Kirjastopalvelujohtaja Aart de Heer ja seutupalvelupäällikkö Ulla-Maija Maunu:

Turun kaupunginkirjastolla ja muilla Vaski-kirjastoilla on tällä hetkellä käytössään Axiell Finland Oy:n kirjastojärjestelmä Axiell Aurora. Axiell Aurora on yleisin kaupallinen Suomessa tuotettu ja markkinoilla oleva kirjastojärjestelmä.  Axiell Auroran kehittämis- ja ylläpitokustannukset ovat huomattavat. Järjestelmän kehittäminen ei myöskään ole kirjastojen omissa käsissä. Näistä syistä monet kirjastot ovat etsineet joustavampaa ja edullisempaa vaihtoehtoa.  Joensuun seutukirjasto onkin ottanut ensimmäisenä suomalaisena kirjastona käyttöönsä avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmän, Kohan, kesällä 2014.

Koha on kansainvälinen kirjastojärjestelmä, jonka ylläpidosta ja kehittämisestä vastaavat järjestelmää käyttävät kirjastot itse osana kansainvälistä Koha-yhteisöä. Kehitystyössä on mahdollista hyödyntää kansainvälisen yhteisön tekemää työtä, teettää työ omilla järjestelmäkehittäjillä tai kilpailuttaa ulkopuolinen taho ohjelmoimaan. Avoimessa ohjelmistossa ideat ja niiden toteutukset ovat kaikkien hyödynnettävissä. Turulle ja muille Vaski-kirjastoille siirtyminen käyttämään Koha-järjestelmää on ajankohtaista siinä vaiheessa, kun Koha toiminnallisuudeltaan on vähintään kirjaston nykyisen tietojärjestelmän, Axiell Auroran tasolla.

Avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmän etuna on, että kirjastot vastaavat sen kehittämisestä ja ylläpidosta itse. Ylläpidon ja kehittämisen laadun ja tason turvaamiseksi on käyttäjäyhteisön oltava tarpeeksi suuri, jotta laatu ja kehitys pystytään turvaamaan. Axiell Aurora-kirjastojärjestelmä on ns. suljettu järjestelmä, jonka koodin järjestelmätoimittaja omistaa. Jos järjestelmää haluaa kehittää, se tapahtuu toimittajan ehdoilla ja on kallista. Erityisesti Vaskin verkkokirjasto Finnan kehittäminen ja käyttöönotto pitkittyi tarpeettomasti juuri tästä syystä. Tietojärjestelmän tulisi olla joustava ja mahdollistaa erilaisten uusien toimintojen liittäminen sen osaksi kohtuullisin kustannuksin. Tämä ei aina toteudu suljetuissa järjestelmissä.

Onnistuessaan avoimen lähdekoodin järjestelmä sekä yhteistyössä tapahtuva kehittäminen ja ylläpito säästävät järjestelmäkustannuksia merkittävästi. Tällä hetkellä Kohan ovat ottaneet käyttöön Joensuun seutukirjaston lisäksi Mikkelin kaupunginkirjasto ja muut Lumme-kirjastot sekä Oulun kaupunginkirjasto ja muut Outi-kirjastot. Kouvolan kaupunginkirjasto ja muut Kyyti-kirjastot ottavat Kohan käyttöön huhtikuussa 2016. Rovaniemen kaupunginkirjasto sekä muut Lapin kirjastot ottavat järjestelmän käyttöön syksyllä 2016. Useat muutkin maakuntakirjastot ovat ilmaisseet kiinnostuksensa Kohaa kohtaan. Ylläpitokustannukset ovat tällä hetkellä 0,26 €/asukas, kun esimerkiksi Turun ja muiden Vaski-kirjastojen Axiell Aurora-kustannukset ovat 0,68 €/asukas.

Kun järjestelmää kehitetään laajana yhteistyönä, vapautuu yksittäiseltä kirjastolta enemmän voimavaroja kehittää asiakkaille kirjaston muihin tehtäviin kuuluvia palveluja.

