KULTTUURILAUTAKUNNAN KOKOUSMENETTELYSSÄ NOUDATETTAVAT PERIAATTEET 2017-2021
Kokouskutsu ja esityslista
Kokouskutsu tai tieto siitä, milloin ja mistä kutsu on sähköisesti noudettavissa, toimitetaan lautakunnan jäsenille ja varajäsenille mikäli mahdollista vähintään kaksi päivää ennen kokousta @turku.fi -sähköpostiosoitteisiin. Esityslista toimitetaan mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Lautakunnan varsinaiset jäsenet saavat käyttöönsä iPad –taulutietokoneet.
Varajäsenen kutsuminen
Estyneenä ollessaan varsinaisen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa. Varajäsen noutaa iPad -taulutietokoneen vapaa-aikatoimialan hallinnon toimistosta virka-aikana ja palauttaa sen kokouksen päätyttyä lautakunnan tekniselle sihteerille.
Kokouksen pitäminen
Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnäolijat ja kokouksen laillisuuden sekä päätösvaltaisuuden. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, ellei puheenjohtaja toisin päätä.
Pöydällepanoehdotus
Asian ollessa esityslistalla ensimmäistä kertaa, asia pannaan pöydälle, mikäli pöydällepanoehdotusta on kannatettu. Toisella kerralla asia pannaan pöydälle enemmistöpäätöksellä. Puheenjohtajalla on oikeus perustellusta syystä edellyttää, että pöydällepanosta päätetään enemmistöpäätöksellä jo asian ollessa ensimmäistä kertaa käsittelyssä.
Asian palautus
Asian palautuksesta esittelijän uudelleen valmisteltavaksi päätetään enemmistöpäätöksellä. Asian palauttamista koskevalle ehdotukselle tulee pääsääntöisesti esittää perustelut. Palautuksen yhteydessä asetetaan määräaika, jonka kuluessa asia on tuotava uudelleen toimielimen käsittelyyn.
Asian poistaminen listalta
Esittelijä voi poistaa asian listalta viimeistään ko. asiasta käytävän keskustelun aikana, ennen päätöksentekoa.
Muutosesityksen tekeminen
Muutosehdotukset esityslistan pohjaehdotukseen on jätettävä kirjallisena puheenjohtajalle.
Asiantuntijan ja muiden henkilöiden läsnäolo kokouksessa
Asiantuntija tai muu henkilö voi lautakunnan päätöksellä olla kokouksessa läsnä määrättyä asiaa käsiteltäessä.
Eriävä mielipide
Eriävä mielipide kirjataan pöytäkirjaan. Lautakunnan jäsen voi jättää eriävän mielipiteensä lisäksi kirjallisena, jolloin teksti liitetään pöytäkirjaan. Kirjallisesti jätettävästä eriävästä mielipiteestä on ilmoitettava kokouksessa ja se on toimitettava lautakunnan sihteerille hyvissä ajoin ennen pöytäkirjan tarkastamista.
Pöytäkirja
Pöytäkirjan laatii pöytäkirjanpitäjä. Tarvittaessa puheenjohtaja ratkaisee pöytäkirjan sisällön. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Mikäli kokouksen valitsemat pöytäkirjantarkastajat ovat eri mieltä puheenjohtajan kanssa, toimielin päättää pöytäkirjan oikeasta sisällöstä.
Pöytäkirjan tarkastus
Pöytäkirjan tarkastus suoritetaan viimeistään kokousta seuraavan viikon tiistaina. Pöytäkirja voidaan tarkastaa myös sähköisesti.
Pöytäkirjan nähtävänä pitäminen
Tarkastettu pöytäkirja siihen liitettyine muutoksenhakuohjeineen julkaistaan yleisessä tietoverkossa kokousta seuraavan viikon torstaina.
Näiden periaatteiden ohella noudatetaan mitä kaupungin päätöksenteko- ja kokousmenettelystä hallinto- tai muissa säännöissä tai ohjeissa määrätty.