Vapaa-ajan palvelukokonaisuus, kehittämispäällikkö Heini Parkkunen, kulttuurisihteeri Irina Niemimäki ja hankintapalveluiden osuus hankinta-asiantuntija Kati Sarasniemi 04.10.2021:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia hankintaan Kulttuurilupaus - strateginen konsulttityö (8385-2021) Turun kaupungin vapaa-ajan palvelukokonaisuuden käyttöön.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka alittaa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) kansalliset kynnysarvot (kansallinen hankinta).

Hankintaa koskeva kansallinen hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 24.09.2021 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta ei esitetty tarkentavia kysymyksiä.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 30 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden (1) toimittajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 29.09.2021 klo 11.00 mennessä seuraavilta toimittajilta:

Humap Consultation Oy

KPMG Oy Ab

MDI Public Oy

Pentagon Design Oy

Poem Company Oy

Tamora Oy

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 105 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Hankintayksikkö voi vaatia, että tarjoajat antavat tarjouksensa osana vakuutuksen, että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuutta koskevat vaatimukset.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 104 §:n 2 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta. 

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset. 

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin kokonaistaloudellinen edullisuus, pisteytys.

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

Laatupisteiltään parhaan tarjoajan esityksessä arvostettiin erityisesti seuraavia seikkoja:

- kommunikointi ja esiintyminen:

Selkeä ja hyvin perusteltu esittely, asiantunteva kommunikointi ja keskustelu. Perustelivat hyvin mahdollisuuden integroida kaupungin toimintamalliuudistukseen ja lupauksen laadintaprosessin tärkeyden. 15 p.

- visualisointi:

Selkeä ja pelkistetty, esitys toi hyvin asiat esille. 5 p.

- esityksen sisältö:

Selkeä ja pelkistetty, esitys toi hyvin asiat esille.

Tarjoajan esittelemä sosiaalisen pääoman -viitekehys ja tiedon hyödyntämisen näkökulma sopivat hyvin toimeksiantoon.  

Nimetty kaksi vastuullista tahoa, mutta kuitenkin varauduttu usean konsultin läsnäoloon suuremmissa työpajoissa.   

Aikataulu ja suunnitelma selkeät. Laajasti huomioitu sidosryhmiä. 20 p. 

Toimivalta

45 § Palvelujohtajan toimivalta

Palvelujohtaja palvelukokonaisuutensa osalta:

8) päättää hankintojen käynnistämisestä, tarjouspyyntöjen hyväksymisestä ja tekee hankintapäätökset lautakunnan määräämissä rajoissa,

9) päättää toimivaltaansa kuuluvista palvelukokonaisuutta koskevista sopimuksista ja sitoumuksista ja allekirjoittaa palvelukokonaisuuden sopimukset ja muut sitoumukset,

Edellä esitetyin perusteella ehdotamme, että hankinnan Kulttuurilupaus - strateginen konsulttityö (8385-2021 ) toimittajaksi KMPG Oy Ab tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon. 

Vapaa-aikajohtaja Minna Sartes:

Päätän edellä esitetyin perustein, että hankinnan Kulttuurilupaus - strateginen konsulttityö (8385-2021 ) toimittajaksi valitaan KMPG Oy Ab tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Minna Sartes

vapaa-aikajohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Kati Sarasniemi, p.040 655 1814