Keskiaikaisten markkinoiden lavastus
Sisällys
1 Hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset
5 Tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset
5.1 Rahoituksellisen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset
5.2 Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset
6 Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset
11 Urakan viivästyminen ja viivästyssakko
13 Toimittajan oman alan ehdot
14 Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus ja tarjousten vertailu
14.2 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi
14.3 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
14.4 Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja tarjouksen valinta
16 Hankinnassa noudatettavat asiakirjat
23 Hankintaan liittyvät kysymykset
Liitteet
Liite 1 Työturvallisuusasiakirja
Liite 2 Sopimuslauseke
Keskiaikaisten markkinoiden lavastuksen toteutus
Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskus pyytää tarjouksia Turun kaupungin Kulttuuriasiainkeskuksen toimeksiannosta Keskiaikaisten markkinoiden lavastuksesta. Tavoitteena on kilpailuttaa lavastuksen toteuttaja vuodeksi 2009 yhden vuoden optiolla.
1Hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset
Turun kaupungin Kulttuuritoimi on järjestänyt Vanhalla Suurtorilla Keskiaikaisia markkinoita vuodesta 1996. Keskiaikaiset markkinat on nykyään yksi Turun suurimmista tapahtumista runsaalla 100 000 kävijämäärällä ja yksi kaupungin kulttuurielämän vahvimmista brändeistä. Keskiaikaisia markkinoita varten Vanhalle Suurtorille ja sen ympäristöön rakennetaan ulkoilmanäytelmää varten puitteet, jota varten tarvitaan lavastuksen toteuttaja.
Tarjouspyynnöllä etsitään lavastuksen toteuttajaa, joka suunnittelee lavastuksen ja tuo mukanaan rakennusryhmän ammattilaiset, 2-4 työntekijää. Kulttuuriasiainkeskus järjestää kesäkuun alusta alkaen lavastustyöryhmään 2-3 vapaaehtoista työntekijää tai harjoittelijaa, jotka auttavat lavastuksen rakentamisessa ja joiden työnohjaus ja työturvallisuus ovat lavastuksen toteuttajan vastuulla. Lavastuksen toteuttajalta vaaditaan aiempaa työkokemusta ammattiteatterilavastuksen suunnittelu- ja rakennustyöstä. Lavastuksen toteuttajalta vaaditaan ymmärrystä teatteritaiteen vaatimuksista sekä syventymistä keskiajan teemaan.
Lavastuksen toteuttajan tulee sekä pystyttää vanhoja, olemassa olevia lavastuselementtejä että suunnitella ja rakentaa uusia lavasteita tapahtuma-alueelle. Elementit tulee voida purkaa ja pystyttää uudelleen. Olemassa olevia lavastuselementtejä ovat muun muassa tapahtuman aita, infokoju, keskiaika-asumus sekä elintarvikkeiden tarjoilupisteet.
Uusien lavasteiden rakentamisessa ja suunnittelussa lavastuksen toteuttajan tulee ottaa huomioon jo olemassa olevat rakenteet, tapahtuman nykyiset ja tulevat tarpeet sekä lavastuselementtien monikäyttöisyys. Uusia lavasteita tulee voida käyttää valmiina, monikäyttöisinä elementteinä myös seuraavien vuosien markkinoilla.
Lavastuksen pystytys- ja rakennustyöt tulee aloittaa huhtikuun puolivälissä ja ne jatkuvat kesäkuun loppuun saakka painottuen touko-kesäkuuhun. Tapahtuma-aika on 25.-28.6.2009 johon mennessä lavastuksen tulee olla valmis. Lavastuksen toteuttajan tulee hoitaa lavastuspäivystys tapahtuman aikaan ja olla silloin tapahtuman käytettävissä tarvittaessa. Lavastuksen purkutyöhön tulee varata aikaa heinäkuu. Purkutyö koostuu sekä alueen lavasteiden purkamisesta, alueen siistimisestä että lavasteiden varastoinnista.
Tarjouksen hintaan tulee kuulua lavastuselementtien kuljetukset varaston ja tapahtumapaikan välillä (Tuulissuo – Turku - Tuulissuo).
Tarjouksen hintaan tulee sisältyä myös lavastuksessa käytettävät materiaalit, joita ovat mm. täyssärmäinen lauta (n.
Urakoitsija toimii kohteessa pääurakoitsijana.
Työstä aiheutuvien jätteiden ja lian siivous kuuluu urakkaan. Jätelava tilaajalta.
