LIITE 1

 

 

KYSYMYKSIÄ TILIVELVOLLISILLE SISÄISEN VALVONNAN JÄRJESTÄMISEKSI JA SEN TOIMIVUUDEN TESTAAMISEKSI:

 

Toiminta – l. valvontaympäristö:

 

-Kuinka hyvin hallitaan kaupunkikonsernin tehtävät ja strategiat?

-Hallitaanko hallintokunnan/yksikön toimintastrategiat ja niistä johdetut tavoitteet?

-Onko yksikön strategia selkeä?

-Ovatko strategiasta johdetut yksityiskohtaiset tavoitteet selkeitä ja perustuvatko ne toimintaympäristön analyysiin?

-Miten yksikön toiminnalliset tavoitteet nivoutuvat kaupunkikonsernin muihin tavoitteisiin?

-Onko tavoitteiden asettelu selkeää organisaatiotasosta riippumatta?

-Kuinka kaupungin strategiaa, arvoja ja toimintaperiaatteita toteutetaan hallintokunta- ja yksikkötasolla? Vastaavatko ne toisiaan?

-Ovatko valtuudet ja vastuut selkeästi määritellyt ja ovatko ne ajantasaiset?

-Onko päätöksiä tekevillä henkilöillä päätöksentekoon tarvittavat tiedot, taidot ja valtuudet?

-Miten huolehditaan työntekijöiden osaamisen ylläpitämisestä?

-Onko laatujärjestelmä tai vastaava toimiva?

-Miten sisäinen tiedonkulku on järjestetty?

-Onko johto sitoutunut hyvään hallintotapaan ja noudattamaan kaupungin sisäistä säännöstöä?

-Kuinka kaupungin strategia, arvot ja toimintaperiaatteet on viestitetty henkilöstölle ja sidosryhmille?

-Tunteeko henkilöstö keskeiset ohjeet, säännöt ja menettelytavat ja kuinka reagoidaan niiden noudattamatta jättämiseen?

-Onko noudatettava ohjeistus kaikilta osiltaan ajanmukainen?

-Ovatko käytettävät tietojärjestelmät luotettavia?

-Ovatko henkilöstön rekrytoinnin, osaamisen arvioinnin ja kehittämisen periaatteet ajan tasalla?

 

Riskien hallinta:

 

-Ovatko riskienhallinnan tehtävät ja roolit selvät?

-Onko tehtäväalueen riskit ja niihin liittyvät tekijät arvioitu?

-Onko tietoa tai saadaanko tietoa, jonka avulla kyetään tunnistamaan ja arvioimaan riskit?

-Ymmärränkö yksikköni riskit ja olemmeko kartoittaneet ulottumattomiin jäävät riskitekijät?

-Arvioidaanko riskejä säännöllisesti?

-Onko yksikössä laadittu kirjalliset tehtävä- tai menetelmäkuvaukset?

-Sisältävätkö tehtäväkuvaukset toimintaa uhkaavat riskit ja niiden aiheuttajat?

-Miten on huolehdittu, että henkilöstö suoriutuu tehtävistään tuloksellisesti mahdolliset riskit huomioiden?

-Perustuuko riskien tunnistaminen toimintaympäristön analyysiin?

-Onko riskien arviointi ja tunnistaminen järjestelmällinen osa toiminnan suunnittelua?

-Kuinka toimintaprosessit on kuvattu ja arvioidaanko niitä säännöllisesti?

-Kuinka riskiarviot dokumentoidaan ja kuinka riskien raportointi on järjestetty?

-Kuinka arvioidut riskit suhteutetaan riskinottokykyyn?

-Kuinka riskeihin vastataan?

 

Informaatio ja kommunikaatio:

 

-Ovatko tietojärjestelmät toimivia ja tuottavatko ne olennaiset tiedot johdon tarpeisiin?

-Onko tiedonkulku tehokasta ja toimivaa?

-Tukeeko työntekijöiden keskinäinen yhteistyö tiedon kulkua ja tehokasta toimintaa?

-Saadaanko ja toimitetaanko päätöksenteon kannalta tarpeellista ja asianmukaista tietoa?

-Miten johto voi hyödyntää laskentatoimen ja seurannan tuottamia tietoja?

-Onko työntekijöillä riittävä tieto tehtäviensä hoitamiseen?

-Kuinka poikkeamatilanteet hoidetaan?

-Kuinka käsitellään toimintaa koskevia seurantatietoja?

-Kehitetäänkö toimintaa seurantatietojen pohjalta?

-Kuinka kaupungin sidosryhmät ja yksiköiden asiakkaat saavat tietoa kaupungin toiminnasta?

-Asiakaspalautteen laatu?

 

Päivittäiset valvontatoimet ja sisäiset kontrollit:

 

-Ovatko yksikön vastuut selkeät ja ajantasaiset?

-Miten seurataan alaisten toimintaa ja päätöksentekoa (otto-oikeus/ottovelvollisuus)?

-Miten päätösten toimeenpanoa seurataan?

-Miten seurataan projektien ja hankkeiden hallinnointia ja etenemistä?

-Miten varmistutaan, että hankinnoissa noudatetaan normeja ja kaupungin omaa ohjeistusta?

-Varmistutaanko, että vastuuhenkilöt tietävät oikeutensa ja velvollisuutensa?

-Onko seuranta tehokasta, tuloksellista ja tarkoituksenmukaista?

-Onko yksikössä menettelytavat ja toimintoketjut, jotka varmistavat tavoitteiden saavuttamisen?

-Miten varmistutaan, että toimintayksikössäni ei synny vaarallisia työyhdistelmiä?

-Onko määritelty, mistä asioista tehdään päätöspöytäkirja tai päätös?

-Ovatko tietojärjestelmien käyttöoikeudet ajan tasalla?

-Valvotaanko tietojärjestelmien käyttöä säännöllisesti ja systemaattisesti?

-Seurataanko tietojärjestelmiin kirjattavien tietojen laatua?

 

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuuden seuranta:

 

-Vastaavatko tietojärjestelmien raportointimahdollisuudet raportointitarpeitani?

-Mitä kehitettävää on toimintayksikköni raportointirutiineissa?

-Kehitetäänkö valvontajärjestelmiä valvonnan kautta saatavan tiedon avulla?

-Kuinka toiminnalliset raportit käsitellään?

-Kuinka toimintaprosessien toimivuutta arvioidaan?

-Kuinka sisäisen valvonnan tilaa ja sen eri osa-alueita käsitellään?

-Onko itsearviointia kehitetty?

-Kuinka käsitellään sisäisen tarkastuksen ja ulkoisen tarkastuksen raportit?

-Arvioidaanko valvontatoimia ja niiden tehokkuutta säännöllisesti?

 

 

Lähde:          Tuomas Pöysti, VTV (sovellettu)