Tilapalvelut, vuokrauspäällikkö Tiina Aaltonen 3.2.2015:

Kiinteistöliikelaitoksen johtokunnan jäsen Mikael Miikkola ja varajäsen Martti Sipilä ovat tehneet aloitteen ulkopuolisessa omistuksessa olevan vuokratilan käyttöönottoon liittyvän prosessin käyttöönotosta. Prosessia noudatettaisiin jatkossa kaikissa ulkoisen tilan vuokrauksissa. Aloite, jossa esitetty prosessi on kuvattu, on oheismateriaalina.

Esitetyn kaltaista prosessia käytetään pääsääntöisesti jo nyt kaikissa ulkoa vuokratuissa kohteissa Kiinteistöliikelaitoksen vuokrauspalveluissa. Hankintalaki määrittelee myös tilanteet, joissa vuokraushankkeet on kilpailutettava, eli pääsääntöisesti käyttöön vuokrattavat tilat on kilpailutettava, mikäli ne räätälöidään käyttäjän tarpeita vastaaviksi vuokranantajan toimesta, kilpailutus on tehtävä kaikissa hankintalain mukaisissa hankkeissa, paitsi kansallisenkynnysarvon alittavissa käyttöoikeushankkeissa, alle 30.000 euroa.

Alle 30.000 euron vuosivuokran hankkeissa tehdään vuokrauspäätös asianomaisen toimialan lautakunnassa, vuokrasopimuksen hyväksyy Kiinteistöliikelaitoksen johtokunta päätöspöytäkirjamuodossa.

Alle 100.000 euron vuosivuokran hankkeissa tehdään hankekuvaus, jonka toimielimen lautakunta hyväksyy. Vuokrasopimuksen hyväksyy Kiinteistöliikelaitoksen johtokunta päätöspöytäkirjamuodossa.

Ulkoa vuokrattujen tilojen vuokrasopimusluonnoksessa, joka menee päätöksentekoon, esitetyt vuokrasopimushinnat sisältävät jo kaikki mahdolliset korjaus- ja muutostyökustannukset, jotka toimiala on hankkeeseen esittänyt, ja hyväksynyt vuokranantajan teettämät suunnitelmat muutostöistä ja niiden kustannuksista. Suunnitelmat tehdään aina yhteistyössä toimialan, Kiinteistöliikelaitoksen ja vuokranantajan kanssa. Yli 30.000 euron hankkeet on kilpailutettava, mikäli tilat on räätälöity vuokralaisen tarpeita varten. Vuokrasopimuksissa on aina maininta, että tilojen on oltava sopimuksessa mainitun käyttötarkoituksen mukaisia ja niiden tulee täyttää kaikki kyseiselle käyttötarkoitukselle asetetut säädökset, viranomaismääräykset ja laatuvaatimukset.

Kiinteistöliikelaitoksella on yleisesti käytössä sopimusehto, jossa vuokranantaja vastaa kustannuksellaan huoneiston kunnossapidosta ja korjauksista (esim. vaipan, rakenteiden, rakennuksiin liittyvien LVI- ja sähkölaitteistojen korjauksista sekä sisäpuolisista korjauksista) ja siitä, että tilat soveltuvat aiottuun käyttötarkoitukseen. Vuokralainen puolestaan vastaa kustannuksellaan toiminnallisten lisä- ja muutostöiden, mukaan lukien mahdollisesti tarvittavien viranomaislupien aiheuttamista kustannuksista sekä hankkimiensa koneiden ja laitteiden kunnossapidosta, korjaamisesta ja uusimisesta.

Tapauskohtaisesti sopimuksissa voi tulla tarkasteltavaksi korjauskustannusten jakaminen normaaleista ehdoista poiketen. Tapauksissa, jossa korjauskustannusten jaossa menetellään hyvin poikkeuksellisesti, korjauskustannusten vastuusta sovitaan, mutta vuokralainen teettää itse normaalisti vuokranantajan velvollisuuksiin kuuluvan tilojen remontoinnin aiottuun käyttötarkoitukseen sopivaksi. Tilojen remontoinnin yhteydessä saattaa tulla esiin, että tilat vaativat arvioitua laajemman remontin kuin sopimusta valmistellessa osapuolet pystyvät arvioimaan. Näin ei tulisikaan juuri koskaan menetellä, tässä saatetaan jopa rikkoa hankintalakia, vaan sopia korjausten jako normaalimenettelyn mukaan.

Yleensä liikehuoneiston/toimitilan vuokrauksessa tilojen kunnon määrittelyssä lähdetään siitä, että tilojen on oltava hyvässä kunnossa tai siitä lähtökohdasta, että tilat on oltava käyttötarkoituksen edellyttämässä kunnossa. Vuokrasopimuksiin voidaan pitkäaikaisissa vuokrasopimuksissa myös liittää mukaan pitkäntähtäimen korjaussuunnitelma (PTS) indikoimaan vuokranantajan velvollisuutta pitää huoneisto hyvässä kunnossa korjaamalla huoneistoa PTS:n mukaisesti.

