Kh 28.2.2011
TILAHANKKEIDEN TARVESELVITYS- JA HANKESUUNNITTELUOHJE
1 TARVESELVITYKSEN JA HANKESUUNNITTELUN LÄHTÖKOHDAT
1.1 Yleistä
Tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohje kuvaa tarveselvityksen ja hankesuunnitelman laadinnan ja sisällön. Ohje koskee kaikkia Turun kaupungin tilahankkeita.
Tilahankkeiden tarveselvitys ja hankesuunnitelma ovat päätösasiakirjoja, jotka sisältävät olennaisimmat hanketta koskevat tiedot, mm. mahdolliset palveluverkkoja koskevat tiedot, perusteet tilanhankinnalle, vaihtoehtoiset tutkitut ratkaisumallit, yhteiskäyttömahdollisuudet, hankkeen nimen ja sijainnin, ohjelman, ajoituksen, kustannusarvion, rakennuspaikan, käyttökustannukset, vapautuvien tilojen käyttöselvityksen ym. selvityksiä.
Hankkeiden hyväksyminen talousarvion investointiohjelmaan edellyttää pääsääntöisesti hyväksyttyä hankesuunnitelmaa. Hanke voidaan käynnistää, kun kaupunginvaltuusto on hyväksynyt sen investointiohjelmaan.
Hankesuunnitelman hyväksymisen yhteydessä hallintokunta sitoutuu hankkeen aiheuttamaan käyttömenojen kasvuun. Hallintokunnat ottavat hankkeen kustannukset hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisina talousarvioonsa ja taloussuunnitelmaansa hankesuunnitelman hyväksymistä seuraavassa talousarvioesityksessä.
Tilakeskus ylläpitää koostetta niistä esitetyistä investoinneista, joita ei ole toistaiseksi hyväksytty investointiohjelmaan.
Uusi ohjeisto korvaa aiemman tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeen ja sitä täydentävät ohjeet.
1.2 Tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeiden soveltamisala
Tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeiden soveltamisessa on erotettava toisistaan käyttäjän tarpeista, rakennuksen tarpeista ja elinkeinopoliittisista tarpeista tehtävät hankkeet.
Hankesuunnitteluohjeita sovelletaan uudisrakennushankkeisiin, peruskorjaushankkeisiin alla mainituin rajoituksin, sekä vuokrahankkeisiin, joissa tilat tulevat kaupungin hallintokunnan käyttöön.
Käyttäjän tarpeista lähtevissä hankkeissa, joista aiheutuu vuokramuutoksia, on laadittava tämän ohjeen mukainen tarveselvitys ja hankesuunnitelma, mikäli hankkeen suuruus on vähintään 1 milj. €. Suuruudeltaan alle 1 milj. €:n tilahankkeista, samoin kuin toimintojen uudelleenjärjestelyyn liittyvistä hankkeista, joihin ei liity vuokramuutoksia, laaditaan tarveselvityksen ja hankesuunnitelman sisältöä pääosin vastaava suppeampi tarveselvitys ja hankekuvaus, joka sisältää perustelut hankkeen tarpeellisuudesta, laajuudesta, taloudellisista vaikutuksista sekä aikataulusta. Uudisrakennuksista tehdään kuitenkin aina hankesuunnitelma tai hankekuvaus.
Rakennuksen tarpeista johtuvasta teknisestä hankkeesta, joka ei nosta vuokraa (esimerkiksi paalutus) laaditaan tarvittavat tekniset suunnitelmat ja selvitykset, jotka vastaavat sisällöltään suppeampaa hankekuvausta ja sisältävät perustelut hankkeen tarpeellisuudesta, laajuudesta, taloudellisista vaikutuksista sekä aikataulusta.
Elinkeinopoliittisista tarpeista johtuviin hankkeisiin, joissa loppukäyttäjä on pääosin muu kuin kaupungin hallintokunta tai yhtiö, noudatetaan tätä ohjetta soveltuvin osin.
Tarveselvityksen ja hankesuunnitelman muutoksiin, jotka vaikuttavat kustannuksiin indeksikorjausten huomioon ottamisen jälkeen yli 5 % muuttavasti, noudatetaan näitä ohjeita soveltuvin osin.
1.3 Toimivalta
Tarveselvityksen ja hankesuunnitelman laatimiseen ja hyväksymiseen liittyvät toimivaltasäännökset ovat hallintosäännössä, hallintokuntien johtosäännöissä, keskushallinnon toimintasäännössä ja kaupunginhallituksen johtosäännössä.
