan riskivaraukset ja erillishankinnat.

Kustannusarvio ja Investointiohjelman laatiminen

Kaupungin investointiohjelmassa esitetään sellaiset hankkeet, joiden hankesuunnitelma on hyväksytty. Hankkeen lopullinen investointipäätös tapahtuu hyväksymällä hankesuunnitelma tai allianssi hankkeissa päätöksellä kehitysvaiheesta toteutusvaiheeseen siirtymisestä. Allianssihankkeissa kustannusarvio vahvistetaan ennen siirtymistä toteutusvaiheeseen ja yhteistoiminnallisissa urakoissa hanke viedään uudelleen päätöksentekoon, mikäli kustannusarvion vaihteluvälillä ei pysytä.

Rakennushanke voidaan käynnistää, kun hankesuunnitelma on hyväksytty ja rahoitus sisällytetty tilainvestointiohjelmaan sekä allianssi- hankkeissa, kun toteutusvaiheeseen siirtymisestä on tehty päätös.

Yhteenveto

Keskeisimmät muutokset koskevat pienten investointien alarajaa, joka tippuu vanhan ohjeen 200.000 € rajasta 100.000 € alarajaan. Esitys tulee kaupunginhallituksen antamista toimintasuunnitelmien noudattamista ja täytäntöönpanoa koskevista määräyksistä.

Lisäksi päivitetty ohje nopeuttaa ja selkeyttää yhteistoiminnallisen urakan ja allianssin käsittelyä päätöksenteossa.

Uuteen hankesuunnitteluohjeeseen liittyy muutoksia, jotka tulee huomioida myös hallintosäännössä. Hallintosääntömuutokset tuodaan kaupunginvaltuuston päätettäväksi erikseen.

Liite 1Tilahankkeiden hankesuunnitteluohje

Kaupunginhallituksen ehdotus​

​Kaupunginvaltuusto päättää hyväksyä liitteenä 1 olevan Tilahankkeiden hankesuunnitteluohjeen siten, että ohje korvaa 13.2.2023 § 31 hyväksytyn tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeen.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Liite 1Tilahankkeiden hankesuunnitteluohje

Kaupunginhallituksen ehdotus​

​Kaupunginvaltuusto päättää hyväksyä liitteenä 1 olevan Tilahankkeiden hankesuunnitteluohjeen siten, että ohje korvaa 13.2.2023 § 31 hyväksytyn tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeen.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.