Apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen 7.2.2018:

Tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohje kuvaa tilahankkeiden tarveselvityksen ja hankesuunnitelman sisällön sekä laadintaprosessien periaatteet, vastuut ja menettelytavat. Voimassa oleva tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohje on hyväksytty kaupunginvaltuustossa 16.6.2014 § 98. Ohje koskee kaikkia Turun kaupungin ja soveltuvin osin kaupunkikonsernin tilahankkeita.

Kaupunginhallitus 13.6.2016 (§ 262) käsitteli kiinteistö- ja ympäristötoimialan toimintamallimuutosta ja päätti jatkovalmistelulinjauksista. Toimintamallin muutoksen myötä tilojen ohjaukseen liittyvä tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohje linjattiin päivitettäväksi uuden organisaatiorakenteen edellyttämällä tavalla. Asian esittelyssä mainittiin, että ohjetta täydennetään erikseen valmisteltavilla toimialan operatiivisten suunnittelu- ja rakennuttamistoimintojen prosessiohjeilla sekä kiinteistöyhtiömuotoisten tilojen hallintamallin ja poliittisen ohjausjärjestelmän yleislinjauksilla. Kaupunginvaltuusto merkitsi asian tiedokseen 20.6.2016 (§124).

Tila-asioiden organisointiin liittyen kaupunginhallitus päätti 23.10.2017 (§ 440) konsernihallintoon sijoittuvan tilapalvelukeskuksen perustamisesta 1.1.2018 alkaen. Tilapalvelukeskuksen tehtävänä ovat päätöksen mukaan kaupungin tila-omaisuuden hallinta sisältäen mm. palveluverkkojen, tarveselvityksien, hankesuunnitelmien ja investointiohjelman laadinnan sekä tilojen vuokraamisen ja ylläpidon.

Tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeen päivityksestä on vastannut va. tilajohtaja Tuomas Koskiniemen valmisteluryhmä, jonka ovat muodostuneet konsernihallinnon strateginen tilojen ohjaus -vastuualueen sekä kiinteistötoimialan tilapalveluiden edustajat.

Yleistä tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeistuksesta

Tilahankkeiden tarveselvitys ja hankesuunnitelma ovat päätösasiakirjoja, jotka sisältävät olennaisimpia tilahanketta koskevia tietoja kuten; palveluverkkoja koskevat tiedot, perusteet tilan hankinnalle, vaihtoehtoiset ratkaisumallit, yhteiskäyttömahdollisuudet, tilaohjelman, kustannusarvion, mahdollisen rakennuspaikan, käyttökustannukset, vapautuvien tilojen käyttöselvityksen ja mahdollisia muita hankekohtaisia selvityksiä.

Keskeisimmät muutokset aiempaan tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeistukseen verrattuna

Keskeisin eroavaisuus aiempaan ohjeistukseen on organisaatiouudistuksesta aiheutunut toimijoiden muutos. Aiemmin tilahankkeiden toimijoina olivat konsernihallinnon strateginen tilojen ohjaus -vastuualue, joka vastasi mm. palveluverkoista, tarveselvitys- ja hankesuunnitteluprosessin koordinoinnista sekä Kiinteistöliikelaitoksen tilapalvelut, joka vastasi hankesuunnitelmien laadinnasta ja tilainvestointien toteutuksesta.

Uudessa organisaatiomallissa tilahankkeiden valmistelu- ja toteutustehtävät jakautuvat tilapalvelukeskukselle ja kaupunkiympäristötoimialalle siten, että tilapalvelukeskus vastaa tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluprosessista sekä tilainvestointiohjelman laadinnasta, investointihankkeiden toteuttamisvastuun ollessa kaupunkiympäristötoimialalla.

Päätöksentekoprosessin näkökulmasta merkittävä muutos on vuoden 2018 alusta aloittaneen kaupunginhallituksen kaupunkikehitysjaoston rooli tilahankkeiden ohjauksessa, investointiohjelman muodostamisessa sekä tarveselvitysten ja hankesuunnitelmien hyväksyjänä.

Tilahankkeiden päätöksentekotasot pysyvät pääosin ennallaan, mutta pienten hankkeiden (alle 1 miljoonaa euroa) kohdalla on tehty prosessien yksinkertaistamista.

Muita muutoksia aiempaan ohjeistukseen nähden ovat mm.:

• tarveselvityksen käynnistämistä edeltävän tilatarpeen esiselvityksen laadinta,
• hankesuunnittelun hyväksymisvaiheessa tapahtuvien hankkeen hallinta- ja toteutusmuodon valinta sekä
• kaksivaiheisen päätöksenteko kustannuksiltaan suurissa tilahankkeissa, joiden toteutusmuoto sisältää kustannuksia tarkentavan kehitysvaiheen.

Huomiota on kiinnitetty myös kustannusarvion muodostamisessa käytettäviin hankevarauksiin. Lisäksi toteutus- ja ylläpitovaiheiden vastuita eri hallintamuodoissa on täsmennetty.