Kohteeseen ja olemassa oleviin lavastuselementteihin tulee tutustua ennen tarjouksen jättämistä Kaisa Kutilaisen kanssa p. 050 594 7295.
Urakoitsijan tulee noudattaa työssään Suomessa voimassa olevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja ohjeita sekä kaikkia ympäristö-, työsuojelu- ja turvallisuusmääräyksiä.
Alihankinta, tarvittaessa: Mikäli tarjoaja aikoo antaa osan sopimuksesta alihankintana kolmansille, on siitä ilmoitettava tarjouksessa, sekä ehdotetut alihankkijat. Tarjoaja vastaa alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin tarjoajaa. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi -kohdassa pyydetyt selvitykset tulee toimittaa myös mahdollisen alihankkijan osalta. Turun kaupunki voi perustellusta syystä kieltää toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa.
2Hankintamenettely
Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä.
Kyseessä on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta. Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi.
Tarjouspyyntö on julkaistu internetissä Turun kaupungin sivuilla osoitteessa www.turku.fi/tarjouspyynnot
3Osatarjous
Osatarjousta ei oteta huomioon.
4Vaihtoehtoinen tarjous
Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.
5Tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset
Tarjoajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi.
Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai, joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta pois.
5.1 Rahoituksellisen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset
Tarjoajalla tulee olla Y-tunnus.
Tarjoajan on toimitettava/pyydettäessä toimitettava mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi kunkin vaatimuksen alla mainittu selvitys.
Vastaavat tiedot, todistukset ja selvitykset on toimitettava pyydettäessä myös mahdollisten alihankkijoiden osalta.
Esitetyt todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia niiden toimituspäivästä laskettuna.
5.1.1 Vaatimus 1
Tarjoaja on huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta.
Tarjoukseen liitettävät selvitykset:
-veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että veroviranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma on tehty
-työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty
-tai muu vastaava selvitys esim. Rakentamisen Laatu RALA ry:n toteama pätevyys.
Yksityisenä elinkeinoharjoittajana toimiva huolehtii, että Turun kaupungilla on tieto toimittajan voimassa olevasta yrittäjien eläkelain mukaisesta YEL-vakuutuksesta.
5.1.2 Vaatimus 2
Toimittaja vastaa toiminnastaan tilaajalle aiheutuvasta vahingosta. Tarjoajalla tulee olla voimassa oleva vastuuvakuutus, joka on riittävä suhteessa hankinnan laajuuteen ja riskeihin nähden.
Tarjoajan tulee pyydettäessä toimittaa seuraavat todistukset:
-vakuutusyhtiön todistus vastuuvakuutuksen voimassaolosta ja maksetuista vakuutusmaksuista.
5.1.3 Vaatimus 3
Tarjoaja on merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin ja kaupparekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Tilaaja voi tarkistaa tarjoajan luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Ennakkoperintärekisteriotteen tulee olla voimassa maksupäivänä.
Urakoitsijan tulee noudattaa kaikkien työntekijöiden työsuhteissa voimassa olevaa alan valtakunnallista työehtosopimusta.
Tarjoajan tulee pyydettäessä toimittaa seuraavat selvitykset:
-kaupparekisterinote
-selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos tarjoaja ei kuulu kauppa-, ennakkoperintä-, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima.
-selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima.
Ulkomaisen tarjoajan on toimitettava edellä esitettyjen vaatimusten mukaiset todistukset ja selvitykset sijoittumismaansa lainsäädännön mukaisella rekisterinotteella tai vastaavalla muulla todistuksella tai muulla yleisesti hyväksytyllä tavalla, kuten antamalla sijoittumismaan lainsäädännön mukainen valaehtoinen tai vakuutuksella vahvistettu ilmoitus.
5.2 Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset
Urakoitsijan on täytettävä hankintaan nähden riittävät suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset.
5.2.1 Vaatimus 4
Lavastuksen toteuttajalta vaaditaan aiempaa työkokemusta ammattiteatterilavastuksen suunnittelu- ja rakennustyöstä 3 vuoden ajalta ja ymmärrystä teatteritaiteen vaatimuksista sekä syventymistä keskiajan teemaan.
Urakoitsijalla tulee olla tähän urakkaan käytettävissä oleva ammattitaitoinen henkilöstö.
