TALOUSARVION 2011 NOUDATTAMISTA KOSKEVAT MÄÄRÄYKSET
Kv 29.11.2010
1. Sitovuus
1.1. Kaupunginvaltuuston sitovasti päättämät kohdat talousarviossa
Kaupunginvaltuustoon nähden sitovia ovat talousarviokirjassa rasteroinnilla ilmaistut määrärahat ja tuloarviot tai netto. Lisäksi kaupunginvaltuustoon nähden sitovia ovat toimielinten erikseen sitoviksi merkityt toiminnalliset tavoitteet.
Sitovia tavoitteita voidaan tarkentaa ja määritellä kaupunginhallituksen ja toimielinten välisissä sopimuksissa (sopimusohjaus)
Kaupunginvaltuusto vahvistaa erikseen kulttuurilautakunnan alaisille taidelaitoksille käyttötalouden määrärahan ja tuloarvion nettomääräisenä vuosina 2010-2013.
Toimielimen käyttötalousosan määrärahat ja investointiosan määrärahat ovat erikseen sitovia. Määrärahan säästöä käyttötalousosassa ei voida käyttää ilman kaupunginhallituksen lupaa investointiosan määrärahan ylityksen katteena tai päinvastoin. Liikelaitoksen osalta luvan myöntää johtokunta.
1.2. Toimielimen sisäinen sitovuus
Lautakunnan tai jaoston on määriteltävä talousarvion täytäntöönpanon yhteydessä toimivallan rajat lautakunnan ja viranhaltijoiden välillä. Toimivallan rajoista ja sitovuustasoista voidaan laatia hallintokunnan sisäinen sopimus (sopimusohjaus).
Johtokunnat määrittelevät talousarvionsa puitteissa tarvittaessa muista kuin valtuustoon nähden sitovista tavoitteista ja mittareista.
2. Muutokset talousarvioon
Kaupunginvaltuuston hyväksymää määrärahaa saadaan ao. lautakunnan päätöksellä ilman kaupunginvaltuuston erillistä päätöstä ylittää tulojen ylittymistä tai uusia tuloja vastaavalla määrällä, mikäli samanaikaisesti toteutuvat seuraavat edellytykset:
-ylittyvillä tuloilla ja menoilla on suora, perusteltu syy-yhteys,
-tulot ovat valtionosuuksia, EU-rahoitusta, sponsorituloja tai ulkopuoliseen tilaukseen perustuvia tuloja,
-menon lisäys tulee täysin katetuksi tulojen lisäyksellä ja tulon kertyminen on varmaa.
Lisäksi ao. toimielimen edellytetään pitävän luetteloa edellä olevan mukaisesti tehdyistä päätöksistä.
Johtokunta päättää liikelaitoksen talousarvioon tehtävistä muutoksista.
3. Toimielimen sisäiset nettoyksiköt
Kaupunginhallitus vahvistaa toimielimen tulosaluetasoiset nettoyksiköt käsitellessään talousarviota. Lautakunta tai muu samassa asemassa oleva toimielin voi määrätä jonkin tulosalueensa alaisen toimintayksikön sisäiseksi nettoyksiköksi. Nettoyksikön menot ja tulot sisältyvät toimielimen kokonaismäärärahaan ja ‑tuloarvioon. Nettoyksikköä sitoo toimielimen suhteen nettomenojen tai -tulojen määrä.
Toimielimen tulee sisäisen nettoyksikön osalta
-hyväksyä tavoitteet ja nettotulos ja seurattava tavoitteiden toteutumista sekä kokonaismenojen ja -tulojen avulla neton toteutumista
-kattaa nettomenojen ylitys säästöillä muista määrärahoistaan sekä nettotulojen alitus muiden tulojensa ylityksillä.
Nettoyksikön nettomenojen säästö otetaan huomioon toimielimen muiden menojen ylitysten ja nettotulon ylitys muiden tulojen alituksen katteena. Nettoyksikön nettotulojen ylitystä ei ilman kaupunginvaltuuston päätöstä saa käyttää toimielimen kaupunginvaltuustoon nähden sitovan toimintakulun - määrärahan ylityksen katteena.
