TALOUSSÄÄNNÖN PERUSTEELLA ANNETTAVAT TALOUDENPIDON OHJEET
I LUKU YLEISET OHJEET
1 § Taloushallinnossa noudatettavat määräykset
2 § Taloushallinnon tehtävien hoitaminen
II LUKU TALOUSSUUNNITTELU
3 § Talousarvion ja -suunnitelman laadinta
4 § Talousarvion täytäntöönpano ja sitovuus
III LUKU RAHATOIMI
5 § Käteisvarat sekä pankki- ja postisiirtotilit
6 § Käteiskassat
1. Käteiskassan määrittäminen
2. Käteiskassaoikeuksien myöntäminen
3. Käteiskassatoiminnan valvonta
7 § Pankkipalvelujen käyttö
8 § Maksuvalmius
9 § Maksuliikenne
1. Laskutus ja tulojen vastaanotto
2. Menon hyväksyminen
3. Menon suorittaminen
10 § Rahavarojen, arvopapereiden ja asiakirjojen tarkistus
IV LUKU LASKENTATOIMI
11 § Laskentatoimen hoito
12 § Tosite
1. Tulotosite
2. Menotosite
3. Maksutosite
4. Oikaisu- ja siirtotositteet
5. Tositteen hyväksyminen
13 § Rahastojen kirjanpito
14 § Ulkopuolisten varojen kirjanpito ja säilytys
15 § Saamisten tileistä poistaminen
V LUKU ERITYISIÄ OHJEITA
16 § Hankintatoimi
17 § Sisäisen hinnoittelun perusteet
18 § Luettelot
1. Irtaimisto
2. Sopimukset
3. Sitoumukset
4. Vakuutukset
I LUKU YLEISET OHJEET
1 § Taloushallinnossa noudatettavat määräykset
Taloushallinnossa noudatettavat ohjeet ja määräykset perustuvat taloushallintoa ohjaaviin lakeihin, joita ovat esimerkiksi kuntalaki, kirjanpitolaki ja -asetus soveltuvin osin, aravalaki, arkistolaki, arvonlisäverolaki, arvopaperilaki, elinkeinotuloverolaki, ennakkoperintälaki, laki julkisten asiakirjojen julkisuudesta, laki julkisista hankinnoista, kauppalaki, koiravero-laki, korkolaki, maakaari, laki opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta, rahalaki, rahoitus-tarkastuslaki, tilastolaki, ulosottolaki, valtionosuuslait, valuuttalaki, velkajärjestelylaki, velkakirjalaki, asetus määräajasta velkomisasioissa sekä julkisesta haasteesta velkojille ja veroulosottolaki.
2 § Taloushallinnon tehtävien hoitaminen
Kaupungin virastojen ja liikelaitosten kirjanpito-, laskutus-, maksuliikenne-, ostolaskut - ja palkanlaskentaprosessien päivittäistehtävät hoidetaan keskitetysti kaupungin talouspalvelukeskuksessa.
(Kh/hallintojaosto 30.5.2006 § 188, Kh 4.12.2006 § 753)
Talouspalvelukeskuksen ja sen palveluja käyttävien virastojen ja laitosten keskinäinen työnjako kirjataan taloushallintopalvelujen palvelusopimukseen. Virastot ja laitokset hoitavat ao. toimielimen talousarvion laadinnan, erikseen sovitut hajautetut taloushallinnon tehtävät ja sisäisen laskennan.
Yksittäiset taloushallinnon tehtäviä koskevat delegointipäätökset, jotka on tehty johto- tai toiminta-säännön perusteella, tulee laittaa liitteeksi viraston tai laitoksen toimintasääntöön.
II LUKU TALOUSSUUNNITTELU
3 § Talousarvion ja -suunnitelman laadinta
Kuntalain 65 pykälässä on määräykset talousarvion ja suunnitelman laadinnasta.
4 § Talousarvion täytäntöönpano ja sitovuus
Talousarvion täytäntöönpanoa ja sitovuutta koskevat ohjeet annetaan vuosittain.
Keskushallinnon talouden vastuualue antaa talousarvio- ja taloussuunnitelmaehdotuksen valmistelua koskevat tekniset ohjeet. Kaupunginvaltuusto antaa talousarvion noudattamista koskevat määräykset.
