Hankinta- ja logistiikkakeskus, hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 30.11.2015:

Turun kaupungin hankinta- ja logistiikkakeskus on pyytämässä Kiinteistöliikelaitoksen Tilapalvelujen toimeksiannosta tarjouksia kiinteistöjen ilmanvaihtojärjestelmien koneellisista puhdistustöistä ajalle 1.3.2016 (tavoite) – 28.2.2018, jonka jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin enintään yhdellä (1) vuodella, ajalle 1.3.2018 - 28.2.2019.

Hankinnasta tehdään puitesopimus yhden (1) Palveluntuottajan kanssa, jolle valitaan kaksi (2) varapalveluntuottajaa. Varapalveluntuottajia tullaan käyttämään edullisuusjärjestyksessä, mikäli valitun palveluntuottajan toimituskyky ei riitä.

Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on noin 400.000 euroa / vuosi. Arvio ei sido tilaajaa.

Puitesopimuksen piiriin kuuluvat yksittäiset kokonaishinnaltaan alle 5.000 euron arvonlisäverottomat toimeksiannot. Kustannukseltaan suuremmat hankinnat Kiinteistöliikelaitoksen tilapalvelut voi harkintansa mukaan kilpailuttaa erikseen tai käyttää solmittavaa puitesopimusta.

Puhdistustyöhön kuuluvat kiinteistöjen, päiväkotien, koulujen, sairaaloiden yms. ilmanvaihtokanavien puhdistus, tulo- ja poistoilmaventtiilien puhdistus, poisto- ja tuloilmakoneiden puhdistus, lämmitys-, jäähdytys- ja LTO- patterien puhdistus sekä TK / PK -ulkosäleikköjen puhdistus. Puhdistustyöt voivat koskea vain osaa rakennusta.

Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä.

Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta tullaan lähettämään ilmoitus julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilmaan, josta se lähetään myös julkaistavaksi EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED)-tietokannassa EU:n laajuisesti.

Tarjouspyyntö tullaan julkaisemaan Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa. Tarjoajat tekevät tarjouksensa Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa ja lähettävät tarjouksensa sen kautta.

Hankinnasta ei ole tehty ennakkoilmoitusta, joten tarjouslaskenta-ajan tulee olla vähintään 40 päivää, kun hankintailmoitus on tehty sähköisesti ja tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa sähköisesti.

Osatarjouksia eikä vaihtoehtoisia tarjouksia ei tulla huomioimaan.

Hankinnasta on tehty yritysvaikutusten arviointi (Yrva).

Annetuista tarjouksista tullaan valitsemaan ne, jotka ovat kokonaistaloudellisesti edullisimpia. Arviointiperusteina ovat ilmanvaihtojärjestelmien puhdistustöiden tuntihinta normaalina työaikana, tuntihinta normaalin työajan jälkeen arki-iltaisin, tuntihinta arkilauantaisin, tuntihinta pyhäpäivinä, sekä materiaalien ja tarvikkeiden yksikköhinnat.

Pisteet muodostuvat seuraavasti:

1.    Ilmanvaihtojärjestelmien puhdistustöiden tuntihinta normaalina työaikana (klo 7:00 - 16:00), 80 pistettä.

Vertailussa halvin tuntihinta normaalina työaikana (klo 7:00 - 16:00) saa 80 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet muodostuvat suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 80).

2.    Ilmanvaihtojärjestelmien puhdistustöiden tuntihinnat normaalin työajan jälkeen, 9 pistettä.

Vertailussa halvin tuntihinta muuna kuin normaalina työaikana saa pisteitä seuraavasti: Normaalin työajan jälkeen arki-iltaisin, 3 pistettä, Arkilauantaisin, 3 pistettä, Pyhäpäivinä, 3 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet muodostuvat suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava tuntihinta x 3).

3.    Materiaalien ja tarvikkeiden yksikköhinnat, yhteensä 11 pistettä.

Vertailussa halvin yksikköhinta saa 1 pisteen (tuoterivejä 11 riviä). Muiden tarjoajien pisteet muodostuvat suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava yksikköhinta x 1).

Tarjoushintojen tulee sisältää työt palkka- ja yleiskuluineen, työnjohtokulut sekä kaikki ns. kirjallinen työ tuntilista laadintoineen jne, matka- ja päivärahakorvaukset, työssä tarvittavien materiaalien hankinnat ja kuljetus työmaalle (myös tavarasiirrot autosta työkohteeseen) pientarvikkeet, työkalut, koneet, laitteet (koneiden ja laitteiden polttoaineet), telineet neljään metriin asti sekä työntekijöiden suojavarusteet sekä muut kulut.

Tarjoushintojen ja alennusprosenttien tulee olla voimassa kiinteinä koko sopimuskauden ajan.

