Vaski-kirjastojen yhteistoimintasopimus

1.Sopijaosapuolet

Sopijaosapuolet on lueteltu tämän sopimuksen liitteessä 1.

2.Sopimuksen tausta, tarkoitus ja tavoitteet

Vaski on Varsinais-Suomen yleisten kirjastojen yhteinen palvelujärjestelmä, jonka toimintaa ohjaa laki yleisistä kirjastoista (1492/2016) ja sen nojalla annetut asetukset. Vaski-kirjastoihin voivat liittyä kaikki halukkaat kuntien tai muiden julkisyhteisöjen kirjastot edellyttäen, että liittyjä sitoutuu Vaski-kirjastojen yhteisiin toimintaperiaatteisiin.

Vaski-kirjastot tuottavat yhteistyössä asiakaslähtöisiä, laadukkaita ja kustannustehokkaita kirjastopalveluja. Palvelujen toteuttamisessa noudatetaan kirjastopalveluja koskevaa lainsäädäntöä, hallitusohjelmaa, kansallisia kirjastopoliittisia linjauksia ja kuntien yhteisesti sopimia tavoitteita.

Sopimuksella toteutetaan kuntalain (410/2015) 49 §:n mahdollistamaa kuntien vapaaehtoista yhteistyötä kirjastopalvelujen kehittämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (679/2016) sekä kansallista tietosuojalakia (1050/2018). Osapuolet tarkentavat tällä sopimuksella myös henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tehtävänsä ja keskinäiset vastuunsa.

”Vaski-kirjastoilla” tarkoitetaan kuntien ja muiden julkisyhteisöjen kirjastoja, jotka ovat allekirjoittaneet Vaski-kirjastojen yhteistoimintasopimuksen.

”Johtoryhmällä” kohdassa 3. tarkoitetaan Vaski-kirjastojen johtoryhmää, joka on kuvattu kohdassa 3.

”Yhteisrekisterinpitäjillä” tarkoitetaan liitteessä 1 lueteltuja kuntia.

3.Hallinto, päätöksenteko ja organisointi

Vaski-kirjastojen yhteistyötä koordinoi Turun kaupunginkirjasto.

Yhteistoimintaa koskevat päätökset tekee Vaski-kirjastojen johtoryhmä.

Johtoryhmä päättää yhteistyön periaatteista sekä yhteisistä kehittämislinjoista, tavoitteista ja toimintakäytännöistä kirjastopalveluista vastaavien henkilöiden päätösvallan rajoissa. Niistä yhteistoimintaa koskevista asioista, joista kirjastoista vastaavilla viranhaltijoilla ei ole päätösvaltaa, päättää Vaski-kirjastojen johtoryhmän käsittelyn pohjalta kunkin osapuolen päätösvaltainen elin.

Kukin sopijaosapuoli nimeää johtoryhmään edustajakseen kunnan kirjastopalveluista vastaavan tai hänen valtuuttamansa henkilön. Johtoryhmän puheenjohtajana toimii Turun kaupunginkirjaston johtaja tai hänen poissa ollessaan johtoryhmän varapuheenjohtaja. Johtoryhmä valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä työvaliokunnan, joka valmistelee asioita johtoryhmän päätettäväksi ja toimii yhteisten kehittämisprojektien ohjausryhmänä. Turun kaupunginkirjasto nimeää johtoryhmän niin päättäessä yhteistoiminnan koordinaattorin ja johtoryhmän sihteerin. Johtoryhmän kokouksiin voidaan kutsua sidosryhmien edustajia ja asiantuntijoita. Kehittämistä ja hankkeita varten voidaan perustaa erillisiä työryhmiä.

Johtoryhmä on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja mukaan luettuna vähintään puolet jäsenistä on läsnä. Kullakin johtoryhmän jäsenellä on käytettävissään yksi ääni. Äänestystilanteessa yli puolet ääniä saanut ehdotus valitaan. Puheenjohtaja ratkaisee mahdollisen tasatuloksen.

