Toimitilapäällikkö Kirsi Eronen, tilapalvelujohtaja Leevi Luoto ja huoltokirjakoordinaattori Jouni Färm 24.5.2022:

Kaupunginhallitus päätti kokouksessaan 31.1.2022 § 33 osana ”Koulu- ja päiväkotikohteiden sekä niihin liittyvien liikuntatilojen väistötilahankinnat” kokonaisuutta mm. että jatkossa akuutin väistötilahankinnan prosessi käynnistetään tilapalvelujohtajan päätöspöytäkirjalla ja että tarjousten pohjalta tehtävät lopulliset päätösesitykset hankinnoista tuodaan päätöksentekoon tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeiden päätösvaltarajojen mukaisesti ja että uudet tilaelementtien vuokrakustannukset tuodaan tiedoksi ko. lautakunnalle ja kustannukset otetaan huomioon osavuosikatsauksissa ja talousarvioesityksessä. Samalla kaupunginhallitus päätti, että tilapalvelut voi käynnistää Hepokullan koulun lisätilojen väistötilaelementin kilpailutuksen siten, että sijoituspaikaksi vahvistetaan Hepokullan koulun tontti ja kilpailutuksen pohjana on kvr -urakka.

Tarjoukset saatiin 31.3.2022. Tarjousten tarkastelussa kävi ilmi, että tarjouspyyntö oli sisältänyt tulkinnanvaraista tietoa. Tästä aiheutuu mm. se, että tarjouksissa rakennusten sijoittelu tontilla johti hankintayksikön tarkoituksen vastaiseen lopputulokseen koulun pihan osalta aiheuttaen esimerkiksi leikkivälineiden ja pelikentän häviämisen kokonaan koulun pihalta. Lisäksi havaittiin, että varhaiskasvatuksen tilaohjelmasta puuttui muutama tila, jotka tuli lisätä tilaohjelmaan. Näin ollen hankintamenettelyssä havaittiin olennainen virhe, eikä virhettä voitu korjata muutoin kuin keskeyttämällä hankinta ja käynnistämällä kokonaan uusi tarjouskilpailu.

Tilapalvelujohtaja päätti 12.4.2022 § 21 keskeyttää aiemman kilpailutuksen ja käynnistää lisätilojen leasing-hankinnan kilpailutuksen uudelleen valitusajan jälkeen siten, että tarjouspyyntöä täsmennettiin. Tilapalvelut julkaisi 28.4.2022 julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilmassa hankintailmoituksen koskien KVR-urakkana hankittavan Hepokullan koulun lisätilat koulun pihalle. Hankinnassa käytettiin avointa menettelyä ja valintaperusteena halvinta hintaa.

Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo oli 1,8–2,5 miljoonaa euroa. Arvio perustuu aikaisempiin kilpailutuksiin sekä neliöperusteiseen arviointiin. Hallintosäännön mukaisesti kaupunginhallitus päättää kiinteän ja irtaimen omaisuuden hankkimisesta, luovuttamisesta ja vuokraamisesta sekä muista omistajahallintaansa perustuvista sopimuksista ja sitoumuksista, mikäli kauppahinta tai sopimuskorvaus on 1–3 miljoonaa euroa tai vuosivuokra on 200.000–300.000 euroa ja tältä ylimenevältä osin päätösvalta ja kaupunginvaltuustolla. Hyväksyttäväksi ehdotettavan tarjouksen perusteella päätösvalta tässä hankinnassa on kaupunginvaltuustolla.

Päästäkseen mukaan vertailuun tarjoajan tuli täyttää tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset, luottokelpoisuusluokituksen tuli olla Rating Alfa-suosituksen mukaan vähintään A sekä liikevaihdon kolmen viimeisen vuoden ajalta tuli olla vähintään 2-kertainen toimeksiannon kokonaisvuokrakustannuksiin. Lisäksi tarjoajan tuli esittää 2 referenssikohdetta vastaavanlaisesta siirtokelpoisesta koulu- tai päiväkodista viimeisen viiden vuoden ajalta.

Tarjouksen liitteenä edellytettiin arkkitehtisuunnitelmia seuraavasti:

• Asemapiirros 1:500, josta selviävät tiloihin liittyvien piha-alueiden ja sen toimintojen sijoittuminen sekä kulkuyhteydet
• Luonnospiirustukset 1:100 (pohjat, julkisivut)
• Selvitys rakennejärjestelmistä

Asiakirjat olivat vapaasti noudettavissa Haahtelan Pris -projektipankista. Projektipankkiin kirjautui yhteensä 16 tarjouspyyntöasiakirjojen hakijaa.

Määräaikaan 20.5.2022 klo 12.00 mennessä jätettiin kaksi tarjousta.