Tarjoukseen liitettävät selvitykset:
-tiedot merkittävistä vastaavista referenssikohteista viimeisen kolmen vuoden ajalta
-selvitys vastuuhenkilön pätevyydestä ja kokemus vastaavista tehtävistä.
-selvitys työntekijöistä
6Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset
Tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä.
Tarjouksen sisällön tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset.
Tarjoajan tulee sitoutua noudattamaan Rakennusurakan yleisiä sopimusehtoja (YSE 1998), mikäli tarjouspyynnössä tai sopimuksessa ei muuta edellytetä.
Tarjous ei saa olla ehdollinen.
Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot.
Tarjouksen tulee olla voimassa neljä (4) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien.
Tarjous hylätään, jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä.
7Tarjoushinnat
Tarjoushinta tulee ilmoittaa arvonlisäverottomana kiinteänä kokonaishintana. Hinnan tulee sisältää kaikki hankintaan liittyvät kustannukset.
Lisäksi on ilmoitettava arvonlisäverottomat yksikköhinnat ilmoitetuista materiaaleista ja eri työntekijöiden tuntihinnoista.
Optiokauden osalta toimittaja voi ehdottaa hintojen muuttamista vain toimittajasta itsestään riippumattomia olennaisia muutoksia vastaavasti. Toimittajan on ilmoitettava tilaajalle hintojen muuttamisesta kirjallisesti vähintään kaksi (2) kuukautta ennen mahdollisen optiokauden alkamista. Tilaajan niin vaatiessa, toimittajan on esitettävä tilaajalle asianmukainen kirjallinen selvitys kustannusten kehityksestä.
Hinnan varaumia eikä toimitus yms. lisiä hyväksytä.
8Maksuehto
Maksuaika on 30 pv netto hyväksyttävän laskun saapumisesta tilaajalle, kun työ on hyväksytysti vastaanotettu.
Viivästyskorko on enintään korkolain 4 §:n 1 mom. mukainen.
9Maksusuoritus
Työn edistymisen mukaan. Urakoitsijan tulee liittää yksilöity maksuerätaulukkoehdotus tarjoukseensa.
10Toimitusaika
Lavastuksen pystytys- ja rakennustyöt tulee aloittaa huhtikuun puolivälissä ja ne jatkuvat kesäkuun loppuun saakka painottuen touko-kesäkuuhun. Tapahtuma-aika on 25.6.- 28.6.2009 johon mennessä lavastuksen tulee olla valmis. Lavastuksen toteuttajan tulee hoitaa lavastuspäivystys tapahtuman aikaan ja olla silloin tapahtuman käytettävissä tarvittaessa. Lavastuksen purkutyöhön tulee varata aikaa heinäkuu. Purkutyö koostuu sekä alueen lavasteiden purkamisesta, alueen siistimisestä että lavasteiden varastoinnista.
11Urakan viivästyminen ja viivästyssakko
Mikäli urakka viivästyy sovitusta toimitusajasta urakoitsijasta tai urakoitsijan vastuulla olevista syistä, urakoitsija on velvollinen suorittamaan viivästyssakkoa 0,2 % kultakin työpäivältä arvonlisäverottomasta urakkahinnasta kuitenkin enintään 75 työpäivältä.
12Takuuaika
Takuuajan on oltava vähintään 2 vuotta, ilmoitettava tarjouksessa.
13Toimittajan oman alan ehdot
Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten toimitusehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi.
Mikäli tarjoaja ilmoittaa tarjouksessaan käyttävänsä omia toimitusehtoja tai oman alansa ehtoja, tarjouksesta on selkeästi käytävä ilmi, miltä osin niitä sovelletaan.
14Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus ja tarjousten vertailu
14.1 Tarjousten käsittely
Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan.
Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa:
1Tarjoajien kelpoisuuden arviointi
2Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
3Tarjousten hintavertailu
14.2 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi
Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioidaan edellä esitetyillä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.
Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 §:n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 54 §:n mukainen poissulkemisperuste.
14.3 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkistetaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta tuotteilta edellytetään.
Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset
14.4 Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja tarjouksen valinta
Annetuista tarjouksista valitaan se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin.
Arviointiperusteina ovat hinta, aikaisempi kokemus lavastussuunnittelusta ja
aikaisempi kokemus lavastusten rakennustyöstä.
1Hinta 70 pistettä.
Vertailussa halvin kokonaishinta arvioiduilla käyttömäärillä / tuoteryhmittäin saa 70 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 70). Mikäli jotain tuotetta ei ole tarjottu, tullaan vertailussa käyttämään kalleinta tarjottua hintaa ko. tuotteesta.