III LUKU RAHATOIMI
5 § Käteisvarat ja pankkitilit
Keskushallinnon johtosäännön (kv 9.6.2008 § 107) 17 §:n mukaan talousjohtajan erityisiin tehtäviin kuuluu päättää käteiskassaoikeuksista. Talousjohtaja voi siirtää päätösvaltaa erillisellä päätöksellään, joka liitetään keskushallinnon toimintasääntöön.
Kaupungille rahalaitoksissa avattavista tileistä ja niiden lopettamisesta päättää keskushallinnon johtosäännön 17 § mukaan keskushallinnon talousjohtaja. Talousjohtaja voi siirtää päätösvaltaa erillisellä päätöksellään, joka liitetään keskushallinnon toimintasääntöön. Tilejä voidaan käyttää tulojen keräämiseen tai menojen maksamiseen.
Keskushallinnon talousasioiden yksikön on pidettävä luetteloa kaikista rahalaitoksissa olevista kaupungin tileistä ja niiden käyttäjistä.
Otot ja siirrot kaupungin pankkitileiltä sekä maksuna saatujen shekkien siirrot allekirjoittavat lauta- tai johtokunnan tai kaupunginhallituksen näihin tehtäviin erillisillä päätöksillä valtuuttamat henkilöt.
6 § Käteiskassat
1. Käteiskassan määrittäminen
Käteiskassa on virastossa/laitoksessa tai siihen kuuluvassa yksikössä oleva kassa, jolle on myönnetty oikeus kassan hoitoon tulojen perimistä ja/tai menojen suorittamista varten.
2. Käteiskassaoikeuksien myöntäminen
Keskushallinnon talousjohtaja tai viranhaltija, jolle päätösvalta on siirretty päättää kaupungin käteiskassaoikeuksista keskitetysti tai siirretyn päätösvallan rajoissa.
Käteiskassa, jonka tehtävänä on tulojen vastaanottaminen ja menojen suorittaminen, saa käyttää kantamiaan tuloja menojen suorittamiseen, mikäli käteiskassaoikeuden myöntäjä antaa siihen luvan. Muussa tapauksessa käteiskassa on oikeutettu nostamaan kaupunginkassasta käteisvaroja menojen suorittamista varten (ennakkovarat) käteiskassaoikeuden myöntäjän vahvistaman määrän.
Pelkästään tulojen vastaanottajana toimivalle käteiskassalle voidaan antaa kaupunginkassasta käteisvaroja (vaihtorahat) käteiskassaoikeuden myöntäjän vahvistama määrä.
Käteiskassaoikeutta koskevassa päätöksessä on määrättävä
-virasto/laitos tai sen toimintayksikkö, jolle oikeus myönnetään
-oikeuden luonne: tulojen vastaanottaminen tai tulojen vastaanottaminen ja menojen suorittaminen tai menojen suorittaminen
-pohjakassan määrä (ennakkovarat tai vaihtorahat)
-vastaanotettavien käteistulojen luonne tai käteiskassasta suoritettavien menojen luonne
-kassanhoitaja (nimi/nimike ja/tai vakanssi)
-viranhaltija tai työntekijä (nimi/nimike ja/tai vakanssi), joka vastaa kaupunginkassaan tai pankkitilille tehtävistä tilityksistä
-tilityspaikka (kaupunginkassa tai pankki)
-viranhaltija tai työntekijä, jonka velvollisuutena on käteiskassan rahavarojen tarkistaminen, ellei sitä ole toimintasäännössä päätetty
Käteiskassaa koskeva anomuslomake – malli löytyy Netkun lomakkeista.
Tilityksistä vastuussa olevan viranhaltija tai työntekijä ja käteiskassanhoitajan on, mikäli mahdollista, oltava eri henkilöt.
3. Käteiskassatoiminnan valvonta
Viraston tai laitoksen johdon tulee järjestää käteiskassatoiminnot siten, että riittävä sisäinen valvonta toteutuu. Toimintoketjut on järjestettävä siten, että ei synny vaarallisia työyhdistelmiä ja että varkaus- ja kavaltamismahdollisuudet ehkäistään ennalta.
Sisäinen valvonta toteutetaan toimintaohjeilla, valtuuksien ja vastuun jaolla sekä mahdollisuuksien mukaan tehtävien jaolla ja henkilötehtävien vaihdolla.