1.3.1 Tarveselvitys
Käyttäjähallintokunta tai käyttäjähallintokunnat hyväksyvät tarveselvityksen.
Tarveselvityksen hyväksymisen jälkeen on viipymättä päätettävä siitä, tilataanko tarveselvityksen johdosta hankesuunnitelma.
Hankesuunnitelman tilaamisesta päättää päätöspöytäkirjalla tilakeskus, mikäli käyttäjähallintokunnat ja tilakeskus ovat yksimielisiä tarveselvityksen sisällöstä. Mikäli hallintokunnat ja tilakeskus eivät yhteistyöstä huolimatta saavuta yhteistä näkemystä tarveselvityksestä tai sen sisällöstä, tilakeskus valmistelee hankesuunnitelman tilaamista koskevan asian konsernijaoston päätettäväksi. Konsernijaosto ratkaisee myös muun tarveselvitystä tai hankesuunnitelman tilaamista koskevan erimielisyyden tilakeskuksen ja käyttäjähallintokuntien välillä.
1.3.2 Hankesuunnitelma
Hankesuunnitelman hyväksyy hallintosäännön mukaan alle 2 milj. € hankkeissa asianomainen lautakunta, 2 - 3 milj. € hankkeissa kaupunginhallitus ja yli 3 milj.€ hankkeissa kaupunginvaltuusto.
Mikäli kaupunginvaltuusto lisää vuosittaisessa talousarviokäsittelyssä uusia kohteita hallintokunnan investointiohjelmaan, velvoittaa tämä tilakeskusta käynnistämään kohteen hankesuunnittelun ja käyttäjähallintokuntaa sisällyttämään seuraavaan talousarvioon tai taloussuunnitelmaan hankkeesta aiheutuvat käyttökulut.
Konsernijaosto ratkaisee mahdollisen alle 2 miljoonan euron hankesuunnitelmaan liittyvän erimielisyyden osapuolten välillä, mikäli asiaa ei ole yhteistyöstä huolimatta saatu ratkaistua keskinäisin neuvotteluin.
1.3.3 Toteuttamisvaihe
Mikäli suunnittelun tai toteuttamisen aikana syntyy tarve tarkistaa ohjelmaa siten, että se vaikuttaa kustannuksiin indeksikorjausten huomioon ottamisen jälkeen yli 5 % muuttavasti, on hankesuunnitelman muutos tuotava alkuperäisen hankesuunnitelman hyväksyneen hallintoelimen hyväksyttäväksi, mikäli valtuusto ei vielä ole myöntänyt hankkeelle rahoitusta.
1.4 Yhteishankkeet
Hallintokuntien yhteishankkeissa kukin hallintokunta käsittelee tarveselvitystä ja hankesuunnitelmaa oman toimintansa osalta ja tekee tarvittavat päätökset omalta osaltaan.
1.5 Prosessin vaiheet
Hankkeen vaihe |
Peruste (Lähtötiedot) |
Tulos |
Menetelmät |
Teettäjä |
Päättäjä |
Tarveselvitys = toimintasuunnitelma |
Toiminta |
Tarveselvitys, jossa selvitykset mm. -tilantarpeesta - tilojen ominaisuuksista -tilojen yhteiskäyttömahdollisuuksista ja elinkaaresta - toteutusaikataulu |
Mitoitusperusteet |
Hallintokunta, tilakeskus, Tilaliikelaitos tai Kiinteistöliikelaitos |
Hallintokunta tai konsernijaosto
|
Hankesuunnittelu /Hankekuvaus |
Tarveselvitys Tilantarve Vanha rakennus Olosuhteet Paikkakunta |
Hankesuunnitelma, jossa huomioidaan mm. - tilanhankintatapa - tilaohjelma -talousarvio - rahoitussuunnitelma - suunnitteluaikataulu - olemassa olevat palveluverkkoja koskevat päätökset |
Tavoitehintamenettely Kannattavuuslaskelmat Kokonaisriskianalyysi |
Tilakeskus |
Alle 2 milj.€ Hallintokunta/ 2-3 milj.€ Kaupunginhallitus/ Yli 3 milj. € KV |
Suunnittelu |
Hankesuunnitelma Tilat Tilaohjelma Tilan hankintatapa Talousarvio ja taloussuunnitelma Suunnitteluaikataulu |
Hankesuunnitelman, tilaohjelman ja budjetin mukaiset suunnitelmat ja urakka-asiakirjat |
Rakennusosa-arvio Suunnittelun ohjaus Suunnitteluratkaisujen taloudellinen kehittäminen |
Tilaliikelaitos / Kiinteistöliikelaitos |
Tilaliikelaitoksen tai Kiinteistöliikelaitoksen johtokunta |
Rakentamisen valmistelu |
