LIITE 2

 

KÄSITTEITÄ

 

Jatkuvuussuunnittelu         Suojautuminen toimintaa uhkaavilta häiriöiltä tai poikkeustilanteilta sekä mahdollisen toiminnan keskeytyksen aiheuttamisen haitallisten vaikutusten minimoiminen. Yksikön esimies vastaa siitä, että merkittäville toiminnoille tai niiden osille laaditaan jatkuvuussuunnitelmat. Jatkuvuussuunnitelma otetaan käyttöön, kun toimintayksikkö ei selviä toimintaa uhkaavalta poikkeukselliselta tilanteelta tavanomaisin toimenpitein. Hallintokuntien riskienhallintajärjestelmän tehtävänä on varmistaa niiden vastuulla olevien kaupungin palvelujärjestelmän elintärkeiden toimintojen osalta, että niille laaditaan asianmukaiset jatkuvuus- ja toipumissuunnitelmat merkittävimpiin vaaratilanteisiin. Jatkuvuussuunnittelu on osa operatiivisten riskien hallintaa ja päivittäistä johtamista.

 

Kaupunkikonserni              Kaupunkiemo hallintokuntineen sekä tytäryhteisöineen.

 

Konsernin johtoryhmä       Kaupunginjohtajan määräämien viranhaltijoiden muodostama johtoryhmä.

 

Kontrolli                              Mikä tahansa valvontatoimenpide, jolla pyritään varmistamaan asetettujen tavoitteiden saavuttaminen.

 

Menetelmäkuvaus             Kuvaus, joka antaa selkeän käsityksen tietojärjestelmän sisällöstä ja toiminnasta.

 

Otto-oikeus                       Asian ottaminen ylemmän toimielimen käsiteltäväksi (kuntalaki 51 §).

 

Prosessikuvaus                 Kirjallinen kuvaus toimintoketjusta tai toimintaprosessista sekä ketjuun tai prosessiin osallistujista.

 

Riski                                   Riski on tapahtuma tai tapahtumaketju, joka vaarantaa tietyn toiminnon tavoitteiden saavuttamisen lyhyellä tai pitkällä aikavälillä.

 

Riskien arviointi                 Ei-toivottujen tapahtumien seurannaisvaikutuksien arviointi.

 

Riskienhallinta                   Riskienhallinta on järjestelmällistä toimintaa riskien rajoittamiseksi niin, että ne ovat optimisuhteessa riskien rajoittamisen kustannuksiin samalla kun organisaation toiminnalle asetetut tavoitteet voidaan saavuttaa.

 

Sisäinen tarkastus             Riippumatonta ja objektiivista varmistusta ja arviointia, jolla tuotetaan lisäarvoa kaupunkikonsernin toiminnalle. Näkyvä osa kaupungin valvontajärjestelmässä, joka ei kuitenkaan vähennä esimiehen velvollisuutta luoda toimivaa sisäistä valvontajärjestelmää.

 

Sisäinen valvonta              Johdon väline kohtuullisen varmuuden hankkimiseksi tavoitteiden saavuttamisesta.

 

Sisäinen valvontajärjestelmä

 

Organisaation (ja toimialan ja toimintayksikön) omin järjestelyin suoritettavaa toiminnan ja talouden hallintaa, jolla varmistetaan asetettujen tavoitteiden saavuttaminen. Koostuu erilaisista kontrolleista eli valvontamenetelmistä.

 

Subdelegointi                     Siirretyn toimivallan siirtäminen edelleen.

 

Taloudellisuus                   Kustannukset verrattuna suoritteisiin.

 

Tilivelvollinen                      Viranhaltijalla on henkilökohtainen vastuu johtamastaan toiminnasta ja sen valvonnasta. Kuntalain mukaiseen tilivelvolliseen voidaan kohdistaa muistutus sekä evätä vastuuvapaus.

 

Toimielin                            Kunnan toimielin (kuntalaki 17 §): valtuusto, kunnanhallitus, lautakunnat, johtokunnat, niiden jaostot ja toimikunnat.

 

Toimintaohje                      Toimintayksikön esimiehen antama ohje, jolla määrätään yksikön noudatettavat menettelytavat.

 

Toimintasääntö                  Määrittelee toiminnan tarkoituksen, toimivallat ja vastuut.

 

Toiminto                             Määriteltävissä tai arvioitavissa oleva osa-alue. Esim. palkanlaskenta, myynti, investointi, tuotanto, maksuliikenne.

 

Toipumissuunnitelma        Yksityiskohtainen toimintaohje toiminnon palauttamiseksi normaalitilaan erilaisten häiriötilanteiden jälkeen.

 

Tuottavuus                        Tuotannon tekijät verrattuna suoritteisiin.

 

Vaarallinen työyhdistelmä  

Työtehtävien riittämätön eriyttäminen. Työtehtävien eriyttäminen ja töiden jakaminen ehkäisee väärinkäytösten mahdollisuuksia.

 

Esimerkkejä:

 

Kirjanpitäjä ei saa olla postinavaaja, kassanhoitaja, tositteiden hyväksyjä, laskuttaja tai laskujen maksaja.

Kassanhoitaja ei saa olla postinavaaja, arvopostin hoitaja, kirjanpitäjä, perinnänhoitaja, tositteiden hyväksyjä tai laskuttaja.

Palkanlaskija ei saa olla palkan maksaja tai kassanhoitaja.

Ohjelmoija ei saa olla testaaja tai operaattori eikä operaattori ohjelmoija.

 

Vaikuttavuus                      Suoritteet suhteutettuna tarpeisiin.

 

Valmiussuunnitelma          Poikkeusolojen varalta laadittava jatkuvuussuunnitelma.

 

Valtuus                              Jollekin myönnetty tai lain mukaan kuuluva oikeus tehdä jotakin.

 

Valvonta                             Johdon ja muiden toimijoiden toimenpiteet, joilla parannetaan riskienhallintaa ja lisätään tavoitteiden saavuttamisen todennäköisyyttä. Johto suunnittelee, organisoi ja ohjaa toimintaa niin, että tavoitteiden saavuttamisesta saadaan kohtuullinen varmuus.

 

Valvontavastuu                  Jokainen esimies vastaa oman vastuualueensa valvonnasta.

 

Valvontaympäristö             Toimielinten ja viranhaltijajohdon asenne ja valvontatoimenpiteet ao. yksikössä. Kaupunkikonsernin muodostavat yksiköt, strategiat, määräykset, ohjeet, periaatteet ja toimintatavat, toimivalta ja vastuut sekä niiden delegointi.