Kirjastotoimenjohtaja Inkeri Näätsaari ja palvelujohtaja Ulla-Maija Maunu 2.12.2011:

Kulttuurilautakunta on päättänyt 15.12.2010 § 222 hankkia Vaski-kirjastoille nyt käytössä olevien Axiell Nordic Oy:n toimittamien PallasPro- ja Origo-järjestelmien päivityksen saman toimittajan Aurora-järjestelmään. Tämä mahdollistaa yhteisen asiakkuuden kaikkien seitsemäntoista Vaski-kunnan kirjastojen asiakkaille. Aurora-tuotantojärjestelmän lisäksi palvelukokonaisuus edellyttää internet-asiakasliittymää. Vaski-kirjastojen suunnitelman mukaan uudeksi asiakasliittymäksi olisi tullut Kansallisen Digitaalisen Kirjaston (KDK) asiakasliittymä ja julkaisualustaksi avoimen lähdekoodin julkaisujärjestelmä Drupal.

Turun kaupunginkirjasto on pilotoinut keväästä 2010 lähtien opetus- ja kulttuuriministeriön rahoittamaa ja Kansalliskirjaston hallinnoimaa KDK-asiakasliittymää eli Ex Libris Groupin Primo-järjestelmää. Tavoitteena on valtakunnallinen kirjastojen, arkistojen ja museoiden yhteinen hakuliittymä, ja siksi myös Vaski-kirjastot ovat ottaneet sen ensisijaiseksi vaihtoehdoksi, mikäli se täyttää yleisten kirjastojen tarpeet.

Pilotointia on kansallisella tasolla jatkettu jo kaksi kertaa, sillä Primo-järjestelmä ei ole vielä täyttänyt sille asetettuja ehtoja. Tästä syystä Vaski-kirjastot ovat joutuneet siirtämään järjestelmän uudistamista jo kaksi kertaa. Tämänhetkinen käyttöönottoaikataulu on huhti-toukokuussa 2012.

Tällä hetkellä Primo ei vastaa huomattavasti riisuttujakaan Vaskin laatimia vaatimusmäärittelyjä. Esimerkiksi järjestelmään kirjautuminen ei toimi luotettavasti, tiedonhaussa on puutteita, aineiston itsepalveluvaraukset eivät toimi, yhteydet asiakasliittymästä tuotantojärjestelmään ovat vajavaiset ja asiakkaille lähtevät viestit ovat sisällöltään ja muotoilultaan riittämättömät. Järjestelmätoimittajalla on ollut ongelmia toimittaa luvattuja korjauksia eivätkä korjaukset ole olleet laadukkaita. Näyttää ilmeiseltä, että Primo-järjestelmä ei vielä huhtikuussakaan toimi Vaski-kirjastojen tarvitsemalla tavalla, joten Turku on toistaiseksi luopunut pilotoinnin jatkamisesta. Siksi on jouduttu pikaisesti etsimään vaihtoehtoista ratkaisua, jotta suunniteltu järjestelmän uudistaminen voidaan viimein toteuttaa.

Hankintalain mukaan (28 § Suorahankinta lisätilauksissa) hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, kun kyseessä on alkuperäiseen hankintasopimukseen sisältymätön lisäpalvelu tai lisäurakka, joka hankitaan alkuperäiseltä toimittajalta ja joka on ennalta arvaamattomista syistä osoittautunut välttämättömäksi palvelun tai urakan toteuttamiselle sellaisena kuin se on alun perin määritelty. Edellytyksenä on, että lisäpalvelua tai lisäurakkaa ei voida teknisesti tai taloudellisesti erottaa pääsopimuksesta aiheuttamatta hankintayksikölle huomattavaa haittaa tai, vaikka lisäpalvelu tai lisäurakka voitaisiinkin erottaa alkuperäisen sopimuksen toteuttamisesta, se on ehdottoman välttämätön alkuperäisen sopimuksen loppuunsaattamiseksi.

Axiell Nordic oy on tarjonnut Vaski-kirjastojen käyttöön tilapäisesti 1.4.2012-31.12.2013 Vaski-kirjastoille räätälöityä Axiell Vaski OPAC -asiakasliittymää. Tänä aikana selviää, saadaanko kansallisen digitaalisen kirjaston asiakasliittymä vastaamaan yleisten kirjastojen tarpeita. Jos näin ei ole, Vaski-kirjastojen asiakasliittymä kilpailutetaan. Axiell-Vaski OPACin  hankinta Vaski-kirjastoille maksaa kertakustannuksina 28.000 € (asennus ja käyttöönotto 23.000 € sekä koulutus 5.000 €). Käyttökustannusten lisäys nykyiseen on 3.550 €/kk (tuki- ja ylläpitomaksu sekä käyttöpalveluympäristö), mikä tekee 42.600 €/v.

Kustannukset jaetaan Vaski-kirjastojen kesken kuntien asukaslukujen mukaisissa suhteissa. Turun osuus Vaski-alueen asukasluvusta on 52 %, jolloin Turun osuus asennuksesta ja käyttöönotosta on 11.957,88 € ja vuosittaisten tuki- ja ylläpitokustannusten lisäyksestä 1845,67 €/kk. Käyttöönottokoulutus 5.000 € maksetaan OKM:n rahoittamasta Asiakkaan kirjasto -projektista. Nykyiset PallasProIntron ylläpitomaksut ovat koko Vaskin osalta laskettuina 82.431 €/v, joten 1.4.2012 alkaen kustannuksiksi tulee 125.031 €/v (10.419 €/kk). Turun osalta kustannukset tulevat olemaan 65.016 €/v missä on nousua 22.152 €/v.

Esitämme edelleen kulttuurilautakunnalle esitettäväksi, että kulttuurilautakunta päättää hankkia Axiell Nordic Oy:ltä Vaski OPAC -asiakasliittymän ajalle 1.4.2012-31.12.2013. Kustannukset koko Vaskilta ovat: asennus- ja käyttöönottokustannukset 23.000 €, koulutus 5.000 € ja vuotuisten ylläpitomaksujen nousu 42.600 €. Esitämme myös, että lautakunta valtuuttaa samalla kirjastotoimenjohtajan allekirjoittamaan hankintaa koskevan sopimuksen.

Turun kaupunginkirjaston osuus asennus- ja käyttöönottokustannuksista maksetaan kulttuurilautakunnan kirjastolle osoittamista käyttöomaisuusrahoista. Koulutuskustannukset maksetaan Asiakkaan kirjasto -projektista 26302 600128 ja Turun osuus ylläpitokustannuksista kaupunginkirjaston tililtä 26301 447200 IT-palvelut.

Kulttuurijohtaja Minna Sartes:

EhdotusKulttuurilautakunta päättää hankkia Axiell Nordic Oy:ltä Vaski OPAC -asiakasliittymän ajalle 1.4.2012-31.12.2013. Kustannukset koko Vaskilta ovat: asennus- ja käyttöönottokustannukset 23.000 €, koulutus 5.000 € ja vuotuisten ylläpitomaksujen nousu 42.600 €. Samalla lautakunta päättää valtuuttaa kirjastotoimenjohtajan allekirjoittamaan hankintaa koskevan sopimuksen.

Turun kaupunginkirjaston osuus asennus- ja käyttöönottokustannuksista maksetaan kulttuurilautakunnan kirjastolle osoittamista käyttöomaisuusrahoista. Koulutuskustannukset maksetaan Asiakkaan kirjasto -projektista 26302 600128 ja Turun osuus ylläpitokustannuksista kaupunginkirjaston tililtä 26301 447200 IT-palvelut.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.