Urakka-asiakirjat ja suunnitelmat Rakennuttajan resurssit Hintasuhdanne |
Toteutusmuoto Hankinta- ja urakkajako Talousarvio toteutukselle Rakentamisaikataulu Urakkasopimukset |
Määräluettelot Hankintaluettelot Kilpailutus ja muut hankinnat Urakkatarjousten vertaaminen tavoitteeseen |
Tilaliikelaitos / Kiinteistöliikelaitos |
Tilaliikelaitoksen tai Kiinteistöliikelaitoksen johtokunta |
Rakentaminen |
Urakkasopimukset Toteutusmuoto Talousarvio toteutukselle Työmaa ja sen organisaatio |
Tavoitteen mukainen rakennus |
Toimenpiteet tavoitteen saavuttamiseksi |
Tilaliikelaitos / Kiinteistöliikelaitos |
Tilaliikelaitoksen tai Kiinteistöliikelaitoksen johtokunta |
2 TARVESELVITYS
2.1 Yleistä
Tarveselvityksen tarkoituksena on selvittää käyttäjän tilatarpeet, hankkeen mahdolliset toteuttamistavat, rakennuksen tai tilan yhteiskäyttömahdollisuudet hallintokuntien kesken ja rakennuksen tai tilan muuntojoustavuus rakennuksen tai tilan elinkaaren aikana eri hallintokuntien tulevia tarpeita arvioiden. Tarveselvitystä laadittaessa otetaan huomioon olemassa olevat palveluverkkoja koskevat sopimukset.
2.2 Menettelytapa
Tarveselvityksen valmistelee kukin hallintokunta yhteistyössä tilakeskuksen kanssa. Tavoitteena on laatia yhteistyön tuloksena tarveselvitys, jossa sekä tilakeskuksen käsitys tilojen käytön tehokkuudesta sekä hallintokunnan käsitys tilan tarpeesta toteutuisivat parhaalla mahdollisella tavalla.
Tarveselvityksen hyväksyy asianomainen lautakunta. Tarveselvityksen hyväksyminen tarkoittaa sitoutumista hankesuunnittelukustannuksiin ja tarveselvityksen mukaiseen tilamuutokseen.
Lautakunnan päätös annetaan tiedoksi sektorijohdolle.
Valmistunut tarveselvitys toimitetaan asianomaiselle apulaiskaupunginjohtajalle, jonka tulee raportoida käsittelyynsä tulevista tarveselvityksistä kaupunginjohtajalle.
Tilakeskuksen on päätettävä viipymättä päätöspöytäkirjalla tarveselvityksen mukaisen hankesuunnitelman tilaamisesta, jos käyttäjähallintokunnat ja tilakeskus ovat yksimielisiä tarveselvityksen sisällöstä. Mikäli tilakeskus ja hallintokunnat eivät yhteistyöstä huolimatta saavuta yhteistä näkemystä tarveselvityksen sisällöstä, tilakeskuksen on valmisteltava hankesuunnitelman tilaamista koskeva asia konsernijaoston päätettäväksi.
2.3 Tarveselvityksen sisältö
2.3.1 Kuvaus nykyisestä toiminnasta
- Kuvaus tilaajan toiminnasta
- Henkilökunta
- Nykyiset tilat ja niiden puutteet
2.3.2 Kuvaus tarvittavasta muutoksesta
- Kuvaus muuttuvasta toiminnasta ja muutoksen tarpeesta
- Henkilökuntamäärän muutos
- Tilojen muutosperustelut ja yhteiskäyttömahdollisuuksien selvittäminen
- Selvitys olemassa olevista palveluverkkoja koskevista sopimuksista
2.3.3 Taloudellinen kuvaus nykytilasta ja tulevasta tilanteesta
- Tulot ja menot nyt ja muutoksen jälkeen, sisältäen erittelyn tila-, henkilöstö- ja muista kustannuksista
- Tilamuutoksen kautta saavutettavat edut ja yhteiskäyttömahdollisuudet
- Mahdollisesti vapautuvien tilojen uuskäyttö
- Tilojen käytön tehokkuuden edistäminen
2.3.4 Muutoksen ajankohta ja tarvittavat toimenpiteet
- Perustelut muutoksen ajankohdalle sekä tarvittaville toimenpiteille
2.3.5 Käyttökustannus- ja irtaimiston hankinta-arvot
- Muutoksen edellytyksenä on, että käyttäjähallintokunta sitoutuu hankesuunnittelukustannuksiin sekä esittämänsä muutoksen aiheuttamiin kustannuksiin ja sitoutuu tekemään vuokrasopimuksen laadittavan hankesuunnitelman kohteesta.
