Tilapalvelut, palvelupäällikkö Auli Rake 13.11.2015:
Turun kaupungin Kiinteistöliikelaitoksen Tilapalvelut on pyytänyt 27.7.2015 tarjouksia siivouspalveluista koskien määriteltyjä kaupungin osa-alueita (osat 1-6). Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään sopimus kunkin osan osalta yhden toimittajan kanssa. Sopimus alkaa aikaisintaan 1.4.2016. Sopimusaika on kolme (3) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu yhdeksän (9) kuukauden irtisanomisajalla kuitenkin enintään viisi (5) vuotta.
Hankinnasta on lähetetty ilmoitus Internet-osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi julkaistavaksi EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED)-tietokannassa EU:n laajuisesti. Hankintamenettelyksi on ilmoitettu avoin menettely. Tarjouspyyntö on ollut saatavilla Turun kaupungin Internet-sivuilla.
Määräaikaan mennessä tulleisiin kysymyksiin vastattiin 24.9., samalla täydennettiin ja tarkennettiin kohdekohtaisia tietoja.
Annettuun määräaikaan, 12.10.2015 klo 15.00, mennessä saatiin tarjouksia seuraavasti:
Osa 1.
kuusi (6) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:
•Arkea Oy
•Coor Service Management Oy
•ISS Palvelut Oy
•Lassila & Tikanoja Oyj
•RTK-Palvelu Oy
•Winclean Turku Oy
Osa 2.
kuusi (6) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:
•Arkea Oy
•Coor Service Management Oy
•Inhouse Partners Oy
•ISS Palvelut Oy
•Lassila & Tikanoja Oyj
•RTK-Palvelu Oy
Osa 3.
kuusi (6) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:
•Arkea Oy
•Coor Service Management Oy
•ISS Palvelut Oy
•Lassila & Tikanoja Oyj
•RTK-Palvelu Oy
•Winclean Turku Oy
Osa 4.
kuusi (6) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:
•Arkea Oy
•Coor Service Management Oy
•Inhouse Partners Oy
•ISS Palvelut Oy
•Lassila & Tikanoja Oyj
•RTK-Palvelu Oy
Osa 5.
viisi (5) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:
•Arkea Oy
•Coor Service Management Oy
•ISS Palvelut Oy
•Lassila & Tikanoja Oyj
•RTK-Palvelu Oy
Osa 6.
viisi (5) tarjousta, seuraavilta tarjoajilta:
•Arkea Oy
•Coor Service Management Oy
•ISS Palvelut Oy
•Lassila & Tikanoja Oyj
•RTK-Palvelu Oy
Tarjouspyynnössä ilmoitettiin tarjousten käsittelyvaiheet:
1) Tarjousten avaus, 2) Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen, 3) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 4) Tarjousten vertailu
Tarjoajien soveltuvuuden tarkistaminen
Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tämä tarkastettiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusehdoilla ja vähimmäisvaatimuksilla.
Inhouse Partners Oy:n tarjouksista puuttui liite Erillistyöhinnasto. Erillistyöhinnastossa ilmoitettava ylläpitosiivouksen tuntihinta on yksi vertailuperusteista.
Lisäksi neljä tarjoajaa on ilmoittanut siivoushenkilöstön vaihtuvuuden virheellisesti. Vaihtuvuuden ilmoittaminen on kuvattu tarjouspyynnössä selkeästi:
”Vertailuperusteena on siivoushenkilöstön (siivoojat, ohjaajat ja esimiehet) vaihtuvuus prosenttina edellisen tilikauden aikana, poissulkien eläkkeelle siirtyneet henkilöt. Vaihtuvuus lasketaan 12 kuukauden keskiarvona siten, että päättyneiden, toistaiseksi voimassa olevien työsuhteiden määrä jaetaan kaikkien toistaiseksi voimassa olevien työsuhteiden määrällä.”
Pisteet määräytyvät seuraavasti:
Vaihtuvuus- % 0 – 5 7 pistettä
Vaihtuvuus- % yli 5 – 10 5 pistettä
Vaihtuvuus- % yli 10 – 20 2 pistettä
Vaihtuvuus- % yli 20 0 pistettä
Alla on listattu vaihtuvuuslukujen ilmoittamisessa ilmenneet virheet:
Coor Service Management Oy on laskenut vaihtuvuuden tarjouspyynnön vastaisesti eri tavalla, kuin tarjouspyynnössä on vaadittu. Vaihtuvuudessa ei ole huomioitu päättyneitä työsuhteita.
ISS Palvelut Oy on tarjouksessaan ilmoittanut tarjouspyynnön vastaisesti ainoastaan Lounais-Suomen alueella työskentelevän henkilöstön vaihtuvuuden, kun tarjouspyynnössä on vaadittu ilmoittamaan tarjoajan vaihtuvuusluku. Tarjoaja ilmoitti lisäselvityksessään tehneensä tarjouksen tarjouspyynnön mukaisesti.
