Palvelupäällikkö Asko Autio 12.1.2022:

Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkajohtajan päätöksellä 12.4.2019 § 25 on Turun kaupungin eri toimialojen käyttöön tulostuspalvelun ainoaksi palveluntuottajaksi valittu (diaarinumero 5183–2018) 31.5.2024 päättyvälle sopimuskaudelle Canon Oy, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Strategisen hankinnan hankintapäällikön päätöksellä 12.6.2020 § 62 (5183–2018) tehtiin lisähankinta tulostuspalvelun kokonaisuuden jatkokehittämisestä Canon Oy:ltä:

• Mobiili-, oppilas- ja vierailijatulostus
• Print in City (Asiakastulostus)

Jatkokehittämisen hankinnassa on huomioitu kirjastojen asiakastulostaminen sekä kirjastojärjestelmän vaihtuminen. Kirjastossa pilotoitiin Print in City -asiakastulostusta vuonna 2018 osana kaupungin ja Canon Oyn yhteistä kokeiluhanketta, mutta kaikilta osin palvelu ei täyttänyt kirjaston vaatimuksia. Canon Oy on kehittänyt asiakastulostusta kirjaston tarpeita vastaavaksi ja siihen liittyen on saatu tarjous integraatiosta kirjastojärjestelmään, tarvittavista lisensseistä sekä palvelun ylläpidosta ja kehityksestä.

Hankintapäällikön päätöksen perusteluissa todetaan, että asiakastulostuksen jatkokehityskohteena tulee huomioida Turun kaupungin Suomi.fi-maksunvälityspalvelun hyödyntäminen ja Koha-kirjastojärjestelmän käyttöönotto sekä selvittää Vaski-kirjastojen mahdollisuutta liittyä Turun kaupungin asiakastulostuspalveluun. Niitä on selvitetty1.4.2020 alkaen osana Koha-kirjastojärjestelmän käyttöönotto -projektia, joka asetettiin Vapaa-aikatoimialan toimialajohtajan päätöksellä 18.3.2020 § 14 (diaarinumero 3470–2020).

Kirjastojen asiakastulostus

Turun kaupunginkirjaston kaikissa toimipisteissä tarjotaan kirjaston käyttäjille tulostus-, kopiointi- ja skannauspalveluita. Tulostaminen on mahdollista vain kirjastojen asiakastyöasemilta. Tulosteet noudetaan joko monitoimilaitteelta (lähikirjastot) tai asiakaspalvelutiskiltä (pääkirjasto), ja maksetaan käteisellä tai maksukortilla kassalle. Kopiot maksetaan joko monitoimilaitteisiin kytkettyihin kolikkoautomaatteihin tai asiakaspalvelutiskin kassalle. Kirjastojen omatoimiaikana monitoimilaitteet ovat käytettävissä ilman erillistä maksua.

Kolikkoautomaattien takia kirjaston asiakkailta voidaan veloittaa asiakastulosteista ja kopioista vain yhden suuruista summaa (0,20 €), oli kyse sitten A4-mustavalkosivusta tai A3-värisivusta. Tulosteiden asiakashinnat eivät vastaa tulostuspalvelun kustannuksia.

Nykyinen toimintatapa työllistää kirjaston työntekijöitä ja aiheuttaa tietoturvariskin, koska henkilökunnan tulee katsoa tulosteita varmistaakseen, että ne annetaan oikealle asiakkaalle. Lähikirjastoissa tulosteita voi päätyä vahingossa myös toiselle asiakkaalle suoratulostusjonojen kautta.

Kirjastoissa tulostetaan vuosittain noin 0,5 miljoonaa sivua.

