Erityisasiantuntija Ritva Jykelä:

Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston 2020 päivittämän tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimista koskevan yleisohjeen mukaan on kunnan toimintakertomuksessa annettava selonteko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä keskeisistä johtopäätöksistä. Selonteon valmistelussa kukin lautakunta ja sen alainen toimialajohto kokoavat oman vastuualueensa tiedot. Kuntalaki (410/2015) määrittelee, että kaupunginhallitus vastaa kaupungin sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta kaupunginvaltuuston hyväksymien perusteiden pohjalta. Voimassa olevan hallintosäännön (29.5.2017 § 105, 29.1.2018 § 8 ja 23.9.2019 § 139 ja 16.3.2020 § 30 ja § 31 sekä 18.5.2020 § 60 sekä 16.11.2020 § 190) mukaan kunkin toimielimen johtava viranomainen on vastuussa sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Toimialan hallinnon järjestämispäätöksen (toimialajohtaja 22.1.2020 § 5) 11.luvussa on määritelty sisäisen valvonnan vastuut. Turun kaupunginhallituksen (7.9.2015 § 367) hyväksymän Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan ohjeen mukaan lautakunnan tulee käsitellä ja hyväksyä toimialan selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä, valvonnassa havaituista puutteista sekä sen kehittämistarpeista.

Sisäisen valvonnan avulla pyritään varmistamaan tiedon tuloksellisuus ja tehokkuus, tiedon oikeellisuus ja riittävyys, resurssien tehokas käyttö, omaisuuden turva sekä lakien, sääntöjen ja ohjeiden noudattaminen. Vapaa-aikatoimialan itsearviointi vuodelta 2020 on toteutettu sisäisen tarkastuksen suosittelemalla taulukolla käymällä läpi johtamistapa ja valvontakulttuuri, valvontatoimenpiteet, raportointi ja tiedonvälitys sekä seuranta. Koska toimialan riskien arviointi toteutettiin konsernin pilottina sähköiseen pohjaan vuonna 2020 ja yhteenveto käsiteltiin toimialan johtoryhmässä 25.11.2020, riskejä ei arvioitu tässä yhteydessä. Kulttuurilautakunta käsitteli 23.9.2020 § 90 toimialan päivitetyn valmiussuunnitelman, joka sisältää seuraavat, toistuvasti vuosittaisessa riskienarvioinnissa toimialan merkittäviksi riskeiksi nousseet: henkilöstöriskit / henkilöstön saatavuus heikkenee, toiminnalliset riskit / tilaresurssit eivät ole ajan tasalla, tekninen infrastruktuuri / lämmön, sähkön, veden ja ilmastoinnin häiriöt ja kemikaalivuodot sekä työturvallisuus ja terveysriskit / uhkaavat ja väkivaltatilanteet. Suunnitelmassa kuvataan kuhunkin häiriö- / riskitilanteeseen tilanteeseen varautumisen toimenpiteet (eri vaiheissa) ja vastuut. Edellä mainittujen lisäksi selonteon taustamateriaalina käytettiin sisäisen tarkastuksen vuonna 2020 valmistuneet tarkastusraportit ja jälkitarkastusraportti, lautakunnan pöytäkirjat ja toimialan johtoryhmän muistiot.

Vapaa-aikatoimialan sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa on kehitetty vuoden 2020 aikana mm. päivittämällä hallinnon järjestämispäätös, tarkistamalla poikkeus- ja häiriötilanteiden vastuita ja tehtäviä, hyväksymällä viestinnän ja markkinoinnin vuosisuunnitelma sekä kiinnittämällä huomiota työntekijöiden perehdytykseen, henkilöstön tukemiseen uusissa tilanteissa ja työnteon muutoksissa esim. uusia palveluja kehitettäessä. Materiaalihankintojen ja palkanmaksuprosessien sääntöjen ja ohjeiden mukaisten käytäntöjen noudattamisen toimialatasoista tukea, ohjausta ja seurantaa tehostettiin. Organisaatioita ja prosesseja kehitettiin esim. nuoriso- ja museopalveluissa. Korona -epidemia edellytti organisaatiolta joustavuutta sekä valmiutta tehdä nopeasti erityispäätöksiä ja -toimenpiteitä. Kriittiset tehtävät päivitettiin sekä tehtiin useita päätöksiä toiminnan supistamisesta ja rajoittamisesta. Palveluissa kehitettiin lähipalvelujen rinnalle ja osittain korvaaviksi sähköisiä palveluja.

Toimialan itsearvioinnin ja edellä kuvattujen asioiden perusteella vapaa-aikatoimialan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tila on keskimäärin tyydyttävä. Erilaisista palvelualueista muodostuvassa, monipuolisessa organisaatiossa tiedon välittämisen ja käytäntöjen yhtenäisen toteuttamisen varmistaminen on vaikeaa. Viime vuonna Korona -epidemia lisäsi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan haasteellisuutta. Parhaiten ja yhtenäisimmin toteutuvat arvojen, periaatteiden ja tavoitteiden määrittely, toimivallan ja vastuun määrittely sekä tulojen seuraaminen ja menojen hyväksyminen. Kehittämistä arvioidaan olevan erityisesti sopimushallinnassa, tietosuoja ja tietoturva-asioissa sekä tiedonkulun viiveettömyydessä.

Vuonna 2021 hallinnon uudistuksen toteuttamisen edetessä sekä muiden uudistusten (Aura -hanke, sopimusten hallinta jne.) toteutuessa tulee tarkistaa ja tarvittaessa päivittää vapaa-aikapalvelukokonaisuuden sisäiseen valvontaan sekä riskienhallintaan liittyvät vastuut, tehtävät ja käytännöt.

Liite 1Vapaa-aikatoimialan selonteko sisäisen valvonnan järjestämistä sekä arvio merkittävistä riskeistä, epävarmuustekijäistä ja muista toiminnan kehittymiseen vaikuttavista seikoista 2020

Toimialajohtaja Minna Sartes:

EhdotusKulttuurilautakunta päättää hyväksyä liitteen 1 mukaisen toimialan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteon vuodelta 2020.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.