Viraston tai laitoksen johdon on valvottava, että toimintaohjeet hyödykkeiden myynnistä tai hyödykkeiden hankkimisesta käteisellä, käteiskassan (kassaanmaksujen ja kassastamaksujen) hoitamisesta sekä kirjanpidosta ja tilityksistä on annettu.
Vastuut ja valtuudet määritellään käteiskassaoikeutta koskevassa päätöksessä.
Päätökset käteiskassatoiminnan myöntämisestä on lähetettävä talouspalvelukeskukselle ja sisäisen tarkastuksen yksikölle.
Virasto tai laitos määrää käteiskassan käteisvarojen tilitystiheyden (hallussa olevan kassan maksimimäärän) ja antaa riittävän yksityiskohtaiset ohjeet tulojen vastaanottamisesta, menojen suorittamisesta, kassakirjanpidosta, tilitysten tekemisistä, varojen säilyttämisestä ja kuljettamisesta. Viraston tai laitoksen on ohjeissaan otettava huomioon keskushallinnon antamat käteiskassojen hoitoa koskevat yleisohjeet sekä talouspalvelukeskuksen antamat tilitysohjeet
Sisäisen tarkastuksen yksikön on pidettävä ajantasaista luetteloa kaupungin käteiskassoista. Luettelossa on oltava käteiskassaoikeutta koskevat päätöstiedot, käteiskassapisteen sijainti, tehtävien luonne sekä tulojen ja menojen lajit, myönnetyn pohjakassan määrä, käteiskassanhoitaja/t, tilityksistä vastuussa olevan nimi/nimike, käteiskassaoikeuden voimassaoloaika.
7 § Pankkipalvelujen käyttö
Keskushallinnon johtosäännön (kv 9.6.2008 § 107) 17 §:n kohdan 3.12 mukaan talousjohtajan erityisiin tehtäviin kuuluu päättää pankkipalvelujen käytöstä. Talousjohtaja voi siirtää päätösvaltaa erillisellä päätöksellään, joka liitetään keskushallinnon toimintasääntöön.
Talousjohtaja tai hänen määräämänsä tekee sopimuksia rahalaitosten kanssa pankkipalvelujen käytöstä yhteistyössä asianomaisten virastojen ja laitosten kanssa.
Kaupungin maksuliikkeen hoito ja maksuvälineiden käsittely järjestetään kaupungin kokonaisedun kannalta tarkoituksenmukaisimmalla tavalla turvaten ensisijaisesti kaupungin toiminnan kannalta välttämättömät varojen välittämiseen, käsittelyyn ja säilyttämiseen liittyvät perustarpeet.
Maksullisia palveluja käytettäessä ratkaistaan palveluiden hankinta kilpailuttamalla, ottamalla huomioon palvelujen laajuus ja palvelutarpeen kestoaika.
Pankkipalveluja voidaan hankkia keskitetysti yhdeltä tai useammalta palvelun tarjoajalta, mikäli se on kustannuksiltaan edullista ja asioiden hoidon kannalta joustavaa.
8 § Maksuvalmius
Kaupungin virastojen ja laitosten sekä keskitettyyn rahoitushallintoon kuuluvien konserniyhtiöiden on laadittava keskushallinnon ohjeiden mukaisesti arvio kassamenoistaan ja -tuloistaan kaupungin maksuvalmiuden hallintaa varten.
Päiväkohtaisesti tehdään kassaennuste kerran kuukaudessa kolmeksi kuukaudeksi eteenpäin siten, että uusi arvio tehdään ennen kunkin kuukauden verotulotietojen saamista.
Lisäksi tehdään tarvittaessa kuukausikohtainen rahoitusbudjetti kalenterivuodeksi kerrallaan rahoitustarpeen kartuttamiseksi. Rahoitusbudjettiin tarvittavat tiedot kerätään tarpeen mukaan suurimmilta virastoilta ja laitoksilta.
Keskushallinnon johtosäännön (kv 9.6.2008 § 107) 17 §:n mukaan talousjohtajan erityisiin tehtäviin kuuluu kaupungin maksuvalmiuden turvaaminen. Talousjohtaja voi siirtää päätösvaltaa erillisellä päätöksellään, joka liitetään keskushallinnon toimintasääntöön.
9 § Maksuliikenne
1. Laskutus ja tulojen vastaanotto
Kaupungille kuuluvien ja sen toimesta perittävien maksujen ja saatavien laskutuksessa ja perimisessä sekä tulojen vastaanottamisessa noudatetaan kaupunginhallituksen antamia Saamisten laskutus ja perimisohjeita. Ohjeet koskevat soveltuvin osin myös sisäistä laskutusta.
