Tilapalvelut, palvelupäällikkö Auli Rake 31.10.2016:

Tilapalvelut on pyytänyt 19.7.2016 tarjouksia siivouspalveluista koskien määriteltyjä kaupungin osa-alueita (osat 1-5). Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään sopimus kunkin osan osalta yhden toimittajan kanssa. Sopimus alkaa aikaisintaan 1.4.2016. Sopimusaika on kolme (3) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu yhdeksän (9) kuukauden irtisanomisajalla kuitenkin enintään viisi (5) vuotta.

Hankinnasta on lähetetty ilmoitus Internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi julkaistavaksi EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED)-tietokannassa EU:n laajuisesti. Hankintamenettelyksi on ilmoitettu avoin menettely.

Tarjousasiakirjat olivat noudettavissa www.haahtela.fi/pris

Määräaikaan mennessä tulleisiin kysymyksiin vastattiin 8.9, samalla täydennettiin ja tarkennettiin kohdekohtaisia tietoja.

Annettuun määräaikaan, 29.9.2016 klo 12.00, mennessä saatiin tarjouksia seuraavasti:

Osa 1.

kolme tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:

- Arkea Oy

- Coor Service Management LP Oy

- Palmia Oy

Osa 2.

viisi tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:

- Arkea Oy

- Coor Service Management LP Oy

- ISS Palvelut Oy

- Palmia Oy

- RTK-Palvelu Oy

Osa 3.

neljä tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:

- Arkea Oy

- Coor Service Management LP Oy

- Palmia Oy

- Winclean Turku Oy

Osa 4.

viisi tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:

- Arkea Oy

- Coor Service Management LP Oy

- Inhouse Partners Oy

- Palmia Oy

- RTK-Palvelu Oy

Osa 5.

viisi tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:

- Arkea Oy

- Coor Service Management LP Oy

- Inhouse Partners Oy

- Palmia Oy

- RTK-Palvelu Oy

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin tarjousten käsittelyvaiheet:

1) Tarjousten avaus, 2) Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen, 3) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 4) Tarjousten vertailu

Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tämä tarkastettiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusehdoilla ja vähimmäisvaatimuksilla.

Kolmea tarjoajaa pyydettiin tarkentamaan tarjoustaan kelpoisuusehtojen osalta. Tarkennettavat asiat olivat:

- laaduntuottokyky, Suunnitelma laaduntuottokyvyn auditoimisesta;

- kelpoisuusehtojen rasti-merkintöjen puuttuminen; sekä

- kelpoisuusehtojen, vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet liitteen allekirjoituksen puuttuminen.

Tarkennettujen tietojen saannin jälkeen kaikkien tarjoajien todettiin täyttävän tässä hankintamenettelyssä tarjoajien kelpoisuudelle ja vähimmäisvaatimuksille esitetyt vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistamista ja tarjousten vertailua koskeviin vaiheisiin pääsevät vain niiden tarjoajien tarjoukset, jotka läpäisevät hyväksytysti tarjoajien kelpoisuutta koskevan arvioinnin.

Tarjoajien kelpoisuuden läpäisseiden tarjoajien ilmoittamille asiakkuuksille suoritettiin asiakastyytyväisyystutkimus, joka lähetettiin 6.10.2016.

Kyselyn vastausaika päättyi 20.10.2016.

Määräaikaan mennessä annettujen vastausten perusteella määräytyi tarjoajakohtainen, vertailussa käytettävä, asiakastyytyväisyyden luku.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Tarjouksessa yhtenä vähimmäisvaatimuksena oli:

”Palvelun työmäärämitoituksessa ja hinnoittelussa tulee käyttää Suomessa yleisesti käytössä olevia siivoustyön mitoitusjärjestelmiä ja vähintään kiinteistöpalvelualan työntekijöiden työehtosopimuksen mukaista palkkaa.

Palvelun työtuntien ja hintojen tulee ehdottomasti perustua vähintään annettuihin palvelukuvauksiin, Laatusopimuksen puhtausluokat-liitteeseen ja muihin tarjouspyynnön liitteisiin.

Tilaajalla on oikeus alihinnoittelun ja/tai alimitoituksen selvittämiseksi pyytäessään saada selvitys tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuudesta.

Tilaaja voi halutessaan pyytää ulkopuolisen asiantuntijan lausunnon alimitoitetun ja/tai -hinnoitellun tarjouksen selvittämiseksi.

Tarjoaja sitoutuu yllä olevaan vaatimukseen.”

Tarjousten vertailussa ilmeni epäily sekä alihinnoittelusta että alimitoituksesta Palmia Oy:n tarjottujen osa-alueiden 3 ja 5 osalta.

Palmia Oy ilmoitti että osan 3 laskennassa on tapahtunut virhe ja osan 5 täyttävän asetetut vaatimukset ja se on oikein laskettu.

Palmia Oy:n tarjous osa 3 suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle alihinnoitellun johdosta.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu

Valintaperusteeksi tarjouspyynnössä ilmoitettiin:

Annetuista tarjouksista valitaan se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin.

Arviointiperusteina ovat kokonaishinta ja laatu. Kokonaishinnan painoarvo on 80 % (enimmäispisteet 80) ja laadun 20 % (enimmäispisteet 20).
Enimmäispistemäärä on 100 pistettä. Pisteet lasketaan kahden (2) desimaalin tarkkuudella.

Vertailun kokonaispisteet ja kokonaishinta

Palveluntuottajan valinta

Siivouspalvelut ajalla 1.4.2017 – 31.3.2020 (- 31.3.2022) hankittaisiin kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneelta tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin. Sopimuksien sisältämät kohdekohtaiset alkamisajat määräytyvät tarjouspyyntövaiheessa ilmoitetun mukaisesti ellei muutoksista valitun palveluntuottajan kanssa erikseen sovita.

Osa 1. Palmia Oy, kokonaishinta 232 855 euroa/v

Osa 2. Arkea Oy, kokonaishinta 370 856 euroa/v   

Osa 3. Arkea Oy, kokonaishinta 188 785 euroa/v

Osa 4. Palmia Oy, kokonaishinta 179 636 euroa/v

Osa 5.Palmia Oy, kokonaishinta 351 320 euroa/v

Toimialajohtaja Jouko Turto:

Ehdotus        Kiinteistöliikelaitoksen johtokunta päättää, että:

- Palmia Oy:n tarjous, osa 3, suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle alihinnoittelun johdosta; sekä

- siivouspalvelut ajalla 1.4.2017 – 31.3.2020 (- 31.3.2022) hankittaisiin kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneelta tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin. Sopimuksien sisältämät kohdekohtaiset alkamisajat määräytyvät tarjouspyyntövaiheessa ilmoitetun mukaisesti ellei muutoksista valitun palveluntuottajan kanssa erikseen sovita.

Osa 1. Palmia Oy, kokonaishinta 232 855 euroa/v

Osa 2. Arkea Oy, kokonaishinta 370 856 euroa/v

Osa 3. Arkea Oy, kokonaishinta 188 785 euroa/v

Osa 4. Palmia Oy, kokonaishinta 179 636 euroa/v

Osa 5.Palmia Oy, kokonaishinta 351 320 euroa/v

Johtokunta päättää, että pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan ja hyväksytään heti.

Hankintayksikköjä sitovat sopimukset eivät synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävien kirjallisten sopimuksien allekirjoittamisilla. Päätös voi muuttua tehdyn hankintaoikaisun, valituksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään sopimuskauden aikana.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen sekä oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.