Palvelupäällikkö Kaisa Hypén 5.6.2023:

Kirjastoon saapuvan uutuusaineiston manuaalinen käsittely on nykyisellään hidasta ja työlästä. Kirjastolle esitetään hankittavaksi Broomworks Oy:n kehittämä aineiston saapumisvalvontapalvelu, joka nopeuttaa ja tehostaa toimintaa.​

Turun kaupunginkirjastoon hankitaan noin 57 000 kappaletta kirjastoaineistoja (esimerkiksi kirjaniteitä, elokuva- ja musiikkitallenteita) vuosittain. Aineistojen tiedot näkyvät Koha-kirjastojärjestelmässä heti tilaamisen jälkeen, tiedot ovat myös asiakkaiden nähtävissä ja aineistot varattavissa verkkokirjastossa tilauksen tallentumisen jälkeen.

Aineistotilaukset siirtyvät Kohaan sähköisesti joko hankintaportaalin kautta tai aineistotoimittajien verkkokaupoista, pieni osa tilauksista tallennetaan manuaalisesti Kohaan. Uutuusaineiston käsittelyssä ei tällä hetkellä ole minkäänlaista automaatiota, vaan tieto kaikista saapuneista kappaleista tallennetaan manuaalisesti Kohaan. Samalla tarkistetaan, että tilaus ja toimitus vastaavat toisiaan sekä hintojen oikeellisuus. Käsittely on nykyisellään hidasta, ja se edellyttää, että aineistojen tiedot etsitään yksitellen järjestelmästä ja aineistot merkitään saapuneiksi.

Espoolainen Broomworks Oy on kehittänyt Puppe-saapumisvalvontapalvelun, jonka avulla tätä uutuusaineiston käsittelyyn liittyvää prosessia on mahdollista yksinkertaistaa ja vähentää siihen liittyvää manuaalista työtä. Vastaavan kaltaista kirjastoille räätälöityä palvelua ei ole. Palvelu perustuu sähköisiin lähetteisiin ja se on integroitavissa Koha-kirjastojärjestelmään. Kun aineisto on kuitattu saapuneeksi palvelussa sähköiselle lähetteelle, tieto päivittyy myös Kohaan ilman, että tilauksen tiedot haetaan sieltä erikseen ja tilaus merkitään saapuneeksi.

Saapumiskäsittelyn yhteydessä palvelun kautta on mahdollista nähdä, ovatko aineistojen kuvailutiedot jo poimittavissa Kirjastopalvelu Oy:ltä tai kirjastojen yhteisestä metatietovaranto Melindasta. Tämä vähentää aineiston jatkokäsittelyn työvaiheita ja tehostaa prosessia, jolloin aineisto on asiakkaiden käytettävissä nopeammin.

Palvelun kautta on mahdollista tarkastella myös käsittelyssä olevan aineiston määrää ja statuksia (saapunut / kuvailtavana / tarroitettavana) sekä seurata esimerkiksi uuden aineiston käsittelyaikoja, niiden kehitystä ja käsittelyaikoihin liittyviä kausivaihteluita. Sen avulla voidaan ennakoida muun muassa tulevia käsittelyruuhkia ja varautua niihin.

Broomworks Oy tarjoaa Oulun ja Turun kaupunginkirjastoille Puppe-saapumisvalvontapalvelua, tarjous sisältää nämä osiot:

- ohjelmistokehityshanke, jossa Broomworks Oy:n Puppe-saapumisvalvontapalvelua jatkokehitetään Koha-kirjastoja varten

- hankkeen puitteissa valmistuneen Koha-kirjastoille räätälöidyn Puppe-palvelun (SaaS) käyttö kuukausimaksuperusteisesti.

Kehityshankkeen kustannus on 19 600 € (alv 0 %), ja se voidaan jakaa puoliksi Oulun kaupunginkirjaston kanssa, jolloin Turun osuus kehitystyön kustannuksista on 9 800 € (alv 0 %). Kuukausimaksu on 670 € / kk (alv 0 %) kummaltakin kaupungilta. Kokonaiskustannus Turulle on neljältä vuodelta yhteensä noin 42 000 € (alv 0 %).

Koha-Suomi Oy:ssä on linjattu, että käytännön kirjastotyötä helpottavat lisäominaisuudet hankitaan ulkoisilta palveluntuottajilta ja ne integroidaan Koha-järjestelmään rajapintojen kautta. Tämä tuo järjestelmäkokonaisuuteen modulaarisuutta ja helppoa päivitettävyyttä. Puppe-saapumisvalvontapalvelun integrointi Kohaan noudattaa tätä linjausta.

Hankinta on järkevää tehdä samanaikaisesti Oulun kaupunginkirjaston kanssa. Näin voidaan pienentää kustannuksia ja jakaa kehitystyöhön liittyvää testaus- ja muuta työtä kirjastojen kesken.

kirjastopalvelujohtaja Rebekka Pilppula:

Päätös​Päätin, että Turun kaupunginkirjasto hankkii Broomworks Oy:ltä Puppe-saapumisvalvontapalvelun edellä kuvatuin perusteluin ja ehdoin. Hankinta maksetaan kirjaston yhteisten palveluiden kustannuspaikalta 20060 pääkirjatililtä 434200.

​

Rebekka Pilppula

kirjastopalvelujohtaja

​