Yhteistyösopimus e-kirjastopalveluiden tuottamisesta
1.Sopijapuolet
Sopijapuoli 1:
Kansalliskirjasto
PL 15 (Unioninkatu 36)
00014 Helsingin yliopisto
(jäljempänä Kansalliskirjasto)
Sopijapuoli 2:
allekirjoittanut kunta (jäljempänä “Kunta”)
Kansalliskirjastosta tai allekirjoittaneesta kunnasta käytetään myös nimitystä Sopijapuoli, Kansalliskirjastosta ja allekirjoittaneista kunnasta yhdessä nimitystä Sopijapuolet.
2.Määritelmiä
E-kirjastolla tarkoitetaan verkkopalvelua, jossa sopimuksen tehneen Kunnan asukkaalla on tunnistauduttuaan käytettävissään e-aineistokokoelma.
Palvelulla tarkoitetaan Kuntien ja Kansalliskirjaston yhteistyössä tuottamaa, tämän sopimuksen mukaista E-kirjaston palvelukokonaisuutta, sisältäen sen saattamisen kuntien asukkaiden käytettäväksi, sen vaatimat tukitehtävät, ylläpito, kehittäminen ja ohjaus.
Ohjausryhmällä tarkoitetaan kuntien ja Kansalliskirjaston edustajista muodostettua ryhmää, jonka tehtävänä on Palvelun strateginen kehittäminen, Palveluun liittyvät strategiset linjaukset sekä tulevien palvelutarpeiden ennakoiminen.
Työryhmällä tarkoitetaan tietyn toiminnan määrittämistä, kehittämistä tai seurantaa varten perustettua kuntien edustajista muodostettua asiantuntijaryhmää. Asiantuntijaryhmiä voi olla useita.
Aineistontarjoajalla tarkoitetaan kustantajia tai välittäjiä, joilta e-aineisto hankitaan Palveluun.
Alihankkijalla tarkoitetaan kaikkia sellaisia kolmansia tahoja, jotka osallistuvat tässä Sopimuksessa tai sen liitteissä tarkoitettujen sopimusvelvoitteiden täyttämiseen tai muiden
tehtävien suorittamiseen, ellei Sopimuksessa tai sen liitteissä ole nimenomaan sovittu toisin.
Sopimus, tämä sopimus liitteineen.
3.Sopimuksen tarkoitus
Tällä sopimuksella sovitaan Palveluun liittyvästä yhteistyöstä Kansalliskirjaston ja Kunnan välillä. Sopijapuolet toteuttavat yleisten kirjastojen e-aineistoihin liittyviä palveluita horisontaalisena yhteistyönä, kunnat täyttääkseen Laissa yleisistä kirjastoista (29.12.2016/1492) määritellyt tehtävänsä ja Kansalliskirjasto toteuttaakseen Yliopistolaissa (24.7.2009/558) määriteltyjä tehtäviään tarjota kansallisia palveluita yleisille kirjastoille. Kunnan ja Kansalliskirjaston tehtävät e-kirjaston toiminnassa ja kehittämisessä ovat toisiaan täydentäviä. Yhteistyön tavoitteena on tarjota kuntalaisille pääsy e-aineistoihin sekä edistää lukemista ja kirjallisuutta. Molemmat osapuolet sitoutuvat tekemään osansa palvelun suorittamisesta yhteistoiminnassa tämän sopimuksen työnjaon mukaisesti. Tällä yhteistyössä toteutetulla palvelulla pyritään hankkimaan valtaosa yleisten kirjastojen asiakkailleen tarjoamista e-aineistoista.
Palveluun liittyneiden kuntien asukkaat saavat käyttöönsä monipuolisen e-kokoelman sähköisen palvelun kautta. Palvelu perustuu avoimen lähdekoodin alustaan. Kukin kunta päättää liittymisestään Palveluun ja siitä eroamisesta.
4.Sopimuksen kohde
Kansalliskirjasto ja Kunta sitoutuvat toteuttamaan Palvelun yhteistyössä tämän Sopimuksen mukaisilla ehdoilla. Kumpikin osapuoli sitoutuu täyttämään sille Sopimuksessa sovitut tehtävät.
Palvelu koostuu E-kirjastosta, jonka kautta palvelua käyttävät kuntalaiset saavat käyttöönsä monipuolisen ja uudistuvan kokoelman e- aineistoja. E-aineistojen valinta tehdään yhteistyössä. Kansalliskirjasto organisoi teknisen alustan kehittämisen ja ylläpidon. E-kirjastoa käyttävien kuntalaisten asiakastuki toteutetaan yhteistyössä.