4. Talousarvion toteutumisen seuranta
4.1. Seuranta- ja raportointivastuu
Kaupunginhallituksen sekä muiden toimielinten on osaltaan talousarviovuoden aikana seurattava jatkuvasti alaistensa tulosalueiden ja toimintayksiköiden tuottamien palvelujen kysyntää, tavoitteiden toteutumista, toimintaa sekä taloudenpitoa, annettava niille tarvittavia ohjeita ja määräyksiä sekä huolehdittava seurannan järjestämisestä niiden alaisessa organisaatiossa.
Talousarvioon merkittyjen tavoitteiden sekä numeeristen mittariarvojen ja tunnuslukujen toteutumista on seurattava niiden sitovuudesta riippumatta.
Kaupunginhallitukselle on toimitettava tavoitteiden toteutumista sekä toimintaa ja taloutta koskevat seurantatiedot ja arviot sen määrääminä aikoina noudattaen keskushallinnon antamia toimenpideohjeita.
Lautakunta- ja johtokuntien on raportoitava kaupunginhallitukselle myös siitä, miten ne tulevat toiminnassaan ottamaan huomioon kaupunginvaltuuston talousarvioon hyväksymät tekstilisäykset.
Seurannan perustana on hyväksytty talousarvio perusteluineen.
4.2. Toiminnan ja talouden kehittymisen raportointi kaupunginvaltuustolle, kaupunginhallitukselle ja tarkastuslautakunnalle
Kaupunginvaltuuston vuodelle 2011 sitoviksi hyväksymien tavoitteiden sekä talouden tasapainottamiseen tähtäävien toimenpiteiden toteuttamisesta tulee raportoida kaksi kertaa vuodessa toiminnan ja talouden seurantaraportilla. Seurantaraportit tehdään heinäkuun lopun tilanteen ja talousarviovuoden lopun tilanteen mukaan. Toiminnan ja talouden ensimmäinen seurantaraportti tulee tuoda kaupunginhallituksen käsittelyyn kuuden viikon sisällä raportointikauden päättymisestä ja raportointiin tulee sisällyttää lautakuntien selvitykset sekä kaupunginjohtajan ja apulaiskaupunginjohtajien niiden johdosta antamat lausunnot, mikäli raportti lautakunnan osalta poikkeaa kaupunginvaltuuston vahvistamasta talousarviosta ja taloussuunnitelmasta.
Talouden ensimmäinen toteutumisennuste laaditaan maaliskuun lopun tilanteen mukaan. Toinen toteutumisennuste laaditaan samassa yhteydessä heinäkuun lopun toiminnallisten tavoitteiden seurantaraportin kanssa. Marraskuussa annetaan kaupunginhallitukselle kolmas talouden toteutumisen ennuste. Tilikauden 1.1. - 31.12.2011 lopullinen toiminnan ja talouden toteutuma raportoidaan tasekirjaan liitettynä.
4.3. Toiminnan ja talouden kehittymisen raportointi lauta- ja johtokunnille sekä apulaiskaupunginjohtajille
Virastot ja laitokset raportoivat omalle lautakunnalleen ja liikelaitosjohtajat (toimitusjohtajat) johtokunnille sekä virastopäälliköt/liikelaitosjohtajat (toimitusjohtajat) ko. sektorin apulaiskaupunginjohtajalle talouden ja toiminnan kehittymisestä sekä työvoiman käytöstä kuukausittain.
Hallintokunnissa tulee seurata jatkuvasti taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumista. Virastopäälliköiden on laadittava apulaiskaupunginjohtajille kuvaus seuranta- ja raportointijärjestelmästä sekä siitä miten talousarvionpoikkeamiin reagoidaan. Mikäli osoittautuu, että tavoitteita ei saavuteta, on siitä raportoitava välittömästi apulaiskaupunginjohtajalle.
Apulaiskaupunginjohtajien tulee jatkuvasti arvioida oman sektorinsa talouden ja toiminnan toteutumista ja esittää kaupunginhallitukselle niiden pohjalta tarvittaessa toimenpiteet talousarviossa pysymiseksi.