Lauta- tai johtokunnan tai kaupunginhallituksen tulee nimetä henkilöt, jotka ovat vastuussa tulojen kertymisestä toimialallaan ellei johto- tai toimintasäännöissä ole asiaa erikseen päätetty.
Lasku voidaan maksaa kaupungin tilille rahalaitoksiin tai laskussa mainittuihin kaupungin kassapisteisiin.
Tulojen vastaanotossa yleisenä ohjeena on tulevien rahasuoritusten ohjaaminen laskutuksessa suoraan pankkitileille. Tämä vähentää asiointia kassassa ja on tarpeen myös rahasuoritusten perilletulon valvonnan kannalta.
Käteistulot on talletettava viipymättä kaupungin pankkitileille.
2. Menon hyväksyminen
Ennen laskun lähettämistä maksatukseen tulee tarkastaa, että toimitus on vastannut tilausta, lasku vastaa toimitusta ja lasku on asianmukaisesti tiliöity ja hyväksytty.
Lauta- tai johtokunnan tai kaupunginhallituksen on vuosittain määrättävä henkilöt, jotka sen puolesta hyväksyvät menot, jollei hyväksyjää ole määrätty johto- tai toimintasäännöissä. Hankintavaltuudet annetaan toimintasäännöissä tai erillisillä päätöksillä. Erillisistä päätöksistä on lisättävä tieto toimintasäännön liitteeksi.
Hyväksymiseen oikeutetun henkilön tehtävänä on tarkastaa tai tarkastuttaa, että tositteelle asetetut muotovaatimukset täyttyvät (12.2 §). Hyväksymismerkintää ei tarvita tositteessa, jota koskeva menon hyväksymismerkintä on tehty tietojärjestelmään.
Hyväksyjä vastaa siitä, että käytettävissä olevaa määrärahaa ei ylitetä ja että menon peruste on asianmukainen.
Meno voidaan hyväksyä myös tilausperusteisesti. Ennen tilausta tai muuta toimintaa, josta aiheutuu kaupungille meno, on huolehdittava siitä, että tarkoitukseen on käytettävissä määräraha. Mikäli hankintavaltuudet on jollakin muulla kuin hyväksyjällä, on hyväksyjän annettava riittävät ohjeet määrärahojen tarkastuksesta ennen tilauksen tekoa.
Hyväksyminen voidaan tehdä myös jatkuvaluonteisena kertaalleen koskien pidempää ajanjaksoa, kuitenkin enintään yhtä tilikautta (ns. vuosihyväksyminen). Näissä tapauksissa menon tulee olla säännöllisesti toistuvaa, esim. kerran kuukaudessa, ja menon on oltava samansuuruinen joka kerran. Vuoden ensimmäisen laskun yhteydessä tehdään erillinen hyväksymispaperi koko tilikauden tulevia säännöllisiä laskuja varten (esim. vuokraukset). Tämä liitetään vuoden ensimmäiseen laskuun ja seuraaviin laskuihin merkitään teksti "vuosihyväksyminen ja päivämäärä, jolloin se on annettu".
Menot, jotka perustuvat johonkin sopimukseen, esim. suoraan kaupungin pankkitililtä sopimuksen mukaan velotettavat menot, eivät vaadi erillistä hyväksymistä. Tositeleimaan on tehtävä merkintä sopimuksesta tai liitettävä oheen kopio sopimuksesta. Lisäksi on tarkistettava, että veloitettu määrä perustuu sopimukseen.
Vastaanottaja ja hyväksyjä ei saa olla sama henkilö. Hyväksyjänä ei myöskään saa olla kirjanpitäjän tai kassanhoitajan asemassa oleva henkilö.
Hyväksytyt laskut tai muut maksutositteet on toimitettava maksettaviksi hyvissä ajoin, jotta kaikkien työvaiheiden jälkeen suoritus ehtii eräpäivänä maksun saajalle.
Oikaisutosite vaatii myös hyväksyjän, jos oikaisu lisää menotilille kirjattavaa määrää tai menon organisaation vaihtumisen kautta hyväksyjä muuttuu.
3. Menon suorittaminen
Maksut suoritetaan pankkisiirtona tai rahana, sekeillä tai muuta yleisesti hyväksyttävää maksuvälinettä käyttäen.
