Vapaa-ajan palvelukokonaisuus, projektipäällikkö Riina Nurmio ja konsernihallinnon hankintapalvelut, projektipäällikkö Jere Lumikko 14.10.2022:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt suorahankintamenettelyllä tarjouksia museokeskuksen kokoelmien säilytyslaatikoiden ja pakkausmateriaalien hankintaan ajalle 1.11.2022 (tavoite) - 30.9.2026, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhden (1) vuoden pituisella optiokaudella. Hankintamenettelynä käytetään hankintalain 40 §:n 2 momentin 1 kohdan mukaista suorahankintaa, koska hankintayksikkö ei saanut aikaisemmassa avoimessa menettelyssä yhtään tarjousta.

Hankinnassa on kysymys julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot ylittävästä EU-hankinnasta.

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin sähköpostitse Arnia Oy:lle, MH-Keskus Oy:lle, Mercamer Oy:lle ja ER-Pahvityö Oy:lle 26.8.2022.

Hankinnasta ei esitetty kysymyksiä. 

Tarjouspyynnössä, sen liitteissä ja ESPD-lomakkeella kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjalliset sopimukset osa-alueittain (1 - 4) yhden tavarantoimittajan kanssa.

Tarjoukset saatiin annettuihin määräaikaan 23.9.2022 mennessä seuraavilta tavarantoimittajilta:

Osa-alue 1, esineiden säilytyslaatikot: Arnia Oy

Osa-alue 2, Pakkausmateriaali, silkkipaperi: MH-Keskus Oy

Osa-alueisiin 3, kuplamuovi ja 4, solumuovi ei saatu tarjouksia.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84 - 86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Molemmat tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamiensa tuotteidenolevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin seuraavaa:

Hinta. Enimmäispisteet 100 p.

Kaavalla: Pienin annettu arvo/tarjottu arvo * maksimipisteet 100.

Suurimmat hintapisteet saanut tarjoaja valitaan tavarantoimittajaksi.

Osa-alue 1:

Koska tarjouksia saatiin yksi (1) per osa-alue, vertailua ei voitu suorittaa.

Osa-alue 2:

Koska tarjouksia saatiin yksi (1) per osa-alue, vertailua ei voitu suorittaa.

Vs. vapaa-aikajohtaja Outi Kari-Granfors:

PäätösPäätin edellä esitetyin perustein, että hankinnan tavarantoimittajaksiajalle 1.10.2022 (tavoite) - 30.9.2026 valitaan tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Osa-alue 1, esineiden säilytyslaatikot: Arnia Oy

Osa-alue 2, Pakkausmateriaali, silkkipaperi: MH-Keskus Oy

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Outi Kari-Granfors

vs. vapaa-aikajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: projektipäällikkö Jere Lumikko, 040 184 7328