Johtoryhmä kokoontuu vähintään kaksi kertaa vuodessa puheenjohtajan kutsusta. Tämän lisäksi kokous on mahdollista järjestää vähintään kolmen ääni- valtaisen jäsenen kutsusta. Kokouskutsu on toimitettava johtoryhmän jäsenille viimeistään seitsemän päivää ennen kokousta.

4.Vaski-kirjastojen yhteiset tehtävät, velvoitteet ja henkilötietojen käsittely

Vaski-kirjastot laativat vuosittain toiminta- ja taloussuunnitelman, johon kukin kirjasto sitoutuu yhteisesti sovittujen periaatteiden mukaisesti.

Vaski-kirjastojen yhteistyön perustana on yhteinen palvelujärjestelmä, jonka ytimen muodostaa yhteiskäytössä oleva tietojärjestelmä.

Yhteiskäytössä olevien tietojärjestelmien sisällöt ovat osapuolten yhteisessä hallinnassa ja käytössä. Johtoryhmä päättää tiedon tuottamistavoista sekä järjestelmän tietojen luovuttamisesta tai liittämisestä muihin järjestelmiin kansallisia linjauksia noudattaen. Tietojärjestelmän kehittämisessä pyritään liittymään yhteisiin kansallisiin järjestelmiin aina kun se on toiminnallisesti ja kokonaistaloudellisesti perusteltua. Sisältöjen luovuttamisessa on otettava huomioon henkilötietolain ja tekijänoikeuslain määräykset. Mikäli tietojärjestelmän sisältöjen luovuttamisesta syntyy tuottoja, jaetaan ne kuten kustannukset.

Vaski-kirjastojen tietojärjestelmä on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, julkisuuslaki) mukainen tietojärjestelmä ja sen vastuutahoja ovat Vaski-kirjastot.

Vaski-kirjastojen käyttäjistä muodostuu henkilörekisteri, jonka yhteisrekisterinpitäjinä toimivat Vaski-palvelujärjestelmän kirjastot. Kukin Vaski-kirjasto sitoutuu käsittelemään rekisteriin tallennettuja henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 679/2016) sekä tietosuojalain (1050/2018) vaatimusten mukaisesti. Turun kaupunki toimii yhteyspisteenä henkilötietoihin kohdistuvissa tietosuojaloukkauksissa, mutta jokainen kunta käsittelee ilmoitukset omalta osaltaan.

Johtoryhmä määrittelee asiakasrekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Henkilötietoja ei saa luovuttaa asiakasrekisteristä kolmannelle osapuolelle ilman johtoryhmän etukäteistä hyväksyntää. Luovutettaessa henkilörekisteristä tietoja kolmannelle osapuolelle on tietoja luovuttavan rekisterinpitäjän sopimuksin huolehdittava tietosuojavaatimusten noudattamisesta.

Kukin sopijaosapuoli vastaa aiheuttamistaan tietosuojaloukkauksista. Mikäli tietosuojaloukkaus kohdistuu Vaski-kirjastojen tietojärjestelmään, eikä loukkauksesta vastuussa olevaa sopijaosapuolta tai sopijaosapuolia voida yksiselitteisesti yksilöidä, ovat Vaski-kirjastot yhteisvastuussa tietosuojaloukkauksesta.

Vaski-kirjastot voivat kilpailuttaa hankintoja yhteisesti. Yhteiskäyttöiseen kokoelmaan vaikuttavat hankinnat kilpailutetaan yhteisesti. Kukin Vaski-kirjasto vastaa omalta osaltaan julkisia hankintoja koskevan lain velvoitteiden noudattamisesta hankintamenettelyssä, hankintapäätöksissä ja sopimuksissa toimittajien kanssa.

Vaski-kirjasto voi osallistua Vaski-toiminnan ulkopuolisiin järjestelmiin ja kehittämishankkeisiin tämän sopimuksen sitä estämättä edellyttäen, että nämä eivät hankaloita Vaski-palvelujärjestelmän toimintaa.