Maksujen suorittaminen yleisesti hyväksytyillä maksuvälineillä mahdollistaa hyödykkeiden maksamisen esim. luottokorteilla, talletustodistuksilla tai hyödykkeiden vaihtamisella (vaihtokauppa). Määräys maksun suorittamisesta tilisiirtona voidaan katsoa kattavan myös maksuliikennesovellukset (viitepankkisiirrot, automaattiset maksupalvelut, ostolaskujen maksupalvelu, tilisiirtojen atk-maksupalvelu, asiakaspäätteet), joiden avulla voidaan hoitaa kaupungin ja pankkien välinen rahaliikenne.
Maksuehdon laskemista varten tositteeseen tai tietojärjestelmään on tehtävä laskun saapumismerkintä.
Menon maksamisen kaupungin pankki- tai maksuliiketililtä hyväksyy henkilö, jolla on tilin käyttöoikeudet.
Sisäisen valvonnan on huolehdittava siitä, että tietokonetoiminnoille on olemassa riittävät kontrollit ja järjestelmän luotettavuus on testattu, että tiedon käsittelijät ovat koulutettuja ja että atk-käyttöoikeudet on annettu niin, ettei synny vaarallisia työyhdistelmiä.
10 § Rahavarojen tarkistus
Viraston tai laitoksen päällikön tai hänen määräämänsä on tarkastettava käteiskassojen rahavarat. Vuosittain laadittavassa tarkastussuunnitelmassa päätetään ne kassat, jotka tarpeellisuusnäkökohdat huomioon ottaen tarkistetaan. Sisäisen tarkastuksen yksikkö tekee viraston tarkastusten lisäksi omia erillisiä tarkastuksia.
Käteiskassoja koskevista tarkastuksista on laadittava kertomukset ja poikkeavat havainnot on annettava ao. toimielimelle. Käteiskassan hallussa olevien rahavarojen tarkastuksista laadittavista kertomuksista on toimitettava jäljennökset kyseisille virastoille.
IV LUKU LASKENTATOIMI
11 § Laskentatoimen hoito
Sen lisäksi mitä laissa on säädetty, laskentatoimen hoidossa noudatetaan kaupunginhallituksen antamia ohjeita siten, että se tuottaa ohjauksessa, päätöksenteossa, seurannassa ja valvonnassa tarvittavat toiminta- ja talouslaskelmat.
Kaupunginhallituksen antamia laskentatoimen hoitoa koskevia ohjeita ovat esim. käyttöomaisuuskirjanpidon ja poistolaskennan ohjeet, vaihto-omaisuuden hoitoa ja kirjanpitoa koskevat ohjeet, irtaimistokirjanpidon ohjeet, saamisten laskutus- ja perimisohjeet.
12 § Tosite
Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa tapahtuman.
Kirjanpitoaineistossa tulee joko tositteen tai sen perusteella tehtyjen kirjanpitomerkintöjen olla aina selväkielisessä kirjallisessa muodossa.
Jos peruskirjanpidosta ei ilmene eikä muutoinkaan ole selvää, miten liiketapahtuma on kirjattu, tositteessa on oltava merkintä käytetyistä tileistä.
1. Tulotosite
Tulotositteessa tulee olla selvitys luovutetusta suoritteesta.
2. Menotosite
Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä.
Lähtökohtaisesti menotositteiden pitää olla alkuperäisiä, ulkopuolisen maksunsaajan antamia. Laadittu tosite saadaan viedä Suomesta, jos tämä on edellytyksenä ulkomaisen viranomaisen toimintaan perustuvan edun saamiselle. Ennen tositteen viemistä ulkomaille siitä tulee kuitenkin laatia oikeaksi todistettu jäljennös, joka yksilöi mm. sen, mitä tarkoitusta varten tosite on viety Suomesta.
Saapuneeseen laskuun on tehtävä merkinnät tavaran tai palvelun vastaanottamisesta, laskun saapumisesta, asiatarkastuksesta ja lasku on tiliöitävä. Vastaanottotarkastus on saatettu suorittaa jo aikaisemmin ja merkintä tästä on tehty toimitusasia-kirjaan. Tällöin vastaanottotarkistus- ja toimituspäivätieto siirretään toimitusasiakirjasta laskuun tai toimitusasiakirja liitetään laskuun. Toimituspäivällä on merkitystä vuodenvaihteen kirjauksissa sekä valuuttalaskujen osalta arvonlisäveron kirjauksissa.