2.3.6 Yhteiskäytön selvittäminen
- Kunkin hankkeen osalta on selvitettävä mahdollisuudet tilojen yhteiskäyttöön erityisesti kaupungin muiden hallintokuntien, mutta myös kaupunkikonserniin kuuluvien yhteisöjen kanssa. Tässä yhteydessä tulee määritellä myös yhteiskäyttöön liittyvät vastuut ja menettelytavat.
3 HANKESUUNNITELMA
3.1 Yleistä
Hankesuunnitelman tavoite on saada käyttäjähallintokunnalle sen tarpeita vastaavia tiloja kohtuullisin kustannuksin. Hankesuunnittelu tehdään tarveselvitysvaiheen jälkeen yhteistyönä hankesuunnitteluryhmässä, joka muodostuu ainakin Tilaliikelaitoksen, tilakeskuksen ja kyseisten hallintokuntien jäsenistä.
Hankesuunnitelman laatimisesta aiheutuvista kustannuksista vastaa Tilaliikelaitos, joka perii mm. tätä tarkoitusta varten hallinnointipalkkiota sisäisen vuokran määräytymisperusteiden mukaisesti.
3.2 Menettelytapa
Kun tilakeskus tai konsernijaosto on päättänyt hankesuunnitelman tilaamisesta tilakeskus kutsuu viipymättä koolle hankesuunnitteluryhmän ja vastaa ryhmän puheenjohtajana hankesuunnitelman kokoamisesta. Hankeuunnittelutyöryhmään muodostavat ainakin tilakeskuksen, Tilaliikelaitoksen ja kunkin käyttäjähallintokunnan edustajat, jotka toimivat työryhmässä taustaorganisaationsa lukuun.
Tilakeskus pyytää valmistuneesta hankesuunnitelmasta lausunnot käyttäjähallintokunnilta ja muilta tilahankkeen kannalta tarpeellisilta tahoilta.
Hankesuunnitelman hyväksyttämisestä vastaa kukin hallintokunta, jota hankesuunnitelma koskee.
3.3 Vaihtoehtoiset tilaratkaisumallit
Toiminnan muuttuessa on ensisijaisesti syytä tutkia olemassa olevien tilojen käyttömahdollisuudet. Mikäli nykyistä tilaa ei voida muuttaa vastaamaan toiminnan tarpeita, on seuraavaksi arvioitava olemassa olevien, vajaakäyttöisten tai tyhjillään olevien tilojen käyttömahdollisuudet. Mikäli tällaista tilaa ei ole, muut vaihtoehdot ovat ostaminen, vuokraaminen, uudisrakentaminen, tai hankkeen toteuttaminen ns. julkinen ja yksityinen kumppanuus (JYK)-hankkeena. Tilanhankinnassa tulee ensisijaisesti tukeutua kaupungin omistamien tai kaupungin hallinnassa pitkäaikaisten vuokrasopimusten nojalla olevien tilojen käyttöön. Tiedot vapaina olevista tiloista saadaan Tilaliikelaitokselta.
Mikäli uusi tai muuttuva toiminta on väliaikaista, tarvittava tila tulisi hankkia vuokraamalla tai muulla tilapäisratkaisulla.
Hankesuunnitelmassa selvitetään tutkitut vaihtoehtoiset tilanhankintamallit.