Johtokuntien lakisääteisenä tehtävänä on päättää liikelaitoksen toiminnan kehittämisestä valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden rajoissa sekä seurata tavoitteiden saavuttamista ja raportoida niiden saavuttamisesta.
5. Henkilöstön palkkaamiseen liittyvät määräykset
Henkilökuntaa voidaan palkata vain talousarvion määrärahan, nettomäärärahan tai sitovan tulostavoitteen puitteissa.
5.1 Periaatteet henkilöstön määrälle asetettavien tavoitetasojen määrittämisessä
Valtuustoryhmien välisessä sopimuksessa vaalikaudelle 2009 - 2012 on määritelty kaupunkitasoiseksi työvoiman käytön alenematavoitteeksi 200 henkilötyövuotta/vuosi. Kaupungin henkilöstön määrän ohjaamiseksi kaupunginhallituksen hallintojaosto päättää hallintokuntakohtaisista työvoimankäytön tavoitetasoista ja tavoitetasojen toteutumisen seurantatavasta.
5.2. Rekrytointi
Ennen rekrytointiprosessin käynnistämistä on selvitettävä voidaanko
-rekrytointi toteuttaa asetettujen työvoimankäytön tavoitetasojen puitteissa
-tehtävä hoitaa kaupungin nykyisillä henkilöstövoimavaroilla työtehtäviä uudelleen järjestämällä
-tehtävä hoitaa toimimalla mahdollisesti nykyistä laajemmin yhteistyössä.
Ulkoinen rekrytointi on vuoden 2011 aikana pääsääntöisesti kiellettyä. Kielto koskee jäljempänä mainituin poikkeuksin sekä vakituisen henkilökunnan, tilapäisen ylimääräisen henkilöstön että sijaisten palkkaamista kuukausipalkkaisina tai tuntipalkkaisina.
Ulkoista rekrytointia käytetään silloin, kun laki kunnallisesta viranhaltijasta (4 § Julkinen hakumenettely) sitä edellyttää.
Lisäksi henkilöstöä voidaan ulkoisella rekrytoinnilla palkata seuraavissa tapauksissa:
-talousarvioon varatulla määrärahalla palkattavat arvonnan kautta kesätyöpaikan saavat 16-18-vuotiaat koululaiset
-toimeentulotukea hakevat opiskelijat, joille sosiaali- ja terveydenhuolto järjestää kesätyöpaikan
-varausmäärärahalla palkattavat korkeakouluharjoittelijat
-varausmäärärahalla palkattavat tukityöllistetyt
-vuorotteluvapaa- ja osa-aikalisäsijaiset ja
-henkilöstö, jonka kustannuksiin saadaan täysimääräinen korvaus kaupungin ulkoisesta lähteestä esim. valtiolta, ulkoisen rahoituksen ajaksi.
Muut poikkeukset ulkoiseen rekrytointikieltoon päättää sektorista vastaava apulaiskaupunginjohtaja.
Rekrytoitaessa henkilöstöä kaupungin organisaation sisältä voivat sisäiseen hakuun osallistua kaikki ne, jotka ovat hakuajan päättyessä palvelussuhteessa kaupunkiin.
Palkattaessa henkilöä vakinaiseen palvelussuhteeseen tai yli 6 kk kestävään määräaikaiseen palvelussuhteeseen on aina ensin selvitettävä henkilöstöasioiden vastuualueelta, onko tehtävään sijoitettavissa työntekijä, jolle etsitään uudelleensijoituspaikkaa. Selvitystä ei tarvitse tehdä, jos kyse on palkkatukityöstä tai vuorottelu- tai osa-aikalisäsijaisen palkkaamisesta.