Optiokauden osalta palveluntuottaja voi ehdottaa hintojen muuttamista vain palveluntuottajasta itsestään riippumattomia olennaisia muutoksia vastaavasti.

Tarjoajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi.

Tarjoajalle asetetaan seuraavat rahoitukselliseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset:

Tarjoajalla tulee olla Y-tunnus.

Tarjoajan tulee olla merkitty kaupparekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä.

Tarjoajan tulee olla huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta. Tarjoaja voidaan kuitenkin hyväksyä, jos laiminlyötyjen maksujen osalta on maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma.

Tarjoajalla tulee olla koko sopimuskauden ajan voimassa oleva toiminnan vastuuvakuutus, joka on riittävä suhteessa hankinnan laajuuteen ja riskeihin nähden, kuitenkin vähintään 500 000 euroa, joka kattaa tässä työssä Tilaajalle, kolmannelle osapuolelle tai tämän omaisuudelle aiheutuneet vahingot.

Tarjoajan tulee olla ottanut työntekijöilleen tapaturmavakuutuksen, joka kattaa mahdollisesta työtapaturmasta ja ammattitaudista aiheutuneet vahingot.

Tarjoajan tulee olla järjestänyt työntekijöilleen lakisääteisen työterveyshuollon.

Tarjoajan tulee vastata koko sopimuskauden ajan kaikista työehtosopimuksen työ- ja sosiaalilainsäädännön edellyttämistä velvoitteista ja vaateista (palkanmaksuvelvoitteista jne) sekä omalta että mahdollisesti käyttämiensä alihankkijoiden osalta. Sopimuksen liittyvissä työsuhteissa on noudatettava vähintään niitä työsuhteen vähimmäisehtoja, joita Suomen lain ja työehtosopimusmääräysten mukaan on noudatettava samanlaatuisessa työssä.

Lisäksi tarjoajalle asetetaan seuraavat tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset:

Palveluntuottajalla tulee olla kokemusta kiinteistöjen ilmanvaihtojärjestelmien koneellisista puhdistustöistä vähintään kolmesta (3) kohteesta viimeiden kolmen (3) vuoden ajalta.  Uusien yritysten osalta voidaan hyväksyä työntekijöiden referenssit yrityksen kokemukseksi.

Palveluntuottajalla tulee olla riittävä ja ammattitaitoinen henkilöstö. Tilaajalla tulee olla mahdollisuus käyttää samanaikaisesti vähintään neljää (4) saman Palveluntuottajan työntekijää ja vähintään kahta (2) alipaineistusjärjestelmää.

Palveluntuottajan työntekijät toimivat Palveluntuottajan oman työnjohdon valvonnassa, ellei toisin sovita. Palveluntuottajan tulee nimetä työnjohdosta vastaava henkilö, jolla on hyvä kokemus vastaavista koneellisista ilmanvaihtojärjestelmien puhdistustöistä. Vastuuhenkilöllä tulee olla Palveluntuottajan työntekijät toimivat Palveluntuottajan oman työnjohdon valvonnassa, ellei toisin sovita. Palveluntuottajan tulee nimetä työnjohdosta vastaava henkilö, jolla on hyvä kokemus vastaavista koneellisista ilmanvaihtojärjestelmien puhdistustöistä. Vastuuhenkilöllä tulee olla lvi-alan ammatillinen tutkinto tai vastaava todennettava pätevyys sekä vähintään kolmen (3) vuoden kokemus vaativuudeltaan vastaavista töistä johtamiseen perehdyttävissä tehtävissä sekä hyvä perehtyneisyys lvi-alan työnjohtotehtävissä.

Työt tehdään pareittain. Toisella pareista tulee olla vähintään tekniikka-alan ammattitutkinto tai perustutkinto.

Liitteenä olevasta tarjouspyyntöasiakirjasta ilmenee muut palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä palveluntuottajalle asetettavat vähimmäisvaatimukset.

Liite 1Tarjouspyyntöluonnos

Toimialajohtaja Jouko Turto:

EhdotusKiinteistöliikelaitoksen johtokunta päättää:

- oikeuttaa hankinta- ja logistiikkakeskuksen pyytämään Kiinteistöliikelaitoksen Tilapalvelujen toimeksiannosta tarjouksia kiinteistöjen ilmanvaihtojärjestelmien koneellisista puhdistustöistä ajalle 1.3.2016 (tavoite) – 28.2.2018, edellä esitellyn ja liitteenä olevan tarjouspyyntöluonnoksen mukaisesti ja oikeuttaa hankinta- ja logistiikkakeskuksen tarvittaessa sopimaan vähäisiä muutoksista ja tarkennuksista tarjouspyyntöön;

- oikeuttaa toimialajohtaja Jouko Turto allekirjoittamaan tarjouspyynnön; sekä

- että tämä pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan ja hyväksytään heti.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.