3.4 Huonetilaohjelma ja laajuustiedot
Toimintoja varten laaditaan huonetilaohjelma yleisiä huonemitoituksia ja normeja käyttäen sekä ottaen huomioon käyttäjähallintokunnan toiminnalliset tarpeet ja niitä koskevat ohjeet, määräykset ja suositukset. Tilat ryhmitellään käyttötarkoituksen tai toiminnallisen organisaation mukaisiin ryhmiin, eritellen päätoimintojen edellyttämät tilat (esim. toimistotilat, opetustilat, hoitotilat, neuvottelutilat jne.) sekä päätoimintoja tukevat tilat (henkilökunnan sosiaalitilat, kiinteistönhoitotilat jne.).
Huonetilaohjelmaa laadittaessa tulee tutkia tilojen muunneltavuus ja yhteiskäytön mahdollisuus.
Toimintojen edellyttämät tilat ilmoitetaan hyötyaloina hm2. Hyötyaloista johdetaan edelleen huoneistoalatiedot, jotka ovat pohjana vuokrasopimuksille sekä tehokkuuskertoimilla rakennushankkeen muut tavoitelaajuudet, bruttoala- (brm2) ja tilavuustavoitteet (m3).
3.5 Hankkeelle asetettavat muut erityisvaatimukset (tavoitteet)
Hankesuunnitteluvaiheessa tulee esittää toiminnasta, ympäristöstä tai muista syistä tiloille asetetut erityisvaatimukset. Tällaisia hankesuunnittelussa huomioon otettavia vaatimuksia ovat esimerkiksi tilojen muunneltavuus, erityisvaatimukset ilmanvaihdolle, tilojen kosteudelle, huonekorkeudelle sekä toiminnan asettamat vaatimukset piha-alueelle. Lisäksi huomioon otettavia vaatimuksia voivat olla ympäristöolosuhteet tai erityisvaatimukset arkkitehtoniselle laadulle yms. Tilojen esteettömyysvaatimus on huomioitava aina.
Eri tiloille ja tilaryhmille määritellään asetettavat erityisvaatimukset ja laaditaan tilakortit.
3.6 Rakennuspaikkaa koskevat tiedot
3.6.1 Uudisrakennus- ja laajennushankkeet
Uudisrakennus- ja laajennushankkeissa selvitetään aiotun rakennuspaikan juridinen, kaavallinen, toiminnallinen ja tekninen sopivuus.
Rakennuspaikan juridiseen selvitykseen sisältyy omistusta, hallintaa sekä rasitteita koskeva selvitys.
Rakennuspaikan kaavalliseen selvitykseen kuuluu rakennuspaikan asemakaavoitusta koskevat tiedot, kuten kaavan hyväksymisvuosi, mahdollisesti vireillä olevan kaavanmuutoksen käsittelyvaihe sekä tonttijakoa, mittausta ja rekisteröintiä koskevat tiedot. Käyttötarkoitustietojen osalta on otettava huomioon, noudatetaanko kaavan mukaista käyttötarkoitusta.
Selvityksissä on esitettävä, riittääkö rakennusoikeus aiottua rakentamista ja mahdollista myöhempää laajennusta varten, sekä tiedot mahdollisen poikkeamisluvan tarpeesta.
Mikäli aiotusta rakentamisesta aiheutuu erityisiä toiminnallisia vaatimuksia, kuten ulkoliikuntapaikkoja, ulkovarastointialueita, poikkeavia paikoitusjärjestelyjä, erityisvaatimuksia tontin sisäiselle ja ulkoiselle liikenteelle, rakennusten laajennusmahdollisuuksia jne., ennen lopullista valintaa on tarkoituksenmukaista laatia rakennuspaikkaa koskeva toiminnallinen selvitys ja selvitykset mahdollisista vaihtoehtoisista rakennuspaikoista. Toiminnallinen selvitys esitetään myös piirustuksina.
Rakennuspaikan tekniseen selvitykseen kuuluvat pohjatutkimus- ja pintavaaitustiedot sekä selvitys liittymismahdollisuuksista kunnallisteknisiin vesi-, viemäri-, sähkö- ja teleteknisiin verkostoihin. Eräissä tapauksissa on myös tarkoituksenmukaista tehdä puusto-, kasvillisuus- ja rakennuspaikalla mahdollisesti olevia muita rakennuksia ja rakenteita koskevat kartoitukset, jotka saattavat rajoittaa aiottua rakentamista.’
Hankesuunnitelmassa on yksilöitävä myös hankkeesta aiheutuvista toiminnallisista ja muista tarpeista sekä rakennuspaikalla olevista muista rakennuksista ja rakenteista vastuulliset hallintokunnat.