5.2.1. Määräaikaisen henkilökunnan palkkaaminen
Yllä olevan lisäksi määräaikaisen henkilökunnan palkkaamisessa on otettava huomioon seuraavaa:
- määräaikaisella palvelussuhteella tulee olla työsopimuslain 1 luvun 3 §:n tai kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 2 luvun 3 §:n mukainen peruste, jonka tulee ilmetä työsopimuksesta tai viranhoitomääräyksestä
- palkkaamispäätöksen tulee koskea koko määräaikaisen tehtävän kestoaikaa, jotta vältytään välittömästi toisiaan seuraavien työsopimusten ketjutukselta
- samaa henkilöä ei saa ilman kaupunginhallituksen hallintojaoston lupaa palkata yhteen tai useampaan välittömästi toisiaan seuraavaan määräaikaiseen ylimääräiseen palvelussuhteeseen samankaltaisiin tehtäviin pidemmäksi kuin yhteensä kahden vuoden määräajaksi. Osa-aikaeläkejärjestelyyn perustuen hallintokunta voi ilman em. lupamenettelyä palkata määräaikaisen ylimääräisen henkilön tekemään sitä työaikaa, joka jää omassa virassaan/toimessaan osa-aikaiseksi siirtyneen henkilön täydestä säännöllisestä työajasta.
- lyhytaikaiset sijaisuudet tulee pyrkiä hoitamaan ensisijaisesti sisäisin työjärjestelyin.
6. Muut määräykset
6.1. Liittyminen yhteisön jäseneksi
Kaupunki voi liittyä jäseneksi yhdistykseen tai yhteisöön kaupunginhallituksen päätöksellä.
6.2. Määrärahojen siirrot ja toimivalta
Joidenkin määrärahojen yhteydessä on merkintä (Kv), (Kh) (Kj), (Pj), (Otj), (Yj),(Kp),(Sj),(Hj) tai (Tj) , jolloin määrärahaa saadaan käyttää tai sitoa vain, jos asianomaiselta taholta on ennakolta saatu lupa. Lupapäätöksen yhteydessä tulee päättää määrärahan tai sen osan siirtämisestä sitä pyytävän toimielimen tai yksikön tilille tai menon kirjaamisesta ao. tilille.
6.3. Valtionosuudet
Tuloslaskelman rahoitusosaan kuuluvien valtionosuuksien määrittelyä, budjetointia ja seurantaa varten tarvittavat tiedot hallintokuntien tulee antaa pyydetyssä muodossa valtion viranomaisille ja kaupungin keskushallinnolle. Näiden valtionosuuksien budjetoinnista ja seurannasta vastaa keskushallinto.
Taloussuunnitelmassa toteutettavaksi hyväksyttyjen, tiloihin liittyvien investointihankkeiden valtionavustusten anomisesta, budjetoinnista ja toteutumisen seurannasta vastaa ao. hallintokunta yhdessä tilaliikelaitoksen kanssa.
Muiden valtionosuuksien ja avustuksien, joita saadaan eri tehtävien hoitamisesta ja jotka budjetoidaan toimielinten käyttötalousosan tulotileille, anomisesta, budjetoinnista ja toteutumisen seurannasta vastaa ao. hallintokunta.
6.4 Hankinnat ja investoinnit
Hankintojen ja käyttötalousinvestointien tulee perustua hankinnasta vastaavan yksikön perusteltuun investointiesitykseen. Ennen yli 50.000 euron käyttöomaisuushankinnan toteuttamista tulee investoinnista toimittaa selvitys lomakkeella sektorin apulaiskaupunginjohtajalle.
Työsuojeluun tai -turvallisuuteen tai yleisen toimintavalmiuden turvaamiseen liittyvät korjaustoimet, hankinnat ja muut toimenpiteet on osana tavanomaista vuotuista toimintaa toteutettava toimielinten käyttöön myönnetyillä määrärahoilla. Työsuojelua ja ‑turvallisuutta on tällöin pidettävä erityisenä perusteluna asian kiireellisyydelle.
6.5 It-kehityshankkeet
Hallintokuntien tietotekniikan kehityshankkeista tulee lähettää tieto keskushallinnon IT- johtajalle ennen hankkeiden aloittamista ja sitovien sopimusten tekemistä.
6.6. Hallintokuntien muutot ja niihin liittyvät korjaustyöt
Hallintokuntien muutoista ja niihin liittyvistä korjaustöistä sekä mahdollisista ulkoisista vuokrauksista tulee lähettää tieto keskushallinnon tilajohtajalle muuton toteuttamista ja sitovien sopimusten tekemistä varten.