Toimitilapäällikkö Kirsi Eronen, tilapalvelujohtaja Leevi Luoto ja huoltokirjakoordinaattori Jouni Färm 2.5.2022:

Kaupunginhallitus päätti kokouksessaan 31.1.2022 § 33 osana ”Koulu- ja päiväkotikohteiden sekä niihin liittyvien liikuntatilojen väistötilahankinnat” kokonaisuutta mm. että jatkossa akuutin väistötilahankinnan prosessi käynnistetään tilapalvelujohtajan päätöspöytäkirjalla ja että tarjousten pohjalta tehtävät lopulliset päätösesitykset hankinnoista tuodaan päätöksentekoon tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeiden päätösvaltarajojen mukaisesti ja että uudet tilaelementtien vuokrakustannukset tuodaan tiedoksi ko. lautakunnalle ja kustannukset otetaan huomioon osavuosikatsauksissa ja talousarvioesityksessä.

Tilapalvelut ehdotti 26.1.2022 § 13 kasvatus- ja opetuslautakunnalle, että Keltasirkunpolun päiväkodin väistötilat sijoitetaan Skanssiin. Kasvatus- ja opetuslautakunta palautti päätösesityksen uuteen valmisteluun. Tämän jälkeen tilapalvelut selvitti sijainiltaan lähempänä Keltasirkunpolun nykysijaintia olevia vaihtoehtoja. Keltasirkunpolun päiväkoti tarvitsee väistötilat kunnes nykyisen kohteen korvaava uudisrakennus tai kohteen peruskorjaus on valmistunut. Arviolta valmista voisi olla aikaisintaan kolmen vuoden kuluttua eli vuonna 2025. Suunnitelmien ollessa kuitenkin vielä auki, tulisi väistötilalle hakea tilapäisen rakennuksen rakennuslupaa viiden vuoden ajaksi, aina vuoteen 2027 asti ja kohde näin ollen hankkia leasing-rahoituksella. Kasvatus- ja opetuslautakunta päätti 8.3. § 36 puoltaa päiväkodin sijoitusta Mikkolanmäen kentälle.

Tilapalvelujohtaja päätti 11.3.2022 § 14 käynnistääväistötilojen leasing-hankinnan kilpailutuksen siten, että sijoituspaikaksi vahvistettiin Mikkolanmäen kenttä ja kilpailutuksen pohjana on KVR-urakka . Tilapalvelut julkaisi 4.4.2022 julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilmassa hankintailmoituksen koskien KVR-urakkana hankittavan Keltasirkunpolun päiväkodin väistötiloja Mikkolanmäen kentälle. Hankinnassa käytettiin avointa menettelyä ja valintaperusteena halvinta hintaa.

Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo oli 2,9– 4 miljoonaa euroa. Arvio perustuu aikaisempiin kilpailutuksiin sekä neliöperusteiseen arviointiin. Hallintosäännön mukaisesti kaupunginvaltuusto päättää kiinteän ja irtaimen omaisuuden hankkimisesta, luovuttamisesta ja vuokraamisesta sekä muista omistajahallintaansa perustuvista sopimuksista ja sitoumuksista, mikäli kauppahinta tai sopimuskorvaus on yli kolme miljoonaa euroa tai vuosivuokra ylittää 300.000 euroa.

Päästäkseen mukaan vertailuun tarjoajan tuli täyttää tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset, luottokelpoisuusluokituksen tuli olla Rating Alfa-suosituksen mukaan vähintään A sekä liikevaihdon kolmen viimeisen vuoden ajalta tuli olla vähintään 2-kertainen toimeksiannon kokonaisvuokrakustannuksiin. Lisäksi tarjoajan tuli esittää 2 referenssikohdetta vastaavanlaisesta siirtokelpoisesta koulu- tai päiväkodista viimeisen viiden vuoden ajalta.

Tarjouksen liitteenä edellytettiin arkkitehtisuunnitelmia seuraavasti:

·       Asemapiirros 1:500, josta selviävät tiloihin liittyvien piha-alueiden ja sen toimintojen sijoittuminen sekä kulkuyhteydet

·       Luonnospiirustukset 1:100 (pohjat, julkisivut)

·       Selvitys rakennejärjestelmistä

Asiakirjat olivat vapaasti noudettavissa Haahtelan Pris -projektipankista. Projektipankkiin kirjautui yhteensä 20 tarjouspyyntöasiakirjojen hakijaa.

Määräaikaan 29.4.2022 klo 12.00 mennessä jätettiin yksi tarjous.

Saatu tarjous täytti vaaditut vähimmäiskriteerit ja tarjous oli tarjouspyynnön mukainen.

Elementit-E                                  3.999.000 € (alv 0 %)

Ainoan tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen on antanut Elementit-E Oy kokonaishinnaltaan yhteensä 3.999.000 € (alv 0 %).

Mikkolanmäen kentälle osoitteeseen Kalervonkatu 12 sijoitettavat väistötilat, yhteensä 1471,8 m2, tulisi hankkia ainoan tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen antaneelta Elementit-E Oy:ltä. Tilojen tulee olla käyttöönotettavissa 16.1.2023.

Kaupunginhallituksen ehdotus

Kaupunginvaltuusto päättää, että

• Keltasirkunpolun päiväkodin väistötilaelementti hankitaan halvimman tarjouksen antaneelta Elementit-E Oy:ltä. Hankinta rahoitetaan Kuntarahoituksen kanssa solmitun leasing-rahoituksen puitesopimuksen kautta,
• tilapalvelujohtaja oikeutetaan tekemään tarjouspyynnön liitteenä olleeseen urakkasopimukseen tarvittavat vähäiset muutokset ja allekirjoittamaan sopimus. Lisäksi tilapalvelujohtaja oikeutetaan allekirjoittamaan Kuntarahoituksen kanssa solmittava rahoitussopimus sekä urakoitsijan, kaupungin ja rahoittajan rooleja ja vastuita määrittävä kolmikantasopimus ja
• sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävällä sopimuksella, joka voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun vireille saattamista koskevan vaatimuksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Kaupunginhallituksen ehdotus

Kaupunginvaltuusto päättää, että

• Keltasirkunpolun päiväkodin väistötilaelementti hankitaan halvimman tarjouksen antaneelta Elementit-E Oy:ltä. Hankinta rahoitetaan Kuntarahoituksen kanssa solmitun leasing-rahoituksen puitesopimuksen kautta,
• tilapalvelujohtaja oikeutetaan tekemään tarjouspyynnön liitteenä olleeseen urakkasopimukseen tarvittavat vähäiset muutokset ja allekirjoittamaan sopimus. Lisäksi tilapalvelujohtaja oikeutetaan allekirjoittamaan Kuntarahoituksen kanssa solmittava rahoitussopimus sekä urakoitsijan, kaupungin ja rahoittajan rooleja ja vastuita määrittävä kolmikantasopimus ja
• sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävällä sopimuksella, joka voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun vireille saattamista koskevan vaatimuksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.