Tarjouksen jättivät:

Moduulitila Group Oy

Elementit-E Oy

Saaduista tarjouksista Moduulitila Group Oy:n tarjous esitetään hylättäväksi tarjouspyynnön vastaisena seuraavilla perusteilla:

• Lisätilarakennus tulee sijoittumaan 50dB katumelualueelle. Saadussa tarjouksessa ei ollut rakenteissa huomioitu desibelivaatimuksia.
• Luokkien koot alittavat luokkatilojen tilavaatimukset ja olivat tilaohjelmassa esitettyjä kokoja pienempiä mm. OT3 mitoitus oli 60m2, kun tarjouksessa oli tarjottu mm. 45,6m2 ja 54,1m2 OT3 tiloja, jotka eivät täytä luokkatilojen tilavaatimuksia.
• Tarjous sisälsi lukuisia muita tarjouspyynnön vastaisia asioita, sekä ristiriitaisuuksia mm. LVI ja sähköjärjestelmien osalta.
• Yleinen maininta asiakirjoissa siitä, että hanke toteutetaan tarjouspyynnön mukaisesti ei ole riittävä, mikäli vertailun kannalta oleelliset asiakirjat eivät ole tarjouspyynnön mukaisia ja sisältävät poikkeamia tarjouspyynnöstä.

Markkinaoikeus on mm. todennut (MAO:324/18 ja MAO:693/17), että tarjouksen ilmeistä tarjouspyynnön vastaisuutta tai sisäistä ristiriitaisuutta ei voida korjata tarjouksen maininnalla siitä, että tarjoaja sitoutuu yleisellä tasolla tarjouspyynnön vaatimuksiin. Muussa tapauksessa tarjouksen arvo tarjouspyynnön vaatimusten kirjallisena selvityksenä menettäisi merkityksensä.  

Näin ollen saaduista tarjouksista vain Elementit-E:n tarjous täytti tarjouspyynnössä vaaditut olleet tilavaatimukset ja oli siten tarjouspyynnön mukainen. 

Ainoan tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen on antanut Elementit-E Oy kokonaishinnaltaan yhteensä 3.242.807 € (alv 0 %).

Hepokullan koulun pihalle, osoitteeseen Varkkavuorenkatu 42 sijoitettavat lisätilat, yhteensä 1273,1 m2, tulisi hankkia ainoan tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen antaneelta Elementit-E Oy:ltä. Tilojen tulee olla käyttöönotettavissa 23.12.2022.

Kaupunginhallituksen ehdotus

Kaupunginvaltuusto päättää, että

• Hepokullan koulun siirrettävät lisätilat hankitaan halvimman tarjouksen antaneelta Elementit-E Oy:ltä. kokonaishintaan 3.242.807 € (alv 0 %),
• Moduulitila Group Oy:n tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena esittelytekstissä tarkemmin ilmenevin perustein,
• hankinta rahoitetaan Kuntarahoituksen kanssa solmitun leasing-rahoituksen puitesopimuksen kautta,
• tilapalvelujohtaja oikeutetaan tekemään tarjouspyynnön liitteenä olleeseen urakkasopimukseen tarvittavat vähäiset muutokset ja allekirjoittamaan sopimus. Lisäksi tilapalvelujohtaja oikeutetaan allekirjoittamaan Kuntarahoituksen kanssa solmittava rahoitussopimus sekä urakoitsijan, kaupungin ja rahoittajan rooleja ja vastuita määrittävä kolmikantasopimus ja
• sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävällä sopimuksella, joka voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun vireille saattamista koskevan vaatimuksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Kaupunginhallituksen ehdotus

Kaupunginvaltuusto päättää, että

• Hepokullan koulun siirrettävät lisätilat hankitaan halvimman tarjouksen antaneelta Elementit-E Oy:ltä. kokonaishintaan 3.242.807 € (alv 0 %),
• Moduulitila Group Oy:n tarjous hylätään tarjouspyynnön vastaisena esittelytekstissä tarkemmin ilmenevin perustein,
• hankinta rahoitetaan Kuntarahoituksen kanssa solmitun leasing-rahoituksen puitesopimuksen kautta,
• tilapalvelujohtaja oikeutetaan tekemään tarjouspyynnön liitteenä olleeseen urakkasopimukseen tarvittavat vähäiset muutokset ja allekirjoittamaan sopimus. Lisäksi tilapalvelujohtaja oikeutetaan allekirjoittamaan Kuntarahoituksen kanssa solmittava rahoitussopimus sekä urakoitsijan, kaupungin ja rahoittajan rooleja ja vastuita määrittävä kolmikantasopimus ja
• sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävällä sopimuksella, joka voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun vireille saattamista koskevan vaatimuksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.