Erityisasiantuntija Leena Miettinen:

Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston 2020 päivittämän tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimista koskevan yleisohjeen mukaan on kunnan toimintakertomuksessa annettava selonteko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä keskeisistä johtopäätöksistä. Selonteon valmistelussa kukin lautakunta ja sen alainen palvelukokonaisuuden johto kokoavat omien vastuualueidensa tiedot. Kuntalaki (410/2015) määrittelee, että kaupunginhallitus vastaa kaupungin sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta kaupunginvaltuuston hyväksymien perusteiden pohjalta. Voimassa olevan hallintosäännön mukaan kunkin palvelukokonaisuuden johtava viranomainen on vastuussa sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Vapaa-ajan palvelukokonaisuuden hallinnon järjestämispäätöksen (vapaa-aikajohtaja 1.6.2021) 11.luvussa on määritelty sisäisen valvonnan vastuut. Turun kaupunginhallituksen (7.9.2015 § 367) hyväksymän Riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan ohjeen mukaan lautakunnan tulee käsitellä ja hyväksyä palvelukokonaisuuden selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä, valvonnassa havaituista puutteista sekä sen kehittämistarpeista.

Sisäisen valvonnan avulla pyritään varmistamaan tiedon tuloksellisuus ja tehokkuus, tiedon oikeellisuus ja riittävyys, resurssien tehokas käyttö, omaisuuden turva sekä lakien, sääntöjen ja ohjeiden noudattaminen. Vapaa-ajan palvelukokonaisuuden itsearviointi vuodelta 2021 on toteutettu sisäisen tarkastuksen suosittelemalla taulukolla käymällä läpi johtamistapa ja valvontakulttuuri, valvontatoimenpiteet, raportointi ja tiedonvälitys, riskienhallinta sekä seuranta. Vapaa-ajan palvelukokonaisuuteen kohdennettiin vuonna 2021 yksi sisäisen tarkastuksen jälkiseuranta koskien palvelukokonaisuuden materiaalihankintoja. Jälkiseurannan raportin mukaan lähes kaikki suositukset olivat toteutuneet suositusten mukaisesti. Kaikkia palvelukokonaisuuksia koskevia tarkastuksia tehtiin yksi koskien suoraostoja ja -hankintoja. Asiasta suoritetaan jälkitarkastus keväällä 2022.

Vapaa-ajan palvelukokonaisuuden riskienhallinta on järjestetty voimassa olevien lakien, kaupungin hallintosäännön, konsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeen, palvelukokonaisuuden hallinnon järjestämispäätöksen sekä em. säännöksiä täydentävien toimivallan siirtoa ja määrittelyä koskevien päätösten mukaisesti. Vapaa-ajan palvelukokonaisuudessa on käytössä Granite ERM -kokonaisvaltainen riskienhallinta -ohjelma, jossa arvioidaan niin strategiset, taloudelliset, operatiiviset kuin vahinkoriskit. Palvelukokonaisuudessa on arvioitu toimintansa laajuuteen ja rakenteeseen nähden kattavasti merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä. Palvelukokonaisuuden suurimmiksi riskeiksi todettiin organisaatiomuutos ja sen aiheuttama epävarmuus, pandemiatilanteen vaikutukset esitystoimintaan sekä toimitilojen huono kunto.

Vapaa-ajan palvelukokonaisuuden itsearvioinnin ja edellä kuvattujen asioiden perusteella palvelukokonaisuuden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tila on keskimäärin hyvä. Erilaisista palvelualueista muodostuvassa, monipuolisessa organisaatiossa tiedon välittämisen ja käytäntöjen yhtenäisen toteuttamisen varmistaminen on ajoittain haasteellista. Parhaiten ja yhtenäisimmin toteutuvat arvojen, periaatteiden ja tavoitteiden määrittely, toimivallan ja vastuun määrittely sekä tulojen seuraaminen ja menojen hyväksyminen. Kehittämistä arvioidaan olevan erityisesti sopimushallinnassa sekä tiedonkulun viiveettömyydessä.

Vapaa-ajan palvelukokonaisuus on arvioinut toimintansa laajuuteen ja rakenteeseen nähden kattavasti merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä. Koko vapaa-ajan palvelukokonaisuuden yhteinen epävarmuustekijä on, miten saadaan kaupunkilaiset takaisin vapaa-ajan palveluiden pariin pandemiatilanteen jälkeen. Palveluiden käyttäjät ovat olennainen asia niin tulokertymän kuin kaupunkilaisten hyvinvoinnin kannalta. Toiminnan laajuuteen ja rakenteeseen nähden merkittävimpiä riskejä ja epävarmuustekijöitä on arvioitu monipuolisesti. Arvioinnissa esille tulleet merkittävimmät riskit ja epävarmuustekijät vaihtelevat palvelualueittain.

Vapaa-ajan palvelukokonaisuuden osalta sisäinen valvonta ja riskienhallinta on monelta osin hyvin hallussa. Vuoden 2022 aikana sisäistä valvontaa kehitetään mm. parantamalla sopimushallintaa ja varmistamalla Cloudia -järjestelmän käyttöönotto koko palvelukokonaisuudessa. Vapaa-ajan palvelukokonaisuuden johtoryhmässä kartoitetaan tarkemmin tarvittavat työkalut ja koulutukset, jotta sisäinen valvonta toteutuu jatkossa entistä paremmin sekä tasalaatuisemmin koko palvelukokonaisuuden sisällä. Vapaa-ajan palvelukokonaisuus suunnittelee myös sisäisen valvonnan vuosikelloa helpottaakseen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kokonaisuuden hallintaa.

Vuonna 2022 toimintaan mahdollisesti vaikuttaa tulevien hyvinvointialueiden syntymisen merkitys kaupunginorganisaatioon kokonaisuutena. Vapaa-ajan palvelukokonaisuudessa pyritään palauttamaan palvelujen käyttö pandemia-aikaa edeltävälle tasolle sekä kehittämään uutta toimintaa. Tulevien mahdollisten uudistusten ja muutosten toteutuessa vapaa-ajan palvelukokonaisuuden sisäiseen valvontaan sekä riskienhallintaan liittyvät vastuut tehtävät ja käytännöt tulee tarkistaa ja tarvittaessa päivittää ajan tasalle.

Liite 1Vapaa-ajan palvelukokoaisuuden selonteko sisäisen valvonnan järjestämistä sekä arvio merkittävistä riskeistä, epävarmuustekijöistä ja muista toiminnan kehittymiseen vaikuttavista seikoista vuodelta 2021

Vapaa-aikajohtaja Minna Sartes:

EhdotusKulttuuri- ja nuorisolautakunta merkitsee liitteen 1 mukaisen vapaa-ajan palvelukokonaisuuden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteon vuodelta 2021 tiedoksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Kokouksessa asiaa koskeviin kysymyksiin etäyhteydellä vastaamassa oli erityisasiantuntija Leena Miettinen.