E-kirjaston toimintaa ohjataan ja Kuntien ja Kansalliskirjaston e-kirjastoyksikön yhteistyötä toteutetaan ohjausjärjestelmän kautta. Ohjausjärjestelmä koostuu ohjausryhmästä, sidosryhmäyhteistyöstä vastaavasta yhteistyöryhmästä ja yleisten kirjastojen asiantuntijoista koostuvista työryhmistä.
E-kirjaston käyttöön ovat oikeutetut Sopimuksen solmineissa Kunnissa asuvat kuntalaiset. Käyttöönotto edellyttää heiltä vahvaa tunnistautumista.
5.Kansalliskirjaston tehtävät
Kansalliskirjasto:
•Hankkii käytettävissä olevan budjetin puitteissa työryhmien määrittämät e-aineistot Aineistontarjoajilta ja kilpailuttaa hankinnan hankintalain mukaisesti sekä tekee jatkuvaa yhteistyötä Aineistontarjoajien kanssa.
•Ylläpitää ja kehittää teknistä alustaa mukaan lukien palvelinympäristö ja asiakaskäyttöliittymä.
•Vastaa E-kirjaston toiminnasta ja Palvelun kehittämisestä yhteistyössä ohjausryhmän ja työryhmien kanssa.
•Koordinoi yhteistyöverkostoa ja ohjausryhmän ja työryhmien työskentelyä.
•Kouluttaa kuntien kirjastohenkilöstöä E-kirjaston käyttöön.
•Antaa Kunnille tukipalveluita liitteen 3 Palvelutasot mukaisesti.
•Vastaa yhteisen viestintä- ja markkinointimateriaalin tuottamisesta sekä viestinnän suunnittelusta.
•Raportoi E-kirjaston toiminnasta
•Tuottaa valtakunnallisia ja kuntakohtaisia käyttö- ja käyttäjätilastoja E-kirjaston toiminnasta.
•Huolehtii rekisterinpitäjän velvoitteista.
Kansalliskirjasto voi käyttää palvelun tuottamisessa alihankkijoita.
6.Kunnan tehtävät
Kunta:
•Kunnalla on oikeus asettaa palveluksessaan olevia henkilöitä valittaviksi työryhmiin ja ohjausryhmään. Työryhmissä tehdään Palveluun liittyvää kirjastoammatillista työtä, kuten aineistonvalintaa ja asiakasopastusta.
•Nimeää oman kuntansa pääkäyttäjän, joka antaa ja ylläpitää Kuntansa henkilökunnan oikeuksia luoda kuntalaisille käyttäjätunnuksia E-kirjastoon, ilmoittaa mahdollisista pääkäyttäjävaihdoksista viipymättä ja huolehtii Kansalliskirjastolta saamistaan pääkäyttäjätunnuksista ja varmistaa, että ne eivät joudu sellaisten tahojen saataville, joilla ei ole oikeutta niiden käyttöön.
•Avaa tarvittaessa kuntalaisille käyttäjätunnuksia E-kirjastoon, jos kuntalainen tarvitsee apua palvelun käyttöönotossa.
•Ilmoittaa Kansalliskirjaston ohjeistamalla tavalla yhteyshenkilöiden ajantasaiset tiedot.
•Huolehtii tietoturvavelvoitteista Kansalliskirjaston ohjeiden sekä liitteiden Henkilötietojen käsittelyn ehdot ja Palvelutasot mukaisesti
•Huolehtii Kuntansa asiakkaiden opastamisesta ja neuvonnasta E-kirjaston käyttöön, seuraa ja käsittelee kuntalaisten E-kirjastoon liittyviä sähköisiä palvelupyyntöjä, vastaa niihin sekä tarvittaessa ohjaa ne Kansalliskirjastolle.
•Ilmoittaa Kansalliskirjaston e-kirjastoyksikölle, mikäli havaitsee oikeudenloukkauksen tai lainvastaisen tilanteen (esim. Aineistojen suhteen).
7.Kustannukset
Kansalliskirjastossa on E-kirjastoyksikkö aineistojen hankintaa, kirjastoyhteistyön koordinointia ja e-kirjaston teknistä ylläpitoa varten. Kunnat kattavat näistä tehtävistä aiheutuvat kulut (kts. Liite 4. Maksut). Tehtävät on kuvattu tarkemmin sopimuskohdassa 5. Lisäksi Palvelun tuottamisessa hyödynnetään Kansalliskirjaston ja Helsingin Yliopiston tuottamia henkilöstö-, hallinto- ja muita infrastruktuuripalveluita. Kunnat vastaavat kuluista, joita syntyy, kun Kunnat hoitavat omat velvollisuutensa.