Asiakastulostusjärjestelmän hankinnan tavoitteet ovat:

• yhdenmukainen ja tietoturvallinen tapa käyttää ja kontrolloida tulostus-, kopiointi-, ja skannauspalveluita kaikissa Turun kaupunginkirjaston toimipisteissä
• Vaski-kuntien liittyminen asiakastulostuspalveluun, jos kunta niin päättää
• omatoiminen tulostaminen käyttäjien omilta laitteilta ja kirjastojen asiakastyöasemilta ilman suoratulostusjonoja
• skannaaminen jaasiakirjojen lähetys omaan sähköpostiin suoraan monitoimilaitteelta
• mahdollistaa tulosteiden ja kopioiden maksamisen Turun kaupungin Suomi.fi-maksunvälityspalvelun avulla
• kaupungin tulostuspolitiikan mukaisten laitteiden kustannustehokkaampi hyödyntäminen sekä asiakastulostamisessa että henkilökunnan turvatulostamisessa
• tulostuspalvelun todellisiin käyttökustannuksiin perustuva asiakashinnasto

Canon Oy tarjoaa ratkaisuksi kirjastokorttitunnistautumiseen perustuvaa palvelua, jossa Koha-kirjastojärjestelmä ja Turun kaupungin Suomi.fi-maksunvälityspalvelu integroidaan Canonin uniFLOW-tulostuksenhallintajärjestelmään. Käytännössä kaikki asiakaskäytössä olevat verkotetut laitteet siirrettäisiin kirjastokorttitunnistautumiseen perustuvaan tulostusjärjestelmään vuoden 2022 aikana. Palvelu laajennetaan myös muille Turun kaupungin ja Vaski-kirjastojen monitoimilaitteille tarpeen mukaan.

Turun kaupunki on toimittanut järjestelmän käyttöönottoa varten tarvittavan palvelimen.

Kuvaus palvelusta

Vaski-kirjaston asiakas rekisteröityy palveluun ensimmäisellä käyttökerralla näyttämällä kirjastokorttiaan monitoimilaitteen kortinlukijalle ja syöttämällä kortin tunnusluvun. Tämän jälkeen käyttäjän tulostuspalvelu ja siihen liitetty saldotili aktivoidaan.

Käyttäjä lataa arvoa saldotililleen kirjaston asiakaspalvelussa tai verkon saldokaupassa.

Käyttäjä voi tulostaa monitoimilaitteelle kirjaston asiakastyöasemalta tai lähettää tulostustyön omalta laitteeltaan sähköpostitse. Tulostustyöt säilyvät palvelussa maksimissaan 48 tuntia tai kunnes tulostustyö vapautetaan.

Käyttäjä vapauttaa tulosteensa miltä tahansa palveluun liitetyltä monitoimilaitteelta lukemalla laitteella kirjastokorttinsa tunnuksen ja näppäilemällä siihen liitetyn tunnusluvun.

Palveluun kytketyllä monitoimilaitteella voi myös skannata tiedostoja omaan sähköpostiinsa ja ottaa kopioita.

Kustannukset

Kustannukset vuoden 2022 aikana toteutettavasta käyttöönotosta ja siihen tarvittavista lisensseistä ovat enintään 47 000 euroa (alv 0 %) kaupunginkirjaston monitoimilaitteiden osalta, jotka maksetaan kirjaston investointimäärärahoista. Palvelun ollessa kaikilta osin tuotannossa vuonna 2023, sen ylläpito ja kehityskustannukset ovat vuositasolla noin 30 000 euroa (alv 0 %) ja ne veloitetaan kirjaston yhteisten palveluiden kustannuspaikalta 20060.

Jatkossa palveluun mahdollisesti liittyvien muiden Vaski-kirjastojen kustannukset laskutetaan kunnilta vuosittain muiden Vaski-yhteistoiminnasta aiheutuneiden kustannusten yhteydessä.

Kopioiden ja tulosteiden asiakashinnasto tuodaan lautakunnan päätettäväksi ennen palvelun käyttöönottoa.

Liite 1Kirjastokorttitulostus, Koha-integraatio, tarjous 1.12.2021

Vapaa-aikajohtaja Minna Sartes:

EhdotusKulttuuri- ja nuorisolautakunta päättää, että kaupunginkirjastolle hankitaan Canon Oy:ltä saadun tarjouksen perusteella asiakastulostusjärjestelmän integraatio Turun kaupungin Koha-kirjastojärjestelmään ja Suomi.fi-maksunvälityspalveluun, siihen liittyvine palveluineen ja komponentteineen, ja valtuuttaa kirjastopalvelujohtajan allekirjoittamaan hankintasopimuksen. Hankinta maksetaan kirjaston investointimäärärahoista.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.