Turun kaupunginkirjasto on ollut mukana valtakunnallisessa, Mikkelin kaupunginkirjaston hallinnoimassa, Kohti Kohaa – hankkeessa. Hankkeen keskeisenä tehtävä on valmistella hallintomalli Koha-kirjastojärjestelmää käyttäville kirjastoille. Hallintomalleista parhaimmaksi vaihtoehdoksi osoittautui selvitysten perusteella osakeyhtiömuoto, Koha-Suomi Oy. 

Koha-Suomi Oy:n toimintaideana on tuottaa Kohaa käyttäville kunnille järjestelmän tarvitsemat ylläpito- ja kehittämispalvelut yhteistyössä kirjastojen kanssa niin, että verkostomaisen työn periaatteet toteutuvat. Yhtiöön palkataan järjestelmäkehittäjiä, ja osa mukana olevista kirjastoista jyvittää yhtiölle joidenkin työntekijöidensä työaikaa. Nämä henkilöt vastaavat yhtiön tuotepäällikön ja toimitusjohtajan tehtävistä. Tällä pyritään sekä osaamisen jakamiseen että kustannusten pitämiseen maltillisina. Koha-Suomi Oy ei jaa voittoa omistajilleen, vaan sen tehtävä on tukea kirjastopalvelujen tuottamista toimivan kirjastojärjestelmän avulla.

Itä-Suomen Aluehallintovirasto myönsi kirjastoille 130 000 euron avustuksen Koha-pääkäyttäjäkoulutusta sekä hallintomallin suunnittelua ja valmistelua varten. Suunnittelun aikana vertailtiin erilaisia hallintomalleja, minkä tuloksena on päädytty esittämään osakeyhtiön, Koha-Suomi Oy:n perustamista. Osakeyhtiöön päädyttiin, koska toimintamallina se mahdollistaa kaikille mukana oleville kunnille tavan vaikuttaa kirjastojärjestelmään, sen kehittämiseen sekä kustannusrakenteeseen. Erillisen osakeyhtiön perustamiseen päädyttiin siitä syystä, että mukana oleville kunnille ei löytynyt yhteistä toimijaa alueellisten tietohallintoyhtiöiden tai Tieran kautta. Lisäksi kuntien omistaman osakeyhtiön toimiessa järjestelmän ylläpitäjänä jokainen osakkaana oleva kunta voi hankkia kirjastojärjestelmän ylläpidon Koha-Suomi Oy:ltä ilman kilpailutusta, jolloin osakaskunnat hankkivat palvelun yhtiöltä suoraan kilpailuttamatta palvelunhankintaa. Tämä mahdollistaa sen, että käytössä on vain yksi järjestelmäversio ja työpanos voidaan keskittää yhteen ohjelmaversioon. Resursseja ei hajauteta, mikä puolestaan tuo toimintaan kustannustehokkuutta. Toimintamalli mahdollistaa asukaslukuun perustuvan päätöksenteon ja samassa suhteessa tehtävän kustannusten jakamisen. Liittymisen ja järjestelmän käyttöönoton kustannuksista jokainen kunta vastaa itse.

Vuonna 2016 lunastettaessa osakkeesta maksetaan 0,11 €/asukas kunnan asukasluvun mukaisesti. Tästä osakepääomaan osoitetaan 0,01 € ja loput vapaaseen pääomaan, jota käytetään tuleviin investointeihin. Turun kaupungin maksuosuus osakkeiden hinta määräytyy 31.12.2015 asukasluvun mukaan, väestöennuste vahvistuu maaliskuun 2016 lopussa. Vuoden 2014 lopun asukasmäärän mukaan hinta olisi 20.028 €.

Vuosittainen palvelumaksuarvio on 0,26 €/asukas. Kustannukset laskutetaan puolivuosittain etukäteen. Palvelumaksua maksetaan vasta siinä vaiheessa, kun järjestelmä on otettu käyttöön.