5.Yhteistoiminnasta aiheutuvat kustannukset

Yhteistoiminnasta aiheutuvia yhteisiä kustannuksia ovat toiminta- ja talous- suunnitelmaan perustuvat, palvelujärjestelmän ylläpitämisestä ja muusta yhteisen toiminnan kehittämisestä syntyvät kustannukset. Yhteiset kulut jaetaan käyttäen jakoperusteena kunkin Vaski-kirjaston asukasluvun mukaista prosentuaalista osuutta kustannuksista. Johtoryhmä vahvistaa vuosittain kunkin sopi- jaosapuolen edellisen vuoden asukaslukuun perustuvan prosenttiosuuden kustannuksista.

Sopijaosapuolet vastaavat itse yhteistoimintaan liittyvistä palkka-, matka- ja muista kuluistaan, ellei toiminta- ja taloussuunnitelmassa ole muuta hyväksytty tai erillistä kehittämis- tai hanketyöryhmää perustettaessa ole kirjallisesti muuta sovittu.

Jos jokaisen sopijaosapuolen osallistuminen yhteisiin hankkeisiin ei järjestelmäteknisistä tai toiminnallisista syistä ole mahdollista, kustannukset jaetaan hankkeeseen osallistuvien sopijaosapuolten kesken, asukaslukujen mukaisessa suhteessa.

6.Yhteiseen palvelujärjestelmään liittyminen ja irtisanoutuminen

Vaskin yhteiseen palvelujärjestelmään voidaan ottaa uusia kuntien tai muiden julkisyhteisöjen ylläpitämiä kirjastoja. Liittyminen edellyttää johtoryhmän hyväksyntää. Liittyminen tapahtuu hyväksymällä ja allekirjoittamalla tämä sopimus Turun kaupungin kanssa, jonka edustajana sopimuksessa toimii Turun kaupunginkirjasto. Liittyvä kirjasto maksaa liittymisestä aiheutuvat kustannukset.

Sopijaosapuolilla on mahdollisuus irtisanoutua yhteistoiminnasta. Irtisanoutuminen on tehtävä kirjallisesti ja irtisanoutumisaika on kuusi (6) kuukautta. Irtautumisesta aiheutuvat kulut maksaa yhteistoiminnasta irtautuva sopijaosapuoli.

Jos sopijaosapuoli rikkoo olennaisesti sopimusehtoja, johtoryhmä voi päättää sopimuksen purkamisesta rikkoneen sopijaosapuolen osalta.

7.Muut ehdot

Muutokset tähän sopimukseen tehdään kirjallisesti ja ne tulevat voimaan, kun sopijaosapuolet ovat ne allekirjoituksellaan vahvistaneet. Muut muutokset ovat mitättömiä.

Sopimusta ei saa osaksikaan siirtää kolmannelle osapuolelle ilman johtoryhmän hyväksyntää.

Sopijaosapuoli vastaa toiselle sopijaosapuolelle aiheuttamastaan välittömästä vahingosta. Välillisiä tai epäsuoria vahinkoja ei korvata, ellei vahinkoa ole aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella.

Tämän sopimuksen puitteissa yhteistyössä syntyneet tulokset kuuluvat yhteisesti niille sopijaosapuolille, jotka ovat niiden aikaansaamiseen osallistuneet. Yhteisomistuksen ehdot sovitaan yhteisomistajien kesken erikseen. Yhteis- omistajat eivät ole velvollisia luovuttamaan tuloksia muille sopijaosapuolille.

Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti sopijaosapuolten välisin neuvotteluin. Mikäli yhteisymmärrykseen ei päästä, erimielisyydet ratkaistaan Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa.

8. Sopimuksen voimassaolo

Tämä sopimus tulee voimaan x.x.2025 ja on voimassa toistaiseksi.

Sopimus tulee osapuolia sitovaksi allekirjoituksella.

Päiväys ______ 2025

Liite 1

Vaski-kirjastojen yhteistoimintasopimus

Sopijaosapuolet