8.Tietojen luottamuksellisuus
Sopijapuolet vastaavat siitä, että toisen sopijapuolen luovuttamia, salassapidettäväksi merkitsemiä, tietoja käsitellään luottamuksellisina.
Luottamuksellisena tietona ei kuitenkaan pidetä tietoa, joka on:
•julkisuuslainsäädännön tai muun lainsäädännön nojalla ilmaistava
•luovutushetkellä yleisesti tunnettua
•saatavilla julkisista lähteistä
•tullut luovutushetken jälkeen yleisesti tunnetuksi tai saataville muutoin kuin tiedon vastaanottaneen osapuolen toimien tai laiminlyöntien tähden
•ennen tiedon luovutusta tiedon vastaanottaneen osapuolen tiedossa ilman, että se on saatu suoraan tai epäsuoraan toiselta sopijapuolelta.
Tämä sopimus ei sisällä salassapidettäviä tietoja. Mikäli jokin sopimuksen liite sisältää salassapidettäviä tietoja, merkitään liitteen kyseinen kohta salassapidettäväksi.
9.Henkilötietojen käsittely
Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan liitettä 2. Henkilötietojen käsittelyn ehdot.
10.Kunnan asukkaan käyttöehdot
Sopimus Kansalliskirjaston ja kunnan asukkaan välillä tulee voimaan, kun kunnan asukas on hyväksynyt käyttöehdot ja rekisteröitynyt E-kirjastoon. Mikäli käyttäjä ei hyväksy käyttöehtoja tai ei ole Palveluun liittyneen kunnan asukas, asiakkuutta ei synny. Käyttöehdot pidetään jatkuvasti kuntien saatavilla ja niiden muutoksista tiedotetaan.
Kunnan asukkaan vastuu lainatun aineiston käytöstä määräytyy E-kirjaston ja kunnan asukkaan välisen käyttöehtojen mukaisesti.
11.Sopimusrikkomus ja sen seuraamukset
Mikäli sopijapuoli syyllistyy olennaiseen sopimusrikkomukseen, toisella sopijapuolella on oikeus purkaa tämä sopimus 90 päivän kuluttua siitä, kun rikkomuksesta on huomautettu kirjallisesti toiselle sopijapuolelle, eikä tämä ole korjannut rikkomustaan kohtuullisessa ajassa. Mikäli rikkomusta ei ole mahdollista korjata, on toisella sopijapuolella oikeus purkaa sopimus välittömästi.
12.Vahinkojen korvaaminen
Sopijapuolet rajoittavat tämän sopimuksen rikkomisesta mahdollisesti aiheutuvien vahingonkorvausten määrän toiselle osapuolelle aiheutuneeseen välittömään vahinkoon. Näin ollen vahingonkorvauksen ulkopuolelle jäävät kaikki välilliset ja epäsuorat vahingot. Kansalliskirjaston enimmäisvastuu Kunnalle tämän sopimuksen perusteella on 500 €. Kunnan enimmäisvastuu Kansalliskirjastolle on 5000 €.
Edellä mainittuja vahingonkorvausvastuun rajoituksia ei sovelleta:
•jos sopijapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella
•jos sopijapuoli on rikkonut tietojen luottamuksellisuutta
•jos sopijapuoli on rikkonut immateriaalioikeuksia
Jos sopijapuoli on maksanut rekisteröidylle korvauksen tietosuojalainsäädännön rikkomisen johdosta aiheutuneesta vahingosta, on tällä sopijapuolella oikeus sovittujen
vastuunrajoitusten rajoittamatta periä samaan tietojenkäsittelyyn osallistuneelta toiselta sopijapuolelta tämän vahingonkorvausvastuuta vastaava osuus rekisteröidylle maksetusta korvauksesta. Sopijapuolen vastuu rekisteröidylle aiheutuneesta vahingosta määräytyy EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 82 artiklan 4 kohdan tai muussa tietosuojalainsäädännössä olevan vastaavan määräyksen mukaan.