Laskuun tehtävät tarkastus-, vastaanotto-, tiliöinti- ja hyväksymismerkinnät voidaan tehdä joko tositteeseen tai tietojärjestelmään. Vastaanottomerkinnän tekeminen toimitusasia-kirjaan tai tietojärjestelmään vähentää käytännössä laskujen kierrätystä.
Menotositteiden tarkastamisen, hyväksymisen ja maksettavaksi toimittamisen on tapahduttava niin, ettei kaupungille aiheudu vahinkoa maksun viivästymisen johdosta.
3. Maksutosite
Maksutosite todentaa suoritetun maksun. Sen tulee mahdollisuuksien mukaan olla maksunsaajan tai maksun välittäneen rahalaitoksen tai muun vastaavan antama.
Kirjanpitolautakunnan päätöksen mukaan pankkien käyttämät suoraveloitukset ja konekieliset pankkisiirrot täyttävät tämän vaatimuksen, kun rahalaitoksesta saadaan koneellisena tai paperisena päiväkohtainen yhteenveto saaduista maksuista.
Ellei maksutapahtuman tai muun liiketapahtuman perusteeksi saada ulkopuolisen antamaa tositetta, kirjaus tulee todentaa kirjanpitovelvollisen itsensä laatiman ja asianmukaisesti varmennetun tositteen avulla.
Käytettäessä kassa- tai muuta vastaavaa konetta tulee käteistulojen tosittamiseen käyttää koneen rekisterinauhaa tai muuta koneesta saatavaa tarkkailumerkintää tai käsin kirjoitetun kuitin jäljennöstä.
4. Oikaisu- ja siirtotositteet
Kirjanpitolain mukaan oikaisu- ja siirtokirjauksen todentava tosite on asianmukaisesti varmennettava. Milloin kirjanpito on eriytetty organisaatiossa erilliseksi toiminnoksi, varmennuksen tulee olla jonkun muun kuin kirjauksen suorittavan henkilön tekemä.
5. Tositteen hyväksyminen
Menon hyväksymistä on käsitelty kohdassa 9 § 2.
13 § Rahastojen kirjanpito
Omien rahastojen menoista, tuloista ja rahoitustapahtumista pidetään erillistä kirjanpitoa.
14 § Ulkopuolisten varojen kirjanpito ja säilytys
Muille kuin kaupungille kuuluvat ulkopuoliset varat, joita ei ole erotettu kaupungin varoista, kirjataan kaupungin kirjanpitoon rahoitusomaisuudeksi ja lyhytaikaiseksi velaksi.
Ulkopuolisia varoja, jotka on erotettu kaupungin varoista erillisille asiakkaan nimellä oleville pankkitileille, ei sisällytetä kaupungin taseeseen. Näitä varoja ovat mm. huollettavien varat.
Ulkopuolisten varat ja niitä vastaavat pääomat samoin kuin vakuustalletukset ja niitä vastaavat pääomat sisällytetään kaupungin taseeseen liitetietona.
Ulkopuolisten varoista maksettavat asiakkaiden menot ja tulot hoidetaan tilikauden aikana kaupungin pankkitililtä. Maksetut menot veloitetaan välittömästi asiakkaan pankkitililtä. Saadut tulot siirretään välittömästi asiakkaan tilille. Kaupungin kirjanpidossa olevat maksutapahtumaviennit siirretään taseen ulkopuoliselle tilille.
Ulkopuolisten varoista pidetään erillistä kirjanpitoa. Tiedot tulee täsmäyttää säännöllisin väliajoin, vähintään kuukausittain.
Ulkopuolisten varojen kirjanpitoaineisto tulee säilyttää samoja aikarajoja noudattaen kuin varsinainen kirjanpitoaineisto.
15 § Saamisten tileistä poistaminen
Kirjanpitolain mukaan saamiset merkitään tilinpäätökseen nimellisarvoon, kuitenkin enintään todennäköiseen arvoon. Taloussäännön mukaan kaupunginhallitus, lautakunta ja johtokunta päättää toimialallaan saamisten tileistä poistamisesta. Ao. tilivelvollisen on huolehdittava määrärahojen riittävyydestä siten, että kirjanpitolainvaatimukset voidaan täyttää.