Tarve- ja hankesuunnitteluohjeissa on päätetty myös ulkoisen vuokratilan vuokraamisen toimintavaltuuksista ja suunnitteluprosessista seuraavasti:

”Tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohje kuvaa tarveselvityksen ja hankesuunnitelman laadintaprosessin ja sisällön. Ohje koskee kaikkia Turun kaupungin ja soveltuvin osin kaupunkikonsernin tilahankkeita. Tarveselvitys ja hankesuunnitteluohjeet toimivat tarveselvitys- tai hankesuunnitteluasiakirjojen valmistelijoiden sekä tarveselvityksestä ja hankesuunnitelmasta päättävien tahojen toimintaohjeena. Tämä koskeen kaikilta osin myös ulkoa vuokrattavia tiloja.

Tilahankkeiden tarveselvitys ja hankesuunnitelma ovat päätösasiakirjoja, jotka sisältävät olennaisimmat hanketta koskevat tiedot kuten; mahdollisia palveluverkkoja koskevat tiedot, perusteet tilahankinnalle, vaihtoehtoiset tutkitut ratkaisumallit, yhteiskäyttömahdollisuudet, hankkeen nimi ja sijainti, huonetilaohjelma, kustannusarvio, rakennuspaikka, käyttökustannukset, vapautuvien tilojen käyttöselvitykset ja muita tarvittavia selvityksiä.”

Kustannusarvio tehdään näin ollen myös ulkoa vuokrattavia tiloja koskevissa hankkeissa jo tarveselvitysvaiheessa, eli mahdolliset korjaustarpeet on jo kartoitettu näin aikaisessa vaiheessa, kustannusarvion tekee pääsääntöisesti vuokranantaja, jotta päätöksentekoon saadaan vuokra-arvio.

”Tarveselvitys ja hankesuunnitteluprosessin lähtökohtana on, että tilojen tarve pyritään täyttämään ensisijaisesti käyttämällä kaupungin olemassa olevia tiloja huomioiden kuitenkin käytettävissä olevien tilaratkaisujen kustannusvaikutukset. Uudisrakennushankkeissa tilojen hallintamuoto ratkaistaan aina erikseen huomioiden käytettävissä olevien vaihtoehtojen kokonaiskustannukset. Uudisrakennushankkeissa käytetään ensisijaisesti kaupungin omia tontteja. Mikäli käyttötarkoitukseen soveltuvaa tonttia ei löydy, kaupunki voi tarvittaessa hankkia tontin markkinoilta.

Muilla kaupungin toimielimillä kuin kaupunginvaltuustolla, kaupunginhallituksella, Kiinteistöliikelaitoksen ja vesiliikelaitoksen johtokunnilla, aluepelastuslautakunnalla tai toimivaltarajat huomioiden kiinteistötoimialan ja vesiliikelaitoksen viranhaltijoilla, ei ole oikeutta hankkia tiloja kaupungin omistukseen, vuokrata huoneistoja ja tiloja kaupungin hallintaan tai välivuokrata tiloja kolmannelle osapuolelle. Tilojen alivuokraus on kuitenkin aikaisempaan tapaan sallittua esimerkiksi koulujen iltakäytön osalta. Strateginen tilojen ohjaus -vastuualue tukee tilamatriisissa käyttäjähallintokuntia tilojen etsinnässä ja käynnistää yhteistyössä Kiinteistötoimialan tilapalveluiden kanssa tarvittavat toimenpiteet perustellun tilatarpeen tyydyttämiseksi.

Päätösvalta tarveselvityksen osalta kohdentuu tilahankkeen kynnysarvon mukaan siten, että:

- mikäli tarveselvitys laaditaan vuosivuokraltaan alle 100.000 euron tai kustannusarvioltaan alle 1 miljoonan euron hankkeesta, toimialajohtaja hyväksyy tarveselvityksen muodollisesti siten, että toimialasta vastaavalla lauta- tai johtokunnalla on mahdollisuus ottaa asian käsiteltäväkseen,

- toimialan asianosainen lauta- tai johtokunta hyväksyy tarveselvityksen toimialajohtajan esittelystä, kun vuosivuokra on 100.000 - 200.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on 1 - 2 miljoonaa euroa,

- konsernihallinnon tarveselvityksen hyväksyy kaupunginjohtaja muiden kuin kaupunginhallituksen kynnysarvon ylittävien selvitysten osalta,

- kaupungin johtoryhmä arvioi koordinoivasti tilajohtajan esittelystä lauta- tai johtokunnan päätöksen ja kaupunginjohtaja voi saattaa asian edelleen kaupunginhallituksen käsiteltäväksi, mikäli tilatarpeen koordinointi muiden toimialojen kanssa tai muut painavat syyt sitä edellyttävät,

- asianosaiset lauta- tai johtokunnat hyväksyvät aina omalta osaltaan tarveselvityksen toimialajohtajan esittelystä ja esittävät sen edelleen kaupunginhallitukselle siten, että

- kaupunginhallitus hyväksyy tarveselvityksen, kun vuosivuokra on yli 200.000 euroa tai hankkeen kustannusarvio on yli 2 miljoonaa euroa.”

Edellä mainitut päätösvaltataso koskevat siis myös ulkoa vuokrattuja hankkeita.