2Kokemus lavastussuunnittelusta ja lavastusten rakennustöistä 30 pistettä. Arviointi suoritetaan referenssikohteiden ja vastuuhenkilön pätevyyden ja kokemuksen perusteella.
15Päätöksestä ilmoittaminen
Hankintapäätös toimitetaan kirjallisesti tiedoksi kaikille tarjoajille.
Hankinta edellyttää hankintapäätöksen lisäksi erikseen tehtävää kirjallista sopimusta.
Päätös voi muuttua tehdyn muutoshakemuksen, oikaisuvaatimuksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.
16Hankinnassa noudatettavat asiakirjat
Hankinnassa noudatettavat asiakirjat noudattamisjärjestyksessä:
1. Sopimus
2. Tarjouspyyntö liitteineen
3. Rakennusurakan yleiset sopimusehdot, YSE 1998 (www.turku.fi/tarjouspyynnot)
4. Tarjous liitteineen.
17Asiakirjojen julkisuus
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen, asianosaisille jo päätöksenteon jälkeen. Siksi tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia.
Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjouslomakkeella tehtyyn tarjoukseen on välttämätöntä, on ne lueteltava erillisellä, SALAINEN -otsikoidulla liitteellä. Hinta ei ole liikesalaisuus.
Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä.
18Laskutus
Laskutus tapahtuu ensisijaisesti verkkolaskutuksena. Lisätiedot www.turku.fi/laskuttaminen.
Laskusta on käytävä ilmi laskutuksen perusteet.
Laskutus-, yms. lisiä ei hyväksytä.
19Tilaajan yhteyshenkilö
Tilaajan yhteyshenkilönä toimii Kaisa Kutilaisen kanssa p. 050 594 7295.
20Tarjouksen toimitusosoite
Sitova tarjous liitteineen tulee toimittaa (kahtena kappaleena) suljettuna lähetyksenä viimeistään xx.2009 klo 11.00 osoitteeseen:
Turun kaupunki
PL 630
20101 Turku
(Käyntiosoite: Linnankatu 55 K, 2.krs), 20101 Turku.
Tarjouksen jättämisen ohjeistus www.turku.fi/tarjouspyynnot.
Kuoreen merkintä: "Tarjous: Keskiaika lavasteet”.
Hallintolain (434/2003) 17 §:n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa.
21Muut ehdot
Määräajan jälkeen saapunut tarjous suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle ja palautetaan avaamattomana lähettäjälle.
Tarjous tulee tarjoajaa sitovaksi, kun tilaaja on ottanut tarjouksesta selon.
Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustelluista syistä.
Turun kaupunki ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä.
22Sopimus
Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja sopimus, jonka ehtoihin tarjoajan tulee sitoutua, voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman.
Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus.
Turun kaupunkia sitova sopimus hankinnan kohteesta syntyy vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen.
Optio vuodeksi 2010 tulee voimaan valitun toimittajan kanssa, mikäli Turun kaupunki päättää jatkaa sopimuskautta. Päätös sopimuksen jatkamisesta (optio) tehdään kaksi (2) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Optiokaudelle tehdään erillinen sopimus.
Sopimuksen purkamisesta on määräykset Rakennusurakan yleisissä sopimusehdoissa (YSE 1998)
Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopijapuolia tyydyttävään lopputulokseen, mikäli sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan ensimmäisenä oikeusasteena Turun käräjäoikeudessa.
23Hankintaan liittyvät kysymykset
Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset on esitettävä suomen kielellä viimeistään xx.2009 sähköpostitse osoitteella hankinnat@turku.fi
tai
kirjallisesti osoitteeseen Turun kaupunki,
Kuoreen tai viestin otsikkoon merkintä: ”Lisätietopyyntö: Keskiaika lavasteet”.
Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan viimeistään xx.2009 osoitteessa www.turku.fi/tarjouspyynnot. Samassa yhteydessä ilmoitetaan myös mahdollisista muutoksista tarjouspyyntöön.
Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot ovat hankintayksikköä sitovia.
Hankinnan valmistelijana toimii tuoteryhmävastaava
Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot ovat hankintayksikköä sitovia.
Turun kaupunki
Kulttuuriasiainkeskus
Mikael Höysti
Hallintopäällikkö
Liitteet Työturvallisuusasiakirja
Sopimuslauseke