3.6.2 Peruskorjaus
Mikäli käyttäjän tarpeista johtuvassa tilanhankinnassa vaihtoehtona harkitaan peruskorjausta, hankkeesta laaditaan hankesuunnitelman yhteydessä vastaavat selvitykset kuin uudisrakennushankkeestakin (selvitys investoinnin perusteista, huonetilaohjelma, aikataulu, kustannusarvio, rahoitussuunnitelma jne.). Sen lisäksi peruskorjattavasta rakennuksesta tai tilasta tehdään tekninen kuntoarvio, jonka perusteella voidaan määritellä peruskorjauksen tekninen laajuus (esim. ilmanvaihdon, putkistojen, sähkötekniikan, rakenteiden jne. uusimistarve). Peruskorjattavasta tilasta laaditaan myös alustavat luonnospiirustukset käytön toimintaedellytysten ja muutostarpeen selvittämiseksi. Piirustuksissa osoitetaan peruskorjattavat ja kunnostettavat tilat sekä tilat, jotka eivät edellytä toimenpiteitä.
Luonnospiirustusten perusteella laaditaan investoinnista tavoitehintalaskelma.
3.7 Tilaratkaisumallien edullisuusvertailu
Tutkituista tilahankintavaihtoehdoista tehdään edullisuusvertailu ottaen huomioon toiminnalliset ja taloudelliset vaikutukset elinkaariajattelun pohjalta.
3.8 Aikataulu ja ajoitus
Hankesuunnitelmaan sisällytetään rakennushankkeen aikataulu, jossa on
otettu huomioon kaavoituksen, suunnittelun, rakennus- ym. lupien sekä rakentamisen valmistelun ja toteutuksen edellyttämät ajoitukset.
3.9 Investoinnin kustannusarvio, kokonaisriskianalyysi ja rahoitus
Investoinnin kustannusarvio sisältää laskelmat investointi- ja ylläpitokustannuksista. Kohteen ylläpitokustannuksia ovat kaikki rakennuksen tai tilan käyttö-, huolto- ja kunnossapitokustannukset.
Hankesuunnitelmaan sisällytetään huonetilaohjelman, laajuus- ym. tavoitteiden perusteella laadittu tavoitehintalaskelma. Mikäli kysymyksessä on peruskorjaushanke, joka yleensä edellyttää alustavien luonnospiirustusten laadintaa jo hankesuunnitteluvaiheessa, laaditaan peruskorjaushankkeesta rakennusosa-arvio.
Hankesuunnitteluvaiheessa selvitetään myös rakennushankkeen rahoitus, mahdollisuus valtionavustusten saamiseen sekä kunnan oma rahoitusosuus sekä rahoitusaikataulu. Suurten (yli 10 milj.€) ja paljon pääomaa sitovien hankkeiden osalta on hankesuunnitteluvaiheessa selvitettävä erilaiset mahdollisuudet rahoitusjärjestelyiksi talouskeskuksen kanssa. Investoinnit on sopeutettava kunnan rahoitussuunnitelmaan ja resursseihin.
Hankesuunnitelman hyväksyminen tarkoittaa samalla hankkeeseen liittyvien kustannusten hyväksymistä.
3.10 Kustannuksiin ja toteutukseen liittyvistä riskeistä informoiminen
Jos hankesuunnitelman yhteydessä kustannusarviot on tehty pelkän huonetilaohjelman tai vastaavan perusteella, eikä varsinaisia suunnitelmia ole tehty, tulee hankesuunnitelman yhteydessä tuoda päätöksentekijöiden tietoon, että varsinaisten suunnitelmien laatimisen yhteydessä tavoitehintalaskelma voi tarkentua ja muuttuakin suuremmalla määrällä kuin 5 prosentilla vielä indeksikorotuksen jälkeen. Tällainen tilanne saattaa esiintyä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:
- lopullinen tontti on määrittelemättä eikä pohjatutkimuksia ole tehty
- korjausrakentamishankkeessa esimerkiksi päätöksenteon kiireellisyyden vuoksi perusteellista kuntotutkimusta ei ole tehty
- normaalia korkeamman suunnittelutason tai arkkitehtikilpailun ollessa kyseessä
- jos työmaa joudutaan käynnistämään ennen lopullisten suunnitelmien ja kustannusarvioiden valmistumista.
