Tilapalvelujohtaja Tuomas Koskiniemi, toimitilapäällikkö Minna Juselius, tilahallintapäällikkö Leevi Luoto ja rakennuttajainsinööri Iiro Tainio 29.1.2021:

Kaupunginhallitus käsitteli kokouksessaan 30.11.2020 § 521 Luolavuoren koulun, Nummenpakan ja Katariinan koulun, Kupittaan koulun sekä Pernontien päiväkodin käyttöön tarvittavien tilaelementtien hankintaa, kilpailutuksen lähtökohtia ja hankinnan kriteerejä. Kaupunginhallitus päätti, että

• Luolavuoren koulun, Nummenpakan ja Katariinan koulun, Kupittaan koulun Syreenikujan yksikön ja Pernontien päiväkodin väistötilaelementtihankintojen kilpailutus käynnistetään,
• Nummenpakan ja Katariinan koulujen tilaelementit kilpailutetaan vuokrahankkeina 3 vuoden vuokrasopimuksella ja
• Kupittaan koulun, Luolavuoren koulun ja Pernontien päiväkodin tilaelementit hankitaan leasing –mallilla.
• Samalla kaupunginhallitus päätti oikeuttaa tilapalvelujohtajan hyväksymään ja allekirjoittamaan tarjouspyyntöasiakirjat.

Kaupunginhallituksen päätöksen mukaiset kilpailutukset on tehty ja tarjoukset saatu. Tarjousten pohjalta tehtävät päätökset on tarkoituksenmukaista tehdä kohdekohtaisesti, sillä eri kohteisiin saatiin tarjouksia eri toimijoilta. Kaupunginvaltuuston hyväksymien tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeiden mukaan päätösvalta yli kolmen miljoonan euron tilainvestoinneissa ja vuosivuokraltaan yli 300 000 euron vuokrasopimuksissa on kaupunginvaltuustolla.

Tilapalvelut julkaisi 15.12.2020 julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilmassa hankintailmoituksen koskien Nummen koulutalon alakoulun siirrettävien väistötilojen vuokrausta. Hankinnassa käytettiin avointa menettelyä ja valintaperusteena halvinta hintaa.

Päästäkseen mukaan vertailuun tarjoajan tuli täyttää tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset, luottokelpoisuusluokituksen tuli olla Rating Alfa-suosituksen mukaan vähintään A sekä liikevaihdon kolmen viimeisen vuoden ajalta tuli olla vähintään 2-kertainen toimeksiannon kokonaisvuokrakustannuksiin. Lisäksi tarjoajan tuli esittää 2 referenssikohdetta vastaavanlaisesta siirtokelpoisesta koulu- tai päiväkodista viimeisen viiden vuoden ajalta.

Tarjouksen liitteenä edellytettiin arkkitehtisuunnitelmia seuraavasti:

• Asemapiirros 1:500, josta selviävät tiloihin liittyvien piha-alueiden ja sen toimintojen sijoittuminen sekä kulkuyhteydet
• Luonnospiirustukset 1:100 (pohjat, julkisivut)
• Selvitys rakennejärjestelmistä

Asiakirjat olivat vapaasti noudettavissa Haahtelan Pris -projektipankista. Projektipankkiin kirjautui yhteensä 17 tarjouspyyntöasiakirjojen hakijaa.

Määräaikaan 22.1.2021 klo 12.00 mennessä jätettiin 3 tarjousta.

Adapteo Finland Oy:n tarjouksen liitesuunnitelmat olivat asemapiirroksen osalta puutteellisia toimintojen sijoittumisten sekä kulkuyhteyksien osalta ja lisäksi rakennus oli sijoitettu tontille siten, että sen alle olisi jäänyt tontilla olevan pysyvän rakennuksen kaukolämpöliittymän linja. Tällaista sijoitusta ei voida toteuttaa. Tarjouspyynnössä oli määritelty alustava sijoitusalue, joka rajautui siten, että kaukolämpöliittymän päälle ei rakenneta. Tarjouspyynnön liitteessä oli myös mukana tonttijohtokartta, josta kyseisen linjan sijainti ilmeni. Lisäksi tarjouspyynnössä vaadittu huonekorkeus ei ilmennyt tarjouksen suunnitelmista.

Hankintayksikkö pyysi selvitystä mainituista kohdista 26.1.2021 kirjallisesti.

Lisäselvityksessä Adapteo Finland Oy ilmoitti muuttavansa ratkaisuaan siirtämällä rakennusmassaa muihin rakennuksiin lisäämällä myös niiden kerroslukua. Lisäksi Adapteo Finland Oy toimitti lisäselvityksen liitteenä uudet tarjouspyynnön liitesuunnitelmat.

Saadut lisäsuunnitelmat tulkitaan hankintalain mukaan tarjouksen muuttamiseksi, eikä täsmentämiseksi. Alkuperäisten liitesuunnitelmien mukaista toteutusratkaisua ei voida toteuttaa, eikä kyseistä massoittelua voida siirtämällä tontin sisällä saada mahtumaan edellytetylle sijaintialueelle.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016; jäljempänä hankintalaki) 3 §:n mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 104 §:n 2 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Lainkohdan perustelujen mukaan tarjoaja vastaa tarjouksestaan ja siitä, että se on hankintayksikön asettamien vaatimusten mukainen. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus vaan että hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen tarjouskilpailusta silloin, kun tarjouksen puutteellisuus tai tarjouspyynnön vastaisuus vaarantaa tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun tarjousvertailussa.