Koha-Suomi Oy:n perustajaosakkaita olisivat Joensuun kaupunki, Kouvolan kaupunki, Mikkelin kaupunki, Oulun kaupunki, Rovaniemen kaupunki ja Turun kaupunki. Myöhemmin mukaan tuleville kunnille järjestetään kohdennettu osakeanti. Realistisena laajentumisena pidetään, että Koha-Suomen vaikutuspiirissä on noin 2 miljoonaa asukasta viiden vuoden kuluessa.

Kaupungin IT-palvelujohtaja pitää Koha-toimintakokonaisuutta oikean suuntaisena kehityksenä eivätkä kaupungin muut IT-sitoumukset ole esteenä esitetylle yhteistyölle.

Liite 1Koha-Suomi Osakeyhtiön perustamissopimus

Liite 2Koha-Suomi Oy:n yhtiöjärjestys

Liite 3Koha-Suomi Oy Osakassopimus

Liite 4Palvelusopimus (Tilaajan ja Koha Suomi Oy:n välillä)

Toimialajohtaja Minna Sartes

EhdotusKulttuurilautakunta päättää esittää kaupunginhallitukselle, että Turun kaupunki ryhtyy Koha-Suomi Oy -nimisen yhtiön perustajajäseneksi, hyväksyy perustamisasiakirjat liitteiden 1-4 mukaisesti ja sitoutuu hankkimaan yhtiön osakkeet hintaan 0,11 €/asukas. Edellytyksenä on, että yhtiön perustamiseen yhtäläisin ehdoin ryhtyvät myös Rovaniemen, Mikkelin, Oulun, Joensuun ja Kouvolan kaupungit.

Osakkeet maksetaan konsernihallinnon Investointihankkeista, Osakkeet ja osuudet, tilausnumero 100360.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Lisäksi lautakunta pitää tärkeänä, että Turulla on pysyvä edustus yhtiön hallituksessa.

Liite 1Koha-Suomi Osakeyhtiön perustamissopimus

Liite 2Koha-Suomi Oy:n yhtiöjärjestys

Liite 3Koha-Suomi Oy Osakassopimus

Liite 4Palvelusopimus (Tilaajan ja Koha Suomi Oy:n välillä)

Kaupunginhallituksen ehdotus

Kaupunginvaltuusto päättää, että Turun kaupunki ryhtyy Koha-Suomi Oy -nimisen yhtiön perustajajäseneksi, hyväksyy perustamisasiakirjat liitteiden 1-4 mukaisesti ja sitoutuu hankkimaan yhtiön osakkeet hintaan 0,11 €/asukas. Edellytyksenä on, että yhtiön perustamiseen yhtäläisin ehdoin ryhtyvät myös Rovaniemen, Mikkelin, Oulun, Joensuun ja Kouvolan kaupungit.

Osakkeet maksetaan konsernihallinnon Investointihankkeista, Osakkeet ja osuudet, tilausnumero 100360.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Asian esitteli apulaiskaupunginjohtaja Jarkko Virtanen.

Liite 1Koha-Suomi Osakeyhtiön perustamissopimus

Liite 2Koha-Suomi Oy:n yhtiöjärjestys

Liite 3Koha-Suomi Oy Osakassopimus

Liite 4Palvelusopimus (Tilaajan ja Koha Suomi Oy:n välillä)

Kaupunginhallituksen ehdotus

Kaupunginvaltuusto päättää, että Turun kaupunki ryhtyy Koha-Suomi Oy -nimisen yhtiön perustajajäseneksi, hyväksyy perustamisasiakirjat liitteiden 1-4 mukaisesti ja sitoutuu hankkimaan yhtiön osakkeet hintaan 0,11 €/asukas. Edellytyksenä on, että yhtiön perustamiseen yhtäläisin ehdoin ryhtyvät myös Rovaniemen, Mikkelin, Oulun, Joensuun ja Kouvolan kaupungit.

Osakkeet maksetaan konsernihallinnon Investointihankkeista, Osakkeet ja osuudet, tilausnumero 100360.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.