Lassila & Tikanoja Oyj ilmoitti lisäselvityksessään laskeneensa tarjouksessaan henkilöstönsä vaihtuvuuden väärin. Tarjoaja ilmoitti lisäselvityksessään uuden, koko yritystä koskevan, vaihtuvuusprosentin. Annettuihin tietoihin perustuen voitiin todeta, että ilmoitettu vaihtuvuus oli laskettu virheellisesti, eikä hankintayksikkö voinut arvioida todellista vaihtuvuutta lisäselvityksessä annetuilla tiedoilla.
RTK-Palvelu Oy ilmoitti lisäselvityksessään laskeneensa henkilöstönsä vaihtuvuuden vain Turun alueelta ja ilmoitti lisäselvityksessään koko yritystä koskevan vaihtuvuusluvun. Annettuihin tietoihin perustuen voitiin todeta, että ilmoitettu vaihtuvuus oli laskettu virheellisesti, eikä hankintayksikkö voinut ottaa huomioon todellista vaihtuvuutta.
Coor Service Management Oy:n, Inhouse Partners Oy:n, ISS Palvelut Oy:n, Lassila & Tikanoja Oyj:n ja RTK Palvelu Oy:n tarjoukset ovat edellä selvitetyllä tavalla olleet tarjouspyynnön vastaisia ja ne tulee sulkea tarjouskilpailun ulkopuolelle.
Muiden tarjoajien todettiin täyttävän tässä hankintamenettelyssä tarjoajien kelpoisuudelle ja vähimmäisvaatimuksille esitetyt vaatimukset.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistamista ja tarjousten vertailua koskeviin vaiheisiin pääsevät vain niiden tarjoajien tarjoukset, jotka läpäisevät hyväksytysti tarjoajien kelpoisuutta koskevan arvioinnin.
Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
Tarjoajien kelpoisuuden läpäisseiden tarjoajien ilmoittamille asiakkuuksille suoritettiin asiakastyytyväisyystutkimus, joka lähetettiin 21.10.2015.
Kyselyn vastausaika päättyi 2.11 klo 12.00.
Määräaikaan mennessä annettujen vastausten perusteella määräytyi tarjoajakohtainen, vertailussa käytettävä, asiakastyytyväisyyden luku.
Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.
Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu
Valintaperusteeksi tarjouspyynnössä ilmoitettiin:
Annetuista tarjouksista valitaan se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin.
Arviointiperusteina ovat kokonaishinta ja laatu. Kokonaishinnan painoarvo on 80 % (enimmäispisteet 80) ja laadun 20 % (enimmäispisteet 20).
Enimmäispistemäärä on 100 pistettä. Pisteet lasketaan kahden (2) desimaalin tarkkuudella.
Vertailun kokonaispisteet ja kokonaishinta
Palveluntuottajan valinta
Siivouspalvelut ajalla 1.4.2016 – 31.3.2019 (- 31.3.2021) hankittaisiin kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneelta tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin:
Osa 1. Arkea Oy, kokonaishinta 138.196 €/v
Osa 2. Arkea Oy, kokonaishinta 329.956 €/v
Osa 3. Arkea Oy, kokonaishinta 228.210 €/v
Osa 4. Arkea Oy, kokonaishinta 218.648 €/v
Osa 5. Arkea Oy, kokonaishinta 488.000 €/v
Osa 6. Arkea Oy, kokonaishinta 413.757 €/v
Toimialajohtaja Jouko Turto:
Ehdotus Kiinteistöliikelaitoksen johtokunta päättää, että:
- Coor Service Management Oy, Inhouse Partners Oy, ISS Palvelut Oy, Lassila & Tikanoja Oyj ja RTK Palvelu Oy suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, koska tarjoajat eivät ole tässä hankintamenettelyssä täyttäneet tarjoajan kelpoisuudelle asetettuja vaatimuksia.
-siivouspalvelut ajalla 1.4.2016 – 31.3.2019 (-31.3.2021) hankitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen antaneelta tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin:
Osa 1. Arkea Oy, kokonaishinta 138.196 €/v
Osa 2. Arkea Oy, kokonaishinta 329.956 €/v
Osa 3. Arkea Oy, kokonaishinta 228.210 €/v
Osa 4. Arkea Oy, kokonaishinta 218.648 €/v
Osa 5. Arkea Oy, kokonaishinta 488.000 €/v
Osa 6. Arkea Oy, kokonaishinta 413.757 €/v
-pöytäkirja tämän asian osalta tarkastetaan ja hyväksytään heti.
Hankintayksikköjä sitova sopimukset eivät synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävien kirjallisten sopimuksien allekirjoittamisilla. Päätös voi muuttua tehdyn hankintaoikaisun, valituksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään sopimuskauden aikana.
Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen sekä oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.