Hankesuunnitelmiin on syytä sisällyttää arvio siitä, millaisia muita riskejä hankkeen toteutukseen voi liittyä.
4 TILOJEN HALLINTA JA VUOKRASITOUMUS
Kaupungin omaan käyttöön hankittavat tilat tulevat Tilaliikelaitoksen hallintaan ja omistukseen. Jo hankesuunnitteluvaiheessa on syytä selvittää kaikki ylläpidosta aiheutuvat kustannukset kuten vartiointi, siivous, jätehuolto, energiakustannusten jako ym. kustannukset. Hankesuunnitelmaan tulee ottaa alustava vuokrasitoumus, jonka myötä käyttäjähallintokunta tai käyttäjähallintokunnat sitoutuvat vastaamaan hankkeesta aiheutuvista vuokrakuluista ja toiminnallisista sekä muista kustannuksista. Hankesuunnitelmaan liitetään myös Tilaliikelaitoksen kanssa laadittu alustava vuokrasopimus.
5
Mikäli Tilaliikelaitos tai tilakeskus saa raportin toteutuksessa ilmenevistä ongelmista kuten uhkaavasta kustannusarvion ylittymisestä tai vastaavista, sen tulee päättää tarvittavista toimenpiteistä. Ellei Tilaliikelaitoksen johtokunta tai tilakeskus ryhdy tarvittaviin toimenpiteisiin, Tilaliikelaitoksen liikelaitosjohtajan tai tilajohtajan tulee ilmoittaa asiasta toimialan apulaiskaupunginjohtajalle, joka saattaa asian tarvittaessa kaupunginhallituksen käsiteltäväksi. Myös Tilaliikelaitoksen johtokunta voi saattaa asian kaupunginhallituksen päätettäväksi. Tällainen todisteellinen ilmoittaminen siirtää vastuuta ylemmäksi. Erityistekniikkaa tai -juridiikkaa koskevissa kysymyksissä hankkeesta Tilaliikelaitoksen liikelaitosjohtajan tai tilajohtajan tulee käyttää ulkopuolista asiantuntemusta, jos kyseisen erityisalueen osaaminen ei riittävässä määrin liity kaupungin oman organisaation normaaliin toimenkuvaan tai tehtävään tai organisaatiolla ei ole mahdollista keskittyä riittävästi erityistehtävään.
6 HANKKEEN RAHOITUS JA ESITTÄMINEN INVESTOINTIOHJELMAAN
Hallintokunnat tekevät tarveselvityksen ja hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisesti rahoitusesitykset talousarvioonsa ja taloussuunnitelmaansa.
Hankkeiden hyväksyminen talousarvion investointiohjelmaan edellyttää pääsääntöisesti hyväksyttyä hankesuunnitelmaa. Hanke voidaan käynnistää kun se on hyväksytty investointiohjelmaan.
Valtionavustusten saaminen hankkeeseen voi kuitenkin olla peruste sille, että hanke otetaan investointilistalle jo ennen, kuin hankesuunnitelmaa on hyväksytty.
Hankesuunnitelman hyväksymisen yhteydessä hallintokunta sitoutuu hankkeen aiheuttamaan käyttömenojen muutokseen. Hallintokunnat ottavat hankkeen kustannukset hyväksytyn hankesuunnitelman mukaisina talousarvioonsa ja taloussuunnitelmaansa viimeistään hankesuunnitelman hyväksymistä seuraavassa talousarvioesityksessä.
Hallintokunnat voivat tehdä esityksiä tulevista investoinneista, joita ei ole hyväksytty investointiohjelmaan, tilakeskukselle, joka tekee koonnin esitetyistä investointitarpeista. Hallintokuntien esitykset voivat perustua sekä toiminnalliseen että tekniseen tarpeeseen.
7 VALTIONAVUSTUSTEN HAKEMINEN HANKKEELLE
Valtionapuhakemusten tekemisen valmisteluvastuu on käyttäjähallintokunnalla, mihin tilakeskus antaa teknistä apua. Hankkeen tulee olla kaupungin taloussuunnitelman investointilistalla, jotta valtionavustus on haettavissa.
Tilakeskuksen vastuulla on hakea työllisyysperusteiset avustukset sekä sellaiset muut avustukset, joilla ei ole selvästi vastuullista hallintokuntaa. Kuitenkin edellisestä poiketen Tilaliikelaitoksella on vastuu energia-avustusten hakemisesta.