Hankintalain 104 §:n 2 momentin ja 74 §:n 2 momentin mukaan hankintayksikkö voi pyytää tarjoajaa tai ehdokasta toimittamaan, lisäämään, selventämään tai täydentämään tietoja tai asiakirjoja hankintayksikön asettamassa määräajassa, jos tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa olevat tiedot tai asiakirjat ovat puutteellisia tai virheellisiä taikka jotkut asiakirjat tai tiedot puuttuvat. Edellytyksenä on, että menettelyssä noudatetaan 3 §:ssä säädettyjä periaatteita, ts. tasapuolisuutta, syrjimättömyyttä, avoimuutta ja suhteellisuutta.

Hankintamenettelyn lähtökohtana on tarjousten lopullisuus. Tarjouskilpailussa menettelyn perustana on, että tarjoajat antavat tarjouksensa ja hinnoittelevat sen toisista tarjoajista riippumatta. Tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu edellyttää, ettei kenellekään tarjoajalle anneta mahdollisuutta parantaa tarjoustaan. Hankintayksikön velvollisuutena on toisaalta myös saattaa saamansa tarjoukset tarvittaessa vertailukelpoisiksi, jotta tarjousten vertailukelvottomuus ei vaarantaisi tarjoajien tasapuolista ja syrjimätöntä kohtelua tarjousvertailussa. Menettely ei saa tähdätä aikaisempien sitovien tarjousten tinkimiseen.

Adapteo Oy:ltä pyydettiin täsmennystä hankintamenettelyssä esittämäänsä tarjoukseen, mutta tämän sijasta Adapteo Oy esitti muutetun tarjouksen, joka olennaisesti poikkeaa sen esittämästä alkuperäisestä tarjouksesta. Muutetussa tarjouksessa rakennusten sijaintia ja massoittelua on muutettu tavalla, jolla on väistämättä myös kustannusvaikutuksia. Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on esitetty tarpeelliset tiedot (mm. johtokartta, johon on merkitty kaukolämpölinjan sijainti), joiden perusteella tarjoajien olisi tullut tarjousta antaessaan ratkaista rakennusten sijoittelu ja massoittelu tavalla, joka on ko. tontille toteuttamiskelpoinen. Ammattitaitoisten suunnittelijoiden piirissä on yleisesti tiedossa, että kaukolämpölinjan päälle rakentaminen ei ole mahdollista edes tilapäisen rakennuksen ollessa kyseessä.

Hankintayksikkö ei voi hyväksyä Adapteo Oy:n täsmentämispyynnön johdosta esittämää muutettua tarjousta, sillä se olisi vastoin hankintalain 3 §:ssä mainittuja tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Adapteo Oy:n alkuperäinen tarjous taas on toteuttamiskelvoton ko. tontille, koska se sijoittuu kaukolämpölinjan päälle, eikä näin ollen ole toteuttamiskelpoinen.  

Adapteo Finland Oy tarjous on tarjouspyynnön vastaisena hylättävä.

Kaikki muut tarjoajat täyttivät vaaditut vähimmäiskriteerit ja tarjoukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.

Fixcel Group Oy, tarjoushinta                  137.643,00 euroa/kk alv 0%

Parmaco Oy, tarjoushinta                        105.900,00 euroa/kk alv 0%

Halvimman tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen on antanut Parmaco Oy.

Kuukausivuokra 105.900,00 €/kk, josta vuosivuokraksi kertyy 1.270.800,00 €

Osoitteeseen Paavinkatu 13 sijoitettavat väistötilat tulisi hankkia halvimman tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen antaneelta Parmaco Oy:ltä. Toimittajan kanssa solmitaan kolmen vuoden vuokrasopimus. Tilojen tulee olla käytettävissä opetukseen koulun alkaessa elokuussa 2021.

Liite 1Vuokrasopimus

Kaupunginhallituksen ehdotus

Kaupunginvaltuusto päättää, että Nummen koulun väistötilaelementti hankitaan halvimman tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen antaneelta Parmaco Oy:ltä vuosivuokralla 1.270.800,00 € (alv 0 %) liitteen 1 vuokrasopimuksen mukaisin ehdoin.

Samalla kaupunginvaltuusto päättää oikeuttaa tilapalvelujohtajan tekemään sopimukseen tarvittavat teknisluontoiset muutokset ja allekirjoittamaan sopimus.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Kokouksessa asiaa olivat etäyhteydellä selvittämässä tilapalvelujohtaja Tuomas Koskiniemi ja toimitilapäällikkö Minna Juselius.

Liite 1Vuokrasopimus

Kaupunginhallituksen ehdotus

Kaupunginvaltuusto päättää, että Nummen koulun väistötilaelementti hankitaan halvimman tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen antaneelta Parmaco Oy:ltä vuosivuokralla 1.270.800,00 € (alv 0 %) liitteen 1 vuokrasopimuksen mukaisin ehdoin.

Samalla kaupunginvaltuusto päättää oikeuttaa tilapalvelujohtajan tekemään sopimukseen tarvittavat teknisluontoiset muutokset ja allekirjoittamaan sopimus.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Asian käsittely kokouksessa

Ryhdyttäessä käsittelemään asiaa puheenjohtaja Rantanen ilmoitti hallintosäännön 145 §:n nojalla rajoittavansa tässä asiassa pidettävien puheenvuorojen pituuden enintään 5 minuuttiin.