V LUKU ERITYISIÄ OHJEITA
16 § Hankintatoimi
Kaupungin hankintatoimessa on noudatettava kaupunginhallituksen päättämiä kaupungin hankintaohjeita ja hankinnoissa noudatettavia periaatteita sekä julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja. Lisäksi hankintatoimessa noudatetaan muita erikseen annettuja ohjeita.
Hankintavaltuudet annetaan johto- tai toimintasäännöissä tai erillisillä päätöksillä. Hankintavaltuudet voi olla ainoastaan hyväksymisoikeuden omaavalla viranhaltijalla. Erillisistä päätöksistä on lisättävä tieto toimintasäännön liitteeksi.
17 § Sisäisen hinnoittelun perusteet
Virastojen ja laitosten keskinäisessä tavaran, työsuorituksen ja muun palvelun luovuttamisessa noudatetaan seuraavia periaatteita:
Siirtohintana käytetään
1. kustannuksiin perustuvaa yksikön omakustannushintaa. Täyskatteellista hintaa, sisältäen luottamuselinten kustannukset ja hallintokustannukset, joita ei suoraan voida kohdistaa tietylle yksikölle, ei suositella sisäiseen hinnoitteluun.
2. korkeintaan markkinahintaa tai sovitulla tavalla korjattua markkinahintaa silloin, kun hyödykkeelle löytyy ulkopuoliset markkinat
3. kuviteltua markkinahintaa, joka perustuu korvaavan tuotteen hinnoitteluun silloin, kun ulkopuolisia markkinoita ei ole.
Virastoissa ja laitoksissa on oltava sitovat hinnastot ja/tai sopimukset. Hintojen tarkistusmenettelystä on sovittava neuvottelemalla.
Sisäisessä laskutuksessa noudatetaan lisäksi Turun kaupungin saamisten laskutus- ja perimisohjeita.
18 § Luettelot
Virastojen ja laitosten on pidettävä ajantasaista luetteloa irtaimistosta, sopimuksista, sitoumuksista ja vakuutuksista.
1. Irtaimisto
Irtaimistosta on pidettävä ajan tasalla olevaa rekisteriä. Rekisteröinnin tarkoituksena on ylläpitää yksilöityjä tietoja kaupungin omistamista irtaimistoesineistä, olla sisäisen valvonnan perustana irtaimistoesineiden säilyttämistä, siirtoja ja luovutuksia koskevissa asioissa sekä irtaimiston tarkastuksessa, muodostaa perusta vastuun jakautumisessa sekä edistää irtaimiston tehokasta käyttöä kaupungin organisaatiossa. Kukin virasto tai laitos on vastuussa irtaimistonsa hallinnasta ja rekisteröinnistä siten, että edellä mainitut vaatimukset täyttyvät.
Toimielimen johtosäännössä taikka viraston tai laitoksen toimintasäännössä taikka erillisellä päätöksellä on määriteltävä tapa, jolla irtaimiston hankintaoikeudet ja hallinta- ja poistovastuu jakautuu organisaatiossa.
2. Sopimukset ja sitoumukset
Kaikki taloudellisia velvoitteita sisältävät sopimukset ja sitoumukset on kirjattava sopimusrekisteriin, josta saadaan tarvittavat luettelot.
Sopimukset on pääsääntöisesti vietävä Joutsenet -järjestelmän sopimusrekisteriin, elleivät ne sisälly muuhun järjestelmään. Mikäli sopimuksia ei viedä Joutsenet - järjestelmään, tulee siellä olla ainakin tieto siitä, mitä sopimusryhmiä rekisteröidään muissa järjestelmissä ja miten tiedot näistä sopimuksista ovat saatavissa.
Sopimusten hallintaa ja valvontaa varten virastopäällikön tai laitoksen johtajan tulee huolehtia siitä, että virastossa tai laitoksessa on riittävät määräykset
a) sopimusten allekirjoittajista
b) rekisterin ylläpidosta
c) arkistoinnista
d) sopimusten irtisanomisoikeuksista
e) sopimusten vastuuhenkilöistä
f) sopimusten rekisteröintivälineestä
ja että sopimusten seuranta on otettu jatkuvaksi ja säännölliseksi tavaksi.
Keskushallinnon kansliapäällikkö antaa tarkemmat menettelytapaohjeet irtaimiston, sopimusten ja sitoumusten hallinnasta ja rekisteröinnistä.