Tilatarve ja prosessin eteneminen

Mikäli käyttäjätoimialalle muodostunutta tilantarvetta ei pystytä korvaamaan muilla toiminnallisilla järjestelyillä, laatii toimiala tarpeestaan esiselvityksen. Tällä uudistuksella varmistetaan käyttäjän perusteellinen harkinta tilatarpeistaan, mikä tuottaa selkeämmän tarveselvitysprosessin ja siitä seuraavan tilaratkaisun.

Esiselvityksen tehtyään toimiala esittää muuttuneen tilatarpeensa tilapalvelukeskukselle tarpeen arvioimiseksi ja tarveselvityksen käynnistämiseksi. Käynnistyvät tarveselvitykset käsitellään koordinoivasti kaupungin johtoryhmässä. Menettelyllä informoidaan kaupungin johtoa käynnistyvistä tilahankkeista, haetaan linjauksia tarveselvityksen laadinnalle ja tilaratkaisuihin vaikuttavia synergiahyötyjä muilta toimialoilta.

Tilapalvelujohtaja käynnistää tarveselvityksen laadinnan. Tarveselvityksessä tehtävien selvitysten laajuus ja muoto määräytyvät hankkeen arvioidun koon perusteella. Tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeessa hankkeille on määritetty niiden laajuuteen nähden tarkoituksenmukaisimmat läpivientiprosessit, mm. tarveselvityksen ja hankesuunnitelman yhdistävän hankekuvauksen käyttö.

Tarveselvitys

Tarveselvityksen tarkoituksena on tarkentaa käyttäjän tilatarpeet, tilojen mitoitus, hankkeen mahdolliset toteuttamistavat, alustavat kustannusvaikutukset (mm investointien ja käyttökustannusten suuruusluokka) sekä rakennuksen tai tilan yhteiskäyttömahdollisuudet toimialojen välillä.

Tarveselvitys laaditaan yhteistyössä käyttäjätoimialojen, tilapalvelukeskuksen sekä tarvittaessa muiden tilahankkeen kannalta oleellisten osapuolten kanssa tilahallinnon matriisissa tilapalvelukeskuksen vastatessa tarveselvityksen kokoamisesta.

Päätösvalta tarveselvityksen osalta kohdentuu tilahankkeen kynnysarvon mukaan siten, että;

• kustannusarvioltaan alle 1 miljoona euroa tai vuosivuokraltaan alle 100.000 euroa hankkeista ei laadita erillistä tarveselvitystä vaan hankekuvaus,
• asianosaisten toimialojen monijäseniset toimielimet, ja konsernihallinnon tilahankkeiden osalta hallintoryhmän johtaja, hyväksyvät tarveselvityksen, kun vuosivuokra on 100.000 - 200.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on 1 - 2 miljoonaa euroa,
• asianosaisten toimialojen monijäseniset toimielimet, ja konsernihallinnon tilahankkeiden osalta hallintoryhmän johtaja, hyväksyvät aina omalta osaltaan tarveselvityksen ja esittävät sen edelleen kaupunginhallituksen kaupunkikehitysjaostolle siten, että
• jaosto hyväksyy tarveselvityksen, kun vuosivuokra on yli 200.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on yli 2 miljoonaa euroa.

Tarveselvityksen hyväksymisen yhteydessä voidaan tehdä valmistelulinjaus, toteutetaanko hanke kaupungin omana tai vuokrahankkeena.

Hankesuunnitelma

Hankesuunnitelman tarkoituksena on antaa valmius investointipäätöksen tekemiselle. Hankesuunnitelmassa määritellään mm. hankkeen laajuus, suunnittelulle asetettavat tavoitteet, tilojen tekninen toteutus, rakennuspaikka, kustannukset ja väistötilat. Hankesuunnitelman laadinnasta vastaa tilapalvelukeskus.

Päätösvalta hankesuunnitelman tai hankekuvauksen osalta kohdentuu tilahankkeen arvon mukaan siten, että;

• asianosaisten toimialojen monijäseniset toimielimet, ja konsernihallinnon tilahankkeiden osalta hallintoryhmän johtaja, hyväksyvät aina hankesuunnitelman tai hankekuvauksen omalta osaltaan ja esittävät hankkeen hyväksymistä edelleen päätösvaltaiselle tasolle,
• tilapalvelujohtaja hyväksyy hankekuvauksen, jonka vuosivuokra on alle 100.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on alle 1 miljoona euroa,
• kaupunginhallituksen kaupunkikehitysjaosto hyväksyy hankesuunnitelman tai hankekuvauksen, kun vuosivuokra on 100.000 - 300.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on 1 - 3 miljoonaa euroa,
• kaupunginvaltuusto hyväksyy hankesuunnitelman tai hankekuvauksen, kun vuosivuokra on yli 300.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on yli 3 miljoonaa euroa.