13.Ylivoimainen este
Sopijapuoli vapautuu velvoitteistaan sellaisten seikkojen vuoksi, joiden se osoittaa aiheutuneen vaikutusmahdollisuuksiensa ulkopuolella olevasta esteestä, jota sen ei kohtuudella voida edellyttää ottaneen huomioon sopimuksen tekohetkellä ja jonka seurauksia sopijapuoli ei myöskään ole kohtuudella voinut estää. Tällainen tapahtuma voi olla sota, kapina, sisäinen levottomuus, viranomaisen suorittama pakko-otto tai takavarikko julkiseen tarpeeseen, tuonti- tai vientikielto, luonnonmullistus, yleisen liikenteen tai energiajakelun keskeytys, lakko tai muu työselkkaus tai tulipalo tai muu vaikutuksiltaan yhtä merkittävä ja epätavallinen sopijapuolista riippumaton syy. Alihankkijan viivästys katsotaan vapauttamisperusteeksi vain siinä tapauksessa, että alihankkijan viivästys johtuu edellä tarkoitetusta ylivoimaisesta esteestä eikä alihankintaa voida ilman kohtuutonta ajanhukkaa tai kustannuksia suorittaa muualta.
Jos sopimusvelvoitteen viivästyminen johtuu yllä mainitusta ylivoimaisesta esteestä, sopimusvelvoitteen täyttämisaikaa jatketaan niin paljon, kuin kaikki tapaukseen vaikuttavat olosuhteet huomioon ottaen on pidettävä kohtuullisena.
Osapuolten on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä kirjallisesti toiselle osapuolelle, samoin kuin esteen lakkaamisesta.
14.Sopimuksen voimassaolo ja lakkaaminen
Tämä sopimus tulee voimaan, kun se on Kansalliskirjaston ja Kunnan taholta allekirjoitettu. Sopimus on voimassa määräaikaisena 31.12.2026 asti ja sen jälkeen toistaiseksi. Sopijapuoli voi irtisanoa sopimuksen päättymään määräaikaisen sopimuskauden päätteeksi tai jälkeen. Irtisanomisaika 30.6.2026 jälkeen on kuusi [6] kuukautta. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti.
Esimerkki: jos sopimus irtisanotaan 30.1.2026 niin sopimus päättyy 31.12.2026. Jos sopimus irtisanotaan 30.9.2026 niin sopimus päättyy 31.3.2027 ja tällöin maksu peritään koko vuodelta 2027.
Edellä sanotusta poiketen kunnalla on oikeus irtisanoa sopimus välittömästi
i. jos se täyttää erityisen vaikeassa asemassa olevan kunnan arviointimenettelyn kriteerit. (Laki Kuntalain muuttamisesta 175/2019)
ii. Kuntaliitoksessa jos vastaanottava tai uusi kunta ei ole ennen kuntaliitosta allekirjoittanut tätä sopimusta.
Kohdan ii perusteella myös Kansalliskirjastolla on oikeus irtisanoa yhdistyvän kunnan sopimus päättymään välittömästi.
15.Sopimuksen muuttaminen
Tätä sopimusta ja sen liitteitä voidaan muuttaa vain molempien sopijapuolten asianmukaisesti allekirjoittamalla asiakirjalla.
Kunta voi muuttaa nimeämiään henkilöitä liitteellä 1. yksipuolisesti.
16.Sopimuksen siirtäminen
Sopijapuolella ei ole oikeutta ilman toisen sopijapuolen suostumusta osaksikaan siirtää tätä sopimusta kolmannelle osapuolelle. Kunnalla on kuitenkin oikeus siirtää sopimuksensa kuntaliitoksen vuoksi. Tällöin mahdollisesti kasvanut käyttäjämäärä huomioidaan liitteen 4. Maksut mukaisesti.
17.Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen
Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan osapuolten välisin neuvotteluin. Mikäli sopijapuolet eivät pääse erimielisyydestä yksimielisyyteen, erimielisyydet ratkaistaan Kansalliskirjaston kotikunnan käräjäoikeudessa yleisten oikeudenkäyntiä koskevien säännösten mukaisesti.
18.Yhteyshenkilöt
Yhteyshenkilöt on ilmoitettu liitteessä 1 yhteyshenkilöt.
19.Liitteet
Tähän sopimukseen kuuluu sen erottamattomana osana sen liitteet.
Liite 1: Yhteyshenkilöt
Liite 2: Henkilötietojen käsittelyn ehdot
Liite 3: Palvelutasot
Liite 4: Maksut
20.Allekirjoitukset
Sopimus on allekirjoitettu sähköisesti.
Allekirjoittajat
Ylikirjastonhoitaja Kimmo Tuominen, Kansalliskirjasto
[täytä allekirjoittajan titteli, nimi ja organisaatio]