Ulkoisen vuokratilan vuokraamisesta on päätetty myös sisäisen vuokrauksen periaatteissa, jotka on uusittu vuoden 2014 alussa seuraavasti:

”Keskeiset toimijat vuokraukseen liittyvissä tila-asioissa ovat kaupungin eri toimialat, konsernihallinnon strateginen tilojen ohjausyksikkö (STO) ja Kiinteistöliikelaitoksen tilapalvelut. Yhteistyö näiden toimijoiden välillä tulee olla saumatonta. Tavoitteena on järjestää kaupungin omille toiminnoille asianmukaiset tilat kohtuullisilla tilakustannuksilla. Tilatarpeet pyritään täyttämään ensisijaisesti kaupungin omista tiloista siten, että niiden vajaakäyttöaste on mahdollisimman pieni. Toimialojen tilatarpeisiin tulee kuitenkin vastata aina kaupunkikonsernin kannalta tarkoituksenmukaisimmalla tavalla.

Kukin toimiala määrittelee itse tilatarpeensa, minkä jälkeen asiassa edetään voimassaolevan tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeen mukaisesti. Tässä prosessissa otetaan huomioon mm. tilatarpeen liittyminen kaupungin strategisiin tavoitteisiin, yhteistyömahdollisuudet muiden toimialojen ja konserniyhteisöjen kanssa, tilojen vuokrahallinnan mahdollisuudet sekä vaihtoehtoiset tilojen järjestämistavat. Tilojen käyttöön ja vuokrasopimuksiin liittyvissä käytännön kysymyksissä toimialat ovat yhteydessä Kiinteistöliikelaitoksen tilapalveluihin.

STO:n ja Kiinteistöliikelaitoksen tilapalvelujen välisessä työnjaossa STO vastaa kaupungin johdon tukena tilojen kysynnän strategisesta ohjauksesta ja koordinoinnista. Kiinteistöliikelaitoksen tilapalvelut vastaavat tilaratkaisujen teknisestä valmistelusta ja tilojen operatiivisesta tarjonnasta.

Kiinteistöliikelaitoksen tilapalvelut vastaavat operatiivisesti toimialojen tilantarpeen tyydyttämisestä, olemassa olevien tilojen ominaisuuksista ja tiloihin liittyvien palvelujen järjestämisestä. Käytännössä tilapalvelut vastaavat mm. hankesuunnitelmien laadinnasta, investointiohjelmaan hyväksyttyjen hankkeiden toteutuksesta ja vuokrasopimusneuvotteluista vuokralle otettavien tilojen osalta. Tilapalvelut hankkii toimitilojen ylläpitämiseksi tarvittavat palvelut palvelujen tuottajilta ja vastaa siitä, että toimialoilla on kaikissa tilanteissa käytössään terveelliset ja turvalliset tilat. Lisäksi tilapalvelut auttavat STO:ta ja toimialoja tilojenkäytön tehokkuuteen liittyvissä kysymyksissä.”

Mikäli ulkoa vuokrattavan tilan uudis-, korjaus- ja muutostyöt ovat mittavia, on vuokrasopimuksessa normaalisti sovittu, että Kiinteistöliikelaitos asettaa uudis-, korjaus- ja muutostöille valvojan, joka toimii yhteyshenkilönä korjaustyön aikana, ja valvoo, että korjaus- ja muutostyöt tehdään suunnitelmien mukaisesti. Mikäli työvaiheessa esiintyy lisä- ja muutostöitä, jotka uhkaavat nostaa vuokrahintaa, ilmoittaa valvoja tästä välittömästi Kiinteistöliikelaitokselle, ja asiasta erilliset päätökset.

Vuokrauksiin liittyvät päätöksenteko ja toimivaltatasot on määritelty Kiinteistöliikelaitoksen johtokunnan johtosäännössä ja hallintosäännössä.

Lisäksi rakennushankkeen kuvauksessa, Kiinteistöliikelaitoksen rakennushankkeiden toteuttaminen: ohjeet tehtävistä, vastuista, kustannusseurannasta ja raportoinnista, esitettyjä selvityksiä voidaan soveltaa ulkovuokrattaviin hankkeisiin. Tämän Rakennushankkeen kuvauksen on kaupunginhallitus hyväksynyt 12.1.2015

Selvityksessä kerrotut menettely soveltuvat parhaiten investointihankkeisiin, jotka toteutetaan kokonaisurakkana tai jaettuna urakkana. Ns. ST-urakoihin (suunnittele ja toteuta) ja integroituihin projektitoteutuksiin (IPT-hanke) kuvatut menettelyt eivät kaikilta osin sovellu suoraan sellaisinaan. Tällaisia hankkeita koskevat erityismenettelyt tulee kuvata hanketta koskevan projektisuunnitelman yhteydessä. Sama koskee hankkeita, joissa vuokranantaja räätälöi tilat kaupungille soveltuviksi.

Oheismateriaali 1Aloite

Toimialajohtaja Jouko Turto:

EhdotusKiinteistöliikelaitoksen johtokunta merkitsee annetun selvityksen tiedoksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.