Hankkeiden kustannusarviota muodostettaessa tullaan hankkeen mahdolliset riskit huomioimaan aiempaa suuremmalla painoarvolla. Kustannuslaskennassa käytettävät hankevarausten suuruusluokat jatkossa ovat uudishankkeissa lähtökohtaisesti 10 - 15 % sekä peruskorjaushankkeissa ja museaalisissa hankkeissa 20 - 30 % riippuen mm. kohteen suojeluasteesta.

Hankesuunnitelman tai hankekuvauksen hyväksymisen yhteydessä hyväksytään hankkeen hallinta- (esim. toteutus omaan taseeseen, yhtiömuotoisena tai vuokraamalla) ja toteutusmuoto (esim. allianssimalli) sekä päätetään mahdollisesta taidehankintamäärärahan kohdistamisesta hankkeelle.

Mikäli hankkeelle valitaan toteutusmuoto, johon sisältyy kehitysvaihe tai vastaava kustannuksia tarkentava vaihe toteutetaan tällöin kaksivaiheinen päätöksentekoprosessi. Ensimmäisessä vaiheessa päätöstason mukainen toimielin hyväksyy hankesuunnitelman alustavalla kustannusarviolla. Päätöksenteon toinen vaihe tapahtuu kehitysvaiheen jälkeen, jolloin hankkeen tarkentuneet kustannukset ovat tiedossa. Mikäli kehitysvaiheen jälkeinen vahvistettava kustannusarvio on sama tai alempi kuin hankesuunnitelmassa esitetty, päättää kaupunginhallitus hankkeen jatkamisesta. Muussa tapauksessa hankkeen jatkaminen tuodaan kaupunginvaltuuston päätettäväksi.

Tilainvestointiohjelman muodostaminen

Tilainvestointiohjelma muodostetaan lähtökohtaisesti hankkeista, joista on laadittu tarveselvitys, hankesuunnitelma tai hankekuvaus. Tilapalvelukeskus vastaa tilainvestointiohjelman laadinnasta kaupunginhallituksen konsernijaoston priorisoidessa investointeja.

Investointien toteuttaminen

Oman taseen hankkeissa toteutusvastuu on kaupunkiympäristötoimialalla. Hankkeiden seuranta- ja raportointivastuu on kaupunkiympäristötoimialan toimialajohtajalla ja kaupunkiympäristölautakunnalla. Vuokrahankkeissa ja konsernin sisäisissä kumppanuushankkeissa kaupungin toimitilojen hallinnasta vastaava tilapalvelukeskus toimii hankkeiden tilaajana ja kaupunkiympäristötoimiala toimii tilaajan edustajana rakentamiseen liittyvissä asioissa. Kiinteistöyhtiömuotoisissa hankkeissa hankesuunnitelman hyväksymistä seuraavan toteutusvaiheen seuranta- ja valvontavastuu on yhtiön hallituksella.

Ylläpitovaihe

Kaupungin suoraomisteisten kohteiden ylläpito on tilapalvelukeskuksen toimintaa. Ulkoa vuokrattujen kohteiden mahdolliset vuokralaiselle kuuluvat ylläpitotehtävät kuuluvat tilapalvelukeskukselle. Mikäli hanke toteutetaan kiinteistöyhtiömuotoisena jakaantuvat kohteen ylläpitovastuut kiinteistöyhtiön ja osakkaan välillä yhtiöjärjestyksen perusteella tai asiasta erikseen sovitulla tavalla. Kiinteistöyhtiö ja sen hallitus vastaavat kiinteistöyhtiölle ja tilapalvelukeskus osakkeenomistajalle kuuluvien tehtävien hoidosta.

Rahoitusosuudet

Valtionapuhakemusten, EU-tukihakemuksen, hankehakemusten tai muiden vastaavien tilainvestointien rahoitusosuuksien valmistelu- ja hakuvastuu on käyttäjätoimialalla. Tilapalvelukeskus ja kaupunkiympäristötoimiala avustavat tilamatriisissa tarvittaessa valmistelua.

Tilapalvelukeskuksen vastuulla on hakea energia-avustukset sekä sellaiset muut avustukset, joilla ei ole selvästi osoitettu vastuullista toimialaa.

Muutokset säännöstöihin

Päivitetyn tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeen mukaiset muutokset koskien tarveselvitysten sekä hankesuunnitelmien hyväksynnän päätösvaltaa, kirjataan tarvittavin osin Turun kaupungin hallintosääntöön.

Liite 1Tilahankkeiden tarveselvitys ja hankesuunnitteluohje

Kaupunginhallituksen ehdotus

Kaupunginvaltuusto päättää hyväksyä liitteenä 1 olevan Tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeen.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Liite 1Tilahankkeiden tarveselvitys ja hankesuunnitteluohje

Kaupunginhallituksen ehdotus

Kaupunginvaltuusto päättää hyväksyä liitteenä 1 olevan Tilahankkeiden tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeen.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.